Suomen kansalliset palkanlaskennan lait ja lainalaisuudet asettavat omat ainutlaatuiset haasteensa globaalien HR-järjestelmien käyttöönotolle. Sopivatko globaalit HR-järjestelmät suomalaiseen työelämään? Integratalainen Riku Honkanen vastaa.
Suomen kansalliset palkanlaskennan lait ja lainalaisuudet asettavat omat ainutlaatuiset haasteensa globaalien HR-järjestelmien käyttöönotolle. HR-järjestelmät, kuten WorkDay, SAP SuccessFactors ja HiBob, ovat globaaleja työkaluja, jotka on suunniteltu vastaamaan useiden eri markkinoiden tarpeisiin. Ne sisältävät erittäin laajasti henkilöstöhallinnan toiminnallisuuksia.
Mutta. Erityispiirteet Suomen työmarkkinoilla ja lainsäädännössä tekevät niiden soveltamisesta kattavasti kaikkeen työsuhteiden hallintaan haastavaa. Etenkin palkkahallinnon sujuva hoitaminen kansainvälisellä tuotteella vaatii kompromissien tekemistä.
Mahdotonta tämä ei toki ole.
Kansalliset rajoitteet globaalien HR-järjestelmien soveltamiselle
Suomessa työehtosopimukset, lainsäädäntö, Tulorekisteri, Kela ja työterveyshuolto asettavat erityisvaatimuksia palkka- ja HR-järjestelmille. Esimerkiksi lomalauantaisäännöt, lomarahavapaavaihdot, ammattiyhdistysmaksut tai ulosotot ovat hankalia hallita kansainvälisissä ohjelmistoissa.
”Lomalauantaisäännöt, lomarahavapaavaihdot, ammattiyhdistysmaksut tai ulosotot ovat hankalia hallita kansainvälisissä ohjelmistoissa.”
Kansalliset rajoitteet kannattaa huomioida.
Lisäksi, palkkajärjestelmien on oltava kytkettyinä Tulorekisteriin ja muihin pakollisiin sidosryhmiin. Jokainen palkanmaksu ja palkkailmoitus on siis toimitettava Verohallinnon Tulorekisteriin, ja tietoja on vaihdettava myös Kelan ja työterveyspalveluiden kanssa. Tämä vaatii teknisiä rajapintoja, jotka eivät välttämättä ole valmiina globaaleissa HR-järjestelmissä.
Ratkaisut: Paikallinen palkkajärjestelmä + integraatiot
Näihin haasteisiin voidaan vastata useilla eri tavoilla. Toimivin ratkaisu usein on käyttää Suomeen sopivaa palkkajärjestelmää, joka sisältää tarvittavat rajapinnat Tulorekisteriin ja muihin pakollisiin sidosryhmiin.
”Paikallinen järjestelmä pystyy paremmin vastaamaan paikallisiin vaatimuksiin.”
Yhdistä paikallinen ja globaali järjestelmä.
Paikallinen järjestelmä pystyy paremmin vastaamaan paikallisiin vaatimuksiin. Globaalilla HR-järjestelmällä puolestaan huolehditaan muista HRM- ja HRD-prosesseista. Ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot paikallisten järjestelmien kanssa mahdollistavat monimutkaisten prosessien automatisoinnin ja helpottavat HR-järjestelmissä olevien rajoitteiden kiertämistä sekä sovittamista suomalaiseen toimintaympäristöön.
”Ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot paikallisten järjestelmien kanssa mahdollistavat monimutkaisten prosessien automatisoinnin.”
Saamme sovitettua systeemisi suomalaiseen toimintaympäristöön.
HR Master Data liimaa prosessit
Olipa kyseessä sitten globaali tai paikallinen HR-järjestelmä, on oleellista, että HR Master Data saadaan kulkemaan järjestelmien välillä luotettavasti. HR-datan hyödyntäminen analytiikan ja raportoinnin avulla on yhä tärkeämpi osa organisaatioiden strategista päätöksentekoa ja henkilöstöjohtamista.
”Olipa kyseessä sitten globaali tai paikallinen HR-järjestelmä, on oleellista, että HR Master Data saadaan kulkemaan järjestelmien välillä luotettavasti.”
HR-raportointi ja -analytiikka luo mahdollisuuksia.
HR-datasta saatava analytiikka auttaa yrityksiä ymmärtämään paremmin henkilöstön rakennetta, osaamista, suorituskykyä ja sitoutumista, ja mahdollistaa näin tehokkaamman ja tavoitteellisemman HR-johtamisen.
Hyvin hoidettu HR-data mahdollistaa myös EU:n palkka-avoimuus direktiiviin noudattamisen vaivatta.
”Hyvin hoidettu HR-data mahdollistaa myös EU:n palkka-avoimuus direktiiviin noudattamisen vaivatta.”
Palkka-avoimuus pian pakolliseksi.
Eli mitä voimme tästä päätellä?
Vaikka globaalien HR-järjestelmien sovittaminen Suomen työmarkkinoille on haastavaa, nykyteknologian avulla on mahdollista luoda tehokkaita ja toimivia kokonaisratkaisuja. Paikalliset palkkajärjestelmät, ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot mahdollistavat globaalien järjestelmien sopeuttamisen Suomen erityisvaatimuksiin.
Tärkeintä on varmistaa HR Master Datan luotettava hallinta, joka mahdollistaa sujuvan tiedonkulun ja auttaa organisaatioita noudattamaan sekä Suomen lainsäädäntöä että globaalin organisaation omia tarpeita.
”Paikalliset palkkajärjestelmät, ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot mahdollistavat globaalien järjestelmien sopeuttamisen Suomen erityisvaatimuksiin.”
Globaali HR-järjestelmä saadaan taipumaan Suomen työmarkkinoille.
Mitä roboteilla voi tehdä HR-järjestelmissä? ”Melkein mitä vaan”, vastaavat integratalaiset HR-automaatioasiantuntijat Joonas Soinila ja Juha-Matti Koljonen. Integrata Botti haastatteli heitä HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikasta.
Kirjoittaja on botti, jonka paras kaveri on robotti
Integrata Botti
Korporaation äänitorvi
moro@integrata.fi
Mitä robotti voi tehdä HR-järjestelmässä?
Robotin avulla voidaan käyttää HR-järjestelmiä kuin ihminen; yhdistellä tietoja, syöttää tietoa tai käsitellä toisteista työtä. Ainoa reunaehto on, että lähdeaineiston tulee olla koneelle ymmärrettävä.
Millaisiin hommiin robottia ei kannata käyttää?
Kerran vuodessa toistuvat työt on hyvä hoitaa vielä ihmisvoimin. Robottia ei myöskään kannata käyttää automaatioihin, jotka voi tehdä esimerkiksi suoraan rajapintojen kautta. Ohjelmistorobotin hyöty tulee esiin parhaiten usein toistuvassa työssä, jolloin se nopeuttaa työtä ja parantaa työpäiväkokemusta.
Onko robotti tarkempi kuin ihminen?
On. Robotti jaksaa painaa HR-järjestelmässä yötä myöten, siinä missä ihminen tarvitsee lepoa. Vaikka robotti voi tehdä työtä järjestelmissä kuin ihminen, ihmisen tulkintaa ja taitoja tarvitaan edelleen myös.
Mitä HR-järjestelmärobotteja Integratalla on luotu?
– Robotteja rakennetaan helpottamaan sekä asiakkaidemme että integratalaisten työtä, kertoo integratalainen ohjelmistorobotiikkaihminen Joonas Soinila.
Integratalainen HR-automaatioasiantuntija Juha-Matti Koljonen puolestaan listaa integratalaiset HR-robotit:
- sairauspoissaolotodistusten käsittelijä
- HR-arkistointi
- Tulorekisteri-täsmäytys
- automaattiraportointi
- lomalauantaitarkastelut
- TeliaSign-allekirjoitukset
- VismaSign-allekirjoitukset
- työsuhteen elinkaari -robotti (työsopimuksen lähetys allekirjoitukseen, työsuhderivien täydentäminen, työtodistuksen muodostaminen ja lähetys)
- uusien esihenkilöroolien käyttöoikeuksien antaja ja poistaja (oikeuksien lisääminen, poisto ja passivointi)
- sairauspoissaolotodistusten käsittelijä
- sijaistusrobotti (rivien päättäminen)
- käyttöoikeuksien raportointi
- taulukon arvojen täyttö
- liitteiden lisääjä -robotti (esim. hygieniapassit, liitteet rekrytointijärjestelmä TalentAdoresta jne.)
- esihenkilön/ylemmän esihenkilön muistutukset esim. oman yksikön puuttuvista rivihyväksynnistä
- autoetutietojen lisääjä
Sympa-roboteistamme syvemmin kirjoituksella Sympa HR ja automaatio: Mitä robotti voi tehdä Sympassa?
🤖 Robotit: Tiima
- liittymäajot
- saldoraportointi
- käyttäjämääräraportointi
- esihenkilö-muistuttelut puuttuvista hyväksynnistä
- palkka-aineiston muodostukset saman päivän aikana
- sairauspoissaolotodistuksen poissaolotulkinnan palkallisuuden vienti järjestelmään
🤖 Muut mahdollisuudet mm.
- M2-arkistointi
- Saapuvan palkka-aineiston esikäsittelyt
Robottiprosessiesimerkki 🤖
- Kun kello lyö x ja tarvittavien tiedostojen tiedetään olevan olemassa, robotti aloittaa työt
- Robotti kirjautuu kellonlyömällä HR-järjestelmään – kuin ihminen
- Robotti ajaa raportin tai tekee muun ihmisen määrittelemän toiminnon
- Robotti siirtyy toiseen HR-järjestelmään tekemään ihmisen toivomaa toimenpidettä
- Robotti tulkitsee löytämänsä raportin kaikki rivit ja toimii täsmälleen ohjeen mukaan, esim. muodostaa aineiston
- Kun robotti on valmis, se ilmoittaa onnistuneensa!
Etsitkö järkevää HR- tai palkkajärjestelmää, johon saa HR-automaation avuksi?
Pyydä esittely mistä tahansa tarjoamastamme HR-järjestelmästä – ja kysy lisää HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikasta!
Uurramme uraa karsimalla kuraa. Tiedätkö, mitä kaikkea robotti voisi vaivatta tehdä puolestasi Sympa HR:ssä? Integratalainen robotti-ihminen Juha-Matti Koljonen avaa sovellusrobotiikan salat kertomalla konkreettisia esimerkkejä, millaisia robotteja olemme toteuttaneet asiakkaillemme Sympaan.
Sympa HR on ketterä HR-järjestelmä, joka joustaa jokaiseen tarpeeseen ja palvelee yrityksen koko henkilöstöä. Lisäksi se mahdollistaa ideoinnin ja automaation. Sympaa on esimerkiksi vaivaton konfiguroida ja saada se vaikkapa kirjautumaan – kuin ihminen.
Kokosin tähän kirjoitukseen kohokohdat, mitä robotti voi tehdä Sympassa ja millaisia toteutuksia olemme tehneet asiakkaillemme HR:n ohjelmistorobotiikan (RPA) avulla.
Mitä robotti voi tehdä Sympassa?
- lisätä rivejä
- päivittää tietoja
- päättää taulukoita
- passivoida henkilöitä
- viedä liitteitä
- muodostaa tiedostoja, kuten työsopimuksia, ja lähettää niitä.
Millaisia robotteja olemme toteuttaneet Sympaan?
- työsopimuksen lähetys allekirjoitukseen
- työsuhderivien täydentäminen
- rivien perustaminen
- työtodistuksen muodostaminen ja lähetys
- rivien päättäminen, oikeuksien poisto ja passivointi
- käyttöoikeuksien raportointi
- taulukon arvojen täyttö (lukee pdf-liitteestä tiedot ➡️ vie Sympa-taulukkoon)
- liitteiden tuonti rekrytointijärjestelmä TalentAdoreen ➡️ Sympa (kuva, sertifikaatit)
- esihenkilön/ylemmän esihenkilön muistutukset esim. oman yksikön puuttuvista rivihyväksynnistä.
Jos painat järjestelmässä jousi pohjassa ja haluaisit kuulla automaation mahdollisuuksista, ota yhteyttä 📲
Etsitkö järkevää HR-järjestelmää, johon saa automaation avuksi?
Varaa Sympa HR -demo tai pyydä esittely mistä tahansa tarjoamastamme HR-järjestelmästä – ja kysy myös HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikasta!
Huomisen HR:n parissa voi tehdä monipuolista uraa. Integratalainen Henrik Aminoff on robotiikkaihminen. Miten kasvatustieteilijä päätyi koulun penkiltä ensin HR-osastolle, draivaamaan digitalisaatiota maailmalle, myöhemmin matka- ja kuluhallinnan asiantuntijaksi ja löysi lopulta henkisen kotinsa Integratan ohjelmistorobotiikan parista? Tämä uratarina kannattaa lukea. Sisältää myös HUUTOKIRJAIMIA.
Tulin Integratalle vuonna 2020. Koulutukseltani olen kasvatustieteiden maisteri, pääaineenani aikuiskasvatustieteet. Aloitin yliopiston viimeisenä vuonna kesken opintojen Nokian Renkailla HR-osaston ”jokapaikanhenkilönä”, tehden mm. data-analytiikkaa, järjestelmiä ja yleistä tietsikkahommaa.
Digitalisaatio vei jo tuolloin mennessään: siirryin Vianorille samaan konserniin, jossa merkittävän projektin osana tehtiin digitalisaatioponnistusta. Toimin Pohjoismaiden laajuudella käyttöönotoissa ja kiertelin maita ja mantuja kouluttamassa uusien laitteistojen käyttöä sekä uusia prosesseja. Tästä digiloikasta kirjoitin myös pro gradu -tutkielmani; aihe, joka on edelleen lähellä sydäntäni.
Integratalle tulin M-Filesilta, jossa konsultoin pari vuotta järjestelmäkäyttöönottoja. Tässäkin työssä pääsi näkemään uuden ja vanhan maailman rajapintaa: paperimappien digitointia ja muuta mielekästä manuaalisen työn minimointia. Lisäksi työssä kehitettiin paljon erilaisia toimintamalleja asiakkaiden prosesseihin.
Jokin jäi kehittämisessä kytemään.
Uutta uraa karsimalla kuraa
Integratalla aloitin ensin matka- ja kuluhallinnan palvelun parissa järjestelmäkonsulttina. Muutamassa vuodessa olinkin kaverustunut paitsi työkavereiden, myös robottien kanssa. Uudistaminen ja fiksusti tekeminen on minulle äärimmäisen tärkeää. Tätä kautta löysin hyvin luonnollisesti uutta uraa Integratan ohjelmistorobotiikkatiimistä. Tässä positiossa karsin kuraa: teen paitsi asiakkaillamme käytössä oleviin HR:n ja palkkahallinnon järjestelmiin ns. rivirobotteja, kehitän myös sisäisesti prosesseja aina perehdytyksestä asiakaspalvelualustaan sekä itsensä- ja tiiminkehittämistyökaluihin.
” Tässä positiossa karsin kuraa: teen paitsi asiakkaillamme käytössä oleviin HR:n ja palkkahallinnon järjestelmiin ns. rivirobotteja, kehitän myös sisäisesti prosesseja.”
Integratalainen robotti-ihminen Henrik Aminoff.
Minua motivoi, että robottien avulla on mahdollista karsia HR-osastojen toistuvaa työtä ja kehittää organisaation toimintaa.
Parasta työssä juuri nyt on uusi UiPath-lisenssiversio, joka on tarjonnut entistä laajempia mahdollisuuksia. Samalla olen ammentanut omaa innostustani ja kehittänyt toimintaa helpottavia skirptejä sekä automaatioita.
RPA (Robotic Process Automation) on ja tulee olemaan tulevaisuuden ala, ja kaikki sen eteen tässä hetkessä tehtävä on jo plussaa. HR-järjestelmien käyttöliittymät saattavat olla kankeita ja jopa automatisointi aika-ajoin haastavaa. Juuri tämä tekee työstä kuitenkin myös motivoivaa.
Viime aikoina olen keskittynyt rajapintojen kautta tehtäviin operaatioihin, joissa päästäänkin kiertämään ihmisille tarkoitettuja järjestelmiä ja puhumaan ”tietsikka tietsikalle”, jolloin saadaan aikaan enemmän ja nopeammin. Etenkin toiminnan tehokkuuden kehittäminen ja jäyhien prosessien nopeuttaminen motivoi.
Myös sisäiset projektit ja talon omien käytänteiden hiominen ja parantaminen on antoisaa. Minusta on mieletöntä oppia uutta ja kehittää, ja toivon tartuttavani ainaista innostusta ympärillenikin.
Ai millainen on tiimini?
Koljosen kanssa koodaamme ohjelmistorobotiikan avulla robottiratkaisuja asiakkaidemme avuksi sekä muiden integratalaisten asiantuntijoiden arkeen. Käytännössä luomme automatiikkaa tekemään vaikka mitä TAI ihan mitä vain!
Tiimimme tekemä työ on oikeasti mielenkiintoista ja merkityksellistä.
Juha-Matin timantinkova osaaminen ja oma (yli)vilkas luonteeni sekä halu kokeilla uutta ja murtaa menneisyyden meininkiä on aika kova kombo: tässä tiimissä toinen taitaa ja toinen kyseenalaistaa, monimutkaistaa, yksinkertaistaa ja keksii kulmia, joita ei ole vielä huomattu mittailla.
Toki myös robotit ovat työkavereitamme, mutta tiiminä täydennämme toisiamme toimimalla toisillemme peileinä. Hyvällä yhteistyöllä saamme prosessin kuin prosessin – tavalla tai toisella – toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla.
Pelkkä mahdollisuus saada asiakkaalta tai sisäisesti ratkaistava ongelma on jo innostavaa, mutta keksiäpä siihen vielä toimiva ja tehokas ratkaisu – se taas on todella mahtavaa! Uskon, että monijärjestelmäinen lähestymistapa ja tiimimme laaja osaaminen on arvokasta myös asiakkaillemme. Huomisen HR:n varalle meillä on työn alla paljon tapoja saada HR-hommat toimimaan tehokkaammin.
”Huomisen HR:n varalle meillä on työn alla paljon tapoja saada HR-hommat toimimaan tehokkaammin.”
Integratalainen robotti-ihminen Henrik Aminoff.
Innostavaa on myös, kun oman talon sisältä löytyy sparreja. Yhdessä Integratan integraatiotiimin kanssa pieni RPA-tiimimme tehostuu. Laajennetussa porukassa saamme turvallisesti heitellä ajatuksia ja ihmetyksiä ilmoille sovellusrobotiikasta sekä sparrailla Integratan integraatioratkaisuiden, kuten Jauhamon sekä Mepco-integraatioiden osalta.
Yhdessä pidämme kehityksen kehittymässä.
Iloa integratalaisuudesta
Integratalaisuus sopii mielestäni kaikille. Joidenkin vain tulee vähän muuttua (huumoria!) 🙃
Integratalaisuus on inhimillistä ja itseohjautuvaa. Koen kulttuurin itselleni todella tärkeänä ja hienona. Kulttuuri vaatii yksilöltä aivoa tehdä ja ajatella itse: katsoa itseään, tiimiään sekä koko organisaatiotaan isommalla skaalalla ja pohtia, mitä ja miten voisi tehdä tämän paremmin.
Parasta on Integrata Manifestoon pohjaava Ajattelu ennen ohjetta. Se integratalainen tapa toimia, joka PAKOTTAA pohtimaan, kehittymään ja kehittämään (joskus vahingossakin) prosesseja, itseään ja tiimiään.
Täällä on pyyhitty pölyt myös vanhentuneista käsityksistä vanhempainvapaiden tai työn ja perhe-elämän yhdistämisen suhteen: voin ilmoittaa tiimille tai vaikka koko organisaatiolle, että ”tänään on tällainen tilanne päällä perheessä, ja olen koneella tai en ole koneella tähän ja tähän aikaan”. Homma toimii, mitään pahaa ei tapahdu, kukaan ei huohota niskaan. Työt voi tehdä tehokkaasti toisena ajankohtana.
Integratalla ihmiset ovat oikeita ihmisiä – ja se on minusta Integrata pähkinänkuoressa.
”Integratalla ihmiset ovat oikeita ihmisiä – ja se on minusta Integrata pähkinänkuoressa.”
Integratalainen Henrik Aminoff.
Henrikin vinkit tuleville integratalaisille
- Muista, että kukaan ei ole yksin oikeassa. Kyseenalaista.
Kerro mielipiteesi: miten sinä olet tehnyt ja mikä on toiminut. - AJATTELU ENNEN OHJETTA*. Huutokirjaimin, jotta toimintamallin tärkeys tässä työyhteisössä korostuu. Kyseenalaistaminen ei ole ohjeen kumoamista, vaan omaa ajattelua.
- Imurinputki ennen uraputkea*. Työ on tärkeää, mutta vain työtä. Tärkeintä on elämä työn ulkopuolella. Jos jotain odottamatonta tapahtuu, ota rauhallisesti. Kaikki järjestyy.
* Tähdellä merkityt ovat arvoasetelmia Integrata Manifestosta, tavastamme toimia.
Integratalaiseksi? Tilaa Uraepistola
Tilaa Uraepistola ja tiedät HR:n ja palkkahallinnon hauskimmista työpaikoista ennen muita! Toimitamme parhaat duunit suoraan inboxiisi sitä mukaa, kun niitä avautuu. (Haluat ehkä lukaista myös, miten turvaamme tietojasi.)
Parannamme asiakkaidemme työpäiväkokemusta laittamalla robotit tekemään toistuvia tehtäviä HR-järjestelmiin. Integratalainen HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikka-asiantuntija Juha-Matti Koljonen avaa, miten HR-automaatio voi avittaa ja millaisia robotteja olemme luoneet asiakkaidemme avuksi.
Uurramme uraa karsimalla kuraa, eli hyödynnämme ohjelmistorobotteja asiakkaidemme auttamiseen ja manuaalisen työn tuskan poistamiseen. Kuin ihminen. Tavoitteena on kuitenkin tehdä HR:n ja palkkahallinnon työpäivistä parempia antamalla koneen hoitaa ne hommat, joissa se voittaa ihmisen.
Robotiikkaa käytetään yleisesti korvaamaan joko vaarallista, toistuvaa, työlästä tai muuten aikaa vievää toimintaa. Integratalla roboteilla tehdään siis asiakkaidemme työpäiväkokemusten parantamiseksi toistuvia operaatioita HR-järjestelmiin, joista ei saada siirrettyä samaa tietoa muilla menetelmillä tai halutulla käyttäjäkokemuksella.
Seuraavassa on vain joitakin esimerkkejä erilaisista integratalaisista robottitoteutuksista.
Ohjelmistorobotiikka HR-järjestelmien jouhevoittajana ja palkkapalvelun parantajana
Näin integratalaiset robotit toimivat HR- ja palkkajärjestelmien parissa työskentelevien työpäiväkokemuksen parantamiseksi:
Työsuhteen elinkaarirobotti kuuluu niin kutsuttuihin valmisrobotteihin ja se voidaan sellaisenaan integroida HR-järjestelmä Sympa HR:ään. Elinkaarirobotti huolehtii puolestasi henkilöstön työsuhteen elinkaaren toistuvista toiminnoista: uuden henkilön rivien avaus, työsuhderivien päättäminen ja lopuksi passivointi.
Asiakkaillemme on toteutettu myös esimerkiksi henkilöiden käyttöoikeuksien lisäys- ja poistorobotteja esihenkilöroolien mukaan. Näissä toteutuksissa kaikki lisäklikkaukset hoituvat pari kertaa viikossa robotin toimesta!
”Robotti huolehtii HR- ja palkkajärjestelmissä esimerkiksi toistuvista toiminnoista ja lisäklikkauksista, raportoinnista ja täsmäytyksistä, dokumenttien toimituksista tai tarkastuksista. Lisäksi robotti tuottaa helpommin haettavaa ja luettavaa aineistoa.”
Integratalainen HR-automaatioasiantuntija Juha-Matti Koljonen.
Mepco HRM:n osalta robotit parsivat sisään saapuvaa aineistoa loma- ja poissaolojaksoista sekä raportoivat asiakkuuden tasolla lomaraportteja mm. merkityistä lauantaivapaista, pitämättömistä lomista ja peräkkäisistä sairauspoissaoloista.
Samaten robotilla täsmäytetään Tulorekisterin raporttia tapahtuma-aineistoa vastaan ja tuotetaan helpommin tarkastettavaa aineistoa palkanlaskentaan.
Myös Mepco Webissä sairauspoissaolotodistusten toimitus lomakkeen ja robotin yhteistyöllä on helppoa – ja yleistä. Yhteistyö robotin kanssa tuottaa aineistoa, joka on helpompaa hakea ja tarkastaa joko asiakkaamme tai palkkapalvelumme toimesta.
Ohjelmistorobotti ei katso kelloa
Robotit eivät välitä työajoista, vaan jaksavat raataa väsymättä. Ohessa esimerkkejä kellon ympäri painavista työaikaroboteista:
Tiima-työaikajärjestelmän kanssa robotit hoitavat kuukausittain mm. mallipohjien ajamista valituilla parametreilla (koko kuukauden tiedot tai esimerkiksi 1.–15. päivän kirjausaineiston siirto). Lisäksi osalla asiakkaistamme on integraatioita muihin järjestelmiin, joita varten Tiiman tuntikirjausaineistoa koostetaan näihin järjestelmiin sopivampaan muotoon – jotta asiakkaamme työ helpottuisi.
Quinyx-työajanhallintajärjestelmässä robottimme voi käydä muistuttelemassa esihenkilöitä hyväksymättömistä tunneista ja tehdä jopa palkka-ajon! Vaikka palkka-ajo on automatisoitavissa, muistutukset pari kertaa ennen ajon suoritusta parantavat poikkeuksetta saapuvan palkka-aineiston laatua ja näin kaikkien tyytyväisyyttä käytössä oleviin järjestelmiin.
RPA matka- ja kuluhallinnassa
Voiko ohjelmistorobotiikka sujuvoittaa matka- ja kuluhallintaa?
M2-maksatusaineistoja käsitellään meillä myös RPA:n (Robotic Process Automation) avulla. M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmässä robottimme voi kirjautua järjestelmään, ilmoittaa hyväksyntävaihetta varten eteenpäin asiakkaallemme hyväksyttävät summat sekä muut sovitut lisätiedot. Kun hyväksyntä on saatu, robotti hoitaa järjestelmässä vaiheet itsenäisesti eteenpäin.
Matka- ja kuluhallinnan modernin Acubiz-sovelluksen ympärille on mahdollista esimerkiksi tuottaa automaattista raportointia käyttäjärooleista ja -määristä.
Ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt
Mahdollisuudet käyttää ja hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa palkkahallinnon ja HR:n arjen apurina ovat laajat. Robotit taipuvat myös uusien asioiden kehitykseen (toki myös minut tulee taivutella) 🙃
Esimerkkinä robotti voisi vaikka lukea tarvittavan pdf-tiedoston, poimia siitä tiettyjen kenttien arvot ja täyttää tiedot toisessa paikassa helpommin selattavaan ja raportoitavaan muotoon.
Ohjelmistorobotiikkaa voidaan käyttää jopa konversioissa ja kertaluontoisissa tapahtumissa, jos lähdejärjestelmä tuottaa aineistoa, jonka konversiossa menisi paljon aikaa ja virheet ovat käsin tehdessä helposti syntyviä.
Esimerkkinä jälleen vaikkapa satasivuinen pdf-tuloste, josta tarvitaan kirjanpitolukuja konversioaineistoksi: kertarobotti saattaa olla tässä tehokkaampi (ja kustannustehokkaampi), kuin monta päivää konsultin työaikaa!
”Saamme robotit liikkumaan HR-järjestelmästä toiseen.”
Robotit eivät ole sidottuja järjestelmäympäristöön.
Robotit eivät ole voimakkaasti sidottuja mihinkään ympäristöön ja saamme ne liikkumaan HR:n järjestelmästä toiseen. Lisäksi robotilla voidaan tehdä vaikeampaakin tulkitaa ohjaustaulujen perusteella. Pisimmälle vietynä esimerkiksi lomakkeella ilmoitettu poissaolo ja väliaikaisesti lomakkeelle tallentunut ICD-koodi hyvillä ohjaustauluilla voi tuottaa palkallisuustiedon selvissä tapauksissa ilman henkilön tulkintaa ja valuttaa palkallisuustiedon suoraan palkka- tai työaikajärjestelmään.
”Ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt ja robotti hoitaa helpot tai toisteiset tapaukset.”
Uurramme uraa karsimalla kuraa.
Ja kuten aina, epäselvät tapaukset voidaan ohjata ihmiselle päätökseen. Tällöin molemmille on edelleen työpäivässä tekemistä, mutta jokainen voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa: ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt ja robotti hoitaa helpot tai toisteiset tapaukset.
Ohjelmistorobotiikka kiinnostaa – miten alkuun?
Robotiikan käyttöönotto lähtee liikkeelle potentiaalisen prosessin tai käyttötapauksen tunnistamisesta. Mikäli siis haluat päästä helpolla, ota meihin yhteyttä! Käymme kanssasi läpi, millainen robotisoinnin potentiaali omissa HR-prosesseissanne tai -järjestelmissänne muhii.
