Fastems tavoitteli asiantuntevaa ja kehityshaluista kumppania – ja löysi etsimänsä. Palkanlaskenta pyörii nyt Mepcon päällä ja palkkojen maksatus hoituu HumHum HR -sovelluksella. HR-järjestelmäprojektin osana toteutettiin integratalaisten toimialatuntemuksella helpottavat HR-järjestelmäintegraatiot ja -automaatioratkaisut. Myös matka- ja kuluhallinta meiltä.

Palvelumme pähkinänkuoressa

Haaste

  • HR-järjestelmäprojekti alkamassa. Palkkoja toivottiin parempaan pakettiin.
  • HR tähysi kehityshaluista kumppania. Toiveissa myös TES- ja toimialatuntemus.
  • Sujuviin HR-prosesseihin ja -järjestelmäintegraatioihin kaivattiin kokemusta.
  • Kova kasvu kiritti ja toisteinen työ mielittiin minimoida. Haluttiin HR-automaatiota.

Ratkaisu

Tulokset

  • Kokonaisuus kunnossa. Yhtenäiset prosessit järjestelmien välillä. Ei erheitä palkanmaksussa.
  • Helppo palkkojen tarkastus ja hyväksyntä – sovelluksella mistä tahansa.
  • Säästöä syntyi, kun käsityökura karsittiin HR-järjestelmäintegraatioiden, automaation ja asiantuntemuksen avulla.
  • Kokonaisvaltainen kehitys ja yhteinen suunta toimialaa tuntevan toimijan kanssa.

Fastems Oy auttaa automaatioratkaisuillaan valmistavan teollisuuden yrityksiä parantamaan tuotantonsa tehokkuutta. Yritys toimii kansainvälisesti yhdeksässä eri maassa, mikä asettaa vaateita työehtosopimusten tuntemukselle sekä HR-järjestelmille. Yhtiön HR Manager Johanna Tapia avaa aikaa ennen yhteistä projektia:

– Lähdimme etsimään kehityshaluista ja luotettavaa kumppania, jonka tietotaitoon ja tasalaatuun voimme varmuudella luottaa. Kansainvälinen toimintaympäristö ja useat erilaiset TESit tuovat omat haasteensa yhteensovittamiseen. Näkemystä koko HR-toimialalta sekä teknologia-alan parhaiden käytäntöjen tuntemusta pidettiin arvossa, kun suunnittelimme kilpailutusta.

Fastems oli jo ennalta luottanut matka- ja kuluhallinnan Integratan hoteisiin. Tuttu kumppani veti tarjoomallaan ja osaamisellaan pisimmän korren kilpailutuksessa. Palveluportfoliosta palkkajärjestelmäksi käyttöönotettiin Mepco HRM sekä palkkojen tarkastukseen ja hyväksyntään integratalaisten kehittämä HumHum HR -sovellus.

– Asiakaslähtöisyys ja kehityshalukkuus vakuuttivat. Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen. Olen ollut HR-puolelta mukana kehittämässä HumHum HR -sovellusta sekä sparrailemassa Integratan palveluista. Tämä on parasta asiakasarvon luomista, Tapia iloitsee.

”Asiakaslähtöisyys ja kehityshalukkuus vakuuttivat. Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen.”

Johanna Tapia, HR Manager, Fastems

Myös Fastemsin VP People & Culture Pia Mutanen myhäilee ratkaisukeskeistä kehityshalukkuutta ja tiivistää:

– Yhdessä tehdään. Yhdessä ratkaistaan.

Palkkajärjestelmänä toimiva Mepco on integroitu Fastemsin käyttöönottaman HiBobin HR-järjestelmä Bob:in kanssa, mikä mahdollistaa tarvittavan tiedon liikkumisen automaattisesti järjestelmien välillä suhteessa palkanlaskentaan. Integratalaisten kehittämä HumHum HR tuo yhtälöön lisää helpotusta:

”HumHum on helppo! Sovelluksesta näemme heti muutokset ja mahdolliset palkkapoikkeamat.”

Pia Mutanen, VP People & Culture, Fastems

– HumHum on helppo! Sovelluksesta näemme heti muutokset ja mahdolliset palkkapoikkeamat. Ei ole kyllä tarvinnut huomautuksia tai pyyntöjä laittaa, Mutanen naurahtaa ja jatkaa:

– Etsimme koko projektissa ratkaisua toisteiseen työhön ja halusimme eroon Exceleistä. Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää. Selainsovellus toimii hyvin tarkastukseen. Hyväksynnässä mobiili on helppo; sillä pystyn hyväksymään palkat vaikka työmatkalta – tai mistä tahansa, Mutanen kiittelee.

”Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää.”

Integratan HumHum HR -sovellus jättää aikaa ajatella isosti.

Innostus integraatioista, apu automaatioista

Bob-HR-järjestelmäintegraation lisäksi toteutimme asiakkaalle HR-järjestelmäintegraation asiakkaan työajanseurantajärjestelmä Ontimeen. Integratalaisen HR-automaation (RPA) avulla on mahdollista saada järjestelmät keskustelemaan keskenään.

– Vaikka Fastems on automaatiotalo, oli palkanlaskennan ohjelmistorobotiikka meille vielä vierasta, Johanna Tapia toteaa.

RPA robotisoi HR- ja palkkaprosesseja. Yksinkertaisimmillaan se voi vaikka kirjautua hakemaan tietyn tiedoston ja toimittaa sen seuraavaan paikkaan.

– Meitä on helpottanut etenkin verokorttien suorasiirto, sillä aiemmin muutosverokortit piti yhä käsitellä käsin tai paperisena. Pelkästään muutosverokorttien sähköistäminen sekä automaatio oli valtaisa muutos, Mutanen jatkaa.

Uraa on uurrettu ja kuraa on karsittu. Yhdessä tekemisen, kehittämisen ja tarmon tunnelma on vakuuttava. Entä onko yhteistyössä tullut yllätyksiä?

– Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia, Tapia ja Mutanen myhäilevät yhdessä.

”Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia.”

Asiakas on yksi meistä: Kehittämiseen tarvitaan aina asiakasta.

Mitä tästä ovat mieltä integratalainen asiakasliima Pirjo Reunanen sekä Fastemsin parissa työskentelevä integratalainen palkkapalveluasiantuntija Anki Paso?

– Asiakkaiden kanssahan me kehitymme! Vaikka koittaisimme olla korulauseissamme kuinka asiakaskeskeisiä, emme me elä asiakkaidemme arkea. Kehittämiseen tarvitaan aina asiakasta, Reunanen alleviivaa iloiten.

Anki Paso komppaa ja kertoo kohteliaisuuden vastapalloon:

– Fastems esittää proaktiivisesti myös toiveita kehittämiseen. Se on meille todella arvokasta.

Kannattiko kaikki?

Palkkaulkoistus on onnistunut ja palkat pyörivät. Palkkojen hyväksyntä ja tarkastus hoituu mobiilisti ja helposti HumHum-apilla. Automaatio auttaa arjessa. Matka- ja kuluhallinta kulkee kuin juna. Suosittelisitteko – –

– Suosittelisimme!, huudahtaa Johanna Tapia kesken kysymyksen vitsaillen.

Yritetäänpä uudelleen naurujen jälkeen: Suosittelisitteko muille palkkaulkoistusprojektiin ryhtymistä, ja vieläpä mittavan HR-projektin kanssa samanaikaisesti?

– Jos on resurssia, ja rohkeutta sekä stressinsietokykyä. Mutta kyllä se, että saimme yhtaikaisesti yhtenäistettyä prosessit ja rakennettua HR-järjestelmään palkanlaskennan vaatimia juttuja, ja toisinpäin, oli kuitenkin ehdottoman suositeltavaa. Vaikka kyllähän se totuuden nimissä imi kuiviin, Pia Mutanen heittää yhä sekä vakavissaan että vähemmän tosissaan.

Hauskan haastattelun päätteeksi Johanna Tapia vielä vakavoituu:

– Integrata rauhoitti mieltämme. Tiesimme, että vaikka mitä tapahtuisi, palkat menevät moitteetta maksuun. Ja sehän on lopulta se tärkein asia.

Että ihmiset saavat palkkansa.

Johanna Tapian ja Pia Mutasen vinkit onnistuneeseen palkkaulkoistus- ja HR-järjestelmä- sekä RPA-projektiin:

  1. Pelko pois. Ota rohkeasti käyttöön uusia HR- tai palkkajärjestelmiä ja -sovelluksia. Vaikka ne eivät olisi vielä valmiitakaan! Mikään ei kehity, jos ei tehdä yhdessä oikeaan tarpeeseen. Kun asiakas on mukana kehityksessä, saadaan paras hyöty molemmille.
  2. Pidä pää projektissa. Tee taustatyö tarkoin. Kirkasta tavoite ja tee listat: ”pakko saada” ja ”kiva saada”. Älä jousta asioista, jotka on pakko saada ratkaistua.
  3. Suunnittele ajankäyttö ajan kanssa. Kun kaikille kumppaneille on selvää, mitä tapahtuu, milloin ja kenen toimesta, sujuu kokonaisprojekti paremmin.

Huomisen HR:ää? ✉️

Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme tilaisuuksiin.

Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua erityisesti kiinnostaa: