Työaikajärjestelmän vaihto voi parantaa palkanlaskennan prosesseja, työntekijätyytyväisyyttä ja työkulttuuria. Kun mukaan otetaan vielä integraatiot järjestelmien välille, voidaan vähentää merkittävästi manuaalisen työn määrää, ja työaikaa jää tärkeämmille hommille. Kuten ihmisille. Integratalainen työaikaihminen Tiina Jussila avaa tämän päivän työaikakuvioita ja Quinyx-työaikajärjestelmän integraatiomahdollisuuksia. Jotta kenenkään ei enää tarvitsisi kompuroida.
Työaika kehittyy. Robotiikan avulla asiat saadaan seuraavalle tasolle, jolloin toistuvat työtehtävät deletoidaan tuhlaamasta aikaa tärkeämpien asioiden tieltä. Eikö esimerkiksi olisi hienoa, jos robotti noutaisi palkka-aineiston palkkakaudelta ja toimittaisi sen automaattisesti oikeaan paikkaan palkanlaskentaa varten?
Näin asiakkaillamme toimitaankin – ja käytetään jäljelle jäävä aika tähdellisempään tekemiseen 🌟
Työaikajärjestelmän käyttöönottoprojekti voi parhaimmillaan vaikuttaa koko organisaation tasolla työkulttuuriin, työhyvinvointiin, työn tehokkuuteen, sekä kaiken edellä mainitun raportointiin. Toisiaan poissulkematta. Seuraavassa kaikilta kanteilta arkiesimerkkejä, miten.
”Eikö olisi hienoa, jos robotti noutaisi palkka-aineiston palkkakaudelta ja toimittaisi sen automaattisesti oikeaan paikkaan palkanlaskentaa varten?”
Tämä on mahdollista. Quinyx-integraatiolla.
Onnistunut työajanhallinnan käyttöönottoprojekti
Miten työaikaprojekti tosissaan (mutta ei vakavissaan) tehdään ja ketkä sen teille tekevät?
Integratalla työaikajärjestelmien käyttöönottoja tekevät työaikakonsultit sekä järjestelmäasiantuntijat, eli ”työaikaihmiset”, joiksi itse parhaiten miellämme itsemme. Meille tärkeintä ovat juurikin ihmiset – niin tiimissämme, kuin asiakkaallakin läpi asiakasorganisaation. Vaikka kaikki muu olisi viimeisen päälle hiottua, mutta jokapäiväisessä työssään työaikaa kirjaava ihminen tuskailisi käytön kanssa, emme kokisi onnistuneemme omassa työssämme.
Käyttöönottoprojektin aikana haluamme aidosti ymmärtää työaikaprosessin elinkaareen alusta loppuun saakka = siitä hetkestä, kun työntekijä saapuu työpaikalleen, aina siihen hetkeen, kun korvaus tehdystä työstä kilahtaa hänen tililleen.
Työajanseurannan tulisi olla mahdollisimman vaivatonta kaikille:
- työntekijälle, joka kirjaa omaa työaikaansa
- esihenkilölle, joka suunnittelee työvuorot työntekijöille ja käsittelee toteutuneen työajan, sekä
- ihmiselle, joka on vastuussa kaikesta työn ja poissaolojen tulkinnan oikeellisuudesta sekä niistä maksettavista korvauksista.
Helppous on sellainen homma, johon kannattaa oikeasti panostaa!
Ennen työaikajärjestelmän käyttöönottoa on hyvä pohtia sisäisesti, miten prosessit tällä hetkellä toimivat, ja missä kohtaa kompastutaan kenties omiin jalkoihin. Jälkimmäinen on meidän työmme suola; olemme hyvin kiinnostuneita keksimään uusia ratkaisuja vähentääksemme kaikenlaista kompurointia.
Miten autamme asiakasta?
Työehtosopimusten tuntemus sekä mahdolliset paikalliset käytänteet ovat myös erityisen tärkeässä osassa, eli sen varmistaminen, että työaikaa käsitellään säännösten ja lakien mukaisesti varmasti oikein. Tähänkin meiltä saa asiantuntevaa apua, jos tuntuisi, että oma pallo olisi hieman hukassa ⚽️
Meille haastellisimmat TES-tulkinnat ovat mielekästä mietettä päivään ja Quinyxin venyttely uusiin asentoihin on parasta, mitä omankin osaamisemme kehittämisen osalta voimme päästä tekemään. Asiakkaissamme onkin monien eri alojen edustajia, mikä tarkoittaa, että yhdessä asiakkaiden kanssa kehitämme ja kehitymme. Työssämme meille on tärkeää, että asiakkaan alasta tai organisaation koosta huolimatta ratkaisu palvelee parhaiten aina juuri kyseistä organisaatiota sekä sen organisaation ihmisiä.
”Meille on tärkeää, että ratkaisu palvelee parhaiten aina juuri kyseistä organisaatiota sekä sen organisaation ihmisiä.”
Integratalainen työaikaihminen Tiina Jussila.
Toisinaan työaikaihmisenkin on kuitenkin pakko myöntää, etteivät käytössä olevat temput taivu kaikkeen. Luovuttaminen ei kuitenkaan kuulu tapoihimme, vaan tiukassa tilanteessa kilautamme kaverille joko integraatiotiimissämme, tai huikkaamme palkkatiimillemme muutostarpeista palkkajärjestelmään.
Viimeistään muiden rautaisten ammattilaistemme avulla lopputuloksena on hienosti soljuva sekä mahdollisimman pitkälle mietitty automaatio, joka hoitaa esimerkiksi ylityötulkinnan mahdottomimmatkin koukerot vaivattomasti. Toimiva yhteistyömme työajanhallinnan ja palkkahallinnon asiantuntijoiden kanssa on myös apu asiakkaalle.
Uudet Quinyx-integraatiot
Vasta käyttöönottoprojektin jälkeen alkaa todellinen yrityskulttuurin ja toimintamallien kehitys sekä muotoilu. Tähänkin kannattaa panostaa ja varata aikaa.
Käyttöönoton jälkeen aiemmin esille tulleet kehitystarpeet vanhan toimintamallin jäljiltä ovat taklattuina, mutta usein ihmiset heräävät uuden järjestelmän käytön myötä uusiin mahdollisuuksiin kehittää toimintaa vielä entisestään.
Kokosimme oheen neljä tilannetta, joissa integraatioista voi olla apua:
Arkiesimerkkejä työaikaintegraatioista
- Työnjohtaja toteaa, että olisi kiva saada tuotantolisä ja tehtäväkohtaiset palkkiot suoraan palkanlaskentaan Quinyxistä muun materiaalin mukana. Sähköpostitse ilmoitettavat ja käsin laskettavat määreet kun eivät enää tässä ajassa toimi. Can do!
- HR:n tarpeet raportoida toteutuneiden työtuntien ja poissaolojen kustannusvaikutuksia eteenpäin organisaatiossa saavat uudet siivet alleen, kun integraatio hakee kaiken tarvittavan ja muotoilee halutunlaisen raportin suoraan oikeaan kansioon – ajastettuna, vaikka joka päivä!
- Raportointijärjestelmää hallinnoiva talousihminen haluaisi kohdistaa työvoimaa sinne, missä sitä tarvitaan ja ajalle, jolloin asiakasmäärät, tilaukset tai kävijämäärät ovat huipussaan, mutta työvuorosuunnittelu ei kohtaa tätä tarvetta 🆘 Tieto saadaan kulkemaan sekä Quinyxiin että Quinyxistä. Parhaimmillaan teholuku tai tuntibudjetti näkyy reaaliaikaisena työvuoroja suunnittelevalle ihmiselle ja ohjaa oikeat taidot omaavan työntekijän oikeaan työvuoroon.
- Tarve on saada toteumat tyylillä raportointijärjestelmään ja helpottaa ennakointia seuraavalle kuukaudelle tai koko vuodelle? Tähänkin meiltä löytyy aivan upeita foliohat…työaikaihmisiä, jotka rakentavan asiakkaalle oman raportointijärjestelmän suoraan Quinyx-rajapinnan kautta!
”Usein ihmiset heräävät uuden järjestelmän käytön myötä uusiin mahdollisuuksiin kehittää työaikatoimintaa vielä entisestään.”
Järkevä järjestelmä Quinyx tukee tekemistä.
Kenties kaipaat myös arkiesimerkkejä, miten organisaation ihmisten hommia voidaan entisestään helpottaa Quinyxin perusominaisuuksien sekä integraatioiden tekemän taustatyön avulla:
Työntekijän työaika-arkea helpottavia ominaisuuksia
- Työntekijä haluaisi vaihtaa sujuvammin vuoroa kollegansa kanssa, tai vaihtoehtoisesti luopua omasta vuorostaan kokonaan pitääkseen ylimääräisen vapaan. Tämäkin onnistuu!
- Esihenkilön ollessa ruokakaupassa, työntekijä ilmoittaa sairastuneensa. Esihenkilö voi mobiilin kautta hyväksyä sairauspoissaolon, ilmoittaa muille työntekijöille vapautuneista vuoroista, sekä kohdistaa vuoron uudelle työntekijälle. Kaikki omasta taskusta, vaikka HeVi-osastolla 🥦
- Quinyxin Pulssi-työhyvinvointikyselyiden tai työtovereiden välisten tunnustusten avulla on helppoa pysyä pulssilla ja palkita työkaveria. Vastaukset on mahdollista kerätä myös anonyymisti.
- Äkkilähtötarjous kilahtaa puhelimeen. Olisi kiva viimein varata matka lämpimään, mutta montahan lomapäivää minulla olikaan? Omat lomapäivät voi todentaa mobiilisti ja laittaa lomahakemuksen vetämään vaikka siltä seisomalta 🏖
- Opiskelijan elämästä koulu vie suuren osan ja kulujakin riittäisi… Mikäs sen helpompaa, kuin ilmoittaa omat käytettävyysaikansa työnantajalle suoraan sovelluksella. Arjen vaihtelevat tilanteet tenttiviikkojen ja opparin ohella eivät enää sekoita arkea eivätkä ansaintaa.
Toivottavasti tarjosin toimivia tärppejä työajanhallintaan. Löydät minut myös Linkkarista.
Julkaisemme ennen kesälaitumia vielä hyviä herätteitä Quinyx– ja Tiima-työaikajärjestelmien sekä kokonaispalvelumme ympäriltä. Tilaa kuukausikirjeemme, niin tiedät tästä ensimmäisenä.
Työaikatärpit ja huomisen HR helposti
Asiakkaanamme kuulet kerran kuussa kelpoja knoppeja suoraan työaikaihmisiltämme. Liittymällä kuppikuntaan ja tilaamalla kuukausikirjeemme pysyt yhtälailla kartalla päivän polttavimmista HR-aiheista👇🏻 Jos et enää suorita sähköpostia, voit signata itsesi kuukausikirjeemme tilaajaksi myös LinkedInissä.
