Posts Tagged ‘RPA’

Ohjelmistorobotiikan ROI – hinta hermojen säästämiseksi

Palkkahallinnon ja HR:n ohjelmistorobotiikkaan tehty investointi maksaa itsensä takaisin nopeasti. Robotiikalla säästetään työaikaa, kunhan käyttökohde on valittu hyvin. Alkuun pääsee jo pienellä investoinnilla.

Ohjelmistorobotiikan (robotic process automation, RPA) avulla voidaan automatisoida manuaalisesti suoritettavia rutiinitehtäviä. Näin voidaan säästää esimerkiksi henkilöstöhallinnon tai palkanlaskennan työkustannuksia. Samalla parannetaan toistuvien prosessien laatua.

Robotiikkaa, eli automatisoituja prosesseja, voi ostaa suoraan avaimet käteen -palveluna. Alla on kaksi HR-maailman käytännön esimerkkiä siitä, millaisia säästöjä robotiikalla saadaan jo yksittäisissä, simppeleissä tapauksissa.

Esimerkki 1: Lomien ja poissaolojen hyväksyntä

Henkilöstön lomien ja poissaolojen hyväksyntä on usein toistuvaa tekemistä. Se kuormittaa sekä palkkahallintoa, että esimiehiä.

Suurin osa loma- ja poissaolohyväksynnöistä voidaan tehdä automatisoidusti robotilla. Vain poikkeustilanteet ohjataan ihmiselle käsiteltäviksi.

Esimerkki ROI-laskennasta keskisuurelle organisaatiolle:

  • 200 loma- tai poissaolohyväksyntää / kk. Hyväksyntään käytetään tällä hetkellä 10 minuuttia per hyväksyntä. Sisäisen työn kustannus on laskelmassa 50 € / h.
  • Sääntöihin pohjautuen robotti hyväksyy 90% loma- ja poissaolohyväksynnöistä. Loput ohjataan edelleen ihmisille käsiteltäviksi.
  • Kyseisten hyväksyntöjen robotisoinnin käyttöönotto maksaa n. 2 000 €. Hinta koostuu määrittely- ja toteutustyöstä. Robotin jatkuva käyttökustannus on 200 € / kk.

Kolmen vuoden investointina tämä tarkoittaisi siis n. 40 000 € ROI:ta. Työstä, jonka kustannukset olivat 50 000 €, päästään vain 10 000 € kustannukseen.

Esimerkki 2: Työsuhdetietojen ylläpito

Työsuhdetietojen ylläpito edellyttää HR:ltä tietojen päivittämistä useisiin eri järjestelmiin sekä vaihtelevia oikeellisuustarkistuksia. Uusista ja päättyvistä työsuhteista voidaan joutua viemään tietoja esim. työaikajärjestelmään tai lounaskorttien hallintajärjestelmään.

Tietojen virheettömyyttä valvotaan esimerkiksi tarkistamalla, ettei samalla henkilöllä ole useita päällekkäisiä työsuhteita tai että henkilön työaikamuoto ja työaika-% tiedot vastaavat toisiaan.

Työsuhdetietojen ylläpidon tarpeet riippuvat paljon käytössä olevista HR-järjestelmistä ja prosesseista. Esimerkin ROI-laskelma on tehty seuraavilla olettamuksilla:

  • Työsuhdetietoja siirretään HR-järjestelmästä manuaalisesti kahteen muuhun järjestelmään. Volyymi on 40 muuttunutta työsuhdetta / kk. Aikaa yhden muutoksen käsittelyyn käytetään 30 minuuttia.
  • Lisäksi työsuhteiden oikeellisuustarkistuksiin käytetään HR:n työaikaa 20 tuntia / kk.
  • Sisäisen työvoiman kustannus on laskelmassa 50 € / h.
  • Vastaavien päivitysten ja tarkistusten automatisointi robotilla tai liittymillä kustantaa 3 000 € alkuinvestoinnin. Jatkuva kustannus on 300 € / kk.

Nykyisestä 72 000 € työkustannuksesta kolmen vuoden tarkastelujaksolla päästään siis 14 000 € kustannustasoon, jolloin ROI on 58 000 € tälle ajalle.

Robotiikka mukaan kustannustalkoisiin teilläkin?

Robotiikan käyttöönotto lähtee liikkeelle potentiaalisen prosessin tai käyttötapauksen tunnistamisesta. Tämän jälkeen saavutettavat säästöt ja laadulliset hyödyt ovat nopeasti pääteltävissä.

Mikäli haluat päästä helpolla, ota meihin yhteyttä! Käymme kanssasi läpi, millainen robotisoinnin potentiaali omissa HR-prosesseissanne muhii.

Ohjelmisto­robotiikka palkan­laskennan apurina

Ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation eli RPA) on tällä hetkellä puhutuin tietotyön automaation väline. Robotit jaksavat raataa väsymättä vuorokauden ympäri, eikä niiden työn laatu tästä heikkene. Mitä ohjelmistorobotiikka tarkoittaa palkanlaskennalle?

Rutiinityöstä asiakkaan palveluun

Palkanlaskijoiden tehtävät sisältävät paljon rutiininomaisia tehtäviä, jotka toistuvat päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Tällaiset jatkuvat ja säännönmukaiset tehtävät, kuten esimerkiksi täsmäytykset, ovat yleensä helposti robotille opetettavia tehtäviä.

Kun rutiinit siirretään robotin tehtäväksi, vapautuu palkka-asiantuntijan työaikaa asiakaspalvelulle – ja samalla työn mielekkyys lisääntyy.

Laadunvalvonta vaivattomaksi ohjelmisto­robotiikalla

Palkanlaskenta sisältää paljon tarkistustehtäviä, joilla varmistetaan maksettavien palkkojen virheettömyys ja maksu ajallaan. Esimerkiksi henkilötietojen oikeellisuutta voidaan tarkistaa vertaamalla niitä toiseen HR-järjestelmään, tai halutaan varmistaa ylityötuntien laskennan menneen varmasti oikein.

Robottien avulla tällaista laadunvalvontaa voidaan tehdä aiempaa tehokkaammin. Ne voivat esimerkiksi tehdä sellaisen tarkistuksen päivittäin, joka ihmisille on ollut mielekästä tehdä vain viikoittain. Roboteille kannattaa antaa myös sellaisia tarkastustehtäviä, joita on aiemmin ollut aikaa tehdä vain pistokokeina.

Robotti muistaa harvoinkin hoidettavat hommat

Sopivat palkanlaskennan automaation käyttökohteet eivät aina ole niitä useimmin toistuvia. Esimerkiksi vuosi-ilmoitukset tai poissaolevan henkilön sijaistaminen ovat harvinaisia tehtäviä, joiden muistaminen on ihmiselle haastavaa. Robotti muistaa tehdä nämäkin tehtävät kaikkien sille opetettujen sääntöjen mukaan.

Käytännön esimerkkejä automatisoitavista palkan­­­laskennan rutiineista

Ohjelmistorobotiikalla voi automatisoida esimerkiksi seuraavia palkkahallinnon tehtäviä:

  • Täsmäytykset: kirjanpito, vertailut eri järjestelmien tietojen välillä…
  • Tarkistukset: poissaolot, henkilötietojen muutokset, maksatus…
  • Ilmoitukset: verottajalle, työterveyteen…
  • Tietojen siirto järjestelmien välillä: integraatiot, silloin kun muut integraatiotavat ovat hankalia
Riku Honkanen auttaa Integratan asiakkaita ohjelmistorobotiikan haltuunotossa.

Kiinnostaako palkanlaskennan ja HR:n rutiinien automatisointi ohjelmisto­­robotiikalla?

Mikäli kaipaat apua ja näkemystä palkanlaskennan tai muiden HR:n rutiinien automatisoimiseksi, lisää  minut LinkedIn-verkostoosi! Julkaisen säännöllisesti näkemyksiä ja vinkkejä ohjelmistorobotiikasta sekä muista HR:n digitalisaatioon liittyvistä teemoista.