Mitä roboteilla voi tehdä HR-järjestelmissä? ”Melkein mitä vaan”, vastaavat integratalaiset HR-automaatioasiantuntijat Joonas Soinila ja Juha-Matti Koljonen. Integrata Botti haastatteli heitä HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikasta.
Kirjoittaja on botti, jonka paras kaveri on robotti
Integrata Botti
Korporaation äänitorvi
moro@integrata.fi
Mitä robotti voi tehdä HR-järjestelmässä?
Robotin avulla voidaan käyttää HR-järjestelmiä kuin ihminen; yhdistellä tietoja, syöttää tietoa tai käsitellä toisteista työtä. Ainoa reunaehto on, että lähdeaineiston tulee olla koneelle ymmärrettävä.
Millaisiin hommiin robottia ei kannata käyttää?
Kerran vuodessa toistuvat työt on hyvä hoitaa vielä ihmisvoimin. Robottia ei myöskään kannata käyttää automaatioihin, jotka voi tehdä esimerkiksi suoraan rajapintojen kautta. Ohjelmistorobotin hyöty tulee esiin parhaiten usein toistuvassa työssä, jolloin se nopeuttaa työtä ja parantaa työpäiväkokemusta.
Onko robotti tarkempi kuin ihminen?
On. Robotti jaksaa painaa HR-järjestelmässä yötä myöten, siinä missä ihminen tarvitsee lepoa. Vaikka robotti voi tehdä työtä järjestelmissä kuin ihminen, ihmisen tulkintaa ja taitoja tarvitaan edelleen myös.
Mitä HR-järjestelmärobotteja Integratalla on luotu?
– Robotteja rakennetaan helpottamaan sekä asiakkaidemme että integratalaisten työtä, kertoo integratalainen ohjelmistorobotiikkaihminen Joonas Soinila.
Integratalainen HR-automaatioasiantuntija Juha-Matti Koljonen puolestaan listaa integratalaiset HR-robotit:
- sairauspoissaolotodistusten käsittelijä
- HR-arkistointi
- Tulorekisteri-täsmäytys
- automaattiraportointi
- lomalauantaitarkastelut
- TeliaSign-allekirjoitukset
- VismaSign-allekirjoitukset
- työsuhteen elinkaari -robotti (työsopimuksen lähetys allekirjoitukseen, työsuhderivien täydentäminen, työtodistuksen muodostaminen ja lähetys)
- uusien esihenkilöroolien käyttöoikeuksien antaja ja poistaja (oikeuksien lisääminen, poisto ja passivointi)
- sairauspoissaolotodistusten käsittelijä
- sijaistusrobotti (rivien päättäminen)
- käyttöoikeuksien raportointi
- taulukon arvojen täyttö
- liitteiden lisääjä -robotti (esim. hygieniapassit, liitteet rekrytointijärjestelmä TalentAdoresta jne.)
- esihenkilön/ylemmän esihenkilön muistutukset esim. oman yksikön puuttuvista rivihyväksynnistä
- autoetutietojen lisääjä
Sympa-roboteistamme syvemmin kirjoituksella Sympa HR ja automaatio: Mitä robotti voi tehdä Sympassa?
🤖 Robotit: Tiima
- liittymäajot
- saldoraportointi
- käyttäjämääräraportointi
- esihenkilö-muistuttelut puuttuvista hyväksynnistä
- palkka-aineiston muodostukset saman päivän aikana
- sairauspoissaolotodistuksen poissaolotulkinnan palkallisuuden vienti järjestelmään
🤖 Muut mahdollisuudet mm.
- M2-arkistointi
- Saapuvan palkka-aineiston esikäsittelyt
Robottiprosessiesimerkki 🤖
- Kun kello lyö x ja tarvittavien tiedostojen tiedetään olevan olemassa, robotti aloittaa työt
- Robotti kirjautuu kellonlyömällä HR-järjestelmään – kuin ihminen
- Robotti ajaa raportin tai tekee muun ihmisen määrittelemän toiminnon
- Robotti siirtyy toiseen HR-järjestelmään tekemään ihmisen toivomaa toimenpidettä
- Robotti tulkitsee löytämänsä raportin kaikki rivit ja toimii täsmälleen ohjeen mukaan, esim. muodostaa aineiston
- Kun robotti on valmis, se ilmoittaa onnistuneensa!
Etsitkö järkevää HR- tai palkkajärjestelmää, johon saa HR-automaation avuksi?
Pyydä esittely mistä tahansa tarjoamastamme HR-järjestelmästä – ja kysy lisää HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikasta!
Uurramme uraa karsimalla kuraa. Tiedätkö, mitä kaikkea robotti voisi vaivatta tehdä puolestasi Sympa HR:ssä? Integratalainen robotti-ihminen Juha-Matti Koljonen avaa sovellusrobotiikan salat kertomalla konkreettisia esimerkkejä, millaisia robotteja olemme toteuttaneet asiakkaillemme Sympaan.
Sympa HR on ketterä HR-järjestelmä, joka joustaa jokaiseen tarpeeseen ja palvelee yrityksen koko henkilöstöä. Lisäksi se mahdollistaa ideoinnin ja automaation. Sympaa on esimerkiksi vaivaton konfiguroida ja saada se vaikkapa kirjautumaan – kuin ihminen.
Kokosin tähän kirjoitukseen kohokohdat, mitä robotti voi tehdä Sympassa ja millaisia toteutuksia olemme tehneet asiakkaillemme HR:n ohjelmistorobotiikan (RPA) avulla.
Mitä robotti voi tehdä Sympassa?
- lisätä rivejä
- päivittää tietoja
- päättää taulukoita
- passivoida henkilöitä
- viedä liitteitä
- muodostaa tiedostoja, kuten työsopimuksia, ja lähettää niitä.
Millaisia robotteja olemme toteuttaneet Sympaan?
- työsopimuksen lähetys allekirjoitukseen
- työsuhderivien täydentäminen
- rivien perustaminen
- työtodistuksen muodostaminen ja lähetys
- rivien päättäminen, oikeuksien poisto ja passivointi
- käyttöoikeuksien raportointi
- taulukon arvojen täyttö (lukee pdf-liitteestä tiedot ➡️ vie Sympa-taulukkoon)
- liitteiden tuonti rekrytointijärjestelmä TalentAdoreen ➡️ Sympa (kuva, sertifikaatit)
- esihenkilön/ylemmän esihenkilön muistutukset esim. oman yksikön puuttuvista rivihyväksynnistä.
Jos painat järjestelmässä jousi pohjassa ja haluaisit kuulla automaation mahdollisuuksista, ota yhteyttä 📲
Etsitkö järkevää HR-järjestelmää, johon saa automaation avuksi?
Varaa Sympa HR -demo tai pyydä esittely mistä tahansa tarjoamastamme HR-järjestelmästä – ja kysy myös HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikasta!
Olvi etsi kehityshaluista kumppania ja järkeviä järjestelmiä kokonaisratkaisuna. Palkanlaskenta pyörii Mepcon päällä ja HR-projektissa otettiin käyttöön Mepco Web. Myös HR-raportointi ja -analytiikka auttavat nyt esihenkilöiden arjessa. Miksi asiakas valitsi meidät?
Palvelumme pähkinänkuoressa
Haaste
- Palkanlaskennassa pari omaa olvilaista. Eläköitymisen myötä kokonaisratkaisu kysymykseen.
- Ajurina Mepco HRM ja halu digitalisoida HR-järjestelmiä. Mistä kehityshaluinen kumppani?
- Esihenkilöillä riittämättömät järjestelmänäkymät ja raportointiratkaisut.
Ratkaisu
- HR- ja palkkajärjestelmä Mepcon oheen pilvipalveluna toimiva työpöytä: Mepco Web.
- Kokonaispalveluna HR-järjestelmäprojekti kehitysotteella kuntoon.
- Manuaalityön minimointi mahdollistui järjestelmäintegraatioiden ja automaation avulla.
Tulokset
- Proaktiivisuutta palkanlaskentaan. Palkanlaskijoiksi integratalaiset palkka-asiantuntijat.
- HR-järjestelmien palveluympäristö pilveen. HR-toiminnot ja HR-data helposti.
- Hyvä HR-liitto. Kokonaisvaltainen kehitys käsikynkkää tutun toimijan kanssa.
Kokonaisratkaisuna hyvä HR-liitto
Olvi Oyj on vuonna 1878 perustettu suomalainen panimo- ja virvoitusjuomayhtiö, joka työllistää yli 2 000 ihmistä kuudessa eri maassa. Yhtiön henkilöstöpäällikkö Anne Mäntyaho muistelee vuosien takaisia tunnelmia:
– Olimme tehneet vuoteen 2020 asti palkanlaskentaa omana toimintona. Toinen laskijoistamme eläköityi ja lähdimme etsimään henkilöstöhallinnon ja palkkahallinnon kokonaisratkaisua. Myös halu digitalisoida HR-järjestelmiä toimi ajurina.
Olvilla jo käytössä ollut HR- ja palkkajärjestelmä Mepco HRM haluttiin hioa huomisen puolelle. Mepco-kanta siirrettiin meille ja samalla siirtyi Mepcon ylläpitovastuu. Paremman henkilöstöhallinto-, esihenkilö- ja palkka-arjen pakettiin pantiin pilvipalveluna toimiva työpöytä Mepco Web. HR-automaatio, HR-raportointi ja -analytiikka otettiin niin ikään avuksi ja ajansäästöksi.
– Päädyimme palkkahallinnon ulkoistukseen ja Integrataan, sillä he pystyivät tarjoamaan toivomallamme tavalla meille Mepcon.
”Päädyimme palkkahallinnon ulkoistukseen ja Integrataan, sillä he pystyivät tarjoamaan toivomallamme tavalla meille Mepcon.”
Anne Mäntyaho, henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
Mutta se ei suinkaan ollut ainoa tekijä. Mäntyaho pitää meitä hetken jännityksessä. Mepcon nimittäin saa muualtakin. No, miksi valitsitte integratalaiset?
– Ennen kaikkea meille tuli tunne, että tarvettamme kuunneltiin. Tulimme siis kuulluiksi ja ymmärretyiksi. Alusta asti yhteistyömme tuntui luontevalta ja edelleen meille tuli tunne, että tähän kumppaniin pystymme luottamaan läpiviennissä ja arjessa. Oli myös kykyä ja näyttöä siitä, että tällaisia toteutuksia ja automaatioita on ennenkin tehty. Kun vielä saatiin taloudellisessakin mielessä järkevä yhteistyösopimus syntymään, oli erittäin helppo luottaa tunteeseen, Mäntyaho muistelee.
Hyppäsimme palkkakelkkaan. Samalla hiottiin heti HR-toimintoja Olvin tulevaisuustoiveiden suuntaan.
HR-arki ja palkanlaskenta pantiin pyörimään paremmin Mepcon päälle. Mepco Web toi esihenkilöille työpöytänäkymän tärkeisiin tiiminsä tietoihin. Samoin HR-automaatio ja HR-raportointi ja -analytiikka huojentavat henkilöstöhallinnossa säästäen sekä HR:n että esihenkilöiden työtunteja.
”HR-automaatio ja HR-raportointi ja -analytiikka huojentavat henkilöstöhallinnossa säästäen sekä HR:n että esihenkilöiden työtunteja.”
Anne Mäntyaho, henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
– Halusimme, että meillä on sellaiset järjestelmät, jotka tukevat esihenkilöitä. Mepco Webin myötä tämä toteutui.
Integratan HR-raportointi Maksimin raportointityökalun avulla myös esihenkilöt pääsevät seuraamaan dataa. Integraation ja automaation tuoma oikeellisuus huojentaa:
– Kun tieto tulee suoraan palkkajärjestelmästä, voi olla varma, että se on oikein. Integratan HR-dataratkaisussa myös graafit ovat parempia ja tiedon saanti sekä hakeminen helpompaa.
Vasta kokonaisratkaisun käyttöönoton jälkeen oli kehityksen vuoro.
– HR-dataan liittyviä kehitystarpeita on työstetty ja kehitystä jatketaan. On myös otettu käyttöön erinäisiä esihenkilöiden työtä helpottavia sähköisiä lomakkeita sekä sähköinen allekirjoitus.
Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto nousee etenkin kesäkausien korvalla Olvissa arvoon arvaamattomaan: Yritys palkkaa tänäkin vuonna 90 kesätyöntekijää ja sähköisen allekirjoituksen avulla kausityöntekijöiden sopimukset sekä työtodistusten toimitus sujuvat sukkelaan ilman manuaalisia manööverejä tai turhaa tallennustilan tarvetta.
”Sähköisen allekirjoituksen avulla 90 kesätyöntekijän sopimukset sekä työtodistusten toimitus sujuvat sukkelaan ilman manuaalisia manööverejä tai turhaa tallennustilan tarvetta.”
HR-automaatiosta apua arkeen.
Läpinäkyvyyden liitto
Palataan vielä palkkoihin. Miltä kulttuurimuutos tuntui, kun palkanlaskentaan tulikin ulkopuolinen toimija?
– Kyllä me jännitimme, kun Integrata laski ensimmäiset palkkamme silloin siinä muutosvaiheessa, mutta se menikin äärettömän kivuttomasti, Mäntyaho muistaa.
Olvin pöytään jäi palkkayhteysihminen, joka tuntee yrityksen ympäristön ja ihmiset. Hyvässä yhteistyössä saman pöydän äärellä toteutuu Integratan asiakas on yksi meistä -ajattelu.
Avoimuus asiakkaan suuntaan on myös arvoasetelmiemme ytimessä. Olvin integratalainen asiakasliima Pirjo Reunanen, onko mikään koskaan mennyt mönkään?
– Kyllä me olemme mokanneet. Meille on sattunut inhimillinen erhe palkanmaksussa, mutta hyvän kumppanuuden vuoksi kaikki saatiin sovittua erittäin hyvässä yhteishengessä. Mepconkin me saamme täällä taipumaan moniin toiveisiin HR-automaation avulla.
Mäntyaho komppaa:
– Totta, ja tässä yhteistyössä ylipäätään läpinäkyvyys on korostunut. Kuvaisin itsekin tätä kumppanuudeksi ostaja-toimittajasuhteen sijaan. Tekemisemme ovat hioutuneet siten, että mietitään yhteisesti yhteisiä ratkaisuja. Myös haasteisiin.
”Kuvaisin tätä kumppanuudeksi ostaja-toimittajasuhteen sijaan. Tekemisemme ovat hioutuneet siten, että mietitään yhteisesti yhteisiä ratkaisuja.”
Asiakas on yksi meistä.
– Integratalaiset asiantuntijat ovat asiantuntevia ja meillä on toimiva kokonaisratkaisu. Tämä on ollut iso muutos ja yhteistyössä tavoitteet ovat täyttyneet.
Loppuun HR-päällikkö antaa vielä ajateltavaa sopivan kumppanin valintaan:
– Kyllä sen vaistoaa – tulee se tunne – että tämä on nyt sellainen kumppani, jonka kanssa haluat tehdä työtä tulevaisuudessakin. Sillä kyllähän tässä tosi naimisiin mennään, Mäntyaho naurahtaa.
”Kyllä sen vaistoaa – tulee se tunne – että tämä on nyt sellainen kumppani, jonka kanssa haluat tehdä työtä tulevaisuudessakin.”
Anne Mäntyaho, henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
Tiivistettäköön, että hyvässä HR-liitossa suhteen ensimetrit sujuvat kuin siivillä ja kumppanivalinnassa kannattaa luottaa tunteeseen. Kun HR- ja palkkakumppani kuuntelee, on kehityshaluinen ja -kykyinen sekä luotettava ja rehellinen, yhteinen tulevaisuus todennäköisemmin toimii.
HR-päällikkö Anne Mäntyahon vinkit valintaan ja parempaan projektiin:
- Pitäydy projektissa. Kirkasta tavoite ja erota kehitysasiat. Näin teet projektin aikana oikeita asioita ja pysyt aikataulussa.
- Kerro kuviot kumppanille. Avaa heti avoimesti, mihin ja millaisiin prosesseihin etsit apua. Kumppanilla voi olla oivia ratkaisuja. Pidä siis mieli avoimena.
- Varmista valinta tulevaisuusajattelulla. Kysy itseltäsi ”onko tämä sellainen toimija, jonka ajattelen panostavan jatkossakin kehittämiseen?”
Huomisen HR:ää? ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme webinaareihin ja häppeninkeihin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua ertityisesti kiinnostaa:
Huomisen HR:n parissa voi tehdä monipuolista uraa. Integratalainen Henrik Aminoff on robotiikkaihminen. Miten kasvatustieteilijä päätyi koulun penkiltä ensin HR-osastolle, draivaamaan digitalisaatiota maailmalle, myöhemmin matka- ja kuluhallinnan asiantuntijaksi ja löysi lopulta henkisen kotinsa Integratan ohjelmistorobotiikan parista? Tämä uratarina kannattaa lukea. Sisältää myös HUUTOKIRJAIMIA.
Tulin Integratalle vuonna 2020. Koulutukseltani olen kasvatustieteiden maisteri, pääaineenani aikuiskasvatustieteet. Aloitin yliopiston viimeisenä vuonna kesken opintojen Nokian Renkailla HR-osaston ”jokapaikanhenkilönä”, tehden mm. data-analytiikkaa, järjestelmiä ja yleistä tietsikkahommaa.
Digitalisaatio vei jo tuolloin mennessään: siirryin Vianorille samaan konserniin, jossa merkittävän projektin osana tehtiin digitalisaatioponnistusta. Toimin Pohjoismaiden laajuudella käyttöönotoissa ja kiertelin maita ja mantuja kouluttamassa uusien laitteistojen käyttöä sekä uusia prosesseja. Tästä digiloikasta kirjoitin myös pro gradu -tutkielmani; aihe, joka on edelleen lähellä sydäntäni.
Integratalle tulin M-Filesilta, jossa konsultoin pari vuotta järjestelmäkäyttöönottoja. Tässäkin työssä pääsi näkemään uuden ja vanhan maailman rajapintaa: paperimappien digitointia ja muuta mielekästä manuaalisen työn minimointia. Lisäksi työssä kehitettiin paljon erilaisia toimintamalleja asiakkaiden prosesseihin.
Jokin jäi kehittämisessä kytemään.
Uutta uraa karsimalla kuraa
Integratalla aloitin ensin matka- ja kuluhallinnan palvelun parissa järjestelmäkonsulttina. Muutamassa vuodessa olinkin kaverustunut paitsi työkavereiden, myös robottien kanssa. Uudistaminen ja fiksusti tekeminen on minulle äärimmäisen tärkeää. Tätä kautta löysin hyvin luonnollisesti uutta uraa Integratan ohjelmistorobotiikkatiimistä. Tässä positiossa karsin kuraa: teen paitsi asiakkaillamme käytössä oleviin HR:n ja palkkahallinnon järjestelmiin ns. rivirobotteja, kehitän myös sisäisesti prosesseja aina perehdytyksestä asiakaspalvelualustaan sekä itsensä- ja tiiminkehittämistyökaluihin.
” Tässä positiossa karsin kuraa: teen paitsi asiakkaillamme käytössä oleviin HR:n ja palkkahallinnon järjestelmiin ns. rivirobotteja, kehitän myös sisäisesti prosesseja.”
Integratalainen robotti-ihminen Henrik Aminoff.
Minua motivoi, että robottien avulla on mahdollista karsia HR-osastojen toistuvaa työtä ja kehittää organisaation toimintaa.
Parasta työssä juuri nyt on uusi UiPath-lisenssiversio, joka on tarjonnut entistä laajempia mahdollisuuksia. Samalla olen ammentanut omaa innostustani ja kehittänyt toimintaa helpottavia skirptejä sekä automaatioita.
RPA (Robotic Process Automation) on ja tulee olemaan tulevaisuuden ala, ja kaikki sen eteen tässä hetkessä tehtävä on jo plussaa. HR-järjestelmien käyttöliittymät saattavat olla kankeita ja jopa automatisointi aika-ajoin haastavaa. Juuri tämä tekee työstä kuitenkin myös motivoivaa.
Viime aikoina olen keskittynyt rajapintojen kautta tehtäviin operaatioihin, joissa päästäänkin kiertämään ihmisille tarkoitettuja järjestelmiä ja puhumaan ”tietsikka tietsikalle”, jolloin saadaan aikaan enemmän ja nopeammin. Etenkin toiminnan tehokkuuden kehittäminen ja jäyhien prosessien nopeuttaminen motivoi.
Myös sisäiset projektit ja talon omien käytänteiden hiominen ja parantaminen on antoisaa. Minusta on mieletöntä oppia uutta ja kehittää, ja toivon tartuttavani ainaista innostusta ympärillenikin.
Ai millainen on tiimini?
Koljosen kanssa koodaamme ohjelmistorobotiikan avulla robottiratkaisuja asiakkaidemme avuksi sekä muiden integratalaisten asiantuntijoiden arkeen. Käytännössä luomme automatiikkaa tekemään vaikka mitä TAI ihan mitä vain!
Tiimimme tekemä työ on oikeasti mielenkiintoista ja merkityksellistä.
Juha-Matin timantinkova osaaminen ja oma (yli)vilkas luonteeni sekä halu kokeilla uutta ja murtaa menneisyyden meininkiä on aika kova kombo: tässä tiimissä toinen taitaa ja toinen kyseenalaistaa, monimutkaistaa, yksinkertaistaa ja keksii kulmia, joita ei ole vielä huomattu mittailla.
Toki myös robotit ovat työkavereitamme, mutta tiiminä täydennämme toisiamme toimimalla toisillemme peileinä. Hyvällä yhteistyöllä saamme prosessin kuin prosessin – tavalla tai toisella – toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla.
Pelkkä mahdollisuus saada asiakkaalta tai sisäisesti ratkaistava ongelma on jo innostavaa, mutta keksiäpä siihen vielä toimiva ja tehokas ratkaisu – se taas on todella mahtavaa! Uskon, että monijärjestelmäinen lähestymistapa ja tiimimme laaja osaaminen on arvokasta myös asiakkaillemme. Huomisen HR:n varalle meillä on työn alla paljon tapoja saada HR-hommat toimimaan tehokkaammin.
”Huomisen HR:n varalle meillä on työn alla paljon tapoja saada HR-hommat toimimaan tehokkaammin.”
Integratalainen robotti-ihminen Henrik Aminoff.
Innostavaa on myös, kun oman talon sisältä löytyy sparreja. Yhdessä Integratan integraatiotiimin kanssa pieni RPA-tiimimme tehostuu. Laajennetussa porukassa saamme turvallisesti heitellä ajatuksia ja ihmetyksiä ilmoille sovellusrobotiikasta sekä sparrailla Integratan integraatioratkaisuiden, kuten Jauhamon sekä Mepco-integraatioiden osalta.
Yhdessä pidämme kehityksen kehittymässä.
Iloa integratalaisuudesta
Integratalaisuus sopii mielestäni kaikille. Joidenkin vain tulee vähän muuttua (huumoria!) 🙃
Integratalaisuus on inhimillistä ja itseohjautuvaa. Koen kulttuurin itselleni todella tärkeänä ja hienona. Kulttuuri vaatii yksilöltä aivoa tehdä ja ajatella itse: katsoa itseään, tiimiään sekä koko organisaatiotaan isommalla skaalalla ja pohtia, mitä ja miten voisi tehdä tämän paremmin.
Parasta on Integrata Manifestoon pohjaava Ajattelu ennen ohjetta. Se integratalainen tapa toimia, joka PAKOTTAA pohtimaan, kehittymään ja kehittämään (joskus vahingossakin) prosesseja, itseään ja tiimiään.
Täällä on pyyhitty pölyt myös vanhentuneista käsityksistä vanhempainvapaiden tai työn ja perhe-elämän yhdistämisen suhteen: voin ilmoittaa tiimille tai vaikka koko organisaatiolle, että ”tänään on tällainen tilanne päällä perheessä, ja olen koneella tai en ole koneella tähän ja tähän aikaan”. Homma toimii, mitään pahaa ei tapahdu, kukaan ei huohota niskaan. Työt voi tehdä tehokkaasti toisena ajankohtana.
Integratalla ihmiset ovat oikeita ihmisiä – ja se on minusta Integrata pähkinänkuoressa.
”Integratalla ihmiset ovat oikeita ihmisiä – ja se on minusta Integrata pähkinänkuoressa.”
Integratalainen Henrik Aminoff.
Henrikin vinkit tuleville integratalaisille
- Muista, että kukaan ei ole yksin oikeassa. Kyseenalaista.
Kerro mielipiteesi: miten sinä olet tehnyt ja mikä on toiminut. - AJATTELU ENNEN OHJETTA*. Huutokirjaimin, jotta toimintamallin tärkeys tässä työyhteisössä korostuu. Kyseenalaistaminen ei ole ohjeen kumoamista, vaan omaa ajattelua.
- Imurinputki ennen uraputkea*. Työ on tärkeää, mutta vain työtä. Tärkeintä on elämä työn ulkopuolella. Jos jotain odottamatonta tapahtuu, ota rauhallisesti. Kaikki järjestyy.
* Tähdellä merkityt ovat arvoasetelmia Integrata Manifestosta, tavastamme toimia.
Integratalaiseksi? Tilaa Uraepistola
Tilaa Uraepistola ja tiedät HR:n ja palkkahallinnon hauskimmista työpaikoista ennen muita! Toimitamme parhaat duunit suoraan inboxiisi sitä mukaa, kun niitä avautuu. (Haluat ehkä lukaista myös, miten turvaamme tietojasi.)
Parannamme asiakkaidemme työpäiväkokemusta laittamalla robotit tekemään toistuvia tehtäviä HR-järjestelmiin. Integratalainen HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikka-asiantuntija Juha-Matti Koljonen avaa, miten HR-automaatio voi avittaa ja millaisia robotteja olemme luoneet asiakkaidemme avuksi.
Uurramme uraa karsimalla kuraa, eli hyödynnämme ohjelmistorobotteja asiakkaidemme auttamiseen ja manuaalisen työn tuskan poistamiseen. Kuin ihminen. Tavoitteena on kuitenkin tehdä HR:n ja palkkahallinnon työpäivistä parempia antamalla koneen hoitaa ne hommat, joissa se voittaa ihmisen.
Robotiikkaa käytetään yleisesti korvaamaan joko vaarallista, toistuvaa, työlästä tai muuten aikaa vievää toimintaa. Integratalla roboteilla tehdään siis asiakkaidemme työpäiväkokemusten parantamiseksi toistuvia operaatioita HR-järjestelmiin, joista ei saada siirrettyä samaa tietoa muilla menetelmillä tai halutulla käyttäjäkokemuksella.
Seuraavassa on vain joitakin esimerkkejä erilaisista integratalaisista robottitoteutuksista.
Ohjelmistorobotiikka HR-järjestelmien jouhevoittajana ja palkkapalvelun parantajana
Näin integratalaiset robotit toimivat HR- ja palkkajärjestelmien parissa työskentelevien työpäiväkokemuksen parantamiseksi:
Työsuhteen elinkaarirobotti kuuluu niin kutsuttuihin valmisrobotteihin ja se voidaan sellaisenaan integroida HR-järjestelmä Sympa HR:ään. Elinkaarirobotti huolehtii puolestasi henkilöstön työsuhteen elinkaaren toistuvista toiminnoista: uuden henkilön rivien avaus, työsuhderivien päättäminen ja lopuksi passivointi.
Asiakkaillemme on toteutettu myös esimerkiksi henkilöiden käyttöoikeuksien lisäys- ja poistorobotteja esihenkilöroolien mukaan. Näissä toteutuksissa kaikki lisäklikkaukset hoituvat pari kertaa viikossa robotin toimesta!
”Robotti huolehtii HR- ja palkkajärjestelmissä esimerkiksi toistuvista toiminnoista ja lisäklikkauksista, raportoinnista ja täsmäytyksistä, dokumenttien toimituksista tai tarkastuksista. Lisäksi robotti tuottaa helpommin haettavaa ja luettavaa aineistoa.”
Integratalainen HR-automaatioasiantuntija Juha-Matti Koljonen.
Mepco HRM:n osalta robotit parsivat sisään saapuvaa aineistoa loma- ja poissaolojaksoista sekä raportoivat asiakkuuden tasolla lomaraportteja mm. merkityistä lauantaivapaista, pitämättömistä lomista ja peräkkäisistä sairauspoissaoloista.
Samaten robotilla täsmäytetään Tulorekisterin raporttia tapahtuma-aineistoa vastaan ja tuotetaan helpommin tarkastettavaa aineistoa palkanlaskentaan.
Myös Mepco Webissä sairauspoissaolotodistusten toimitus lomakkeen ja robotin yhteistyöllä on helppoa – ja yleistä. Yhteistyö robotin kanssa tuottaa aineistoa, joka on helpompaa hakea ja tarkastaa joko asiakkaamme tai palkkapalvelumme toimesta.
Ohjelmistorobotti ei katso kelloa
Robotit eivät välitä työajoista, vaan jaksavat raataa väsymättä. Ohessa esimerkkejä kellon ympäri painavista työaikaroboteista:
Tiima-työaikajärjestelmän kanssa robotit hoitavat kuukausittain mm. mallipohjien ajamista valituilla parametreilla (koko kuukauden tiedot tai esimerkiksi 1.–15. päivän kirjausaineiston siirto). Lisäksi osalla asiakkaistamme on integraatioita muihin järjestelmiin, joita varten Tiiman tuntikirjausaineistoa koostetaan näihin järjestelmiin sopivampaan muotoon – jotta asiakkaamme työ helpottuisi.
Quinyx-työajanhallintajärjestelmässä robottimme voi käydä muistuttelemassa esihenkilöitä hyväksymättömistä tunneista ja tehdä jopa palkka-ajon! Vaikka palkka-ajo on automatisoitavissa, muistutukset pari kertaa ennen ajon suoritusta parantavat poikkeuksetta saapuvan palkka-aineiston laatua ja näin kaikkien tyytyväisyyttä käytössä oleviin järjestelmiin.
RPA matka- ja kuluhallinnassa
Voiko ohjelmistorobotiikka sujuvoittaa matka- ja kuluhallintaa?
M2-maksatusaineistoja käsitellään meillä myös RPA:n (Robotic Process Automation) avulla. M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmässä robottimme voi kirjautua järjestelmään, ilmoittaa hyväksyntävaihetta varten eteenpäin asiakkaallemme hyväksyttävät summat sekä muut sovitut lisätiedot. Kun hyväksyntä on saatu, robotti hoitaa järjestelmässä vaiheet itsenäisesti eteenpäin.
Matka- ja kuluhallinnan modernin Acubiz-sovelluksen ympärille on mahdollista esimerkiksi tuottaa automaattista raportointia käyttäjärooleista ja -määristä.
Ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt
Mahdollisuudet käyttää ja hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa palkkahallinnon ja HR:n arjen apurina ovat laajat. Robotit taipuvat myös uusien asioiden kehitykseen (toki myös minut tulee taivutella) 🙃
Esimerkkinä robotti voisi vaikka lukea tarvittavan pdf-tiedoston, poimia siitä tiettyjen kenttien arvot ja täyttää tiedot toisessa paikassa helpommin selattavaan ja raportoitavaan muotoon.
Ohjelmistorobotiikkaa voidaan käyttää jopa konversioissa ja kertaluontoisissa tapahtumissa, jos lähdejärjestelmä tuottaa aineistoa, jonka konversiossa menisi paljon aikaa ja virheet ovat käsin tehdessä helposti syntyviä.
Esimerkkinä jälleen vaikkapa satasivuinen pdf-tuloste, josta tarvitaan kirjanpitolukuja konversioaineistoksi: kertarobotti saattaa olla tässä tehokkaampi (ja kustannustehokkaampi), kuin monta päivää konsultin työaikaa!
”Saamme robotit liikkumaan HR-järjestelmästä toiseen.”
Robotit eivät ole sidottuja järjestelmäympäristöön.
Robotit eivät ole voimakkaasti sidottuja mihinkään ympäristöön ja saamme ne liikkumaan HR:n järjestelmästä toiseen. Lisäksi robotilla voidaan tehdä vaikeampaakin tulkitaa ohjaustaulujen perusteella. Pisimmälle vietynä esimerkiksi lomakkeella ilmoitettu poissaolo ja väliaikaisesti lomakkeelle tallentunut ICD-koodi hyvillä ohjaustauluilla voi tuottaa palkallisuustiedon selvissä tapauksissa ilman henkilön tulkintaa ja valuttaa palkallisuustiedon suoraan palkka- tai työaikajärjestelmään.
”Ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt ja robotti hoitaa helpot tai toisteiset tapaukset.”
Uurramme uraa karsimalla kuraa.
Ja kuten aina, epäselvät tapaukset voidaan ohjata ihmiselle päätökseen. Tällöin molemmille on edelleen työpäivässä tekemistä, mutta jokainen voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa: ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt ja robotti hoitaa helpot tai toisteiset tapaukset.
Ohjelmistorobotiikka kiinnostaa – miten alkuun?
Robotiikan käyttöönotto lähtee liikkeelle potentiaalisen prosessin tai käyttötapauksen tunnistamisesta. Mikäli siis haluat päästä helpolla, ota meihin yhteyttä! Käymme kanssasi läpi, millainen robotisoinnin potentiaali omissa HR-prosesseissanne tai -järjestelmissänne muhii.
