Miksi palkanlaskennan ulkoistus on nyt niin suosittua ja mikä odottaa palkkahallinnon ulkoistajaa?
Käytännöllisesti katsoen palkanlaskennan ei tulisi olla järin hankalaa: Kuukausipalkka on euromäärä, johon tehdään silloin tällöin muutama lisäys tai vähennys, riippuen ollaanko lomalla vai omalla lomalla. Tuntipalkka taas on euromäärä, johon tulee muutama lisä tehtävistä riippuen, ja lopulta se kerrotaan tuntien määrällä. Ei voi olla vaikeaa?
Ja silti se on.
Palkka on henkilökohtainen asia monella tasolla. Se on saajalleen korvaus tehdystä työstä. Osaamisen vastine, asumisen ja elämisen mahdollistaja. Työnantajalle se on yksi liiketoiminnan osa-alue. Kulu, jonka yrittäjä maksaa palkansaajansa panostuksesta omaan liiketoimintaansa.
Koska palkka on monesti sekä maksajalle että saajalleen myös tunnesidonnainen asia, virhemarginaalilla palkanmaksussa saattaa olla kauaskantoisia vaikutuksia niin työntekijöiden kuin esihenkilöidenkin tuntemuksiin. Ja lopulta jopa koko organisaation työilmapiiriin.
Miksi palkanlaskennan ulkoistaminen on nykyään niin suosittua?
Palkanlaskijan työ ei ole viime vuosina kuulunut niihin mediaseksikkäimpiin työtehtäviin. Mielikuvat palkkamapeista, joita pyöritellään kireinä kellarissa istuvat tiukassa. Yhdessä eläköitymisen kanssa tämä on aiheuttanut perinteisen palkkahallinnon osaajapulaa monissa yrityksissä, mikä taas on ollut yhtenä syynä palkkahallinnon ulkoistuksen lisääntymiseen viime vuosina.
Myös palkanlaskijoiden sukupolvi sekä monet työvälineet ja -tavat ovat muuttuneet. Palkkahallinnon ulkoistuksella on nyt mahdollista saavuttaa aidosti myös säästöä, kun työn hoitaa asiaan erikoistunut porukka – nykyaikaisilla työkaluilla ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikan avulla. Tiesitkö esimerkiksi, että tämän päivän palkanlaskennassa ei oikeastaan lasketa mitään?
Mikä odottaa palkkahallinnon ulkoistajaa?
Luulisi siis, että palkanlaskennan ulkoistus on autuaaksi tekevä asia, mutta ei se ihan niin helppoakaan ole.
Kun palkkahallinnon työt siirtyvät omien seinien sisältä ulos “kylmään maailmaan”, alkavat aiemmin piilossa olleet haasteet helposti nostaa päätään. Monissa tapauksissa ongelmia aiheuttavat jäykät prosessit tai tiedonkulku – oikeammin sen puute – asiakkaan ja kumppanin välillä. Tarvitaan siis oikeaa, ihmisten välistä kommunikaatiota. Helpottaa, jos tiimi on lähellä.
Aktiivinen vuoropuhelu asiakkaan ja ulkoistetusta palkkahallinnosta vastaavan tiimin kanssa on kriittisen tärkeää palkkapalvelun onnistumisen kannalta. Tavoitteena on, että ulkoistettu palkkahallinto tuntuu, kuin sitä ei olisi ulkoistettu ollenkaan. Tai oikeastaan sen pitäisi tuntua paremmalta, kuin ennen ulkoistusta: Asiakas ei koe tekevänsä palkanlaskentaa, saa yhteyden palkka-asiantuntijaan, saa proaktiivisesti informaatiota esimerkiksi lainsäädännön muutoksien vaikutuksesta, kuulee palkansaajien sijaan ongelmista palkanlaskijalta ja niin edelleen.
Kun palkkahallinto on hoidettu aitoa arjen kumppanuutta tavoitellen, otsikon kysymykseen vastaus on: Mikä ettei. Palkanlaskentaa voi hoitaa joko hyvin tai jollain muulla tavalla. Ensimmäinen vaihtoehto on se parempi.
Haluatko keskustella, olisiko palkanlaskennan ulkoistaminen teille oikea vaihtoehto?
Varaa lyhyt keskusteluaika suoraan kalenteristani. Mietitään yhdessä, mikä olisi teille paras etenemistapa palkkahallinnon kehittämiseksi.
Kirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran jo syyskuussa 2014. Kirjoitusta on muokattu (jo) joulukuussa 2022.
