Koottu data karvalakkimallista. Hajanainen HR-tieto teetti toisteista työtä.
Suora näkymä henkilöstötietoihin kiven takana. Läpinäkyvyys loisti poissaololla.
HR:llä ja esihenkilöillä riittämättömät HR-raportointiratkaisut.
Ratkaisu
Tiedon omistajuus HR:lle. Työntekijöille näkymä omiin tietoihin.
HR-raportointiratkaisuun data automaatiolla suoraan HR-järjestelmistä.
Mepco Pro, Quinyx, M2 ja HR-raportoinnin teknologiaosaaminen mahdollistamassa tiedolla johtamista.
Tulokset
Vanhakantaisuus sai väistyä tiedolla johtamisen tieltä.
HR ja esihenkilöt voivat nyt keskittyä suuriin linjoihin ja suitsutuksiin.
Muistinvaraisuus ja lippulaput poissa: esihenkilötyö helpottui, työntekijäkokemus kohentui.
Pirkanmaan Voimia Oy on Tampereen, Nokian, Virtain ja Ylöjärven kaupunkien, Vesilahden kunnan sekä Pirkanmaan hyvinvointialueen omistama yhtiö, joka tuottaa toimialueellaan ateria- ja puhtauspalveluita monituottajamallilla. Voimialaisia on 1 100. Yhtiön henkilöstö- ja lakiasioiden johtaja Satu Ollikainen palaa aikaan ennen toimivaa HR-raportointialustaa:
– Lähdimme liikkeelle tyypillisestä tilanteesta, jossa tieto oli hajanaista: sirpaleista, piilossa, useassa eri paikassa… Koottu data oli vain vähäisessä määrin käytettävissä ja suoraa näkymää henkilöstötietoihin oli vaikea saada. Saatavilla oli yksittäisiä raportteja, jotka HR:n ja talouden toimesta koottiin käsityönä.
Myös yhtiön henkilöstöpäällikkö Katriina Bergmann täydentää lähtötilannelistaa:
– Vanhakantaisessa järjestelmässä oli vain perustiedot henkilöstä. Esihenkilöillä ei ollut näkyvyyttä, saati sitten työntekijöillä itsellään näkymää omiin tietoihinsa.
Koska läpinäkyvyys loisti poissaolollaan, integratalaisten kanssa Pirkanmaan Voimia asetti tavoitteita tiedolla johtamiseen ja lähti siitä, että järkevät järjestelmät kokonaispalveluna helpottavat huomisen HR-raportointia koko organisaation kannalta.
Kuntapuolen HR- ja palkkajärjestelmä Mepco Pro sekä moderni työaikajärjestelmä Quinyx meiltä mahdollistivat moitteetta HR-raportoinnin ja -analytiikan ottamisen avuksi ja ajansäästöksi. Pirkanmaan Voimia on myös Integratan matka- ja kuluhallinnan M2-asiakas.
”Kuntapuolen HR- ja palkkajärjestelmä Mepco Pro sekä moderni työaikajärjestelmä Quinyx meiltä mahdollistivat moitteetta HR-raportoinnin ja -analytiikan ottamisen avuksi ja ajansäästöksi.”
Kokonaispalvelulla helpompi HR.
Uusien järjestelmien omaksuminen ja manuaalisten prosessien muuttaminen automatisoiduiksi ottaa aina aikansa. Mikä projektissa on haastanut eniten?
– Yleisesti on haastanut konversiodatan lähtötiedon oikeanlainen muoto. Koska data otettiin vanhoista järjestelmistä, se ei keskustellut uusien järjestelmien kanssa, vastaa Satu Ollikainen.
– Tekemistä on ollut paljon ja projekti on ollut valtava muutosmatka normaalin HR-arjen pyörittämisen rinnalla, kuuluu Katriina Bergmannin vastaus.
Seuraavaksi haluamme tietää, missä on erityisesti onnistuttu kaikkien voimialaisten arjen kannalta. Vuoropuhelun valtikka siirtyy Pirkanmaan Voimian henkilöstöasiantuntija Emmi Kujalalle:
– Esihenkilöt ovat päässeet irti muistinvaraisuudesta ja lippulapuista! Nyt näkee heti, missä asia menee, mitä sille on jo tehty ja mitä se mahdollisesti vielä odottaa. Eli esihenkilötyön helpottaminen työntekijäkokemuksen näkökulmasta on onnistuminen.
Myös HR-järjestelmäintegraatioiden ja automaation tuoma oikeellisuus huojentaa. Palkkoja ei enää makseta titaanien ajassa. Työvuorosuunnittelukin on siirtynyt seinältä sovellukseen. HR-tieto on aina ajan tasalla ja sen saanti sekä hakeminen on helpompaa kautta koko organisaation.
”Palkkoja ei enää makseta titaanien ajassa. Työvuorosuunnittelukin on siirtynyt seinältä sovellukseen.”
HR-tieto on aina ajan tasalla.
– Tiedon käsittelyä ja tulkintaa on vastuutettu myös esihenkilöille. Työntekijät näkevät omat henkilöstötietonsa sekä kattavilta palkkalaskelmilta aiempaa enemmän tietoja. Näkyvyys edistää etunojassa myös palkka-avoimuutta.
– Työvuorosuunnittelunkin näkökulmasta muutos oli ihmisille iso, mutta modernista tavasta tehdä on tullut pelkkää positiivista.
Puhutaan projektista
Pilkotaanpa vielä projekti. Mutta ei palasiin, vaan tunteisiin ja tuloksiin.
Kehityksestä ja projekteista Voimialla vastaava Sari Vilmunen sekä henkilöstö- ja lakiasioiden johtaja Satu Ollikainen ja henkilöstön kehittämispäällikkö Katriina Bergmann, millä tunneskaalalla tätä tiedolla johtamisen projektia on teillä tehty?
– Yhden projektin aikana – ja tosi nopeasti – on alettu kerätä poikkeuksellisen paljon dataa. Loikka on totisesti ollut iso. Yhteisestä palkkaulkoistusprojektista lähtien dataa on otettu myös HRD-puolelta. Päällimmäinen tunne on ollut hämmästys; miten valtava määrä perusdataa tiedolla johtamisen projekti toi meille, Vilmunen vastaa.
– Pidimme scopessa skaalautuvuuden ja tulevaisuuden tiedon hyödynnettävyyden. Emme naulanneet myöhempää kehitystä estäviä ratkaisuja. Vire oli voimakkaan positiivinen, Ollikainen muotoilee.
– Suurin tunnereaktio syntyy siitä, miten hienosti muutos on otettu organisaatiossa vastaan. Kaikki lähtivät nopeasti ja rohkeasti käyttämään järjestelmiä! Se osoittaa, että on haluttu ottaa ne omaksi ja oppia käyttämään järjestelmiä oikein, Bergmann kiittelee.
– Ajattelemme samoin kuin Integrata, että hyvinvoiva henkilöstö näkyy hyvänä palveluna asiakkaillekin. Vaikka siis olemmekin nyt kehittämässä sisäisiä prosessejamme, pidämme koko ajan mielessämme loppuasiakkaamme, jonka toivomme kohtaavan jatkossakin iloisia, palvelualttiita ja hyvinvoivia voimialaiaisia, maalailee Ollikainen.
”Ajattelemme samoin kuin Integrata, että hyvinvoiva henkilöstö näkyy hyvänä palveluna asiakkaille.”
Satu Ollikainen, henkilöstö- ja lakiasioiden johtaja, Pirkanmaan Voimia Oy
Tiedolla johtamisen tieltä ei ole paluuta. Työkykyjohtamisenkin näkökulmasta tieto siirtyy sujuvasti ja mahdollistaa myös siltä osin myöhemmän kehityksen:
– Raportoinnin ja reflektoinnin sijaan siirrytään seuraavaksi ennakointiin. Datan avulla halutaan päästä analyysiin ja etukenossa kiinni oikeisiin asioihin, Bergmann kertoo kehityssuunnasta.
On huomionarvoista, että maailman ei tarvinnut tulla valmiiksi tässä projektissa. Tiedolla johtamisen loikka oli vasta ponnahduslauta.
Sinä, minä, me
Tiedon läpinäkyväksi tekeminen on aina haastavaa, mutta asiakkaan mukaan se kannattaa. Vaikka hiki on kuulemma tullut, usko yhteiseen tekemiseen ei ole horjunut. Pirkanmaan Voimian asiakastiimin mielipiteet integratalaisten asiantuntemuksesta ovat yhteneviä:
– Integratalaisten kanssa on kiva tehdä töitä. Luotettiin toinen toisiimme jaetulla vastuulla. Ja uskallettiin tehdä päätöksiä!
– Tavoitteet täyttyivät kumppanin osalta. Saimme sparrausta ja proaktiivisia ehdotuksia toimiala- ja HR-osaamisen avulla. On helpompi tehdä päätöksiä, kun tieto on selkeänä saatavilla.
”Tavoitteet täyttyivät kumppanin osalta. Saimme sparrausta ja proaktiivisia ehdotuksia toimiala- ja HR-osaamisen avulla.”
Asiakas on yksi meistä.
– Parempaa kumppania emme olisi voineet toivoa tälle muutosmatkalle!
Tässähän alkaa jo punastuttaa, sillä tapaamme pitää asiakkaan keskustelun keskipisteenä. Hetken hiljaisuuden jälkeen tulee vielä viimeinen kommentti, joka alkaa ripauksella HR-huumoria, mutta päättyy olennaiseen tiivistykseen:
– Merkityksellisin asia – että mekin olemme tähän kaikkeen suostuneet – on ollut hyvä yhteistyö. Teimme töitä hullunrohkeasti samoilla tavoitteilla, tiiminä. Ajattelimme oikeasti, että teemme yhdessä töitä, Ollikainen päättää.
Voimialaisten vinkit kumppanivalintaan ja parempaan projektiin
Tee tulevaisuuslähtöisesti. Tiedolla johtamisen takamatkalta on mahdollista loikata etumatkalle, kun keskittyy kehitykseen.
Rauhoita resurssit. Monta muutosta vaatii kapasiteettia. Älä aja mopolla moottoritietä, vaan suunnittele organisaatio- ja liiketoiminnan muutoksia riittävillä resursseilla.
Tee päätöksiä. Ja pidä ne. Älä enää jarruttele.
Huomisen HR:ää? ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme tilaisuuksiin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua erityisesti kiinnostaa:
Integratan ihmiskeskittyneellä henkilöstö- ja palkkahallintosovelluksella palkanmaksu sujuu suunnitellusti ja tietoturvallisesti. Sovellus tuo tärkeät tiedotteet, palkkalaskelmat ja työsuhdetiedot taskuun. Nyt myös ruotsiksi. Toisena uutena ominaisuutena älykäs kaksisuuntainen HR-viestintä. Varaa demo ja hanki hyödyt!
Sovelluksen on lisätty uusina ominaisuuksina Viestit-toiminto helppoon HR-viestintään sekä kolmanneksi tuetuksi kieleksi ruotsi. Tutustu ohesta HumHum HR:n kaikkiin ominaisuuksiin 👇🏻
Palkat
Palkkojen tarkastus ja hyväksyntähelposti. Maksatus mistä tahansa ja maksuhistoria muistoksi. Porautuminen palkkalaskelmiin. Muutokset, poikkeamat, poissaolot tai korjauspyynnöt keskitetysti.
Työsuhdetiedot
Oma työsuhde ja palkkalaskelmat taskussa. Sairauspoissaolot ja liitteet sovelluksella. Kuittaukset, kommentit sekä hyväksyntä lennosta. Esihenkilöille tiedostot täsmänä.
🆕 Viestintä
Viestit ja tiedotteet. Kaksisuuntainen HR-viestintä vuoropuheluna. Tiedotteet tukena. Älykäs ohjaus oikeille vastaanottajille tai henkilöstöryhmille. Ilmoitukset ja nostot etusivulle. Julkaisut jaoteltuina.
💻 HR-raportointi
HR-data tiedolla johtamiseen. Saatavilla selainsovellukseen. Henkilöstöhallinnon raportointinäkymästä ammennat analytiikkaan.
Sovellusta on kehitetty etenkin HR-viestinnän osalta. Viestit-toiminto mahdollistaa nyt kaksisuuntaisen HR-viestinnän sekä viestien älykkään ohjauksen oikeille vastaanottajille, kuten esimerkiksi eri henkilöstöryhmille.
”Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen. Olen ollut HR-puolelta mukana kehittämässä HumHum HR -sovellusta sekä sparrailemassa Integratan palveluista. Tämä on parasta asiakasarvon luomista.”
Palveluidemme kehitykseen läheisesti liittyvässä, meneillään olevassa Payroll ERP -hankkeessa investoidaan integratalaisen palkkahallinnon toiminnanohjausohjelmiston kehittämiseen.
Rakennamme Euroopan unionin osarahoituksen avulla HumHum HR -sovellusalustaan skaalautuvaa ohjausteknologiaa, joka auttaa asiakkaita automatisoimaan ja parantamaan HR:n ja palkkahallinnon prosesseja, vähentämään virheitä sekä poistamaan teknologituetusti toisteista työtä.
Varaa demo
Haluat heti hankkia?Varaa ohesta HumHum HR -demo ja asiantuntijamme auttaa alkuun 📲
Payroll ERP -hankkeessa investoidaan integratalaisen palkkahallinnon toiminnanohjausohjelmiston kehittämiseen. Rakennamme Euroopan unionin osarahoituksen avulla HumHum HR -sovellusalustaamme skaalautuvaa ohjausteknologiaa, joka auttaa asiakkaita automatisoimaan ja parantamaan HR:n ja palkkahallinnon prosesseja, vähentämään virheitä sekä poistamaan teknologituetusti toisteista työtä.
Hankeaika on toukokuusta joulukuuhun 2023. Payroll ERP -nimellä kulkevassa julkisessa hankkeessa investoidaan integratalaisen palkkahallinnon toiminnanohjausohjelmiston kehittämiseen. Teknologia skaalautuu esimerkiksi HumHum HR -sovellusalustaamme.
Miksi Payroll ERP -hankkeeseen on ryhdytty?
Hankkeen työryhmä nosti tapetille tärkeimmät tärpit, miksi kehittämistoimeen on tartuttu. Ytimessä on asiakkaan auttaminen teknologiatuetulla integratalaisella palvelulla:
– Asiakasorganisaatioiden esihenkilöiltä ja HR:ltä puuttuu selkeä heitä varten tehty käyttöliittymä palkkaprosessiin. He joutuvat toimimaan edelleen pitkälti sähköpostin ja tiedostojakojen kautta, mikä ei ole tietoturvallista tai tehokasta, kertoo integratalainen Ville Jokela.
– Palkanlaskijoille voidaan tarjota tarkastuskäyttöliittymä, joka nostaa automaattisesti esiin potentiaaliset virhetilanteet. Samalla teknologia helpottaa toistuvien palkanlaskennan tehtävien hallintaa. Tietyt tehtävät toistuvat joka palkanmaksun yhteydessä ja osa tehtävistä toistuu esimerkiksi vuosittain tai muulla syklillä. Teknologialla voidaan tarjota selkeät ja oikea-aikaiset tehtävälistat sekä näihin liittyvät työohjeet, avaa integratalainen Veli-Ville Kasurinen.
– Teknologialla saamme myös vähennettyä toisteiseen työhön kuluvaa työaikaa sekä tyypillisiä palkanlaskennan virhetilanteita, summaa integratalainen Riku Honkanen.
Integratan kehittämä teknologia siis auttaa asiakkaita automatisoimaan ja parantamaan HR:n ja palkkahallinnon prosesseja, vähentämään virheitä sekä poistamaan teknologituetusti toisteista työtä.
”Integratan kehittämä teknologia auttaa asiakkaita automatisoimaan ja parantamaan HR:n ja palkkahallinnon prosesseja, vähentämään virheitä sekä poistamaan teknologituetusti toisteista työtä.”
Fastemstavoitteli asiantuntevaa ja kehityshaluista kumppania – ja löysi etsimänsä. Palkanlaskenta pyörii nyt Mepcon päällä ja palkkojen maksatus hoituu HumHum HR -sovelluksella. HR-järjestelmäprojektin osana toteutettiin integratalaisten toimialatuntemuksella helpottavat HR-järjestelmäintegraatiot ja -automaatioratkaisut. Myös matka- ja kuluhallinta meiltä.
Kokonaisuus kunnossa. Yhtenäiset prosessit järjestelmien välillä. Ei erheitä palkanmaksussa.
Helppo palkkojen tarkastus ja hyväksyntä – sovelluksella mistä tahansa.
Säästöä syntyi, kun käsityökura karsittiin HR-järjestelmäintegraatioiden, automaation ja asiantuntemuksen avulla.
Kokonaisvaltainen kehitys ja yhteinen suunta toimialaa tuntevan toimijan kanssa.
Fastems Oy auttaa automaatioratkaisuillaan valmistavan teollisuuden yrityksiä parantamaan tuotantonsa tehokkuutta. Yritys toimii kansainvälisesti yhdeksässä eri maassa, mikä asettaa vaateita työehtosopimusten tuntemukselle sekä HR-järjestelmille. Yhtiön HR Manager Johanna Tapia avaa aikaa ennen yhteistä projektia:
– Lähdimme etsimään kehityshaluista ja luotettavaa kumppania, jonka tietotaitoon ja tasalaatuun voimme varmuudella luottaa. Kansainvälinen toimintaympäristö ja useat erilaiset TESit tuovat omat haasteensa yhteensovittamiseen. Näkemystä koko HR-toimialalta sekä teknologia-alan parhaiden käytäntöjen tuntemusta pidettiin arvossa, kun suunnittelimme kilpailutusta.
Fastems oli jo ennalta luottanut matka- ja kuluhallinnan Integratan hoteisiin. Tuttu kumppani veti tarjoomallaan ja osaamisellaan pisimmän korren kilpailutuksessa. Palveluportfoliosta palkkajärjestelmäksi käyttöönotettiin Mepco HRM sekä palkkojen tarkastukseen ja hyväksyntään integratalaisten kehittämä HumHum HR -sovellus.
– Asiakaslähtöisyys ja kehityshalukkuus vakuuttivat. Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen. Olen ollut HR-puolelta mukana kehittämässä HumHum HR -sovellusta sekä sparrailemassa Integratan palveluista. Tämä on parasta asiakasarvon luomista, Tapia iloitsee.
”Asiakaslähtöisyys ja kehityshalukkuus vakuuttivat. Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen.”
Johanna Tapia, HR Manager, Fastems
Myös Fastemsin VP People & Culture Pia Mutanen myhäilee ratkaisukeskeistä kehityshalukkuutta ja tiivistää:
– Yhdessä tehdään. Yhdessä ratkaistaan.
Palkkajärjestelmänä toimiva Mepco on integroitu Fastemsin käyttöönottaman HiBobin HR-järjestelmä Bob:in kanssa, mikä mahdollistaa tarvittavan tiedon liikkumisen automaattisesti järjestelmien välillä suhteessa palkanlaskentaan. Integratalaisten kehittämä HumHum HR tuo yhtälöön lisää helpotusta:
”HumHum on helppo! Sovelluksesta näemme heti muutokset ja mahdolliset palkkapoikkeamat.”
Pia Mutanen, VP People & Culture, Fastems
– HumHum on helppo! Sovelluksesta näemme heti muutokset ja mahdolliset palkkapoikkeamat. Ei ole kyllä tarvinnut huomautuksia tai pyyntöjä laittaa, Mutanen naurahtaa ja jatkaa:
– Etsimme koko projektissa ratkaisua toisteiseen työhön ja halusimme eroon Exceleistä. Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää. Selainsovellus toimii hyvin tarkastukseen. Hyväksynnässä mobiili on helppo; sillä pystyn hyväksymään palkat vaikka työmatkalta – tai mistä tahansa, Mutanen kiittelee.
”Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää.”
Integratan HumHum HR -sovellus jättää aikaa ajatella isosti.
Innostus integraatioista, apu automaatioista
Bob-HR-järjestelmäintegraation lisäksi toteutimme asiakkaalle HR-järjestelmäintegraation asiakkaan työajanseurantajärjestelmä Ontimeen. Integratalaisen HR-automaation (RPA) avulla on mahdollista saada järjestelmät keskustelemaan keskenään.
– Vaikka Fastems on automaatiotalo, oli palkanlaskennan ohjelmistorobotiikka meille vielä vierasta, Johanna Tapia toteaa.
RPA robotisoi HR- ja palkkaprosesseja. Yksinkertaisimmillaan se voi vaikka kirjautua hakemaan tietyn tiedoston ja toimittaa sen seuraavaan paikkaan.
– Meitä on helpottanut etenkin verokorttien suorasiirto, sillä aiemmin muutosverokortit piti yhä käsitellä käsin tai paperisena. Pelkästään muutosverokorttien sähköistäminen sekä automaatio oli valtaisa muutos, Mutanen jatkaa.
Uraa on uurrettu ja kuraa on karsittu. Yhdessä tekemisen, kehittämisen ja tarmon tunnelma on vakuuttava. Entä onko yhteistyössä tullut yllätyksiä?
– Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia, Tapia ja Mutanen myhäilevät yhdessä.
”Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia.”
Asiakas on yksi meistä: Kehittämiseen tarvitaan aina asiakasta.
Mitä tästä ovat mieltä integratalainen asiakasliima Pirjo Reunanen sekä Fastemsin parissa työskentelevä integratalainen palkkapalveluasiantuntija Anki Paso?
– Asiakkaiden kanssahan me kehitymme! Vaikka koittaisimme olla korulauseissamme kuinka asiakaskeskeisiä, emme me elä asiakkaidemme arkea. Kehittämiseen tarvitaan aina asiakasta, Reunanen alleviivaa iloiten.
Anki Paso komppaa ja kertoo kohteliaisuuden vastapalloon:
– Fastems esittää proaktiivisesti myös toiveita kehittämiseen. Se on meille todella arvokasta.
Kannattiko kaikki?
Palkkaulkoistus on onnistunut ja palkat pyörivät. Palkkojen hyväksyntä ja tarkastus hoituu mobiilisti ja helposti HumHum-apilla. Automaatio auttaa arjessa. Matka- ja kuluhallinta kulkee kuin juna. Suosittelisitteko – –
– Suosittelisimme!, huudahtaa Johanna Tapia kesken kysymyksen vitsaillen.
Yritetäänpä uudelleen naurujen jälkeen: Suosittelisitteko muille palkkaulkoistusprojektiin ryhtymistä, ja vieläpä mittavan HR-projektin kanssa samanaikaisesti?
– Jos on resurssia, ja rohkeutta sekä stressinsietokykyä. Mutta kyllä se, että saimme yhtaikaisesti yhtenäistettyä prosessit ja rakennettua HR-järjestelmään palkanlaskennan vaatimia juttuja, ja toisinpäin, oli kuitenkin ehdottoman suositeltavaa. Vaikka kyllähän se totuuden nimissä imi kuiviin, Pia Mutanen heittää yhä sekä vakavissaan että vähemmän tosissaan.
Hauskan haastattelun päätteeksi Johanna Tapia vielä vakavoituu:
– Integrata rauhoitti mieltämme. Tiesimme, että vaikka mitä tapahtuisi, palkat menevät moitteetta maksuun. Ja sehän on lopulta se tärkein asia.
Että ihmiset saavat palkkansa.
Johanna Tapian ja Pia Mutasen vinkit onnistuneeseen palkkaulkoistus- ja HR-järjestelmä- sekä RPA-projektiin:
Pelko pois. Ota rohkeasti käyttöön uusia HR- tai palkkajärjestelmiä ja -sovelluksia. Vaikka ne eivät olisi vielä valmiitakaan! Mikään ei kehity, jos ei tehdä yhdessä oikeaan tarpeeseen. Kun asiakas on mukana kehityksessä, saadaan paras hyöty molemmille.
Pidä pää projektissa. Tee taustatyö tarkoin. Kirkasta tavoite ja tee listat: ”pakko saada” ja ”kiva saada”. Älä jousta asioista, jotka on pakko saada ratkaistua.
Suunnittele ajankäyttö ajan kanssa. Kun kaikille kumppaneille on selvää, mitä tapahtuu, milloin ja kenen toimesta, sujuu kokonaisprojekti paremmin.
Huomisen HR:ää? ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme tilaisuuksiin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua erityisesti kiinnostaa:
Suomen kansalliset palkanlaskennan lait ja lainalaisuudet asettavat omat ainutlaatuiset haasteensa globaalien HR-järjestelmien käyttöönotolle. HR-järjestelmät, kuten WorkDay, SAP SuccessFactors ja HiBob, ovat globaaleja työkaluja, jotka on suunniteltu vastaamaan useiden eri markkinoiden tarpeisiin. Ne sisältävät erittäin laajasti henkilöstöhallinnan toiminnallisuuksia.
Mutta. Erityispiirteet Suomen työmarkkinoilla ja lainsäädännössä tekevät niiden soveltamisesta kattavasti kaikkeen työsuhteiden hallintaan haastavaa. Etenkin palkkahallinnon sujuva hoitaminen kansainvälisellä tuotteella vaatii kompromissien tekemistä.
Suomessa työehtosopimukset, lainsäädäntö, Tulorekisteri, Kela ja työterveyshuolto asettavat erityisvaatimuksia palkka- ja HR-järjestelmille. Esimerkiksi lomalauantaisäännöt, lomarahavapaavaihdot, ammattiyhdistysmaksut tai ulosotot ovat hankalia hallita kansainvälisissä ohjelmistoissa.
”Lomalauantaisäännöt, lomarahavapaavaihdot, ammattiyhdistysmaksut tai ulosotot ovat hankalia hallita kansainvälisissä ohjelmistoissa.”
Kansalliset rajoitteet kannattaa huomioida.
Lisäksi, palkkajärjestelmien on oltava kytkettyinä Tulorekisteriin ja muihin pakollisiin sidosryhmiin. Jokainen palkanmaksu ja palkkailmoitus on siis toimitettava Verohallinnon Tulorekisteriin, ja tietoja on vaihdettava myös Kelan ja työterveyspalveluiden kanssa. Tämä vaatii teknisiä rajapintoja, jotka eivät välttämättä ole valmiina globaaleissa HR-järjestelmissä.
Ratkaisut: Paikallinen palkkajärjestelmä + integraatiot
Näihin haasteisiin voidaan vastata useilla eri tavoilla. Toimivin ratkaisu usein on käyttää Suomeen sopivaa palkkajärjestelmää, joka sisältää tarvittavat rajapinnat Tulorekisteriin ja muihin pakollisiin sidosryhmiin.
”Paikallinen järjestelmä pystyy paremmin vastaamaan paikallisiin vaatimuksiin.”
Yhdistä paikallinen ja globaali järjestelmä.
Paikallinen järjestelmä pystyy paremmin vastaamaan paikallisiin vaatimuksiin. Globaalilla HR-järjestelmällä puolestaan huolehditaan muista HRM- ja HRD-prosesseista. Ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot paikallisten järjestelmien kanssa mahdollistavat monimutkaisten prosessien automatisoinnin ja helpottavat HR-järjestelmissä olevien rajoitteiden kiertämistä sekä sovittamista suomalaiseen toimintaympäristöön.
”Ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot paikallisten järjestelmien kanssa mahdollistavat monimutkaisten prosessien automatisoinnin.”
Olipa kyseessä sitten globaali tai paikallinen HR-järjestelmä, on oleellista, että HR Master Data saadaan kulkemaan järjestelmien välillä luotettavasti. HR-datan hyödyntäminen analytiikan ja raportoinnin avulla on yhä tärkeämpi osa organisaatioiden strategista päätöksentekoa ja henkilöstöjohtamista.
”Olipa kyseessä sitten globaali tai paikallinen HR-järjestelmä, on oleellista, että HR Master Data saadaan kulkemaan järjestelmien välillä luotettavasti.”
HR-raportointi ja -analytiikka luo mahdollisuuksia.
HR-datasta saatava analytiikka auttaa yrityksiä ymmärtämään paremmin henkilöstön rakennetta, osaamista, suorituskykyä ja sitoutumista, ja mahdollistaa näin tehokkaamman ja tavoitteellisemman HR-johtamisen.
Hyvin hoidettu HR-data mahdollistaa myös EU:n palkka-avoimuus direktiiviin noudattamisen vaivatta.
Vaikka globaalien HR-järjestelmien sovittaminen Suomen työmarkkinoille on haastavaa, nykyteknologian avulla on mahdollista luoda tehokkaita ja toimivia kokonaisratkaisuja. Paikalliset palkkajärjestelmät, ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot mahdollistavat globaalien järjestelmien sopeuttamisen Suomen erityisvaatimuksiin.
Tärkeintä on varmistaa HR Master Datan luotettava hallinta, joka mahdollistaa sujuvan tiedonkulun ja auttaa organisaatioita noudattamaan sekä Suomen lainsäädäntöä että globaalin organisaation omia tarpeita.
”Paikalliset palkkajärjestelmät, ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot mahdollistavat globaalien järjestelmien sopeuttamisen Suomen erityisvaatimuksiin.”
Globaali HR-järjestelmä saadaan taipumaan Suomen työmarkkinoille.
