Palkkahallinnon ulkoistuksessakaan ei kannata lähteä merta edemmäs kalaan. Laadukasta, palvelevaa ja kustannustehokasta palkanlaskentaa on mahdollista löytää läheltä. Lue blogista kolme syytä, miksi Tampere päihittää Tallinnan.
Olen sitä mieltä, että kun ulkoistat palkkahallinnon, joudut tavallaan aina ostamaan sian säkissä. Et voi etukäteen nähdä tai hypistellä ratkaisua konkreettisesti. Silti sinun pitäisi arvioida, ovatko palkanlaskennan hinta ja laatu kohdallaan, ja palvelu kunnossa brändin takana.
Haluan avata Integratan säkin suuta. Kerron miksi palkkapalveluasiantuntijamme Tampereella ja Helsingissä päihittävät Tallinnan palvelukeskukset.
Palkanlaskennan palvelu ulottuu alusta loppuun
Me korjaamme palkkaprosessisi alusta loppuun, emme vain pikapaikkaa palkanlaskentaa. Ulkoistetun palkkahallinnon laatu ei synny tänä päivänä yksin palkanlaskennassa, vaan koko työstä maksuun -ketjussa, jonka varrella henkilöstö, esimiehet ja HR käsittelevät ja kirjaavat palkanlaskentaan vaikuttavia tietoja. Palkanlaskennan ulkoistus harvoin onnistuu, jos sen yhteydessä ei laiteta paukkuja myös palkkahallinnon kokonaisuuden kehittämiseen!
Et saa palvelevaa ja kehittyvää palkkahallinnon ulkoistusratkaisua kustannuksitta käyttöön. Palkanlaskennan prosessin parantamiseen laitettu investointi maksaa itsensä parissa vuodessa takaisin. Vaihtoehtoisesti maksatte huonon prosessin vuoksi kertyviä juoksevia kustannuksia jatkuvasti. Onko sinulla varaa käyttää esimerkiksi oman henkilöstöhallintosi aikaa siihen, että he palvelevat ulkoistuskumppaniasi, etsivät palkanlaskennan virheitä ja varmistavat muualla tehdyn työn laatua?
Sujuva palkanlaskenta edellyttää koko palkkaprosessin ja siihen kuuluvan tiedontuotannon parantamista. Jos esimerkiksi samoja tuntitietoja joudutaan kirjaamaan manuaalisesti moneen eri paikkaan, toimintatapa on auttamatta vanhentunut, hidas ja altis virheille. Automaation lisääminen ohjelmistorobotiikan ja liittymien avulla tuo palkanlaskennan perusrutiineihin laatua ja tehokkuutta. Ennen kaikkea se jättää palkkahallinnon asiantuntijoille aikaa keskittyä asiantuntemusta vaativaan työhön: neuvomiseen, ongelmanratkaisuun ja prosessien kehittämiseen.
Palvelua voi täydentää vielä HR-palveluilla, joiden myötä voimme ottaa vastuullemme hallinnollisia HR-hommia aina palkkayhteyshenkilön tehtävistä alkaen. Tämä kokonaisuus on sen verran mielenkiintoinen, että pyhitämme sille aivan oman bloginsa lähiaikoina.
Mikäli haluat saada uusimmat kirjoituksemme sähköpostiisi, tilaa uutiskirjeemme:
Palkanlaskennan ulkoistus harvoin onnistuu, jos sen yhteydessä ei laiteta paukkuja myös palkkahallinnon kokonaisuuden kehittämiseen!
Palvelulla on kasvot
Me emme piilottele palkkapalvelun asiantuntijoitamme. Yrityksesi palkkoja ei laske palvelukeskuksen kasvoton ja nimetön työntekijä, vaan esimerkiksi Niina. Kasvollisuus tarkoittaa mm. sitä, että palveluasiantuntijamme ovat mukana jo neuvotteluvaiheessa ja asiakas pääsee keskustelemaan sen henkilön kanssa, joka palkanlaskennasta jatkossa vastaa. Palveluasiantuntija osallistuu myös ulkoistusprojektiin alusta asti. Näin tutuiksi tullaan puolin ja toisin jo ennen kuin palvelutuotanto alkaa.
Palkanlaskennan ulkoistus nähdään yrityksissä myös keinona pienentää palkkahallintoon liittyvää henkilöstöriskiä. Varahenkilöjärjestelmä on palveluntarjoajien vakiolupaus, mutta kuinka moni näistä varahenkilöistä on oikeasti ajan tasalla?
Meillä työskennellään tiimeissä, joissa tiedonjakaminen asiakkaista ja kulloinkin työn alla olevista töistä on luonnollinen osa työskentelyä. Varahenkilöt tietävät ja tuntevat siksi asiakasyrityksen tilanteen, ja asiakaskohtaiset työohjeet varmistavat, että palkkapalvelun laatu säilyy myös silloin, kun oma palveluasiantuntija on poissa. Meille on tärkeää, että myös varahenkilö on asiakkaalle tuttu, jotta hommat hoituvat poikkeustapauksissakin.
Palveluasiantuntijoiden lisäksi saman pöydän ääressä tiimeissä työskentelevät järjestelmäpuolen kehittäjät ja konsultit. Sisäisen yhteistyön ansiosta ratkaisut ovat joka kantilta toimivia ja kehittyvät jatkuvasti.
Lue myös: Arki on kumppanuuden happotesti
Palvelu kuuluu hintaan
Meillä voit olla yhteydessä palkkahallinnon palveluasiantuntijoihin ilman, että jokaisesta puhelinsoitosta tai sähköpostiviestistä tulee lisälasku perässä. Asiakaspalvelu kuuluu hintaan – ja palveluun kuuluu se, että yhteydenottoihin vastaa oma, asiantunteva palveluasiantuntija. Tarvittaessa palveluasiantuntija voi tulla myös paikan päälle yritykseesi vastaamaan esimerkiksi henkilöstösi kysymyksiin palkkalaskelmista ja palkanmaksusta.
Haluamme toimia läpinäkyvästi, minkä vuoksi olemme avanneet palvelusisältömme yksityiskohtaisesti asiakkaillemme ja noudatamme kiinteää hinnoittelua. Sinun ei tarvitse tyytyä siihen alussa mainittuun sikaan säkissä ja varautua yllättymään ikävästi, kun tiedät etukäteen tarkalleen mitä ostat.
Emme laskuta jokaisesta rasauksesta.
Kiinnostuitko palkkahallinnon ulkoistuksesta?
Ota yhteyttä – kerromme mielellämme lisää, mitä etuja ammattimainen palkkahallinto ja nykyaikainen palkanlaskentajärjestelmä tuottavat yrityksellesi. Varaa lyhyt keskusteluaika suoraan kollegani Vellun kalenterista:
Kirjoitus on julkaistu alkujaan tammikuussa 2017 ja päivitetty uuteen uskoon tammikuussa 2019.
