HR:lle tarjotaan nyt hopeatarjottimella hetkeä, kun voi alkaa käyttää aikaa toiminnan kehittämiseen. Lue, miten HR voi valjastaa botit ihmisten iloksi ja vapauttaa omaa aikaansa ihmisten johtamiseen.

Aikanaan eräänä tavallisena keskiviikkona nappasin Honkasen Rikun puhutteluun ja kysyin, milloin meille saadaan oma botti. Riku vastasi, että huomenna on kiirettä, mutta jos sitten perjantaina.

Perjantaina puoliltapäivin meillä oli ensimmäinen botti tulilla.

Tänään bottimme osaavat vastata moninaisiin kysymyksiin toimintatavoistamme. Ne pystyvät myös kertomaan olennaisimmat asiakkaistamme. Lisäksi bottien avulla voi selvittää, kuka on ekspertti ja missä – ilman kyseisen tiedon syöttämistä tietojärjestelmän syövereihin.

Osaapa botti kertoa perehdytyksen prinsiippejäkin, joskin sen homman myönnämme (vähän) epäonnistuneen.

Millaisia botteja on?

Kuinka moni on hihkunut ilosta, kun on lähtenyt hakemaan tietoa henkilöstökäsikirjasta tai intrasta? Käsi pystyyn vaan rohkeasti 🙋🏼‍♂️

Eli ei kukaan.

Tämä on se ensimmäinen bottityyppi, UKK-botti. Se vastaisi sinulle hakevansa tietoa puolestasi ja toimivansa ihmiskielisenä käyttöliittymänäsi erinäisiin tietolähteisiin. Se vastaa vaikka, mitä tehdä, kun sairastut.

Pykälää hienompi botti puolestaan osaa hakea tietoa juuri sinulle ja vain sinulle. Siksi sitä kutsutaan hakubotiksi. Monasti tekee tietysti mieli tietää jäljellä olevien lomapäivien saldo tai vaikka kenen kanssa on tullut viestiteltyä jostain tietystä aihealueesta. Näiden tietojen kertominen haastaa bottien rakentajan, koska kysyjä pitää pystyä luotettavasti tunnistamaan.

Hienoimpia ja kiillotetuimpia kilkkeitä ovat sitten ne botit, jotka tekevät jotain puolestasi. Avustajabotti voisi vaikka varata lomapäiväsi. Tai kirjata työaikasi!

Mutta millainen on botti työkaverina?

Bottityypit pähkinänkuoressa 🤖

  1. UKK-botti vastaa usein kysyttyihin kysymyksiin ja sopii yleisten HR-ohjeiden helppoon hakemiseen
  2. Hakubotti hakee tietoa suoraan järjestelmästä ja vastaa ”mikä on lomasaldoni?” -tyyppisiin kysymyksiin
  3. Avustajabotti suorittaa yksinkertaisia tehtäviä ihmisen puolesta.

Botti työkaverina – plussat ja miinukset

Botti ei välitä työajoista tai lomista. Eikä iltapäiväkahveista. Se vastaa parhaansa mukaan juuri silloin, kun jollakulla on kysyttävää. Botti on siis väkisinkin tästä kulmasta katsoen asiakaskeskeinen.

Oikeudenmukaisuus on yksi sen hyveistä. Botti vastaa kaikille samalla tavalla. Ei ole pelkoa, että joku saisi vahingossa väärän vastauksen. Lisäksi vastaus on aina kirjallisena.

Botin muistikin on kuin norsulla. Sano kerran, ja se muistaa sen. Hyvässä ja pahassa, sillä botti ei ole tietoinen muutoksista, jos niistä ei sille erikseen kerrota.

Botin muisti on kuin norsulla. Huonoja puolia on kasapäin. Mutta niiden kanssa voi kyllä elää.

Huonoja puolia on kasapäin, mutta niiden kanssa voi kyllä elää. Kuten työkavereidenkin. Tässä voisi nostaa esiin vaikka mahdottoman heikot kyvyt soveltaa tietoa mihinkään tilanteeseen tai ärsyttävä osaamattomuus vastata yhteenkään ennalta arvaamattomaan kysymykseen.

Mutta nämäpä ovatkin juuri niitä tilanteita, joissa ihmistä edelleen (onneksi) tarvitaan. Ei boteista todellisia työkavereita tule saamaan, mutta kuran karsijoina ja työpäiväkokemuksen parantajina ne kyllä ajavat asiansa!

Botti ei koskaan korvaa ihmistä, vaan toimii HR:n tukena.

Kaikki tämä ei siis tarkoita, että botti korvaisi ihmisen työssä. Kuten olemme monien kanssa jo keskustelleetkin, HR-asiantuntijoiden ei tarvitse huolehtia, vähenevätkö henkilöstön ihmiskontaktit, jos heidän ei enää tarvitsisi kysyä HR:ltä perusasioita:

Bottia kokeiltuasi, tulet huomaamaan, että botti ei koskaan korvaa ihmistä, vaan toimii tukena. Saatat jopa päästä paljon syvällisempiin keskusteluihin kuin aiemmin…

Miten voit pystyttää oman botin?

Iloinen nurkka tässä asiassa on, että ensimmäisen version voi saada ulos nopeastikin (ei kuitenkaan tänä perjantaina), jos organisaatiolla sattuu olemaan sopivat työkalut jo käytössä.

Varaudu kuitenkin lapiohommiin ennen kuin kaikki on valmista.

Aloita tunnustelu ATK-osastoltasi (joissain yrityksissä se on IT). Tai tee kuten minä ja kysy Honkasen Rikulta. Me Rikun kanssa muutenkin mielellämme sparraillaan sinut alkuun – ja maaliin.

Laita viestiä Linkkarissa tai rami.setala@integrata.fi. Soittaakin saa. Lupaan, ettei botti vastaa.