Terveydentilatietojen käsittely on välttämätöntä jokaisella työpaikalla esimerkiksi sairausajan palkanmaksun vuoksi. Ihmisten terveydentilaa koskevat tiedot ovat arkaluonteista tietoa ja niiden käsittelyä säädellään erityisen tarkkaan. Mitä tulee muistaa? Integratalainen työoikeuden asiantuntija Anna-Maija Marjakangas teki terveydentilatietojen tarkistuslistan.
Organisaatioiden tulee kiinnittää erityistä huomiota terveydentilatietojen käsittelyyn kaikissa prosesseissaan.
Lähtökohta lainsäädännössä on, että työnantaja saa käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja vain, jos käsittely on tarpeen sairausajan palkanmaksun tai siihen rinnastettavien, terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi tai sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy.
Lisäksi terveydentilatietoja saadaan käsitellä, jos työntekijä nimenomaisesti haluaa, että hänen työkykyään selvitetään niiden perusteella. Oikeus käsittelyyn on myös, jos laissa erikseen niin säädetään.
”Terveydentilatietojen käsittely on välttämätöntä jokaisella työpaikalla esimerkiksi sairausajan palkanmaksun vuoksi.”
Terveydentilatiedot tulee tallettaa lain vaatimalla tasolla.
Terveydentilatietoja saa kerätä vain työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan myös muualta. Yksittäisenä huomiona on hyvä tietää, että silloin, kun työntekijä toimittaa lääkärintodistuksen työnantajalle, työnantaja voi luovuttaa sen edelleen työterveyshuoltoon ellei työntekijä ole nimenomaisesti luovutusta kieltänyt. Eli lähtökohta tässä on luovutusoikeus työterveyshuoltoon, ellei sitä erikseen kielletä. Muutoin toki terveydentilatietojen luovutusta kolmansille tahoille on rajoitettu ja niitä voidaan luovuttaa vain tietosuojalainsäädännön asettamissa rajoissa.
Esimerkiksi ulkoistettu palkanlaskenta tai palveluna ostettu HR-palvelu ovat tahoja, jotka voivat käsitellä myös terveydentilatietoja työnantajan lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi. Tällöin nämä tahot ovat henkilötietojen käsittelijöitä työnantajan lukuun.
Terveydentilatietojen ja sairauslomatodistusten säilyttäminen
Lain mukaan terveydentilatiedot ja sairauslomatodistukset tulee säilyttää erillään työntekijöiden muista tiedoista. Tämä onkin tärkeä asia jokaisen organisaation muistaa ☝🏻
”Terveydentilatiedot tulee säilyttää erillään työntekijöiden muista henkilötiedoista.”
Laki määrittelee sairauslomatodistusten sijainnin.
Vuoden 2022 lopulla Tietosuojavaltuutetun toimisto antoi eräälle yritykselle 230 000 euron hallinnollisen seuraamusmaksun tietosuojalainsäädännön rikkomuksista. Yritys oli muun muassa tallentanut terveydentilatietoja HR-järjestelmäänsä samaan yhteyteen työntekijöiden muiden tietojen kanssa. Lisäksi osa tiedoista oli ollut virheellisiä ja niitä oli säilytetty merkittävästi pidempään, kuin olisi ollut sallittua.
Terveydentilatiedot tulee poistaa välittömästi, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Käsittelyn perustetta ja tarvetta on arvioitava vähintään viiden vuoden välein.
”Terveydentilatiedot tulee poistaa välittömästi, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta.”
Tarvetta tietojen säilytykselle on arvioitava viiden vuoden välein.
On myös huomioitava, että työntekijän terveydentilatietoja saavat käsitellä yrityksessä vain sellaiset henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä tai panevat niitä toimeen. Näillä henkilöllä myös on salassapitovelvollisuus käsittelemistään tiedoista.
Viimeistään edellä mainitun ratkaisun myötä on jokaisen organisaation syytä tarkastella omia käytäntöjään ja varmistettava terveydentilatietojen käsittelyn osalta ainakin seuraavat asiat 👇🏻
Tarkistuslista terveydentilatietojen lain mukaiseen säilytykseen
- Ethän tallenna tai säilytä terveydentilatietoja samassa paikassa muiden työntekijöiden henkilötietojen kanssa?
- Muistathan pitää huolta siitä, että virheelliset tiedot korjataan?
- Muistathan säilyttää terveydentilatietoja vain sen ajan, kuin niiden käsittelemiselle on peruste ja poistathan ne sen jälkeen?
- Onhan yrityksessä määritelty henkilöt, jotka käsittelevät terveydentilatietoja, ja onhan näiden ihmisten välttämätöntä käsitellä kyseisiä tietoja tehtäviensä vuoksi?
Tarvitsetteko apua?
Haluatko varmistaa, että yrityksessänne sairauslomatodistusten ja terveydentilatietojen tallentaminen on toteutettu lain vaatimalla tasolla? Humaanimman HR:n työoikeuspalvelumme varmistaa, että asiat hoidetaan pykäliä pitkin eikä päädytä pattitilanteeseen.
Syksy toi mukanaan useita muutoksia työlainsäädäntöön: vaihtelevan työajan järjestelyt, vuokratyöntekijät, osa-aikaiset ja määräaikaiset työntekijät, ulkomaantyö sekä pakollisten koulutusten maksuttomuus ja työajaksi lukeminen. Integratalainen lakiasiantuntija Anna-Maija Marjakangas käy läpi voimaan tulleet työlainsäädännön muutokset ja niiden sisällöt.
Työlainsäädännön muutokset kootusti
Seuraavat työlainsäädännön muutokset astuivat voimaan elokuussa 2022 vaihtelevan työajan järjestelyiden, vuokratyöntekijöiden, osa-aikaisten ja määräaikaiset työntekijöiden, ulkomaantyön sekä pakollisten koulutusten maksuttomuuden ja työajaksi lukemisen osalta. Oheen on avattu pari pykälää selkeämmin, mitä työlainsäädännön muutokset tarkoittavat käytännössä.
Vaihtelevan työajan järjestelyt
Vaihtelevalla työajalla tarkoitetaan järjestelyä, jossa työntekijän työaika määrättynä ajanjaksona vaihtelee työsopimuksen mukaisen vähimmäismäärän ja enimmäismäärän välillä. Tai työaikajärjestelyä, jossa työntekijä sitoutuu tekemään työnantajalle työtä erikseen kutsuttaessa.
On hyvä huomata, että lain mukaan vaihtelevasta työajasta ei saa työnantajan aloitteesta sopia, jos työnantajan todellinen työntekijätarve on kiinteä.
”Vaihtelevan työajan sopimuksia käyttävien työnantajien on jatkossa tarkasteltava toteutunutta työaikaa 12 kuukauden välein.”
Työlainsäädännön muutokset 2022
Työsopimuslain vaihtelevaa työaikaa koskevaan sääntelyyn tuli myös muutos. Sen mukaan vaihtelevan työajan sopimuksia käyttävien työnantajien on jatkossa tarkasteltava toteutunutta työaikaa 12 kuukauden välein. Jos tarkastelujaksolla toteutuneiden työtuntien määrä ja työnantajan työntekijätarve osoittavat, että työsopimuksessa sovittu vähimmäistyöaika olisi määriteltävissä korkeammaksi, työnantajan on kuukauden kuluessa tarkastelun suorittamisesta tarjottava työntekijälle sopimusta työaikaehdon muuttamisesta siten, että se vastaa tarkastelun tulosta.
Työnantajan on ilmoitettava työntekijälle tarkastelun ajankohta. Työntekijän tai hänen edustajansa pyynnöstä työnantajan on esitettävä kirjallinen selvitys tarkastelun tuloksesta ja sen perusteena olevista seikoista. Tarkastelu on tehtävä ensimmäisen kerran viimeistään 1.8.2023, tai kun työsuhde on kestänyt vuoden.
Lisäksi työsopimuslakiin tehty muutos edellyttää, että vaihtelevaa työaikaa noudattavan työntekijän työsopimuksessa tai erillisessä kirjallisessa selvityksessä on annettava tarkemmat tiedot siitä, missä tilanteissa ja missä määrin työnantajalle syntyy työntekijätarvetta. Työnantajan on myös annettava tiedot niistä viikonpäivistä ja kellonajoista, joina työnantaja voi teettää työtä ilman työntekijän kutakin kertaa antamaa suostumusta.
”Vaihtelevaa työaikaa noudattavan työntekijän osalta on annettava tarkemmat tiedot siitä, missä tilanteissa ja missä määrin työnantajalle syntyy työntekijätarvetta.”
Työlainsäädännön muutokset 2022
Vaihtelevan työajan sopimusten työvuorosuunnittelu
Lisäksi työaikalakiin on tullut lisäys vaihtelevan työajan sopimusten työvuorosuunnitteluun liittyen: työvuoron lisääminen työvuoroluetteloon edellyttää työntekijän suostumusta, jos työvuoro menisi sovittujen kellonaikojen ja viikonpäivien ulkopuolelle tai jos työvuoro ylittäisi vaihtelevan työajan työsopimuksella sovitun vähimmäistyöajan määrän. Suostumus voitaisiin antaa kutakin kertaa varten erikseen tai lyhyehköksi ajaksi kerrallaan.
Uudessa pykälässä säädetään lisäksi työvuoron peruuttamisesta. Lähtökohtaisesti aina sovittu työvuoro sitoo työnantajaa ja työnantajan tulee korvata työntekijälle palkanmenetys, jos työvuoro peruuntuu eikä vähimmäistyöaika täyty. Työnantajan tulee maksaa palkka työntekijälle, mikäli työvuoroa ei voida tehdä, vaikka työntekijä on ollut työnantajan käytettävissä.
Uuden pykälän mukaan työntekijälle on maksettava kohtuullinen korvaus työvuoron peruuntumisesta aiheutuvasta haitasta, jos työnantaja peruu työvuoroluetteloon merkityn tai muutoin sovitun työvuoron myöhemmin kuin 48 tuntia ennen työvuoron alkamista lain, tai työehtosopimuksen näin salliessa ja mikäli työntekijällä ei olisi peruutustilanteessa oikeutta palkkaan tai korvaukseen lain, työehtosopimuksen tai sovitun työvuoron peruuntumisen perusteella.
”Työntekijälle on maksettava kohtuullinen korvaus työvuoron peruuntumisesta, jos työnantaja peruu sovitun työvuoron myöhemmin kuin 48 tuntia ennen työvuoron alkamista.”
Työlainsäädännön muutokset 2022
Vuokratyöntekijät
Työsopimuslakiin tuli muutos myös vuokratyöntekijöiden osalta. Työsuhteen keskeisissä ehdoissa on kerrottava työntekijälle käyttäjäyrityksen nimi ja toimipaikka, kun ne ovat tiedossa.
Lisäksi määräaikaisen työsopimuksen tapauksessa on kerrottava käyttäjäyrityksen asiakassopimukseen perustuvan tilauksen syystä ja kestosta tai arvioidusta kestosta.
Työnantajan on myös annettava arvio määräaikaisen työsopimuksen työnantajayrityksessä tarjolla olevista muista, vuokratyöntekijän työsopimuksessa sovittuja työtehtäviä vastaavista työtehtävistä.
Osa-aikaiset ja määräaikaiset työntekijät
Mikäli osa- tai määräaikainen työntekijä pyytää mahdollisuutta korottaa työsopimuksen mukaista työaikaa tai pidentää työsopimuksen kestoaikaa, on työnantajalla velvollisuus antaa pyyntöön perusteltu vastaus kirjallisesti kuukauden kuluessa.
”Mikäli osa- tai määräaikainen työntekijä pyytää mahdollisuutta korottaa työsopimuksen mukaista työaikaa tai pidentää työsopimuksen kestoaikaa, on työnantajalla velvollisuus antaa vastaus kirjallisesti.”
Työlainsäädännön muutokset 2022
Jos kuitenkin työnantajalla on säännöllisesti työsuhteessa enintään 250 työntekijää, vastaus voidaan antaa kolmen kuukauden kuluessa pyynnöstä. Jos työntekijä toistaa pyyntönsä eivätkä vastauksen perustelut ole muuttuneet edellisen vastauksen jälkeen, voidaan vastaus antaa suullisesti. Työnantajalla ei ole velvollisuutta antaa kirjallista vastausta, jos työntekijä on työskennellyt työnantajan palveluksessa alle kuuden kuukauden ajan. Tai jos työntekijän edellisestä pyynnöstä on kulunut alle 12 kuukautta.
Ulkomaantyö
Työsopimuslain mukaan vähintään kuukauden kestävässä ulkomaantyössä työntekijälle on annettava tieto maasta tai maista, missä työtä tehdään. Lisäksi on ilmoitettava työn kesto, valuutta, jossa rahapalkka maksetaan, ulkomailla suoritettavat rahalliset korvaukset ja luontoisedut sekä työntekijän kotiuttamisen ehdot.
Työnantajan on annettava myös tieto palkasta, johon lähetetyllä työntekijällä on oikeus vastaanottavassa jäsenvaltiossa sovellettavan lainsäädännön tai yleisesti sovellettavien työehtosopimusten mukaisesti. Lisäksi tarpeen mukaan työnantaja ilmoittaa kaikki maksettavat lisät sekä matka-, majoitus- ja ruokailukustannusten korvaamista koskevat järjestelyt sekä linkin vastaanottavan jäsenvaltion kansalliselle verkkosivulle.
Pakollisen koulutuksen maksuttomuus ja työajaksi lukeminen
Työsopimukseen on nyt lisätty pykälä pakollisen koulutuksen maksuttomuudesta ja sen työajaksi lukemisesta: Jos työnantajalla on lakiin tai työehtosopimukseen perustuva velvollisuus tarjota työntekijälle koulutusta, jotta tämä voi tehdä työtä, jota varten hänet on palkattu, koulutuksen on oltava maksutonta työntekijälle.
”Työsopimukseen on nyt lisätty pykälä pakollisen koulutuksen maksuttomuudesta ja sen työajaksi lukemisesta.”
Työlainsäädännön muutokset 2022
Lisäksi koulutus on luettava työajaksi ja mahdollisuuksien mukaan sen on tapahduttava säännönmukaisten työvuorojen aikana.
Kysy lisää työlainsäädännön muutoksista tai tilaa työsopimuspohja verkkokaupasta
Jäikö jotain hampaankoloon? Tarvitsetko lisätietoa tai konsultaatiota työlainsäädännön muutoksista? Mietityttävätkö muutokset suhteessa palveluihimme? Kysy asiantuntijalta chatissa tai LinkedInissä.
Verkkokaupastamme tilaat lakiasiantuntijan laatiman työsopimuspohjan. Mikäli HR:nne kaipaa arjen sparrausapua HR-hommien kehittämisen ja ajantasaisuuden varmistamiseksi, hanki HR-valkku.
Huomisen HR suoraan sähköpostiin?
Asiakkaanamme saat huomisen HR:n tärkeät tiedotteet ja uutta ajateltavaa suoraan sähköpostiin. Voit liittyä Integratan kuppikuntaan, vaikket olisikaan asiakkaamme. Kirjeessä ajankohtaista asiaa ja valikoituja viisauksia HR:n hiekkalaatikolta.
Jos et enää suorita sähköpostia, voit signata itsesi kuukausikirjeemme tilaajaksi myös LinkedInissä.
Työelämän isosta muutoksesta on puhuttu paljon ja pitkään. On puhuttu sirpaleisista työsuhteista, pätkätöistä ja epävarmuudesta. Tänä päivänä lisäksi puheissa korostuu työvoimapula, rekrytoinnin vaikeus monilla aloilla ja vaihtuvuusaalto, jolle englannin kielessä onkin jo syntynyt oma käsitteensä, The Great Resignation. Integratalainen laki-ihminen Anna-Maija Marjakangas pureutuu probleemaan. Vai onko tämä kaikki edes ongelma?
Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestö OECD:n raportissa vuodelta 2019 (”The Future of Work, OECD Employment Outlook 2019”) todetaan, että työn uudet muodot ovat lisääntymässä, ja tämä onkin yksi tulevaisuuden työelämän megatrendeistä. Määritelmänä työn uudet muodot kattavat paljon erilaisia työn tekemisen muotoja, ja ne ilmenevät omana käsitteellisenä ryhmänään vain suhteessa niin sanottuun standardiin eli työsuhteiseen työhön.
On syytä huomata, että myös tekemisen ja osaamisen ostaminen palveluna sekä ulkoistaminen vaikuttavat omalla tavallaan työn tekemisen muutokseen, koska töitä, joita on totuttu tekemään sisäisesti yrityksessä, voidaan hankkia palveluna ulkopuolelta. Työelämän muutokset ja trendit tekevätkin tästä entistä houkuttelevamman vaihtoehdon monissa tilanteissa.
Työn muutoksen taustatekijöistä
Kehityksessä on kaksi voimakasta taustatekijää. Yhtäältä kriittiseksi tekijäksi tässä kokonaisuudessa nousee paljon puhuttu työvoimapula sekä rekrytoinnin vaikeus monilla aloilla, kuin myös suuri vaihtuvuus. Yhtälössä voimistuu tarve löytää osaajia ja saada heidät pysymään, riippumatta työn tekemisen muodosta. Eli tärkeintä lienee, että saadaan osaavia tekijöitä, tekivät he sitten hommia työsuhteessa, freelancerina tai vuokratyöntekijänä.
Yhtälössä voi kuitenkin joskus unohtua, että varteenotettava vaihtoehto voi olla myös ostaa osaamista ulkopuolelta palveluna.
”Varteenotettava vaihtoehto voi olla myös ostaa osaamista ulkopuolelta palveluna.”
Tarpeeseen löytää osaajia on ratkaisu.
Toisaalta yrityksillä on tarve saada sopeutettua käytössään olevaa osaamista ja työntekijämäärää kulloisenkin tilanteensa ja tarpeensa mukaan, jolloin muut työn tekemisen muodot, kuin työsuhde, mahdollistavat joustavamman resurssoinnin. Eri toimialoilla ja eri yrityksissä näillä tekijöillä on erilaisia painoarvoja, ja joillain toimialoilla esimerkiksi resurssoinnin sopeuttaminen tarpeen mukaan ei vaikuta lainkaan, jos yritys kamppailee jatkuvasti osaajien löytymisen kanssa.
On melko turvallista väittää, että yrityksen kilpailukyvyn kannalta kriittisimpien osaamisten tulisi olla yritykseen työsuhteessa.
”On melko turvallista väittää, että yrityksen kilpailukyvyn kannalta kriittisimpien osaamisten tulisi olla yritykseen työsuhteessa.”
Ja näin me väitämme.
Työsuhde on tarkoituksenmukaisin tapa järjestää työn tekeminen ainakin silloin, kun työntekijän osaamista halutaan sekoittaa laajalti yrityksen eri toimintoihin ja hyödyntää laajasti koko organisaatiossa. Samoin silloin, kun työntekijän täytyy tuntea koko liiketoiminta ja yritys perusteellisesti.
Juridisesti kyse on siitä, että työsuhteessa mikään muu ulkopuolinen, kuin lainsäädäntö ei rajoita yrityksen työnjohto-oikeutta. Johtamisen näkökulmasta työsuhde lienee edelleen paras tapa sitouttaa ihmisiä organisaatioon. Hyvällä ja tarkoituksenmukaisella johtamisella kuitenkin myös muut kuin työsuhteiset tekijät pystytään sitouttamaan yritykseen yhtä lailla.
Kriittiset osaamiset ja osto-osaaminen
Mitä kauemmas kilpailukyvyn kannalta kriittisestä osaamisesta mennään, sitä turvallisempaa ja tehokkaampaa on hankkia kyseinen osaaminen ja tekeminen muulla tavalla kuin työsuhteen muodossa.
”Mitä kauemmas kilpailukyvyn kannalta kriittisestä osaamisesta mennään, sitä turvallisempaa ja tehokkaampaa on hankkia kyseinen osaaminen ja tekeminen muulla tavalla kuin työsuhteen muodossa.”
Työelämän muutos tarjoaa monia mahdollisuuksia.
Jos lähdetään siitä, että yrityksen ydinosaamiset kannattaa pitää työsuhteisina, mitä vaihtoehtoja muiden osaamisten hankkimisen osalta löytyy?
Osaamista ja tekijöitä voidaan hankkia ainakin vuokratyönä, palveluna tai toimeksiantona esimerkiksi yksinyrittäjän kautta.
Mitä oikein ostaa, kun hankkii osaamista näissä eri muodoissa?
- Työsuhteessa saat valitsemasi tekijän, jota voit ohjata tekemään haluttuja asioita, mutta et saa taetta halutusta lopputuloksesta.
- Vuokratyössä saat samat asiat, kuin työsuhteessakin, mutta tulet sidotuksi vuokratyöyrityksen sopimusehtoihin ja vuokratyöyritys hallitsee suhdetta työn tekijään.
- Palveluna ostettaessa saat sovitun lopputuloksen, mutta et saa (välttämättä) valita tekijää, etkä voi ohjata itse työn suorittamisen toteuttamisen tapaa.
- Toimeksiannossa freelancerin kanssa kaikki taas riippuu tehtävästä toimeksiantosopimuksesta ja sen ehdoista. Yksinyrittäjän kanssa henkilöriski on kuitenkin yhtä korkea kuin työsuhteisen työntekijän kanssa.
Lyhyellä analyysilla voidaan siis todeta, että mitä vähemmän yrityksellä on tarvetta sekoittaa yksilön tekemistä ja osaamista muuhun organisaation tekemiseen ja mitä kauempana kyseinen tekeminen on organisaation kilpailukykyä tuottavista ydinosaamisista, sitä helpompaa, järkevämpää ja turvallisempaa on hankkia tämä osaaminen ja tekeminen muussa muodossa kuin työsuhteisena.
Ulkoistuksella helppoutta HR-toimintoihin
On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että yrityksen ei-ydinosaamiset ovat yhtä lailla yrityksen tärkeää osaamista ja että osaamiset eivät ylipäätään ole staattisia. Myös niitä pitää kehittää ja pitää ajan tasalla. Lisäksi kyse voi olla organisaation kannalta elintärkeistä toiminnoista, kuten palkkojen maksamisesta tai työsuhdeasioista, vaikka ne eivät olisikaan yrityksen ydintoimintaa.
HR-asioissa onkin jo totuttu ostamaan palveluna ja ulkoistamaan palkkahallinnon palveluita. Palkanlaskenta on yrityksen näkökulmasta kriittinen osa-alue, mutta ei kuitenkaan monenkaan yrityksen ydinosaamista eikä kilpailukyvyn perusta.
”HR-asioissa onkin jo totuttu ostamaan palveluna ja ulkoistamaan palkkahallinnon palveluita.”
Hyödynnä HR-palveluntarjoajan ydinosaaminen.
Palkanlaskennan lisäksi myös HR:n useat työsuhdeprosessit ovat yrityksen näkökulmasta kriittisiä tekemisiä, mutta nekään eivät useinkaan liity yrityksen kilpailukykyyn. Siksi onkin usein tarkoituksenmukaisempaa antaa tämä tekeminen kumppanin vastuulle, koska näin varmistetaan se, että asiaan liittyvä osaaminen ja prosessit pysyvät kirkkaina ja ajantasalla, varahenkilöitys varmistetaan ja yrityksen ei tarvitse murehtia rekrytoinnin vaikeudesta tai henkilöiden vaihtumisen aiheuttamista pulmista. Yritys saa nimenomaan sen lopputuloksen, mitä se tarvitsee.
Ja koska palvelua tarjoavalle yritykselle nämä osaamiset ovat nimenomaan niitä ydinosaamisia, niiden kehittäminen ja laadun varmistaminen on heidän kilpailukykynsä kannalta kriittistä.
Tutustu asiakastarinoihin ja tilaa tarinat itsellesi inboxiin
Tutustu asiakastarinoihimme: millaista impaktia integratalaiset HR:n ja palkkahallinnon asiantuntijat ovat saaneet aikaan esimerkiksi ulkoistettuna HR-asiantuntijana asiakasorganisaatiossa, tai millaista kokonaisetua asiakkaamme ovat saavuttaneet palkkahallinnon ulkoistuksella?
Mikäli mielit saada meiltä mailissa lisää asiakastarinoita sekä huomisen HR:ää, liity Integratan Kuppikuntaan tilaamalla kuukausikirjeemme 👇🏻
Perhevapaauudistus tulee voimaan elokuussa 2022. Uudistuksella tavoitellaan työelämän ja vanhempien tasa-arvoa. Äitiys- ja isyysvapaa muuttuvat myös termeinä sukupuolettomiksi. Integratalainen työoikeuden asiantuntija Anna-Maija Marjakangas avaa muutosta huomisen HR:n näkökulmasta: Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Miten muutos vaikuttaa HR:ään ja palkanlaskentaan?
Uudistuksella tavoitellaan tasa-arvonäkökulmasta sitä, että molemmat vanhemmat käyttäisivät perhevapaita. Äitiysvapaa ja isyysvapaa muuttuvat myös termeinä sukupuolettomiksi ja ne korvataan uusilla vapailla, raskausvapaalla sekä vanhempainvapaalla.
”Äitiysvapaa ja isyysvapaa muuttuvat termeinä sukupuolettomiksi. Ne korvataan uusilla vapailla, raskausvapaalla sekä vanhempainvapaalla.”
Muutos tulee voimaan 1.8. alkaen.
Myös vanhempainvapaapäivien määrä kasvaa ja niiden käytön joustavuus lisääntyy. Uudet vanhempainvapaat koskevat pääsääntöisesti lapsia, joiden laskettu syntymäaika on 4.9.2022 tai sen jälkeen.
Perhevapaauudistus tulee voimaan 1.8. alkaen. Kokosin oheen infopaketin HR-ihmisille. Muutosten vaikutuksiin myös palkanlaskennassa on hyvä ennalta varautua. Mikä kaikki siis muuttuu?
Raskaus- ja vanhempainvapaat korvaavat entiset vapaajaksot
Raskaana olevalla työntekijällä on oikeus 40 arkipäivän pituiseen yhdenjaksoiseen raskausvapaaseen, joka alkaa 30 arkipäivää ennen laskettua synnytysaikaa. Arkipäivillä tarkoitetaan tässä muita päiviä, kuin sunnuntaita ja arkipyhiä. Työnantaja ja työntekijä voivat kuitenkin sopia, että työntekijä aloittaa raskausvapaan myöhemminkin, kuitenkin viimeistään 14 arkipäivää ennen laskettua synnytysaikaa.
Kuten aikaisemminkin, työnteko ei ole raskaussuojelullisista syistä mahdollista tiettynä ajanjaksona, eli kaksi viikkoa ennen laskettua aikaa, ja kaksi viikkoa synnytyksen jälkeen. Raskausvapaa on aina yhdenjaksoinen, sitä ei voi pikkoa osiin.
Uudistuksen myötä vanhempainvapaan pituus on jatkossa yhteensä 320 arkipäivää, joka jaetaan vanhempien kesken. Kumpikin vanhempi saa lähtökohtaisesti 160 vanhempainrahapäivän kiintiön, josta enintään 63 vanhempainrahapäivää on mahdollista luovuttaa toiselle vanhemmalle, muulle huoltajalle, omalle puolisolle tai toisen vanhemman puolisolle.
”Uudistuksen myötä vanhempainvapaan pituus on jatkossa yhteensä 320 arkipäivää, joka jaetaan vanhempien kesken. Yhden vanhemman perheissä vanhempi saa molemmat vanhempainrahakiintiöt.”
Vanhempainrahapäivän kiintiöt 1.8. alkaen.
Yhden vanhemman perheissä vanhempi saa molemmat vanhempainrahakiintiöt. Kaksosten, kolmosten tai muiden monikkolapsien tilanteissa vanhempainrahakiintiötä pidennetään 84 arkipäivällä toisesta lapsesta lähtien.
Vanhempainrahapäiviä voi käyttää, kunnes lapsi täyttää kaksi vuotta. Vanhempainvapaat voi käyttää useassa eri osassa kuitenkin siten, että työsuhteessa olevalla työntekijällä on oikeus pitää vanhempainvapaansa enintään neljässä jaksossa, joiden tulee olla vähintään 12 arkipäivän pituisia.
Adoptiolapsen kohdalla vanhempainvapaat tulee käyttää kahden vuoden sisällä adoption alkamisesta.
Vanhempainvapaalla voi jatkossa olla myös osa-aikaisesti. Tästä pitää sopia erikseen työntekijän ja työnantajan välillä. Työntekijällä ei siis ole yksipuolista oikeutta osa-aikaiseen vanhempainvapaaseen. Jos kuitenkin työnantaja kieltäytyy osa-aikatyöstä sopimisesta, tulee kieltäytyminen perustella työntekijälle kirjallisesti kohtuullisen ajan kuluessa työntekijän pyynnöstä.
Työnantajan palkanmaksuvelvollisuus uusien perhevapaiden ajalta
Raskausvapaan ajalta ei työsopimuslain perusteella ole palkanmaksuvelvoitetta, mutta palkanmaksuvelvoite voi kuitenkin tulla useista työehtosopimuksista tai työnantajan noudattamista käytännöistä.
Myös vanhempainvapaa on työsopimuslain mukaan palkatonta, mutta samoin kuin raskausvapaan ajalla, työehtosopimukset ja työnantajan noudattamat käytännöt voivat tehdä vapaista joltain osin palkallisia.
”Vuosilomalain mukaista työssäolon veroista aikaa on yhteensä enintään 160 raskaus- ja vanhempainvapaapäivää, tai vanhempainvapaapäivää yhtä synnytyskertaa tai adoptiota kohden.”
Muutos tulee voimaan elokuussa.
Vuosilomalain mukaista työssäolon veroista aikaa on jatkossa yhteensä enintään 160 raskaus- ja vanhempainvapaapäivää, tai vanhempainvapaapäivää yhtä synnytyskertaa tai adoptiota kohden. Näin ollen työntekijälle kertyy vuosilomaa raskaus- ja vanhempainvapaiden ajalta noin kuudelta kuukaudelta, riippuen kuitenkin siitä, miten vanhempainvapaata pidetään.
Uusi omaishoitovapaa
Lakimuutoksen myötä työntekijälle tulee oikeus saada kalenterivuoden aikana enintään viisi työpäivää vapaata työstä henkilökohtaisen avun tai tuen tarjoamiseksi omaiselle tai työntekijän kanssa samassa taloudessa asuvalle läheiselle, jos omainen tai läheinen tarvitsee työntekijän välitöntä läsnäoloa edellyttävää merkittävää avustamista tai tukea toimintakykyä huomattavasti alentaneen vakavan sairauden tai vakavan vamman vuoksi.
”Työntekijälle tulee oikeus saada kalenterivuoden aikana enintään viisi työpäivää vapaata työstä henkilökohtaisen avun tai tuen tarjoamiseksi omaiselle.”
Omaishoitovapaa koskee myös omaisen saattohoitoa.
Omaishoitovapaaseen on oikeus myös edellä mainitun henkilön saattohoitoon osallistumisen johdosta. Omaisella tarkoitetaan työntekijän lasta, vanhempaa, avio- ja avopuolisoa sekä työntekijän kanssa rekisteröidyssä parisuhteessa olevaa.
Omaishoitovapaa on palkatonta vapaata. On kuitenkin syytä huomata, että tulevissa työehtosopimuksissa voidaan mahdollisesti sopia omaishoitovapaan palkallisuudesta. Omaishoitovapaa on vuosilomalain mukaan työssäolon veroista aikaa.
Työntekijän on ilmoitettava työnantajalle omaishoitovapaan käyttämisestä ja sen arvioidusta kestosta niin pian kuin mahdollista.
Lisää huomisen HR:ää?
Huomisen HR:n suunnannäyttäjinä tiedotamme tasaisesti asiakkaitamme HR:n hiekkalaatikolla tapahtuvista tulevista muutoksista. Kaikilla muillakin on mahdollisuus pysyä kartalla: Liity Integratan kuppikuntaan ja tilaa kuukausikirje! 👇🏻
Vuosi 2022 tietää työlainsäädäntömuutoksia. Syksyn 2021 mittaan paahdoimme HR:n Työoikeus-palvelumme puitteissa Integratan iltapäiväkahveilla ajankohtaisista lainsäädännön muutoksista: kilpailukieltoehdot, uusi yt-laki sekä Whistleblowing-ilmiantokanava. Nyt integratalainen työoikeuden asiantuntija Anna-Maija Marjakangas tiivistää tilanteen tämän vuoden lähtöön.
Kilpailukieltoehtojen lainsäädäntö muuttunut
Työsopimuslain säännökset kilpailukieltoehdoista muuttuivat 1.1.2022 alkaen.
Kuten aikaisemminkin, myös jatkossa kilpaileva toiminta ja kilpailevan toiminnan valmistelu työsuhteen aikana on kiellettyä, mutta uuden lainsäädännön myötä tuli merkittäviä muutoksia kilpailukieltoehtoihin, jotka ulottuvat työsuhteen jälkeiseen aikaan.
Myös lakimuutoksen jälkeen tarvitaan edelleen – kuten tähänkin asti – työnantajan toimintaan tai työsuhteeseen liittyvä erityisen painava syy, jotta kilpailukieltosopimus työsuhteen päättymisen jälkeiselle ajalle voidaan ylipäätään tehdä.
Lakimuutoksen myötä työntekijälle tulee maksaa korvausta koko kilpailukiellon ajalta siten, että enintään 6 kuukautta kestävän kilpailukiellon ajalta työntekijälle tulee maksaa 40 % työntekijän tavanomaisesta palkasta rajoitusajalta ja yli 6 kuukautta kestävästä kilpailukieltosopimuksesta 60 % työntekijän palkasta rajoitusajalta. Kilpailukiellon voidaan sopia kestävän enintään 12 kuukautta.
Lakimuutoksen myötä työnantajalla on jatkossa oikeus irtisanoa kilpailukieltosopimus irtisanomisaikaa noudattamalla, mikäli olosuhteet muuttuvat, eikä kilpailukiellolle ole enää perustetta. Työnantajalla ei kuitenkaan ole oikeutta irtisanoa kilpailukieltosopimusta yksipuolisesti enää sen jälkeen, kun työsuhteen päättymistä koskeva ilmoitus on annettu.
”Lain voimaantuloon liittyy vuoden mittainen siirtymäaika, jonka aikana työnantaja voi irtisanoa vanhan lain aikaisia kilpailukieltosopimuksia ilman irtisanomisaikaa.”
Työsopimuslain säännökset kilpailukieltoehdoista muuttuivat 1.1.2022
Lain voimaantuloon liittyy vuoden mittainen siirtymäaika, jonka aikana työnantaja voi irtisanoa vanhan lain aikaisia kilpailukieltosopimuksia ilman irtisanomisaikaa. Muussa tapauksessa uuden lain mukainen kilpailukieltoehtojen korvauksellisuus tulee siirtymäajan jälkeen voimaan myös vanhan lain aikana tehtyihin kilpailukieltoehtoihin ja myös niistä tulee korvauksellisia.
Uusi yhteistoimintalaki voimaan
1.1.2022 alkaen tuli voimaan myös uusi yhteistoimintalaki. Uusi yt-laki jakautuu kolmeen osaan, eli säännöksiin jatkuvasta vuoropuhelusta, muutosneuvotteluista ja hallintoedustuksesta.
Sisällöllisesti merkittävin muutos liittyy uuteen jatkuvan vuoropuhelun sääntelyyn, joka velvoittaa kaikki yhteistoimintalain piirissä olevat työnantajat, eli vähintään 20 työntekijää työllistävät yritykset, käymään henkilöstönsä kanssa säännöllisesti vuoropuhelua monenlaisista työntekijöihin vaikuttavista asioista.
”Jatkuvan vuoropuhelun sääntely velvoittaa kaikki yhteistoimintalain piirissä olevat työnantajat käymään henkilöstönsä kanssa säännöllisesti vuoropuhelua monenlaisista työntekijöihin vaikuttavista asioista.”
Tämän piirissä ovat kaikki vähintään 20 työntekijää työllistävät yritykset.
Jatkuvassa vuoropuhelussa tulee käsitellä muun muassa yrityksen yleisiä kehitysnäkymiä ja taloudellista tilannetta, henkilöstön koulutusta ja hyvinvointia, työpaikalla sovellettavia sääntöjä, käytäntöjä ja toimintaperiaatteita ja muita henkilöstöön vaikuttavia asioita.
Uudessa laissa vanha henkilöstö- ja koulutussuunnitelma korvautuu uudella työyhteisön kehittämissuunnitelmalla, joka kuitenkin sisällöltään on monelta osin vastaava henkilöstö- ja koulutusuunnitelman kanssa. Tätä suunnitelmaa tulee myös käsitellä jatkuvassa vuoropuhelussa.
”Uudessa laissa vanha henkilöstö- ja koulutussuunnitelma korvautuu uudella työyhteisön kehittämissuunnitelmalla.”
Myös lukujen 6 ja 8 mukaiset käsiteltävät asiat on koottu samaan lukuun.
Uudessa laissa vanhan lain 6 ja 8 lukujen mukaiset käsiteltävät asiat on koottu samaan lukuun. Näitä neuvotteluja kutsutaan jatkossa muutosneuvotteluiksi. Luku koskee sekä työvoiman vähentämisen että muiden olennaisten henkilöstövaikutusten johdosta käytäviä neuvotteluja.
Hallintoedustukseen liittyvät säännökset on siirretty osaksi yhteistoimintalakia. Säännöksiä hallintoedustuksesta sovelletaan, jos työntekijöitä on vähintään 150.
Whistleblower-direktiivi viivästyy
Hallituksen esityksen antaminen ilmoittajansuojelulaista on viivästynyt, siispä niin sanotun Whistleblower-direktiivin kansallinen lainsäädäntö viivästyy. Whistleblowing-ilmiantokanavan tavoitteena on tarjota suojaa ihmiselle, joka ilmoittaa työssään havaitsemastaan tai epäilemästään direktiivissä tarkoitetun lainsäädännön rikkomisesta.
”Whistlerblower-direktiivin kansallinen lainsäädäntö on viivästynyt.”
Oma kanava kannattaa kuitenkin jo valmistella.
Direktiivi velvoittaa kaikkia yli 50 henkilöä työllistäviä organisaatioita perustamaan sisäisen, luottamuksellisen ilmoituskanavan, jossa voidaan ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä. Ilmoittaa voi esimerkiksi rahanpesun ehkäisyyn, tietosuojaan, julkisiin hankintoihin tai ympäristönsuojeluun liittyvistä asioista. Direktiivin mukainen suojelu ei kuitenkaan koske työsuhdeasioita, eikä ilmoituskanavan tarvitse kattaa työsuhdeasioista ilmoittamista.
Lakiin on suunniteltu siirtymäaikaa alle 250 työntekijän yrityksille, joten näissä yrityksissä jäisi vielä hyvin aikaa lainsäädännön voimaan tulon jälkeen järjestää ilmoituskanavat kuntoon.
Lainsäädäntö siis vielä odottaa tuloaan. Niiden yritysten, joita asia koskee, kannattaa seurata tilannetta ja valmistella riittävän pitkälle oman kanavansa käyttöönottoa ja sen kautta tehtävien ilmoitusten käsittelyprosessia, jotta käyttöönotto on mahdollista, kun laki viimein tulee voimaan.
Anna-Maijan muistilista muutokseen
- Muista aina muutoksessa: Miksi tätä tehdään? Sama pätee lainsäädännön muutoksiin. Jos toteutamme muutokset vain mekaanisesti, luomme itse lisää byrokratiaa.
- Purkita positiivista kehitystä. Jos valjastamme muutokset osaksi muun toimintamme positiivista kehitystä, emme luo byrokratiaa, vaan kehitämme yritystämme sekä työntekijäkokemustamme.
- Pidä parhaat prosessit. Huomioi aina yrityksen olemassa olevat ja hyvin toimivat prosessit, kun muutoksia toteutetaan. On helpompaa rakentaa lisää valmiiksi toimivan päälle kuin hajottaa, ja rakentaa uusi alusta asti.
Tukea työlainsäädännön muutoksiin? Varaa aika asiantuntijalle
Työoikeuden asiantuntijamme, juristi Anna-Maija Marjakangas auttaa työlainsäädännön kiemuroissa. Tarjolla kaikkea muuta, kuin konsultoivaa käsienheiluttelua: 30 min jutteluaikoja suoraan asiantuntijan kalenterista 🗓
