Payroll ERP -hankkeessa investoidaan integratalaisen palkkahallinnon toiminnanohjausohjelmiston kehittämiseen. Rakennamme Euroopan unionin osarahoituksen avulla HumHum HR -sovellusalustaamme skaalautuvaa ohjausteknologiaa, joka auttaa asiakkaita automatisoimaan ja parantamaan HR:n ja palkkahallinnon prosesseja, vähentämään virheitä sekä poistamaan teknologituetusti toisteista työtä.
Hankeaika on toukokuusta joulukuuhun 2023. Payroll ERP -nimellä kulkevassa julkisessa hankkeessa investoidaan integratalaisen palkkahallinnon toiminnanohjausohjelmiston kehittämiseen. Teknologia skaalautuu esimerkiksi HumHum HR -sovellusalustaamme.
Miksi Payroll ERP -hankkeeseen on ryhdytty?
Hankkeen työryhmä nosti tapetille tärkeimmät tärpit, miksi kehittämistoimeen on tartuttu. Ytimessä on asiakkaan auttaminen teknologiatuetulla integratalaisella palvelulla:
– Asiakasorganisaatioiden esihenkilöiltä ja HR:ltä puuttuu selkeä heitä varten tehty käyttöliittymä palkkaprosessiin. He joutuvat toimimaan edelleen pitkälti sähköpostin ja tiedostojakojen kautta, mikä ei ole tietoturvallista tai tehokasta, kertoo integratalainen Ville Jokela.
– Palkanlaskijoille voidaan tarjota tarkastuskäyttöliittymä, joka nostaa automaattisesti esiin potentiaaliset virhetilanteet. Samalla teknologia helpottaa toistuvien palkanlaskennan tehtävien hallintaa. Tietyt tehtävät toistuvat joka palkanmaksun yhteydessä ja osa tehtävistä toistuu esimerkiksi vuosittain tai muulla syklillä. Teknologialla voidaan tarjota selkeät ja oikea-aikaiset tehtävälistat sekä näihin liittyvät työohjeet, avaa integratalainen Veli-Ville Kasurinen.
– Teknologialla saamme myös vähennettyä toisteiseen työhön kuluvaa työaikaa sekä tyypillisiä palkanlaskennan virhetilanteita, summaa integratalainen Riku Honkanen.
Integratan kehittämä teknologia siis auttaa asiakkaita automatisoimaan ja parantamaan HR:n ja palkkahallinnon prosesseja, vähentämään virheitä sekä poistamaan teknologituetusti toisteista työtä.
”Integratan kehittämä teknologia auttaa asiakkaita automatisoimaan ja parantamaan HR:n ja palkkahallinnon prosesseja, vähentämään virheitä sekä poistamaan teknologituetusti toisteista työtä.”
Fastemstavoitteli asiantuntevaa ja kehityshaluista kumppania – ja löysi etsimänsä. Palkanlaskenta pyörii nyt Mepcon päällä ja palkkojen maksatus hoituu HumHum HR -sovelluksella. HR-järjestelmäprojektin osana toteutettiin integratalaisten toimialatuntemuksella helpottavat HR-järjestelmäintegraatiot ja -automaatioratkaisut. Myös matka- ja kuluhallinta meiltä.
Kokonaisuus kunnossa. Yhtenäiset prosessit järjestelmien välillä. Ei erheitä palkanmaksussa.
Helppo palkkojen tarkastus ja hyväksyntä – sovelluksella mistä tahansa.
Säästöä syntyi, kun käsityökura karsittiin HR-järjestelmäintegraatioiden, automaation ja asiantuntemuksen avulla.
Kokonaisvaltainen kehitys ja yhteinen suunta toimialaa tuntevan toimijan kanssa.
Fastems Oy auttaa automaatioratkaisuillaan valmistavan teollisuuden yrityksiä parantamaan tuotantonsa tehokkuutta. Yritys toimii kansainvälisesti yhdeksässä eri maassa, mikä asettaa vaateita työehtosopimusten tuntemukselle sekä HR-järjestelmille. Yhtiön HR Manager Johanna Tapia avaa aikaa ennen yhteistä projektia:
– Lähdimme etsimään kehityshaluista ja luotettavaa kumppania, jonka tietotaitoon ja tasalaatuun voimme varmuudella luottaa. Kansainvälinen toimintaympäristö ja useat erilaiset TESit tuovat omat haasteensa yhteensovittamiseen. Näkemystä koko HR-toimialalta sekä teknologia-alan parhaiden käytäntöjen tuntemusta pidettiin arvossa, kun suunnittelimme kilpailutusta.
Fastems oli jo ennalta luottanut matka- ja kuluhallinnan Integratan hoteisiin. Tuttu kumppani veti tarjoomallaan ja osaamisellaan pisimmän korren kilpailutuksessa. Palveluportfoliosta palkkajärjestelmäksi käyttöönotettiin Mepco HRM sekä palkkojen tarkastukseen ja hyväksyntään integratalaisten kehittämä HumHum HR -sovellus.
– Asiakaslähtöisyys ja kehityshalukkuus vakuuttivat. Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen. Olen ollut HR-puolelta mukana kehittämässä HumHum HR -sovellusta sekä sparrailemassa Integratan palveluista. Tämä on parasta asiakasarvon luomista, Tapia iloitsee.
”Asiakaslähtöisyys ja kehityshalukkuus vakuuttivat. Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen.”
Johanna Tapia, HR Manager, Fastems
Myös Fastemsin VP People & Culture Pia Mutanen myhäilee ratkaisukeskeistä kehityshalukkuutta ja tiivistää:
– Yhdessä tehdään. Yhdessä ratkaistaan.
Palkkajärjestelmänä toimiva Mepco on integroitu Fastemsin käyttöönottaman HiBobin HR-järjestelmä Bob:in kanssa, mikä mahdollistaa tarvittavan tiedon liikkumisen automaattisesti järjestelmien välillä suhteessa palkanlaskentaan. Integratalaisten kehittämä HumHum HR tuo yhtälöön lisää helpotusta:
”HumHum on helppo! Sovelluksesta näemme heti muutokset ja mahdolliset palkkapoikkeamat.”
Pia Mutanen, VP People & Culture, Fastems
– HumHum on helppo! Sovelluksesta näemme heti muutokset ja mahdolliset palkkapoikkeamat. Ei ole kyllä tarvinnut huomautuksia tai pyyntöjä laittaa, Mutanen naurahtaa ja jatkaa:
– Etsimme koko projektissa ratkaisua toisteiseen työhön ja halusimme eroon Exceleistä. Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää. Selainsovellus toimii hyvin tarkastukseen. Hyväksynnässä mobiili on helppo; sillä pystyn hyväksymään palkat vaikka työmatkalta – tai mistä tahansa, Mutanen kiittelee.
”Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää.”
Integratan HumHum HR -sovellus jättää aikaa ajatella isosti.
Innostus integraatioista, apu automaatioista
Bob-HR-järjestelmäintegraation lisäksi toteutimme asiakkaalle HR-järjestelmäintegraation asiakkaan työajanseurantajärjestelmä Ontimeen. Integratalaisen HR-automaation (RPA) avulla on mahdollista saada järjestelmät keskustelemaan keskenään.
– Vaikka Fastems on automaatiotalo, oli palkanlaskennan ohjelmistorobotiikka meille vielä vierasta, Johanna Tapia toteaa.
RPA robotisoi HR- ja palkkaprosesseja. Yksinkertaisimmillaan se voi vaikka kirjautua hakemaan tietyn tiedoston ja toimittaa sen seuraavaan paikkaan.
– Meitä on helpottanut etenkin verokorttien suorasiirto, sillä aiemmin muutosverokortit piti yhä käsitellä käsin tai paperisena. Pelkästään muutosverokorttien sähköistäminen sekä automaatio oli valtaisa muutos, Mutanen jatkaa.
Uraa on uurrettu ja kuraa on karsittu. Yhdessä tekemisen, kehittämisen ja tarmon tunnelma on vakuuttava. Entä onko yhteistyössä tullut yllätyksiä?
– Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia, Tapia ja Mutanen myhäilevät yhdessä.
”Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia.”
Asiakas on yksi meistä: Kehittämiseen tarvitaan aina asiakasta.
Mitä tästä ovat mieltä integratalainen asiakasliima Pirjo Reunanen sekä Fastemsin parissa työskentelevä integratalainen palkkapalveluasiantuntija Anki Paso?
– Asiakkaiden kanssahan me kehitymme! Vaikka koittaisimme olla korulauseissamme kuinka asiakaskeskeisiä, emme me elä asiakkaidemme arkea. Kehittämiseen tarvitaan aina asiakasta, Reunanen alleviivaa iloiten.
Anki Paso komppaa ja kertoo kohteliaisuuden vastapalloon:
– Fastems esittää proaktiivisesti myös toiveita kehittämiseen. Se on meille todella arvokasta.
Kannattiko kaikki?
Palkkaulkoistus on onnistunut ja palkat pyörivät. Palkkojen hyväksyntä ja tarkastus hoituu mobiilisti ja helposti HumHum-apilla. Automaatio auttaa arjessa. Matka- ja kuluhallinta kulkee kuin juna. Suosittelisitteko – –
– Suosittelisimme!, huudahtaa Johanna Tapia kesken kysymyksen vitsaillen.
Yritetäänpä uudelleen naurujen jälkeen: Suosittelisitteko muille palkkaulkoistusprojektiin ryhtymistä, ja vieläpä mittavan HR-projektin kanssa samanaikaisesti?
– Jos on resurssia, ja rohkeutta sekä stressinsietokykyä. Mutta kyllä se, että saimme yhtaikaisesti yhtenäistettyä prosessit ja rakennettua HR-järjestelmään palkanlaskennan vaatimia juttuja, ja toisinpäin, oli kuitenkin ehdottoman suositeltavaa. Vaikka kyllähän se totuuden nimissä imi kuiviin, Pia Mutanen heittää yhä sekä vakavissaan että vähemmän tosissaan.
Hauskan haastattelun päätteeksi Johanna Tapia vielä vakavoituu:
– Integrata rauhoitti mieltämme. Tiesimme, että vaikka mitä tapahtuisi, palkat menevät moitteetta maksuun. Ja sehän on lopulta se tärkein asia.
Että ihmiset saavat palkkansa.
Johanna Tapian ja Pia Mutasen vinkit onnistuneeseen palkkaulkoistus- ja HR-järjestelmä- sekä RPA-projektiin:
Pelko pois. Ota rohkeasti käyttöön uusia HR- tai palkkajärjestelmiä ja -sovelluksia. Vaikka ne eivät olisi vielä valmiitakaan! Mikään ei kehity, jos ei tehdä yhdessä oikeaan tarpeeseen. Kun asiakas on mukana kehityksessä, saadaan paras hyöty molemmille.
Pidä pää projektissa. Tee taustatyö tarkoin. Kirkasta tavoite ja tee listat: ”pakko saada” ja ”kiva saada”. Älä jousta asioista, jotka on pakko saada ratkaistua.
Suunnittele ajankäyttö ajan kanssa. Kun kaikille kumppaneille on selvää, mitä tapahtuu, milloin ja kenen toimesta, sujuu kokonaisprojekti paremmin.
Huomisen HR:ää? ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme tilaisuuksiin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua erityisesti kiinnostaa:
Suomen kansalliset palkanlaskennan lait ja lainalaisuudet asettavat omat ainutlaatuiset haasteensa globaalien HR-järjestelmien käyttöönotolle. HR-järjestelmät, kuten WorkDay, SAP SuccessFactors ja HiBob, ovat globaaleja työkaluja, jotka on suunniteltu vastaamaan useiden eri markkinoiden tarpeisiin. Ne sisältävät erittäin laajasti henkilöstöhallinnan toiminnallisuuksia.
Mutta. Erityispiirteet Suomen työmarkkinoilla ja lainsäädännössä tekevät niiden soveltamisesta kattavasti kaikkeen työsuhteiden hallintaan haastavaa. Etenkin palkkahallinnon sujuva hoitaminen kansainvälisellä tuotteella vaatii kompromissien tekemistä.
Suomessa työehtosopimukset, lainsäädäntö, Tulorekisteri, Kela ja työterveyshuolto asettavat erityisvaatimuksia palkka- ja HR-järjestelmille. Esimerkiksi lomalauantaisäännöt, lomarahavapaavaihdot, ammattiyhdistysmaksut tai ulosotot ovat hankalia hallita kansainvälisissä ohjelmistoissa.
”Lomalauantaisäännöt, lomarahavapaavaihdot, ammattiyhdistysmaksut tai ulosotot ovat hankalia hallita kansainvälisissä ohjelmistoissa.”
Kansalliset rajoitteet kannattaa huomioida.
Lisäksi, palkkajärjestelmien on oltava kytkettyinä Tulorekisteriin ja muihin pakollisiin sidosryhmiin. Jokainen palkanmaksu ja palkkailmoitus on siis toimitettava Verohallinnon Tulorekisteriin, ja tietoja on vaihdettava myös Kelan ja työterveyspalveluiden kanssa. Tämä vaatii teknisiä rajapintoja, jotka eivät välttämättä ole valmiina globaaleissa HR-järjestelmissä.
Ratkaisut: Paikallinen palkkajärjestelmä + integraatiot
Näihin haasteisiin voidaan vastata useilla eri tavoilla. Toimivin ratkaisu usein on käyttää Suomeen sopivaa palkkajärjestelmää, joka sisältää tarvittavat rajapinnat Tulorekisteriin ja muihin pakollisiin sidosryhmiin.
”Paikallinen järjestelmä pystyy paremmin vastaamaan paikallisiin vaatimuksiin.”
Yhdistä paikallinen ja globaali järjestelmä.
Paikallinen järjestelmä pystyy paremmin vastaamaan paikallisiin vaatimuksiin. Globaalilla HR-järjestelmällä puolestaan huolehditaan muista HRM- ja HRD-prosesseista. Ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot paikallisten järjestelmien kanssa mahdollistavat monimutkaisten prosessien automatisoinnin ja helpottavat HR-järjestelmissä olevien rajoitteiden kiertämistä sekä sovittamista suomalaiseen toimintaympäristöön.
”Ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot paikallisten järjestelmien kanssa mahdollistavat monimutkaisten prosessien automatisoinnin.”
Olipa kyseessä sitten globaali tai paikallinen HR-järjestelmä, on oleellista, että HR Master Data saadaan kulkemaan järjestelmien välillä luotettavasti. HR-datan hyödyntäminen analytiikan ja raportoinnin avulla on yhä tärkeämpi osa organisaatioiden strategista päätöksentekoa ja henkilöstöjohtamista.
”Olipa kyseessä sitten globaali tai paikallinen HR-järjestelmä, on oleellista, että HR Master Data saadaan kulkemaan järjestelmien välillä luotettavasti.”
HR-raportointi ja -analytiikka luo mahdollisuuksia.
HR-datasta saatava analytiikka auttaa yrityksiä ymmärtämään paremmin henkilöstön rakennetta, osaamista, suorituskykyä ja sitoutumista, ja mahdollistaa näin tehokkaamman ja tavoitteellisemman HR-johtamisen.
Hyvin hoidettu HR-data mahdollistaa myös EU:n palkka-avoimuus direktiiviin noudattamisen vaivatta.
Vaikka globaalien HR-järjestelmien sovittaminen Suomen työmarkkinoille on haastavaa, nykyteknologian avulla on mahdollista luoda tehokkaita ja toimivia kokonaisratkaisuja. Paikalliset palkkajärjestelmät, ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot mahdollistavat globaalien järjestelmien sopeuttamisen Suomen erityisvaatimuksiin.
Tärkeintä on varmistaa HR Master Datan luotettava hallinta, joka mahdollistaa sujuvan tiedonkulun ja auttaa organisaatioita noudattamaan sekä Suomen lainsäädäntöä että globaalin organisaation omia tarpeita.
”Paikalliset palkkajärjestelmät, ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot mahdollistavat globaalien järjestelmien sopeuttamisen Suomen erityisvaatimuksiin.”
Globaali HR-järjestelmä saadaan taipumaan Suomen työmarkkinoille.
Robotin avulla voidaan käyttää HR-järjestelmiä kuin ihminen; yhdistellä tietoja, syöttää tietoa tai käsitellä toisteista työtä. Ainoa reunaehto on, että lähdeaineiston tulee olla koneelle ymmärrettävä.
Millaisiin hommiin robottia ei kannata käyttää?
Kerran vuodessa toistuvat työt on hyvä hoitaa vielä ihmisvoimin. Robottia ei myöskään kannata käyttää automaatioihin, jotka voi tehdä esimerkiksi suoraan rajapintojen kautta. Ohjelmistorobotin hyöty tulee esiin parhaiten usein toistuvassa työssä, jolloin se nopeuttaa työtä ja parantaa työpäiväkokemusta.
Onko robotti tarkempi kuin ihminen?
On. Robotti jaksaa painaa HR-järjestelmässä yötä myöten, siinä missä ihminen tarvitsee lepoa. Vaikka robotti voi tehdä työtä järjestelmissä kuin ihminen, ihmisen tulkintaa ja taitoja tarvitaan edelleen myös.
Mitä HR-järjestelmärobotteja Integratalla on luotu?
– Robotteja rakennetaan helpottamaan sekä asiakkaidemme että integratalaisten työtä, kertoo integratalainen ohjelmistorobotiikkaihminen Joonas Soinila.
Integratalainen HR-automaatioasiantuntija Juha-Matti Koljonen puolestaan listaa integratalaiset HR-robotit:
Sympa HRon ketterä HR-järjestelmä, joka joustaa jokaiseen tarpeeseen ja palvelee yrityksen koko henkilöstöä. Lisäksi se mahdollistaa ideoinnin ja automaation. Sympaa on esimerkiksi vaivaton konfiguroida ja saada se vaikkapa kirjautumaan – kuin ihminen.
Kokosin tähän kirjoitukseen kohokohdat, mitä robotti voi tehdä Sympassa ja millaisia toteutuksia olemme tehneet asiakkaillemme HR:n ohjelmistorobotiikan (RPA) avulla.
Mitä robotti voi tehdä Sympassa?
lisätä rivejä
päivittää tietoja
päättää taulukoita
passivoida henkilöitä
viedä liitteitä
muodostaa tiedostoja, kuten työsopimuksia, ja lähettää niitä.
Millaisia robotteja olemme toteuttaneet Sympaan?
työsopimuksen lähetys allekirjoitukseen
työsuhderivien täydentäminen
rivien perustaminen
työtodistuksen muodostaminen ja lähetys
rivien päättäminen, oikeuksien poisto ja passivointi
käyttöoikeuksien raportointi
taulukon arvojen täyttö (lukee pdf-liitteestä tiedot ➡️ vie Sympa-taulukkoon)
