Robotin avulla voidaan käyttää HR-järjestelmiä kuin ihminen; yhdistellä tietoja, syöttää tietoa tai käsitellä toisteista työtä. Ainoa reunaehto on, että lähdeaineiston tulee olla koneelle ymmärrettävä.
Millaisiin hommiin robottia ei kannata käyttää?
Kerran vuodessa toistuvat työt on hyvä hoitaa vielä ihmisvoimin. Robottia ei myöskään kannata käyttää automaatioihin, jotka voi tehdä esimerkiksi suoraan rajapintojen kautta. Ohjelmistorobotin hyöty tulee esiin parhaiten usein toistuvassa työssä, jolloin se nopeuttaa työtä ja parantaa työpäiväkokemusta.
Onko robotti tarkempi kuin ihminen?
On. Robotti jaksaa painaa HR-järjestelmässä yötä myöten, siinä missä ihminen tarvitsee lepoa. Vaikka robotti voi tehdä työtä järjestelmissä kuin ihminen, ihmisen tulkintaa ja taitoja tarvitaan edelleen myös.
Mitä HR-järjestelmärobotteja Integratalla on luotu?
– Robotteja rakennetaan helpottamaan sekä asiakkaidemme että integratalaisten työtä, kertoo integratalainen ohjelmistorobotiikkaihminen Joonas Soinila.
Integratalainen HR-automaatioasiantuntija Juha-Matti Koljonen puolestaan listaa integratalaiset HR-robotit:
Sympa HRon ketterä HR-järjestelmä, joka joustaa jokaiseen tarpeeseen ja palvelee yrityksen koko henkilöstöä. Lisäksi se mahdollistaa ideoinnin ja automaation. Sympaa on esimerkiksi vaivaton konfiguroida ja saada se vaikkapa kirjautumaan – kuin ihminen.
Kokosin tähän kirjoitukseen kohokohdat, mitä robotti voi tehdä Sympassa ja millaisia toteutuksia olemme tehneet asiakkaillemme HR:n ohjelmistorobotiikan (RPA) avulla.
Mitä robotti voi tehdä Sympassa?
lisätä rivejä
päivittää tietoja
päättää taulukoita
passivoida henkilöitä
viedä liitteitä
muodostaa tiedostoja, kuten työsopimuksia, ja lähettää niitä.
Millaisia robotteja olemme toteuttaneet Sympaan?
työsopimuksen lähetys allekirjoitukseen
työsuhderivien täydentäminen
rivien perustaminen
työtodistuksen muodostaminen ja lähetys
rivien päättäminen, oikeuksien poisto ja passivointi
käyttöoikeuksien raportointi
taulukon arvojen täyttö (lukee pdf-liitteestä tiedot ➡️ vie Sympa-taulukkoon)
Huomisen HR:n parissa voi tehdä monipuolista uraa. Integratalainen Henrik Aminoff on robotiikkaihminen. Miten kasvatustieteilijä päätyi koulun penkiltä ensin HR-osastolle, draivaamaan digitalisaatiota maailmalle, myöhemmin matka- ja kuluhallinnan asiantuntijaksi ja löysi lopulta henkisen kotinsa Integratan ohjelmistorobotiikan parista? Tämä uratarinakannattaa lukea. Sisältää myös HUUTOKIRJAIMIA.
Tulin Integratalle vuonna 2020. Koulutukseltani olen kasvatustieteiden maisteri, pääaineenani aikuiskasvatustieteet. Aloitin yliopiston viimeisenä vuonna kesken opintojen Nokian Renkailla HR-osaston ”jokapaikanhenkilönä”, tehden mm. data-analytiikkaa, järjestelmiä ja yleistä tietsikkahommaa.
Digitalisaatio vei jo tuolloin mennessään: siirryin Vianorille samaan konserniin, jossa merkittävän projektin osana tehtiin digitalisaatioponnistusta. Toimin Pohjoismaiden laajuudella käyttöönotoissa ja kiertelin maita ja mantuja kouluttamassa uusien laitteistojen käyttöä sekä uusia prosesseja. Tästä digiloikasta kirjoitin myös pro gradu -tutkielmani; aihe, joka on edelleen lähellä sydäntäni.
Integratalle tulin M-Filesilta, jossa konsultoin pari vuotta järjestelmäkäyttöönottoja. Tässäkin työssä pääsi näkemään uuden ja vanhan maailman rajapintaa: paperimappien digitointia ja muuta mielekästä manuaalisen työn minimointia. Lisäksi työssä kehitettiin paljon erilaisia toimintamalleja asiakkaiden prosesseihin.
Jokin jäi kehittämisessä kytemään.
Uutta uraa karsimalla kuraa
Integratalla aloitin ensin matka- ja kuluhallinnan palvelun parissa järjestelmäkonsulttina. Muutamassa vuodessa olinkin kaverustunut paitsi työkavereiden, myös robottien kanssa. Uudistaminen ja fiksusti tekeminen on minulle äärimmäisen tärkeää. Tätä kautta löysin hyvin luonnollisesti uutta uraa Integratan ohjelmistorobotiikkatiimistä. Tässä positiossa karsin kuraa: teen paitsi asiakkaillamme käytössä oleviin HR:n ja palkkahallinnon järjestelmiin ns. rivirobotteja, kehitän myös sisäisesti prosesseja aina perehdytyksestä asiakaspalvelualustaan sekä itsensä- ja tiiminkehittämistyökaluihin.
” Tässä positiossa karsin kuraa: teen paitsi asiakkaillamme käytössä oleviin HR:n ja palkkahallinnon järjestelmiin ns. rivirobotteja, kehitän myös sisäisesti prosesseja.”
Integratalainen robotti-ihminen Henrik Aminoff.
Minua motivoi, että robottien avulla on mahdollista karsia HR-osastojen toistuvaa työtä ja kehittää organisaation toimintaa.
Parasta työssä juuri nyt on uusi UiPath-lisenssiversio, joka on tarjonnut entistä laajempia mahdollisuuksia. Samalla olen ammentanut omaa innostustani ja kehittänyt toimintaa helpottavia skirptejä sekä automaatioita.
RPA (Robotic Process Automation) on ja tulee olemaan tulevaisuuden ala, ja kaikki sen eteen tässä hetkessä tehtävä on jo plussaa. HR-järjestelmien käyttöliittymät saattavat olla kankeita ja jopa automatisointi aika-ajoin haastavaa. Juuri tämä tekee työstä kuitenkin myös motivoivaa.
Viime aikoina olen keskittynyt rajapintojen kautta tehtäviin operaatioihin, joissa päästäänkin kiertämään ihmisille tarkoitettuja järjestelmiä ja puhumaan ”tietsikka tietsikalle”, jolloin saadaan aikaan enemmän ja nopeammin. Etenkin toiminnan tehokkuuden kehittäminen ja jäyhien prosessien nopeuttaminen motivoi.
Myös sisäiset projektit ja talon omien käytänteiden hiominen ja parantaminen on antoisaa. Minusta on mieletöntä oppia uutta ja kehittää, ja toivon tartuttavani ainaista innostusta ympärillenikin.
Tiimimme tekemä työ on oikeasti mielenkiintoista ja merkityksellistä.
Juha-Matin timantinkova osaaminen ja oma (yli)vilkas luonteeni sekä halu kokeilla uutta ja murtaa menneisyyden meininkiä on aika kova kombo: tässä tiimissä toinen taitaa ja toinen kyseenalaistaa, monimutkaistaa, yksinkertaistaa ja keksii kulmia, joita ei ole vielä huomattu mittailla.
Toki myös robotit ovat työkavereitamme, mutta tiiminä täydennämme toisiamme toimimalla toisillemme peileinä. Hyvällä yhteistyöllä saamme prosessin kuin prosessin – tavalla tai toisella – toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla.
Pelkkä mahdollisuus saada asiakkaalta tai sisäisesti ratkaistava ongelma on jo innostavaa, mutta keksiäpä siihen vielä toimiva ja tehokas ratkaisu – se taas on todella mahtavaa! Uskon, että monijärjestelmäinen lähestymistapa ja tiimimme laaja osaaminen on arvokasta myös asiakkaillemme. Huomisen HR:n varalle meillä on työn alla paljon tapoja saada HR-hommat toimimaan tehokkaammin.
”Huomisen HR:n varalle meillä on työn alla paljon tapoja saada HR-hommat toimimaan tehokkaammin.”
Integratalainen robotti-ihminen Henrik Aminoff.
Innostavaa on myös, kun oman talon sisältä löytyy sparreja. Yhdessä Integratan integraatiotiimin kanssa pieni RPA-tiimimme tehostuu. Laajennetussa porukassa saamme turvallisesti heitellä ajatuksia ja ihmetyksiä ilmoille sovellusrobotiikasta sekä sparrailla Integratan integraatioratkaisuiden, kuten Jauhamon sekä Mepco-integraatioiden osalta.
Yhdessä pidämme kehityksen kehittymässä.
Iloa integratalaisuudesta
Integratalaisuus sopii mielestäni kaikille. Joidenkin vain tulee vähän muuttua (huumoria!) 🙃
Integratalaisuus on inhimillistä ja itseohjautuvaa. Koen kulttuurin itselleni todella tärkeänä ja hienona. Kulttuuri vaatii yksilöltä aivoa tehdä ja ajatella itse: katsoa itseään, tiimiään sekä koko organisaatiotaan isommalla skaalalla ja pohtia, mitä ja miten voisi tehdä tämän paremmin.
Parasta on Integrata Manifestoon pohjaava Ajattelu ennen ohjetta. Se integratalainen tapa toimia, joka PAKOTTAA pohtimaan, kehittymään ja kehittämään (joskus vahingossakin) prosesseja, itseään ja tiimiään.
Täällä on pyyhitty pölyt myös vanhentuneista käsityksistä vanhempainvapaiden tai työn ja perhe-elämän yhdistämisen suhteen: voin ilmoittaa tiimille tai vaikka koko organisaatiolle, että ”tänään on tällainen tilanne päällä perheessä, ja olen koneella tai en ole koneella tähän ja tähän aikaan”. Homma toimii, mitään pahaa ei tapahdu, kukaan ei huohota niskaan. Työt voi tehdä tehokkaasti toisena ajankohtana.
Integratalla ihmiset ovat oikeita ihmisiä – ja se on minusta Integrata pähkinänkuoressa.
”Integratalla ihmiset ovat oikeita ihmisiä – ja se on minusta Integrata pähkinänkuoressa.”
Integratalainen Henrik Aminoff.
Henrikin vinkit tuleville integratalaisille
Muista, että kukaan ei ole yksin oikeassa. Kyseenalaista. Kerro mielipiteesi: miten sinä olet tehnyt ja mikä on toiminut.
AJATTELU ENNEN OHJETTA*. Huutokirjaimin, jotta toimintamallin tärkeys tässä työyhteisössä korostuu. Kyseenalaistaminen ei ole ohjeen kumoamista, vaan omaa ajattelua.
Imurinputki ennen uraputkea*. Työ on tärkeää, mutta vain työtä. Tärkeintä on elämä työn ulkopuolella. Jos jotain odottamatonta tapahtuu, ota rauhallisesti. Kaikki järjestyy.
Tilaa Uraepistola ja tiedät HR:n ja palkkahallinnon hauskimmista työpaikoista ennen muita! Toimitamme parhaat duunit suoraan inboxiisi sitä mukaa, kun niitä avautuu. (Haluat ehkä lukaista myös, miten turvaamme tietojasi.)
Parannamme asiakkaidemme työpäiväkokemusta laittamalla robotit tekemään toistuvia tehtäviä HR-järjestelmiin. Integratalainen HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikka-asiantuntija Juha-Matti Koljonen avaa, miten HR-automaatio voi avittaa ja millaisia robotteja olemme luoneet asiakkaidemme avuksi.
Uurramme uraa karsimalla kuraa, eli hyödynnämme ohjelmistorobotteja asiakkaidemme auttamiseen ja manuaalisen työn tuskan poistamiseen. Kuin ihminen. Tavoitteena on kuitenkin tehdä HR:n ja palkkahallinnon työpäivistä parempia antamalla koneen hoitaa ne hommat, joissa se voittaa ihmisen.
Robotiikkaa käytetään yleisesti korvaamaan joko vaarallista, toistuvaa, työlästä tai muuten aikaa vievää toimintaa. Integratalla roboteilla tehdään siis asiakkaidemme työpäiväkokemusten parantamiseksi toistuvia operaatioita HR-järjestelmiin, joista ei saada siirrettyä samaa tietoa muilla menetelmillä tai halutulla käyttäjäkokemuksella.
Seuraavassa on vain joitakin esimerkkejä erilaisista integratalaisista robottitoteutuksista.
Ohjelmistorobotiikka HR-järjestelmien jouhevoittajana ja palkkapalvelun parantajana
Näin integratalaiset robotit toimivat HR- ja palkkajärjestelmien parissa työskentelevien työpäiväkokemuksen parantamiseksi:
Työsuhteen elinkaarirobotti kuuluu niin kutsuttuihin valmisrobotteihin ja se voidaan sellaisenaan integroida HR-järjestelmä Sympa HR:ään. Elinkaarirobotti huolehtii puolestasi henkilöstön työsuhteen elinkaaren toistuvista toiminnoista: uuden henkilön rivien avaus, työsuhderivien päättäminen ja lopuksi passivointi.
Asiakkaillemme on toteutettu myös esimerkiksi henkilöiden käyttöoikeuksien lisäys- ja poistorobotteja esihenkilöroolien mukaan. Näissä toteutuksissa kaikki lisäklikkaukset hoituvat pari kertaa viikossa robotin toimesta!
”Robotti huolehtii HR- ja palkkajärjestelmissä esimerkiksi toistuvista toiminnoista ja lisäklikkauksista, raportoinnista ja täsmäytyksistä, dokumenttien toimituksista tai tarkastuksista. Lisäksi robotti tuottaa helpommin haettavaa ja luettavaa aineistoa.”
Mepco HRM:n osalta robotit parsivat sisään saapuvaa aineistoa loma- ja poissaolojaksoista sekä raportoivat asiakkuuden tasolla lomaraportteja mm. merkityistä lauantaivapaista, pitämättömistä lomista ja peräkkäisistä sairauspoissaoloista.
Samaten robotilla täsmäytetään Tulorekisterin raporttia tapahtuma-aineistoa vastaan ja tuotetaan helpommin tarkastettavaa aineistoa palkanlaskentaan.
Myös Mepco Webissä sairauspoissaolotodistusten toimitus lomakkeen ja robotin yhteistyöllä on helppoa – ja yleistä. Yhteistyö robotin kanssa tuottaa aineistoa, joka on helpompaa hakea ja tarkastaa joko asiakkaamme tai palkkapalvelumme toimesta.
Ohjelmistorobotti ei katso kelloa
Robotit eivät välitä työajoista, vaan jaksavat raataa väsymättä. Ohessa esimerkkejä kellon ympäri painavista työaikaroboteista:
Tiima-työaikajärjestelmän kanssa robotit hoitavat kuukausittain mm. mallipohjien ajamista valituilla parametreilla (koko kuukauden tiedot tai esimerkiksi 1.–15. päivän kirjausaineiston siirto). Lisäksi osalla asiakkaistamme on integraatioita muihin järjestelmiin, joita varten Tiiman tuntikirjausaineistoa koostetaan näihin järjestelmiin sopivampaan muotoon – jotta asiakkaamme työ helpottuisi.
Quinyx-työajanhallintajärjestelmässä robottimme voi käydä muistuttelemassa esihenkilöitä hyväksymättömistä tunneista ja tehdä jopa palkka-ajon! Vaikka palkka-ajo on automatisoitavissa, muistutukset pari kertaa ennen ajon suoritusta parantavat poikkeuksetta saapuvan palkka-aineiston laatua ja näin kaikkien tyytyväisyyttä käytössä oleviin järjestelmiin.
M2-maksatusaineistoja käsitellään meillä myös RPA:n (Robotic Process Automation) avulla. M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmässä robottimme voi kirjautua järjestelmään, ilmoittaa hyväksyntävaihetta varten eteenpäin asiakkaallemme hyväksyttävät summat sekä muut sovitut lisätiedot. Kun hyväksyntä on saatu, robotti hoitaa järjestelmässä vaiheet itsenäisesti eteenpäin.
Matka- ja kuluhallinnan modernin Acubiz-sovelluksen ympärille on mahdollista esimerkiksi tuottaa automaattista raportointia käyttäjärooleista ja -määristä.
Ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt
Mahdollisuudet käyttää ja hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa palkkahallinnon ja HR:n arjen apurina ovat laajat. Robotit taipuvat myös uusien asioiden kehitykseen (toki myös minut tulee taivutella) 🙃
Esimerkkinä robotti voisi vaikka lukea tarvittavan pdf-tiedoston, poimia siitä tiettyjen kenttien arvot ja täyttää tiedot toisessa paikassa helpommin selattavaan ja raportoitavaan muotoon.
Ohjelmistorobotiikkaa voidaan käyttää jopa konversioissa ja kertaluontoisissa tapahtumissa, jos lähdejärjestelmä tuottaa aineistoa, jonka konversiossa menisi paljon aikaa ja virheet ovat käsin tehdessä helposti syntyviä.
Esimerkkinä jälleen vaikkapa satasivuinen pdf-tuloste, josta tarvitaan kirjanpitolukuja konversioaineistoksi: kertarobotti saattaa olla tässä tehokkaampi (ja kustannustehokkaampi), kuin monta päivää konsultin työaikaa!
Robotit eivät ole sidottuja järjestelmäympäristöön.
Robotit eivät ole voimakkaasti sidottuja mihinkään ympäristöön ja saamme ne liikkumaan HR:n järjestelmästä toiseen. Lisäksi robotilla voidaan tehdä vaikeampaakin tulkitaa ohjaustaulujen perusteella. Pisimmälle vietynä esimerkiksi lomakkeella ilmoitettu poissaolo ja väliaikaisesti lomakkeelle tallentunut ICD-koodi hyvillä ohjaustauluilla voi tuottaa palkallisuustiedon selvissä tapauksissa ilman henkilön tulkintaa ja valuttaa palkallisuustiedon suoraan palkka- tai työaikajärjestelmään.
”Ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt ja robotti hoitaa helpot tai toisteiset tapaukset.”
Uurramme uraa karsimalla kuraa.
Ja kuten aina, epäselvät tapaukset voidaan ohjata ihmiselle päätökseen. Tällöin molemmille on edelleen työpäivässä tekemistä, mutta jokainen voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa: ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt ja robotti hoitaa helpot tai toisteiset tapaukset.
Ohjelmistorobotiikka kiinnostaa – miten alkuun?
Robotiikan käyttöönotto lähtee liikkeelle potentiaalisen prosessin tai käyttötapauksen tunnistamisesta. Mikäli siis haluat päästä helpolla, ota meihin yhteyttä! Käymme kanssasi läpi, millainen robotisoinnin potentiaali omissa HR-prosesseissanne tai -järjestelmissänne muhii.
LAB-ammattikorkeakoulun, Haaga-Helian sekä Koulutuskeskus Salpauksen yhteisessä ESR-rahoitteisessa hankkeessa etsitään Päijät-Hämeen ja Uudenmaan alueella keinoja tuoda maahanmuuttajataustaisten ihmisten osaaminen esiin sekä vähentää mahdollisia työllistymisen esteitä. Hankkeessa kehitetään myös mobiileja tuki- ja ohjauskäytänteitä niin työelämän kuin oppilaitostenkin käyttöön.
Marraskuussa 2020 julkaistiin hankkeen puitteissa ensimmäinen botti, joka käyttää taustalla Integratan toteuttamaa tekoälyavusteista tietämyskantapohjaista tekniikkaa: Matti-botti avustaa ihmisiä osaamisenpaikka.fi-sivustolla. Botti käyttää vastauksissaan Azure Cognitive Services -tekoälymoottoria, etsii tietoa ja vastaa usein kysyttyihin kysymyksiin vaivatta.
Botti käyttää taustalla Integratan toteuttamaa tekoälyavusteista tietämyskantapohjaista tekniikkaa.
Hankkeessa kehitettävät perehdytysbotit saadaan suuren yleisön nähtäville ja kuvattua vasta myöhemmin; hankkeen todelliset tuotokset toimivat tällä hetkellä yritysten introissa ja bottitekniikan mahdollistavissa työkaluissa, kuten Teamsissä. Ne tuotetaan yhteistyössä yritysten kanssa.
Hankkeen pääkohderyhmänä ovat alle 30-vuotiaat nuoret aikuiset ja yli 54-vuotiaat maahanmuuttajataustaiset, jotka tarvitsevat tukea työllistymiseen. Muita kohderyhmiä ovat yritykset, työyhteisöt ja organisaatiot, joilla on valmius tarjota työpaikkoja, sekä opetus- ja ohjaushenkilöstö ja oppilaitosten työhön valmentajat, joiden kanssa yhteistyössä kehitetään toimintamalleja ja pilotoidaan niitä pääkohderyhmän kanssa.
Hankkeelle on rahoitus aina helmikuuhun 2022 asti. Kerromme osaltamme hankkeen tuloksista ja tietämyskantapohjaisten bottiratkaisuiden sielunelämästä myöhemmin vielä lisää.
