Suomen kansalliset palkanlaskennan lait ja lainalaisuudet asettavat omat ainutlaatuiset haasteensa globaalien HR-järjestelmien käyttöönotolle. HR-järjestelmät, kuten WorkDay, SAP SuccessFactors ja HiBob, ovat globaaleja työkaluja, jotka on suunniteltu vastaamaan useiden eri markkinoiden tarpeisiin. Ne sisältävät erittäin laajasti henkilöstöhallinnan toiminnallisuuksia.
Mutta. Erityispiirteet Suomen työmarkkinoilla ja lainsäädännössä tekevät niiden soveltamisesta kattavasti kaikkeen työsuhteiden hallintaan haastavaa. Etenkin palkkahallinnon sujuva hoitaminen kansainvälisellä tuotteella vaatii kompromissien tekemistä.
Suomessa työehtosopimukset, lainsäädäntö, Tulorekisteri, Kela ja työterveyshuolto asettavat erityisvaatimuksia palkka- ja HR-järjestelmille. Esimerkiksi lomalauantaisäännöt, lomarahavapaavaihdot, ammattiyhdistysmaksut tai ulosotot ovat hankalia hallita kansainvälisissä ohjelmistoissa.
”Lomalauantaisäännöt, lomarahavapaavaihdot, ammattiyhdistysmaksut tai ulosotot ovat hankalia hallita kansainvälisissä ohjelmistoissa.”
Kansalliset rajoitteet kannattaa huomioida.
Lisäksi, palkkajärjestelmien on oltava kytkettyinä Tulorekisteriin ja muihin pakollisiin sidosryhmiin. Jokainen palkanmaksu ja palkkailmoitus on siis toimitettava Verohallinnon Tulorekisteriin, ja tietoja on vaihdettava myös Kelan ja työterveyspalveluiden kanssa. Tämä vaatii teknisiä rajapintoja, jotka eivät välttämättä ole valmiina globaaleissa HR-järjestelmissä.
Ratkaisut: Paikallinen palkkajärjestelmä + integraatiot
Näihin haasteisiin voidaan vastata useilla eri tavoilla. Toimivin ratkaisu usein on käyttää Suomeen sopivaa palkkajärjestelmää, joka sisältää tarvittavat rajapinnat Tulorekisteriin ja muihin pakollisiin sidosryhmiin.
”Paikallinen järjestelmä pystyy paremmin vastaamaan paikallisiin vaatimuksiin.”
Yhdistä paikallinen ja globaali järjestelmä.
Paikallinen järjestelmä pystyy paremmin vastaamaan paikallisiin vaatimuksiin. Globaalilla HR-järjestelmällä puolestaan huolehditaan muista HRM- ja HRD-prosesseista. Ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot paikallisten järjestelmien kanssa mahdollistavat monimutkaisten prosessien automatisoinnin ja helpottavat HR-järjestelmissä olevien rajoitteiden kiertämistä sekä sovittamista suomalaiseen toimintaympäristöön.
”Ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot paikallisten järjestelmien kanssa mahdollistavat monimutkaisten prosessien automatisoinnin.”
Olipa kyseessä sitten globaali tai paikallinen HR-järjestelmä, on oleellista, että HR Master Data saadaan kulkemaan järjestelmien välillä luotettavasti. HR-datan hyödyntäminen analytiikan ja raportoinnin avulla on yhä tärkeämpi osa organisaatioiden strategista päätöksentekoa ja henkilöstöjohtamista.
”Olipa kyseessä sitten globaali tai paikallinen HR-järjestelmä, on oleellista, että HR Master Data saadaan kulkemaan järjestelmien välillä luotettavasti.”
HR-raportointi ja -analytiikka luo mahdollisuuksia.
HR-datasta saatava analytiikka auttaa yrityksiä ymmärtämään paremmin henkilöstön rakennetta, osaamista, suorituskykyä ja sitoutumista, ja mahdollistaa näin tehokkaamman ja tavoitteellisemman HR-johtamisen.
Hyvin hoidettu HR-data mahdollistaa myös EU:n palkka-avoimuus direktiiviin noudattamisen vaivatta.
Vaikka globaalien HR-järjestelmien sovittaminen Suomen työmarkkinoille on haastavaa, nykyteknologian avulla on mahdollista luoda tehokkaita ja toimivia kokonaisratkaisuja. Paikalliset palkkajärjestelmät, ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot mahdollistavat globaalien järjestelmien sopeuttamisen Suomen erityisvaatimuksiin.
Tärkeintä on varmistaa HR Master Datan luotettava hallinta, joka mahdollistaa sujuvan tiedonkulun ja auttaa organisaatioita noudattamaan sekä Suomen lainsäädäntöä että globaalin organisaation omia tarpeita.
”Paikalliset palkkajärjestelmät, ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot mahdollistavat globaalien järjestelmien sopeuttamisen Suomen erityisvaatimuksiin.”
Globaali HR-järjestelmä saadaan taipumaan Suomen työmarkkinoille.
Auktorisointi on osoitus osaamisesta ja ammattitaidosta. Taloushallintoliiton jäseniltä vaaditaankin vankkaa alan osaamista, johon kuuluvat esimerkiksi KLT- ja PHT-pätevyydet. Taloushallintoliiton auktorisoitu jäsen on liiton tarkastuksen läpäissyt, vakavarainen ja alalla vähintään kaksi vuotta toiminut talous- tai palkkahallintoalan yritys.
Integratalaisia PHT-asiantuntijoita on tällä hetkellä 12.
”Taloushallintoliiton auktorisointi on osoitus ammattitaidosta.”
Integrata on Taloushallintoliiton auktorisoima.
Integratalainen Rami Setälä, miksi meidät auktorisoitiin?
– Haluamme olla viemässä koko toimialaa eteenpäin ja Taloushallintoliitto on alan kiistaton vaikuttaja, joten on luontevaa, että kuulumme porukkaan.
– Auktorisointiprosessin yhteydessä käytiin laajasti läpi palveluprosessejamme ja tietosuojaamme. Saimmekin Taloushallintoliiton asiantuntijoilta hyvän käsityksen siitä, millaisissa asioissa meillä on paremmin tekemisen paikkoja, summaa Integratan palkkapalveluiden johtaja Rami Setälä.
”Haluamme olla viemässä koko toimialaa eteenpäin ja Taloushallintoliitto on alan kiistaton vaikuttaja, joten on luontevaa, että kuulumme porukkaan.”
Palkkahallinnon ja HR:n kevääseen kuuluu muun muassa työehtosopimusneuvottelut, palkankorotukset, lomavuodenvaihde, kesälomat ja lomalaskenta sekä kesätyöntekijöiden rekrytointi ja perehdyttäminen. Asiantuntijamme kokosivat muistilistan ajankohtaisista asioista.
Kirjoittaja on äänitorvi, joka toimii äänitorvena 📯
Työehtosopimusneuvotteluissa sovitaan usein muustakin, kuin pelkistä palkankorotuksista. Palkkakumppanin on tärkeää tietää työehtosopimusten muutoksista ja asiakkaan velvollisuutena onkin muutokset kumppanille ilmoittaa. Joissain työehtosopimuksissa on otettu kantaa esimerkiksi perhevapaiden palkallisuuksiin. Muutoksista ilmoittaminen varmistaa aina palkanlaskennan sujuvuuden ja oikeellisuuden.
Lomavuodenvaihde ja kesälomat
Lomavuodenvaihteen lähestyessä järjestelmiin tulee tallentaa kaikki lomaoikeuksiin vaikuttavat poissaolot. Myös kesälomiin valmistautuminen on aloitettu (⛱️). Kesälomakauden poikkeusaikatauluista palkanlaskennassa on hyvä tiedottaa palkkatiimille etukäteen.
Lomalaskenta
Lomalaskenta on tärkeä osa palkkahallintoa, mutta lomien kertymiseen sekä loma-ajan palkan laskentaan liittyvät asiat ovat usein monimutkaisia ja aikaa vieviä. Osaava palkkapalveluasiantuntija sekä HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikka edistävät lomalaskennan virheettömyyttä.
Lomalaskennassa huomioidaan muun muassa lomaoikeus, loma-ajan palkka, lomarahat sekä lomakorvaukset. Tarkka laskenta on tärkeää, jotta työntekijöiden oikeudet toteutuvat, ja jotta lakia sekä paikallisia työehtosopimuksia noudatetaan.
Työntekijälle maksetaan säännönmukaista palkkaa myös loma-ajalta perustuen lomankertymäkaudelta kertyneisiin lomapäiviin. Lomapäivien kertymiseen on luotu säännöt perustuen vuosilomalakiin, työehtosopimukseen sekä työntekijän työsopimukseen. Lomapäivien kertymiseen vaikuttavat mm. työsuhteen kesto sekä tehtävien työpäivien- ja tuntien määrä kuukausitasolla. Mikäli työskentely on vähäistä eikä lomapäiviä kerry, työntekijälle maksetaan tehdystä työstä ansaitsemastaan palkasta euromääräinen lomakorvaus.
”Lomapäivien kertymiseen vaikuttavat mm. työsuhteen kesto sekä tehtävien työpäivien- ja tuntien määrä kuukausitasolla.”
Perustuen vuosilomalakiin, työehtosopimukseen sekä työntekijän työsopimukseen.
Työnantajan tulee ilmoittaa työntekijöilleen lomapäivien kertymät sekä linjaukset ajankohdista, joihin lomapäivät suositellaan sijoitettavaksi. Työnantajan on oltava tasapuolinen lomien sijoittelussa ja huomioitava työntekijöiden toiveet loma-ajankohdista. Työntekijän oikeuksiin kuuluu saada pitää vuosiloma yhdenjaksoisena lomakauden aikana. Yhteisesti sopimalla voidaan kuitenkin jakaa 12 päivää ylittävä kesäloman osuus pidettäväksi useammassa osassa, jos jakaminen on välttämätöntä työn käynnissä pitämiseksi. Kun työntekijöiden loma-ajankohdat on hyväksytty lomakauden ajalle, ajankohdat tulee ilmoittaa palkanlaskentaan sovitun aikataulun mukaisesti. Palkanlaskenta maksaa loma-ajan palkan sekä mahdolliset lomarahat yrityksessä sovitun käytännön mukaisesti.
Lomarahojen vaihto vapaaksi
Lomarahojen vaihto vapaaksi on oiva keino tarjota työntekijöille lisää vapaa-aikaa. Lomarahojen vaihtoprosessia on mahdollista helpottaa ja automatisoida esimerkiksi Mepco Webiinrakennettavalla lomakkeella. Lomake voidaan julkaista työntekijöiden itsepalveluroolille. Lomarahojen vaihto vapaaksi on myös Integratan HumHum HR -sovelluksen kehityslistalla. Toiminto on tulossa mahdolliseksi asiakkaillemme vuoden 2023 aikana.
”Lomarahojen vaihtoprosessia on mahdollista helpottaa ja automatisoida esimerkiksi Mepco Webiinrakennettavalla lomakkeella.”
Lomarahojen vaihto vapaaksi on myös Integratan HumHum HR -sovelluksen kehityslistalla.
Kesätyöntekijöiden rekrytoinnit ja perehtyminen
Kesätyöntekijöiden rekrytoinnin sesonki käy kuumimmillaan. Mepcossa rekrytointiprosessia voidaan helpottaa rakentamalla työsopimuspohjat, joiden avulla työsopimusten kirjoittaminen nopeutuu huomattavasti. Loppukesää ajatellen myös työtodistuspohjat on mahdollista rakentaa Mecpoon ja tulostaa sieltä joko arvioinnilla tai ilman.
Mepco Webiin on lisäksi mahdollista rakentaa erilaisia perehdytyksen tarkistuslistoja, joiden avulla voidaan varmistua siitä, että perehdytysprosessi on suoritettu kokonaan ja ajallaan ✔️
”Mepcossa rekrytointiprosessia voidaan helpottaa rakentamalla työsopimuspohjat, joiden avulla työsopimusten kirjoittaminen nopeutuu huomattavasti.”
Automaatio avuksi.
Ajankohtaiset HR- ja palkkahallinto-asiat suoraan sähköpostiin?
Toivottavasti muistilista oli hyödyllinen. Mikäli mielit saada HR:n ja palkkahallinnon ajankohtaiset asiat jatkossa suoraan sähköpostiin, liity Integratan kuppikuntaan! Saat kerran kuussa kirjeemme, joka sisältää ajantasaista tietoa asiantuntijoiltamme.
HumHum HR on integratalaisten uranuurtajien asiakkaidemme avuksi kehittämä ihmisläheinen sovellus. Apin avulla palkkojen tarkastus ja hyväksyntä tapahtuu tietoturvallisesti tässä päivässä puhelin- tai selainsovelluksella.Se tuo myös tärkeät työsuhdetiedot taskuun. Sovelluksessamme on jälleen uusia asiakkaan arjesta auvoisampaa tekeviä ominaisuuksia.
Helmikuussa 2023 julkaistun päivityksen merkittävimmät uudistukset asiakkaan näkökulmasta:
Maksujen tarkastaja voi selata palkkalaskelmia ”Seuraava”- ja ”Edellinen”-painikkeilla aiempaa nopeammin.
Sovellukseen voidaan asettaa organisaatiokohtainen sähköpostiosoite, johon tulee hyväksytyn maksun tiedot. Tieto voidaan näin ohjata suoraan tiedoksi esimerkiksi kirjanpitoon tai talouteen.
Selainsovellukseen voi kirjautua nyt myös työntekijä-roolissa, mikäli organisaation käytössä on työntekijöille suunnattuja toimintoja sovelluksessa.
Selainsovelluksen kirjautumiseen on lisätty ”Muista minut” -valinta, mikä pitää istunnon voimassa kyseisellä selaimella.
Maksatusten tarkastus -ominaisuus kuuluu kiinteänä osana Integratan Palkkahallinto-palveluun. HumHum HR käytöönotetaan kaikille palkkapalveluasiakkaillemme vuoden 2023 aikana. Jos haluat heti puhua aiheesta oikealle ihmiselle, varaa ohesta demo ja asiantuntijamme auttaa alkuun 📲 Voit hankkia käyttöön myös sovelluksen kaikki ominaisuudet – kysy lisää!
Oletko aina miettinyt, miten palkkalaskelmaa kannattaa lukea? Konkariasiantuntijamme Tiina Reiman kertoo palkkalaskelman lukemiseen liittyvät salat, jotka jokaisen palkansaajan tulee tietää (tai tarkastaa). Tosissaan, mutta ei vakavissaan. Kirjoituksessa myös integratalaisen palkkalaskelman anatomia.
Mistä aloittaisin? Ehkä alusta: Jos olet työssäkäyvä, niin tosiaan tällainen todistuskappale tilille napsahtavista euroista työnantajallasi on velvollisuus sinulle toimittaa – tavalla tai toisella.
Yleisin ja tietoturvallisin toimitustapa on tänä päivänä sähköinen Verkkopalkka-laskelma, joka on luettavissasi sen pankin sovelluksesta, jonne ne sinulle osoitetut rahatkin tilillesi saapuivat. Jos käytössänne on Integratan tietoturvallinen HR- ja palkkahallintosovellus HumHum HR, saatat nähdä laskelmasi myös tästä sovelluksesta.
”Palkkalaskelman toimitustapa on tänä päivänä sähköinen Verkkopalkka-laskelma. Voit nähdä laskelmasi myös Integratan HumHum HR -sovelluksesta.”
Palkkalaskelman toimitus tietoturvallisesti.
Laskelma toimitetaan joko hyvissä ajoin ennen palkanmaksupäivää, tai sitten ihan viime tipassa. Nykyään näet palkat ehtivät hienosti maksuun, vaikka palkanlaskija siirtäisi ne pankkiin vasta päivää ennen maksupäivää. Niin tai näin, tulee laskelman olla toimitettuna palkansaajalle viimeistään maksupäivänä.
Ymmärrykseni mukaan kaikki eivät laskelmaa lue. Toiset taas eivät ymmärrä siitä – no – mitään. Näistä ainakin jälkimmäinen muuttuu nyt: Mitä omasta palkkalaskelmasta kannattaa ja pitää tarkastaa?
Palkkalaskelman tarkastaminen
Maksetaan-summa muodostuu tehdyn työn korvauksesta eli palkasta (jotkut toki saavat palkkaa tekemättä mitään, kuten esimerkiksi monet toimitusjohtajat…🙃), sekä kaikista pakollisista ja muista vähennyksistä. Jos olet mennyt höyläämään firman kortilla omia ostoja, niin nekin pidätetään palkastasi pois (sorry!).
Laskelmalla tulee olla eriteltynä vakiopalkat ja niistä maksettavat summat. Riveillä voi olla tuntipalkkaa, kuukausipalkkaa, sopimuspalkkaa, korvauksia tai palkkioita.
Työsopimuksestasi tai TES:tä johtuen voi olla niinkin kivasti, että laskelmallasi on vuorolisiä, kuten iltalisää, yölisää tai jopa sunnuntailisää. Saatat saada kenties myös joitain mahtavia muita lisiä, kuten myymäläpäällikön lisää tai saunalisää tai tiettyä tehtäväkohtaista lisää. Kaikissa tällaisissa tunti- tai kappaleperusteisissa lisissä tulee näkyä niiden määrä ja á-hinta sekä yhteenlaskettu summa kyseisen maksettavan lisän osalta.
Laskelmalla tulee näkyä myös kaikki luontoisedut sekä niiden verotettava arvo. Luontoisetujen lukemisessa kannattaa ottaa huomioon luontoiseduissa noudatettavat Verohallinnon laskentaperusteet, eli käytännössä: siitä summasta, joka lukee laskelmalla, peritään vielä verot ja muut maksut – jonka jälkeen vain vähennykset huomioidaan Maksetaan-summassa.
Voin selittää.
Laskelmallasi voi siis etujen erittelyissä olla esimerkiksi:
Kuukausipalkka 1000,00 €
Vapaa autoetu 500,00 €
Ennakonpidätys (10 %) -150,00 €
Työnantajan eläkevakuutus eli TyEL-maksu (7,15 %) -107,25 €
Työttömyysvakuutusmaksu (1,5 %) -22,50 €
MAKSETAAN 720,25 €
Huomasitko, mitä kuvitteellisessa palkkanauhassa tapahtui? Kaikki veloitukset laskettiin ennakonpidätyksen alaisesta ansiosta (1 500 €), mutta maksut vähennettiinkin pelkästä rahapalkasta (1 000 €).
Sellaisia ne luontoisedut on.
Ja sitten eteenpäin! Laskelmalla täytyy siis aina näkyä eroteltuna: rahapalkka, luontoisedut ja ennakonpidätyksen alainen ansiosekä tietysti ne vähennykset ominaan.
”Laskelmalla täytyy aina näkyä eroteltuna: rahapalkka, luontoisedut ja ennakonpidätyksen alainen ansio sekä vähennykset.”
Palkkalaskelman pakolliset.
Palkkalaskelman poissaolorivit ja palkkatodistus
Poissaolot ja pidetyt lomat eritellään myös näkyviin. Nämä tulee käsitellä palkoissa monestakin syystä, ja siksi ne näkyvät laskelmalla, vaikka usein esimerkiksi kuukausipalkkaisen ihmisen Maksetaan-summaan poissaoloilla ei olekaan käytännön merkitystä.
Palkkalaskelma näet käy usein palkkatodistuksena erilaisiin tarkoituksiin, kunhan laskelmalla näkyy työsuhteen alkupäivä, henkilötunnus, ja JOS laskelman otsikkotasolla lukee Palkkatodistus. Integratalaisella palkkalaskelmalla tämän merkitystä on korostettu huutokirjaimin: PALKKALASKELMA/PALKKATODISTUS.
Mitä muuta olennaista tietoa löydät integratalaisten palkkapalveluasiantuntijoiden toimittamalta laskelmalta?
Palkkakausi = Se kausi, miltä ajalta palkka maksetaan
Maksupäivä = Päivä, jona tilillä tulee olla tupsahtaneena Maksetaan-kohdassa näkyvä summa
Pankkitilisi = Tännehän sen kaiken rahan olisi pitänyt tulla, mutta nyt tuli tämän verran 💸
Työsuhteen alkupäivä = Päivä, josta alkaen olet ilolla saanut palvella nykyistä työnantajaasi
Työsuhteen päättymispäivä = No siihen se ilo sitten loppui, mutta lopputili sentään on vähän isompi kuin yleensä tilille tulee, sillä silloin maksetaan ulos myös kaikki pitämättömät, kertyneet lomapäivät.
Jos et lopputiliä kuitenkaan vielä ottanut, näkyy laskelmallasi näiden lisäksi omissa sarakkeissaan muita sellaisia tietoja, joita työantajasi on halunnut siellä näkyvän. Esimerkiksi palkkaperusteet eroteltuina sekä esimerkiksi lomasaldotietoja.
Integratan toimittamilta laskelmilta löytyy lisäksi myös kertymätietoja, eli esimerkiksi edellisen ja kuluvan vuoden tietoja summatasolla.
Laskelma muistuttaa myös verokortilla toimitetuista tiedoista ja näyttää perusprosenttisi, eli mihin tulorajaan asti voit kunakin vuonna tienata ja paljonko ”piikitetään”, jos tulorajasi pääsee ylittymään. Myös arvio rajan orastavasta ylittymisestä näkyy erittelyissä Ennakonpidätys-rivillä. Samassa yhteydessä näkyy myös, paljonko nykyisen verokortin tulorajasta on käytetty tämä kyseinen maksupäivä mukaan lukien.
Hyödyllistä, eikö vain?
Sinuna katsastaisin myös kaikki merkityt palkkalajit. Niiden avulla palkanlaskija saa kuluvan jakson palkkasi laskettua (oikein, tietenkin). Palkkalajit näkyvät kohdassa Erittelyt. Tarkistaminen kannattaa tehdä rivi riviltä; onko lajit lajiteltu oikein?
Ja ihan laskelman lopussa seisoo sitten se tärkein: Maksetaan. Ainahan sitä ilmeisesti maksetaan liian vähän (🙃), mutta jokaisen palkansaajan kannattaa silti summa tarkastaa.
Kas näin. Toivottavasti tästä kirjoituksesta oli apua laskelman lukemisessa.
Priimaa palkanlaskentaa? Ländää lukupakettiin
Edustatko yritystä ja etsit palkkahallinnon ulkoistukseen osaavaa (ja hauskaa) kumppania, mutta pohdit vielä, miten pääsisit parhaiten alkuun? Lue oheisesta lukupaketista integratalaiset vinkit palkanlaskennan ulkoistukseen.
Palkkapalveluasiantuntijamme tekevät priimaa palkanlaskentaa kokonaispalveluna. Ulkoistamalla palkkahallinnon integratalaisille palkat tipahtavat henkilöstön tileille tietoturvallisesti tiptop ja palkanmaksuun liittyvät sivutyöt, kuten Tulorekisteri-tehtävät, sujuvat sukkelasti. Laskelmatkin ovat loogisia.
