Tiedättekö sen sanonnan hulluudesta: Hulluus on sitä, että toistaa yhä uudelleen samaa, mutta odottaa silti eri tulosta? Sanonta pätee myös HR-työhön.
Mikäli toistetaan samoja toimintamalleja, ei lopputulos välttämättä parane vaikka työväline vaihdettaisiinkin. Siinä missä mainoksen mukaan kuntoiluohjelma tekee sinusta olympiatähden ja laskee rasvaprosenttisi nollaan, uusi HR-järjestelmä hoitaa ajattelun puolestasi ja tekee hallinnollisista rutiineista hauskaa puuhaa.
Mutta onko pelkkä järjestelmän vaihto oikeasti aina tie onneen? Väitän, että ei aina ole.
Eikös sinun pitäisi koittaa myydä minulle Integratan mahtavia järjestelmiä?
No juu, pitäisi. Mutta ensisijainen tavoitteeni on auttaa, ja se taas ei välttämättä onnistu pelkkää järjestelmää vaihtamalla (ja meiltähän saa myös ihan pelkkää konsultointiakin, vink vink). Vaikka uusi järjestelmä olisikin parempi kuin vanha, monimutkaiset toimintatavat voivat vesittää järjestelmän hyvät puolet.
Käytännön esimerkkejä HR-prosesseista
Pohditaan asiaa esimerkkien kautta.
Jos esimiehen tulee järjestelmässä valita työntekijää luodessa kymmenistä työaikamuodoista, ei mikään järjestelmä tule tekemään hommasta helppoa. Vaikka järjestelmä voisi ohjeistaa ja ohjata käyttäjää valitsemaan rajatusta työajoista, tulee listan ja rajaavien tietojen ylläpidostakin ylimääräistä työtä.
Toisena esimerkkinä voidaan pitää kehityskeskusteluita. HR-järjestelmän tarkoitus on auttaa alaista ja esimiestä valmistautumaan keskusteluun ja pitää kirjaa tärkeimmistä sovituista asioista (tavoitteet, koulutukset ja sovitut toimenpiteet). Kehityskeskustelulomakkeen ei kuitenkaan tule olla elämää pidempi kaavake, jonka täyttäminen keskustelun aikana vie huomion keskustelun varsinaiselta sisällöltä. Pohtimalla tarkasti läpi, missä kohdissa keskustelua tukea oikeasti kaivataan, voidaan karsia prosessista ylimääräinen pois.
Perinteisen mallin kehityskeskustelumaailmastakin muuten voi siirtyä palvelevaan johtamiseen.
HR:n hallintohimmelien oikomista
Ei sillä, ”hallintohimmelit” ovat olemassa syystä. Ne rakentuvat usein ajan saatossa vähä vähältä, kun koitetaan keksiä kiertoteitä vastaantuleville haasteille. Espoolaisena kapitalistinahan ajattelen asiaa hinta-hyötysuhteen kautta.
Hallintohimmelin olemassaolo voidaan oikeuttaa, jos se tuottaa yritykselle jotain kautta enemmän rahaa, kuin mitä se maksaa. Esimerkiksi vapaus joustaa työajoissa, päivystyskorvauksissa yms. voi auttaa saamaan parhaat työntekijät organisaatioon. Tällöin kuitenkin tulee hyväksyä, että hallinnolliset duunit vievät enemmän aikaa ja maksavat enemmän.
Useimmiten hallintohimmelit kuitenkaan eivät tuota tarpeeksi hyötyä, että niitä kannattaisi ylläpitää. Hallinnollisesta savotasta ei myöskään oikein mitenkään saa tehtyä houkuttelevaa tai hauskaa, varsinkin jos se on esimiesten vastuualueella.
Tällöin järjestelmän lisäksi tulisi katsoa prosesseja, joita järjestelmässä pyöritetään. Robotit voivat auttaa kinkkisissä kohdissa, jos järjestelmä ei johonkin taivu, mutta yksinkertaiset prosessit helpottavat kaikkien elämää.
Missä prosessissa sinä haluaisit oikoa mutkia? Ota yhteyttä integratalaisiin niin sparrataan – tai tule työkaveriksemme asiakashommin!
Artikkelin kirjoittanut Tytti Kosonen on siirtynyt Integratalta uusien haasteiden pariin.
