Maailma aukeaa, mitä kuuluu matka- ja kuluhallinta?
Matka- ja kuluhallinta liikkuu kahteen suuntaan. Kun pandemia pysäytti liikkeen, Integratan tiimi päätyi tutkimaan mm. matkustajien hiilijalanjälkeä sekä kehittämään kuluhallintaa. Mitä matka- ja kuluhallintaan kuuluu nyt, kun maailma alkaa aueta? Integratalainen asiantuntija Laura Oksanen kertoo kehityskuulumiset.
Laura Oksanen
laura.oksanen@integrata.fi 050 359 2665
Meidät kaikki yllätettiin puolitoista vuotta sitten päälle vyöryneellä pandemialla. Sen vaikutukset näkyivät valehtelematta joka paikassa. Niin arjessa kuin vapaa-aikanakin. Työmatkustaminen jymähti nollan paikkeille, aivan pakollisia reissuja lukuunottamatta. Koitti uusi etätyön ja verkkopalavereiden aikakausi.
Ensishokin jälkeen kuitenkin havaittiin, että matka- ja kuluhallinta ei sentään loppunut. Poissaolollaan toki loistivat käynnit ulkomailla, asiakkailla tai toisessa toimipisteessä. Mutta yrityksen arkisia kuluja kertyi yhä: ohjelmistovuokrat, postin kuljetukset, toimistotarvikkeet etätyöpisteille sekä tietysti uutena lisänä lukemattomat määrät kasvomaskeja ja käsidesejä…
Tilaisuudet järjestettiin eri tavoin: ruokalähetit kuljettivat palaveripullat kotiin ja pikkujoulut juhlittiinkin pienemmillä ryhmillä, tai niinkuin meillä Integratalla: Yli 100 henkeä 5–10 ihmisen voimin integratalaisten kodeissa.
Ajan ohjaaminen kehitykseen
Toisaalta tänä poikkeuksellisena aikana on ajateltu, että kuluhallintaprosessi- tai järjestelmämietinnöille ei koeta tarvetta, koska onhan käyttöaste ollut normaalia pienempää. Mutta osin ajanjaksoa on myös hyödynnetty kehittämiseen – aikaahan on riittänyt.
Resurssia ja toivetta on ollut pienempiin kehitysprojekteihin, joista kuumimpana meillä on ollut tapahtumien arkistointi ja mielenkiintoisena myös matkustajien hiilijalanjäljen tutkiminen.
”Kuumimpana kehitysasiana on ollut tapahtumien arkistointi ja mielenkiintoisena matkustajien hiilijalanjäljen tutkiminen.”
Integratalainen Laura Oksanen.
Järjestelmätoimittajat ovat tehneet loikkauksia mobiilitoimintojen kehittämisessä niin M2:ssa kuin Acubizissakin. On mahdollistettu mm. e-kuitteja, paranneltu OCR:ää ja oiottu turhia mutkia automatiikalla.
”Sovellukset ovat kehittyneet: on mahdollistettu e-kuitteja, paranneltu OCR:ää ja oiottu turhia mutkia automatiikalla.”
Tapahtui tänä aikana.
Meidän oman matkatiimimme sisällä taas on panostettu oppimiseen ja entisen päivittämiseen, ja jopa ihan uuden luomiseen. Esimerkiksi robotiikan liittäminen matkajärjestelmäprojekteihin ja matkareskontraan järkeistää hommien tekemistä; se poistaa turhia työpäivän rutiininomaisia tehtäviä ja nopeuttaa laajojen aineistojen viemistä järjestelmiin.
Uuteen aikaan
Nyt matka- ja kuluhallinnassa ollaan vähän jännän äärellä, tai ehkä jopa aitiopaikoilla, kun päästään läheltä seuraamaan, mihin suuntaan työmatkustaminen uudessa maailmassamme kehittyy. Palaavatko työntekijät kotitoimistoilta työpaikoille, vai miten ja millaiset hybridimallit mahdollistuvat?
Ihan entiseen tuskin on paluuta. Henkilökohtainen mutuni on, että ihmiset kuitenkin loppujen lopuksi kaipaavat kontaktia, ja kanssakäyminen livenä työtovereiden kanssa on ollut monella toiveena. Eleet ja äänenpainot kun tuppavat jäädä kasvottomissa etäpalsuissa huomiotta, vaikka niillä olisi keskusteluiden sujumisessa merkittävä rooli.
Työmatkustamisen varovainen käynnistyminen on jo osalla selkeästi alkanut. Matkareskontraankin tarvitaan jo resursseja aivan eri tavalla, kun siellä yllättäen odottaakin aiemman muutaman hassun laskun sijaan useita kymmeniä. Koulutusta ja ohjeita kaivataan, kun pölyt pyyhitään pitkästä aikaa matkajärjestelmätunnareiden päältä.
”Toivottavasti ei palatakaan entiseen: kuun lopussa kaikki aloittivat kivuliaan menneen kuun matkakulujen syöttämisen ja kuittien kaiveluprosessin.”
Hoida homma helposti Acubizilla tai M2:lla.
Toivottavasti ei sentään palata siihen nimenomaiseen entiseen, että kuun lopussa firman matkustajat asettuvat koneen ääreen ja aloittavat kivuliaan menneen kuun matkakulujen syöttämisen ja kuittien kaiveluprosessin 🤪
Onneksi meillä on nykyään tarjota loppukäyttäjänkin arkeen helpompia työkaluja! Acubizin mobiiliappiin saa jo ostotilanteessa lisättyä kuitin. Näin ei tarvitse sitten parin viikon päästä miettiä, että mihinkäs sitä luottokorttia tulikaan käytettyä. M2:n Smart Scan -ominaisuus taas nopeuttaa käteiskulujen käsittelyä.
Tätä tiedossa
Tulevaisuudessa matka- ja kuluhallinta näyttäisi siis entisestään kehittyvän automatiikan ja appeissa tapahtuvan käytön suuntaan. Loppukäyttäjien työn osuus vähenee entisestään ja matkareskontra saa lisää työkaluja erilaisten kulujen hallintaan.
Se, minkä tyylisiä kuluja matka- ja kuluhallinnassa parin vuoden päästä liikkuu, on vielä arvaus, mutta järjestelmät aivan varmasti jatkavat harppauksenomaista kehittymistään.
Tämän tiedän jo tässä kohtaa: kerromme kuulumiset jatkossakin ja pidämme tiimissä asiakkaamme ajan tasalla matka- ja kuluhallinnan kehityksestä.
Mikäli haluat heti helpottaa hommia, myös verkkokaupassamme on tarjolla matka- ja kuluhallinnan lisäarvotuotteita: