R&A: raportointi ja analytiikkaa (ehkä vähän myös rakkautta ja anarkiaa). Tässä kirjoituksessa keskitymme henkilöstön vaihtuvuuden seurantaan, kun blogisarjan ensimmäisessä osassa pohdimme, miksi on tärkeä seurata henkilöstöön liittyviä lukuja. Ota rento asento, integratalainen HR-datan asiantuntija Hanna Hyytiäinen kertoo tarinan.
Toimit yrityksen HR-päällikkönä ja sinulle kantautuu huolestuttavia uutisia. Yhdestä yrityksenne yksiköstä on lähtenyt suuri joukko työntekijöitä. Kyse on ilmassa leijuvasta mielipiteestä (suuri joukko). Päätät ajaa HR-järjestelmästä ulos listauksen kyseisen yksikön lähteneistä henkilöistä. Pohdit, millä parametreillä teit ajon viime kerralla. Raportin ajaminen kestää. Ja kestää. Ehdit hakea jo kupin kahvia.
Vihdoin saat luvut eteesi.
Näet, että lähteneitä on kolme kappaletta. Saat dataa tarkasteltavaksi. Mietit, että eihän tuo nyt niin paha ole ja pohdit, mistä meuhkaaminen oikein juontaa juurensa. Päätät kuitenkin pureutua hieman syvemmälle ja ajat kaikkien lähteneiden henkilöiden tiedot ulos järjestelmästä yksikkötietoineen. Kappalemääräisesti tarkasteltuna et vieläkään ole kovin huolissasi.
”Ehkä kyse onkin jonkinasteisesta ongelmasta.”
HR-dataa vertailemalla pääsee pinnan alle.
Uteliaana ihmisenä päätät jutella yksikön vetäjän kanssa, jonka kanssa nousee esiin, että itseasiassa tiimistä on lähtenyt kolme henkilöä ja jäljellä on enää kaksi työntekijää viiden hengen tiimistä (informaatio). Huomaat, että ehkä kyse onkin jonkinasteisesta ongelmasta.
Jotta voit varmistua, onko kyse selkeästi vain yhdestä yksiköstä, tarkastelet kaikkien yksikköjen dataa ja mallinnat erilaisia kaavoja, jotta saat haluttuja lopputuloksia. Yrität muistella, millä kaavalla vaihtuvuutta olikaan aiemmin laskettu ja ovatkohan HR-järjestelmässä olevat tiedot edes oikein.
Usean tunnin taulukkosulkeisten jälkeen olet valmis. Tyrmistyt. Yksikön vaihtuvuus on selkeästi korkeampi kuin organisaation kokonaisvaihtuvuus. Olet ymmälläsi. Meillähän on kaikki niin hienosti!
Informaatiosta kohti tietoa ja näkemystä
Vellottuasi muutaman päivän syvissä vesissä päätät tarttua härkää sarvista. On selvitettävä syyt, miksi ihmisiä lähtee. Päätät aloittaa HR-järjestelmään ja palkkajärjestelmään tallennetuista tiedoista. Toteat pian, että tieto ei riitä. Se ei kerro, miksi ihmisiä lähtee. On aika ottaa järeämmät aseet käyttöön. Avaat työaikadatan, henkilöstötyytyväisyysdatan, asiakastyytyväisyysdatan ja poissaolodatan. Huh! Jo hengästyttää!
”On selvitettävä syyt, miksi ihmisiä lähtee.”
Laadullista aineistoa keräämällä pureudut ongelman ytimeen.
Miten ihmeessä tästä kaikesta on mahdollista saada tuotettua minkäänlaista selkää ajatusta (tietoa). Aikaa menee tuhottoman paljon ja eikä sitä oikeastaan ole, koska muut HR-päällikön työhön kuuluvat strategiset linjaukset ja kehityskohteet pitäisi saada suunnittelun alle.
Datamassaa penkoessa huomaat, että henkilöstötyytyväisyys on selkeästi alhaisempi kuin muissa yksiköissä. Avoimia kommentteja lukiessasi on selkeästi tunnistettavissa maininnat huonosta johtajuudesta (viisaus). On selkeästi aika nostaa kissa (tai koira 🐩) pöydälle, ja aloittaa laadullisen aineiston kerääminen keskustelemalla kyseisen yksikön tiimin sekä esihenkilön kanssa.
Miten startata henkilöstön vaihtuvuuden seuranta?
Olipa tarina, vai mitä? Kerron salaisuuden. Se ei ole vain tarina, vaan asia, jonka kanssa useat organisaatiot taistelevat arjen rutiinin keskellä. Henkilöstön vaihtuvuuden seuranta ei ole helppoa. Vaihtuvuuteen vaikuttavat useat asiat, joista yhtenä esimerkkinä käytin pureutumista henkilöstötyytyväisyysdataan.
On myös erittäin yleistä, että HR-raportointiin käytetään massiivinen määrä aikaa, kun se olisi yksinkertaisuudessaan automatisoitavissa. Liian usein raporttien ajaminen ja kaavioiden tekeminen on yhden työntekijän ”takana”, jolloin datan trendi ja vertailtavuus saattaa kärsiä, mikäli työntekijä vaihtuu tai inhimillisesti ei muisteta millaisella kaavalla tietoja on aikaisemmin raportoitu ja suodatettu.
”Tärkeää on aina selvittää, miksi jotain tapahtuu.”
HR-raportointi on automatisoitavissa ja antaa vastauksia.
Tärkeää on aina selvittää, miksi jotain tapahtuu. On syytä herätä ja esittää tämä kysymys, jos trendiviiva näyttää nousevan esimerkiksi vaihtuvuudessa. Vaikka kokonaisuus on kiinnostavaa, ei se välttämättä auta meitä näkemään pinnan alle, jossa ongelmat saattavat kyteä hiljaisina. Yksiköiden välisten tietojen vertaaminen koko firman keskiarvioon on aina hyvä tapa nähdä eroja ja saada suuntaa mahdollisesti pinnan alla kytevästä ongelmasta.
HR-raportoinnin avulla voidaan tuottaa vertailutietoa nopeasti organisaation vaihtuvuuden tilanteesta. Toki tämä ei riitä, vaan meidän on kyettävä ennakoimaan vaihtuvuutta ja reagoimaan lähteviin työntekijöihin. HR-analytiikan avulla voidaan tunnistaa ja ennakoida potentiaaliset lähtijät ja tarpeen vaatiessa voimme tehdä toimenpiteitä ennen vahingon sattumista.
”Vaihtuvuudella on suuri merkitys myös operatiiviseen kyvykkyyteen sekä organisaation budjettiin.”
Henkilöstön suuri vaihtuvuus aiheuttaa kustannuksia.
Vaihtuvuudella on suuri merkitys myös operatiiviseen kyvykkyyteen sekä organisaation budjettiin. Uuden henkilön rekrytointi vie aikaa ja rahaa. Kustannuksia aiheutuu niin uudesta henkilöstä, mutta myös sijaisten, kouluttajien jne. kustannuksista. Riippuen tehtävän tyypistä, voi uuden osaajan saaminen olla hankalaa, jopa mahdotonta.
Henkilöstön vaihtuvuuden seuranta on merkityksellistä.
Kyse ei siis ole vain lähtevästä henkilöstä, vaan kaikesta muusta siinä ympärillä. Pahimmillaan voidaan kasvattaa sijaisten työkuormaa pidemmäksikin aikaa, joka taasen saattaa kumuloitua sairauspoissaoloihin tai uusiin lähtijöihin.
Noidankehä on valmis.
Heti alkuun HR-raportoinnissa ja analytiikassa?
Jos HR-raportoinnin ja -analytiikan maailma tuntuu vieraalta, älä epäröi olla yhteydessä. Voimme kartoittaa nykytilanteenne ja arvioida kehitys-roadmapin HR-raportoinnin ja -analytiikan osalta. Autamme myös mielellämme visualisoimaan HR-mittareita selkeäksi kokonaisuudeksi Microsoft Power BI -työkalun avulla.
Verkkokaupastamme Shoppaamosta voit myös hankkia vaikka heti HR-raportointi Optimin, jolla pääset alkuun!
Aikasi arvoista
Mikäli myös tieteellinen lähestymisen aiheeseen kiinnostaa, olen puhumassa analytiikasta sekä yhteisestä NewBI5-hankkeesta Tampereen yliopiston tapahtumassa Johtamistyön uudet ulottuvuudet: vaikuttavuutta, vuorovaikutusta sekä voimaa analytiikasta tiistaina 8.6. Ilmoittaudu mukaan – tapahtuma on maksuton!
Alla lisää aikasi arvoista lukemista. Jos ehdit vain yhden, ota kohteeksi aiempi kirjoitukseni HR-analytiikan merkityksestä tiedolla johtamisen kulttuurissa. Myös Jutustamon tiedolla johtamisen jaksoa kuuntelemalla saat uutta ajateltavaa. 25-minuuttisessa jaksossa vieraana henkilöstöanalytiikan sanansaattaja Jaana Saramies.
