Pirkanmaan Voimia halusi luoda pitävän pohjan tiedolla johtamiselle. Sirpaleiseen tietoon saatiin selkeys HR-raportoinnilla ja -analytiikalla. Järkevät järjestelmät – Mepco Pro, Quinyx ja M2 – mahdollistavat tiedolla johtamisen tunteella.
Palvelumme pähkinänkuoressa
Haaste
- Koottu data karvalakkimallista. Hajanainen HR-tieto teetti toisteista työtä.
- Suora näkymä henkilöstötietoihin kiven takana. Läpinäkyvyys loisti poissaololla.
- HR:llä ja esihenkilöillä riittämättömät HR-raportointiratkaisut.
Ratkaisu
- Tiedon omistajuus HR:lle. Työntekijöille näkymä omiin tietoihin.
- HR-raportointiratkaisuun data automaatiolla suoraan HR-järjestelmistä.
- Mepco Pro, Quinyx, M2 ja HR-raportoinnin teknologiaosaaminen mahdollistamassa tiedolla johtamista.
Tulokset
- Vanhakantaisuus sai väistyä tiedolla johtamisen tieltä.
- HR ja esihenkilöt voivat nyt keskittyä suuriin linjoihin ja suitsutuksiin.
- Muistinvaraisuus ja lippulaput poissa: esihenkilötyö helpottui, työntekijäkokemus kohentui.
Pirkanmaan Voimia Oy on Tampereen, Nokian, Virtain ja Ylöjärven kaupunkien, Vesilahden kunnan sekä Pirkanmaan hyvinvointialueen omistama yhtiö, joka tuottaa toimialueellaan ateria- ja puhtauspalveluita monituottajamallilla. Voimialaisia on 1 100. Yhtiön henkilöstö- ja lakiasioiden johtaja Satu Ollikainen palaa aikaan ennen toimivaa HR-raportointialustaa:
– Lähdimme liikkeelle tyypillisestä tilanteesta, jossa tieto oli hajanaista: sirpaleista, piilossa, useassa eri paikassa… Koottu data oli vain vähäisessä määrin käytettävissä ja suoraa näkymää henkilöstötietoihin oli vaikea saada. Saatavilla oli yksittäisiä raportteja, jotka HR:n ja talouden toimesta koottiin käsityönä.
Myös yhtiön henkilöstöpäällikkö Katriina Bergmann täydentää lähtötilannelistaa:
– Vanhakantaisessa järjestelmässä oli vain perustiedot henkilöstä. Esihenkilöillä ei ollut näkyvyyttä, saati sitten työntekijöillä itsellään näkymää omiin tietoihinsa.
Koska läpinäkyvyys loisti poissaolollaan, integratalaisten kanssa Pirkanmaan Voimia asetti tavoitteita tiedolla johtamiseen ja lähti siitä, että järkevät järjestelmät kokonaispalveluna helpottavat huomisen HR-raportointia koko organisaation kannalta.
Kuntapuolen HR- ja palkkajärjestelmä Mepco Pro sekä moderni työaikajärjestelmä Quinyx meiltä mahdollistivat moitteetta HR-raportoinnin ja -analytiikan ottamisen avuksi ja ajansäästöksi. Pirkanmaan Voimia on myös Integratan matka- ja kuluhallinnan M2-asiakas.
”Kuntapuolen HR- ja palkkajärjestelmä Mepco Pro sekä moderni työaikajärjestelmä Quinyx meiltä mahdollistivat moitteetta HR-raportoinnin ja -analytiikan ottamisen avuksi ja ajansäästöksi.”
Kokonaispalvelulla helpompi HR.
Uusien järjestelmien omaksuminen ja manuaalisten prosessien muuttaminen automatisoiduiksi ottaa aina aikansa. Mikä projektissa on haastanut eniten?
– Yleisesti on haastanut konversiodatan lähtötiedon oikeanlainen muoto. Koska data otettiin vanhoista järjestelmistä, se ei keskustellut uusien järjestelmien kanssa, vastaa Satu Ollikainen.
– Tekemistä on ollut paljon ja projekti on ollut valtava muutosmatka normaalin HR-arjen pyörittämisen rinnalla, kuuluu Katriina Bergmannin vastaus.
Seuraavaksi haluamme tietää, missä on erityisesti onnistuttu kaikkien voimialaisten arjen kannalta. Vuoropuhelun valtikka siirtyy Pirkanmaan Voimian henkilöstöasiantuntija Emmi Kujalalle:
– Esihenkilöt ovat päässeet irti muistinvaraisuudesta ja lippulapuista! Nyt näkee heti, missä asia menee, mitä sille on jo tehty ja mitä se mahdollisesti vielä odottaa. Eli esihenkilötyön helpottaminen työntekijäkokemuksen näkökulmasta on onnistuminen.
Myös HR-järjestelmäintegraatioiden ja automaation tuoma oikeellisuus huojentaa. Palkkoja ei enää makseta titaanien ajassa. Työvuorosuunnittelukin on siirtynyt seinältä sovellukseen. HR-tieto on aina ajan tasalla ja sen saanti sekä hakeminen on helpompaa kautta koko organisaation.
”Palkkoja ei enää makseta titaanien ajassa. Työvuorosuunnittelukin on siirtynyt seinältä sovellukseen.”
HR-tieto on aina ajan tasalla.
– Tiedon käsittelyä ja tulkintaa on vastuutettu myös esihenkilöille. Työntekijät näkevät omat henkilöstötietonsa sekä kattavilta palkkalaskelmilta aiempaa enemmän tietoja. Näkyvyys edistää etunojassa myös palkka-avoimuutta.
– Työvuorosuunnittelunkin näkökulmasta muutos oli ihmisille iso, mutta modernista tavasta tehdä on tullut pelkkää positiivista.
Puhutaan projektista
Pilkotaanpa vielä projekti. Mutta ei palasiin, vaan tunteisiin ja tuloksiin.
Kehityksestä ja projekteista Voimialla vastaava Sari Vilmunen sekä henkilöstö- ja lakiasioiden johtaja Satu Ollikainen ja henkilöstön kehittämispäällikkö Katriina Bergmann, millä tunneskaalalla tätä tiedolla johtamisen projektia on teillä tehty?
– Yhden projektin aikana – ja tosi nopeasti – on alettu kerätä poikkeuksellisen paljon dataa. Loikka on totisesti ollut iso. Yhteisestä palkkaulkoistusprojektista lähtien dataa on otettu myös HRD-puolelta. Päällimmäinen tunne on ollut hämmästys; miten valtava määrä perusdataa tiedolla johtamisen projekti toi meille, Vilmunen vastaa.
– Pidimme scopessa skaalautuvuuden ja tulevaisuuden tiedon hyödynnettävyyden. Emme naulanneet myöhempää kehitystä estäviä ratkaisuja. Vire oli voimakkaan positiivinen, Ollikainen muotoilee.
– Suurin tunnereaktio syntyy siitä, miten hienosti muutos on otettu organisaatiossa vastaan. Kaikki lähtivät nopeasti ja rohkeasti käyttämään järjestelmiä! Se osoittaa, että on haluttu ottaa ne omaksi ja oppia käyttämään järjestelmiä oikein, Bergmann kiittelee.
– Ajattelemme samoin kuin Integrata, että hyvinvoiva henkilöstö näkyy hyvänä palveluna asiakkaillekin. Vaikka siis olemmekin nyt kehittämässä sisäisiä prosessejamme, pidämme koko ajan mielessämme loppuasiakkaamme, jonka toivomme kohtaavan jatkossakin iloisia, palvelualttiita ja hyvinvoivia voimialaiaisia, maalailee Ollikainen.
”Ajattelemme samoin kuin Integrata, että hyvinvoiva henkilöstö näkyy hyvänä palveluna asiakkaille.”
Satu Ollikainen, henkilöstö- ja lakiasioiden johtaja, Pirkanmaan Voimia Oy
Tiedolla johtamisen tieltä ei ole paluuta. Työkykyjohtamisenkin näkökulmasta tieto siirtyy sujuvasti ja mahdollistaa myös siltä osin myöhemmän kehityksen:
– Raportoinnin ja reflektoinnin sijaan siirrytään seuraavaksi ennakointiin. Datan avulla halutaan päästä analyysiin ja etukenossa kiinni oikeisiin asioihin, Bergmann kertoo kehityssuunnasta.
On huomionarvoista, että maailman ei tarvinnut tulla valmiiksi tässä projektissa. Tiedolla johtamisen loikka oli vasta ponnahduslauta.
Sinä, minä, me
Tiedon läpinäkyväksi tekeminen on aina haastavaa, mutta asiakkaan mukaan se kannattaa. Vaikka hiki on kuulemma tullut, usko yhteiseen tekemiseen ei ole horjunut. Pirkanmaan Voimian asiakastiimin mielipiteet integratalaisten asiantuntemuksesta ovat yhteneviä:
– Integratalaisten kanssa on kiva tehdä töitä. Luotettiin toinen toisiimme jaetulla vastuulla. Ja uskallettiin tehdä päätöksiä!
– Tavoitteet täyttyivät kumppanin osalta. Saimme sparrausta ja proaktiivisia ehdotuksia toimiala- ja HR-osaamisen avulla. On helpompi tehdä päätöksiä, kun tieto on selkeänä saatavilla.
”Tavoitteet täyttyivät kumppanin osalta. Saimme sparrausta ja proaktiivisia ehdotuksia toimiala- ja HR-osaamisen avulla.”
Asiakas on yksi meistä.
– Parempaa kumppania emme olisi voineet toivoa tälle muutosmatkalle!
Tässähän alkaa jo punastuttaa, sillä tapaamme pitää asiakkaan keskustelun keskipisteenä. Hetken hiljaisuuden jälkeen tulee vielä viimeinen kommentti, joka alkaa ripauksella HR-huumoria, mutta päättyy olennaiseen tiivistykseen:
– Merkityksellisin asia – että mekin olemme tähän kaikkeen suostuneet – on ollut hyvä yhteistyö. Teimme töitä hullunrohkeasti samoilla tavoitteilla, tiiminä. Ajattelimme oikeasti, että teemme yhdessä töitä, Ollikainen päättää.
Niin. Asiakas on yksi meistä 💯
Voimialaisten vinkit kumppanivalintaan ja parempaan projektiin
- Tee tulevaisuuslähtöisesti. Tiedolla johtamisen takamatkalta on mahdollista loikata etumatkalle, kun keskittyy kehitykseen.
- Rauhoita resurssit. Monta muutosta vaatii kapasiteettia. Älä aja mopolla moottoritietä, vaan suunnittele organisaatio- ja liiketoiminnan muutoksia riittävillä resursseilla.
- Tee päätöksiä. Ja pidä ne. Älä enää jarruttele.
Huomisen HR:ää? ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme tilaisuuksiin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua erityisesti kiinnostaa:
Fastems tavoitteli asiantuntevaa ja kehityshaluista kumppania – ja löysi etsimänsä. Palkanlaskenta pyörii nyt Mepcon päällä ja palkkojen maksatus hoituu HumHum HR -sovelluksella. HR-järjestelmäprojektin osana toteutettiin integratalaisten toimialatuntemuksella helpottavat HR-järjestelmäintegraatiot ja -automaatioratkaisut. Myös matka- ja kuluhallinta meiltä.
Palvelumme pähkinänkuoressa
Haaste
- HR-järjestelmäprojekti alkamassa. Palkkoja toivottiin parempaan pakettiin.
- HR tähysi kehityshaluista kumppania. Toiveissa myös TES- ja toimialatuntemus.
- Sujuviin HR-prosesseihin ja -järjestelmäintegraatioihin kaivattiin kokemusta.
- Kova kasvu kiritti ja toisteinen työ mielittiin minimoida. Haluttiin HR-automaatiota.
Ratkaisu
Tulokset
- Kokonaisuus kunnossa. Yhtenäiset prosessit järjestelmien välillä. Ei erheitä palkanmaksussa.
- Helppo palkkojen tarkastus ja hyväksyntä – sovelluksella mistä tahansa.
- Säästöä syntyi, kun käsityökura karsittiin HR-järjestelmäintegraatioiden, automaation ja asiantuntemuksen avulla.
- Kokonaisvaltainen kehitys ja yhteinen suunta toimialaa tuntevan toimijan kanssa.
Fastems Oy auttaa automaatioratkaisuillaan valmistavan teollisuuden yrityksiä parantamaan tuotantonsa tehokkuutta. Yritys toimii kansainvälisesti yhdeksässä eri maassa, mikä asettaa vaateita työehtosopimusten tuntemukselle sekä HR-järjestelmille. Yhtiön HR Manager Johanna Tapia avaa aikaa ennen yhteistä projektia:
– Lähdimme etsimään kehityshaluista ja luotettavaa kumppania, jonka tietotaitoon ja tasalaatuun voimme varmuudella luottaa. Kansainvälinen toimintaympäristö ja useat erilaiset TESit tuovat omat haasteensa yhteensovittamiseen. Näkemystä koko HR-toimialalta sekä teknologia-alan parhaiden käytäntöjen tuntemusta pidettiin arvossa, kun suunnittelimme kilpailutusta.
Fastems oli jo ennalta luottanut matka- ja kuluhallinnan Integratan hoteisiin. Tuttu kumppani veti tarjoomallaan ja osaamisellaan pisimmän korren kilpailutuksessa. Palveluportfoliosta palkkajärjestelmäksi käyttöönotettiin Mepco HRM sekä palkkojen tarkastukseen ja hyväksyntään integratalaisten kehittämä HumHum HR -sovellus.
– Asiakaslähtöisyys ja kehityshalukkuus vakuuttivat. Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen. Olen ollut HR-puolelta mukana kehittämässä HumHum HR -sovellusta sekä sparrailemassa Integratan palveluista. Tämä on parasta asiakasarvon luomista, Tapia iloitsee.
”Asiakaslähtöisyys ja kehityshalukkuus vakuuttivat. Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen.”
Johanna Tapia, HR Manager, Fastems
Myös Fastemsin VP People & Culture Pia Mutanen myhäilee ratkaisukeskeistä kehityshalukkuutta ja tiivistää:
– Yhdessä tehdään. Yhdessä ratkaistaan.
Palkkajärjestelmänä toimiva Mepco on integroitu Fastemsin käyttöönottaman HiBobin HR-järjestelmä Bob:in kanssa, mikä mahdollistaa tarvittavan tiedon liikkumisen automaattisesti järjestelmien välillä suhteessa palkanlaskentaan. Integratalaisten kehittämä HumHum HR tuo yhtälöön lisää helpotusta:
”HumHum on helppo! Sovelluksesta näemme heti muutokset ja mahdolliset palkkapoikkeamat.”
Pia Mutanen, VP People & Culture, Fastems
– HumHum on helppo! Sovelluksesta näemme heti muutokset ja mahdolliset palkkapoikkeamat. Ei ole kyllä tarvinnut huomautuksia tai pyyntöjä laittaa, Mutanen naurahtaa ja jatkaa:
– Etsimme koko projektissa ratkaisua toisteiseen työhön ja halusimme eroon Exceleistä. Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää. Selainsovellus toimii hyvin tarkastukseen. Hyväksynnässä mobiili on helppo; sillä pystyn hyväksymään palkat vaikka työmatkalta – tai mistä tahansa, Mutanen kiittelee.
”Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää.”
Integratan HumHum HR -sovellus jättää aikaa ajatella isosti.
Innostus integraatioista, apu automaatioista
Bob-HR-järjestelmäintegraation lisäksi toteutimme asiakkaalle HR-järjestelmäintegraation asiakkaan työajanseurantajärjestelmä Ontimeen. Integratalaisen HR-automaation (RPA) avulla on mahdollista saada järjestelmät keskustelemaan keskenään.
– Vaikka Fastems on automaatiotalo, oli palkanlaskennan ohjelmistorobotiikka meille vielä vierasta, Johanna Tapia toteaa.
RPA robotisoi HR- ja palkkaprosesseja. Yksinkertaisimmillaan se voi vaikka kirjautua hakemaan tietyn tiedoston ja toimittaa sen seuraavaan paikkaan.
– Meitä on helpottanut etenkin verokorttien suorasiirto, sillä aiemmin muutosverokortit piti yhä käsitellä käsin tai paperisena. Pelkästään muutosverokorttien sähköistäminen sekä automaatio oli valtaisa muutos, Mutanen jatkaa.
Uraa on uurrettu ja kuraa on karsittu. Yhdessä tekemisen, kehittämisen ja tarmon tunnelma on vakuuttava. Entä onko yhteistyössä tullut yllätyksiä?
– Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia, Tapia ja Mutanen myhäilevät yhdessä.
”Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia.”
Asiakas on yksi meistä: Kehittämiseen tarvitaan aina asiakasta.
Mitä tästä ovat mieltä integratalainen asiakasliima Pirjo Reunanen sekä Fastemsin parissa työskentelevä integratalainen palkkapalveluasiantuntija Anki Paso?
– Asiakkaiden kanssahan me kehitymme! Vaikka koittaisimme olla korulauseissamme kuinka asiakaskeskeisiä, emme me elä asiakkaidemme arkea. Kehittämiseen tarvitaan aina asiakasta, Reunanen alleviivaa iloiten.
Anki Paso komppaa ja kertoo kohteliaisuuden vastapalloon:
– Fastems esittää proaktiivisesti myös toiveita kehittämiseen. Se on meille todella arvokasta.
Kannattiko kaikki?
Palkkaulkoistus on onnistunut ja palkat pyörivät. Palkkojen hyväksyntä ja tarkastus hoituu mobiilisti ja helposti HumHum-apilla. Automaatio auttaa arjessa. Matka- ja kuluhallinta kulkee kuin juna. Suosittelisitteko – –
– Suosittelisimme!, huudahtaa Johanna Tapia kesken kysymyksen vitsaillen.
Yritetäänpä uudelleen naurujen jälkeen: Suosittelisitteko muille palkkaulkoistusprojektiin ryhtymistä, ja vieläpä mittavan HR-projektin kanssa samanaikaisesti?
– Jos on resurssia, ja rohkeutta sekä stressinsietokykyä. Mutta kyllä se, että saimme yhtaikaisesti yhtenäistettyä prosessit ja rakennettua HR-järjestelmään palkanlaskennan vaatimia juttuja, ja toisinpäin, oli kuitenkin ehdottoman suositeltavaa. Vaikka kyllähän se totuuden nimissä imi kuiviin, Pia Mutanen heittää yhä sekä vakavissaan että vähemmän tosissaan.
Hauskan haastattelun päätteeksi Johanna Tapia vielä vakavoituu:
– Integrata rauhoitti mieltämme. Tiesimme, että vaikka mitä tapahtuisi, palkat menevät moitteetta maksuun. Ja sehän on lopulta se tärkein asia.
Että ihmiset saavat palkkansa.
Johanna Tapian ja Pia Mutasen vinkit onnistuneeseen palkkaulkoistus- ja HR-järjestelmä- sekä RPA-projektiin:
- Pelko pois. Ota rohkeasti käyttöön uusia HR- tai palkkajärjestelmiä ja -sovelluksia. Vaikka ne eivät olisi vielä valmiitakaan! Mikään ei kehity, jos ei tehdä yhdessä oikeaan tarpeeseen. Kun asiakas on mukana kehityksessä, saadaan paras hyöty molemmille.
- Pidä pää projektissa. Tee taustatyö tarkoin. Kirkasta tavoite ja tee listat: ”pakko saada” ja ”kiva saada”. Älä jousta asioista, jotka on pakko saada ratkaistua.
- Suunnittele ajankäyttö ajan kanssa. Kun kaikille kumppaneille on selvää, mitä tapahtuu, milloin ja kenen toimesta, sujuu kokonaisprojekti paremmin.
Huomisen HR:ää? ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme tilaisuuksiin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua erityisesti kiinnostaa:
Matka- ja kuluhallinnan asiantuntijamme Tuomo Ruotsalainen tuo terveisiä kumppanimme Visman Pääkäyttäjäpäivästä: M2:n CO₂-laskenta mahdolliseksi CarbonLinkin rajapinnalla. Miten automatisoitu hiilijalanjälkilaskuri auttaa paitsi maailmaa, myös matka- ja kuluhallintaa?
Kumppanimme Visma uurtaa uraa ja työstää yhteistyössä Helsingin yliopiston ilmakehätieteilijöiden perustaman CarbonLinkin kanssa myös matka- ja kuluhallinnan työkalu M2:een rajapinnalla liitettävää reaaliaikaista CO₂-hiilijalanjälkilaskuria. Kokonaisuudessaan kehitystä tehdään Visma Sustion -nimen alla.
Usein ongelmana vielä on, että hiilijalanjälkilaskenta vie aikaa ja resurssia, tai sitä ei osata nähdä osana palvelua tai tuotetta; se on vain pakollinen osa raportointia. Pääkäyttäjäpäivät toi jo aiemmin tunnistamaamme ongelmaan uuden tuotteen ratkaisuksi.
”Ratkaisuna organisaatioiden hiilijalanjälkilaskentaan Pääkäyttäjäpäivässä esitettiin reaaliaikaiseen laskudataan pohjautuva hiililaskuri, jonka avulla CO₂-laskennasta tehdään näkyvä osa organisaatioiden jokapäiväistä toimintaa.”
Data on jo olemassa.
Ratkaisuna organisaatioiden hiilijalanjälkilaskentaan Pääkäyttäjäpäivässä esitettiin reaaliaikaiseen laskudataan pohjautuva hiililaskuri, jonka avulla CO₂-laskennasta tehdään näkyvä osa organisaatioiden jokapäiväistä toimintaa – jo olemassa olevan datan avulla.
Hiilijalanjälkilaskut automatisoidaan ja jyvitetään kaikille organisaation käyttämille tuotteille ja palveluille. Automatisoidut laskelmat vapauttavat työaikaa, joka voidaan käyttää hiilivähennyksiä edistäviin paremmin kohdennettuihin toimiin.
”Esimerkiksi matka- ja kuluhallinnassa olennaiset kilometrit, lennot, junamatkat, hotellit ja palvelut ovat mukana raporteissa.”
M2 ja CO₂-hiilijalanjälkilaskuri luo lisäarvoa.
CarbonLink siis luokittelee ja kategorisoi hiilidataa organisaation tarpeiden mukaan. Esimerkiksi matka- ja kuluhallinnassa olennaiset kilometrit, lennot, junamatkat, hotellit ja palvelut ovat mukana raporteissa.
Jatkuva CO₂-laskenta ja seuranta M2:ssa
M2-rajapinta laskuriin mahdollistaa puheenvuoron mukaan myös automaattisen ja jatkuvan seurannan: Pääkäyttäjäpäivässä puhuneen CarbonLinkin asiantuntija Merli Juustilan mukaan raportteja voi hakea vaikka viikoittain, kuukausittain tai vuosineljänneksittäin.
”M2-rajapinta laskuriin mahdollistaa myös automaattisen ja jatkuvan seurannan.”
Raportteja voi hakea vaikka viikoittain.
Tämä on hyvä uutinen myös vastuullisuusraportointivelvollisuuden (ESG) osalta: Vuodesta 2024 alkaen EU:n CorporateSustainability Reporting Directive (CSRD) edellyttää kaikkia listattuja yrityksiä sekä suuria yli 500 henkilön yrityksiä raportoimaan vastuullisuudesta uuden standardin mukaisesti.
Kehitysvaiheessa oleva hiilijalanjälkilaskuri ja sen M2-rajapinta ovat mielenkiintoista kuultavaa jo nyt. Matka- ja kuluhallinnan osalta reaaliaikaisen datan avulla yritysten on myös helpompi asettaa askeliaan omalle päästövähennyspolulle.
Huomisen HR suoraan sähköpostiin?
Asiakkaanamme saat huomisen HR:n tärkeät tiedotteet ja uutta ajateltavaa suoraan sähköpostiin. Voit liittyä Integratan kuppikuntaan, vaikket olisikaan asiakkaamme. Kirjeessä ajankohtaista asiaa ja valikoituja viisauksia HR:n hiekkalaatikolta.
Jos et enää suorita sähköpostia, voit signata itsesi kuukausikirjeemme tilaajaksi myös LinkedInissä.
Kumppanimme Visma järjestää Tiima ja M2 -pääkäyttäjäpäivät 11.10.2022. Integratalaiset asiantuntijat ovat myös mukana pääkäyttäjäpäivillä ja pääset tapaamaan heitä päivän aikana.
Kirjoittaja osallistuu pääkäyttäjäpäiville
Integrata Botti
Korporaation äänitorvi
moro@integrata.fi
Tilaisuudessa ovat edustettuina Visma Enterprisen kaikki HRM-tuotteet ja yhteinen teema päivälle on tiedolla johtaminen. Päivän ohjelma on jaettu tuotekohtaisiin polkuihin ja esitykset pidetään kyseisen tuotteen pääkäyttäjille. Päivän aikana voit halutessasi seurata myös muiden tuotteiden esityksiä. Pääkäyttäjäpäivät tarjoavat uusia ideoita ja olemassa olevia malleja tiedon tuottaman arvon kasvattamisesta niin pääkäyttäjän kuin päättäjänkin arjessa.
Heitä tapaat pääkäyttäjäpäivillä
Tapahtumantuotantoyritys Akun Tehdas kaipasi kumppania, joka saa järjestelmäpumpun soittamaan samaa säveltä. Apu löytyi Integratan integraatioista. HR, palkkahallinto ja työaika integroitiin ja automaation avulla mittava määrä käsityötä karsittiin. Myös matka- ja kuluhallinta kulkee nyt tekijöiden mukana, mistä sataa kiitosta.
Palvelumme pähkinänkuoressa
Haaste
- Työntekijämäärä tuplaantui. Positiivinen paine pani painimaan papereiden ja
muistinvaraisen manuaalityön kanssa. - Olemassa olevat järjestelmät Mepco HRM ja TyövuoroVelho eivät soittaneet
samaa säveltä. Tarve integraatiolle tunnistettiin ja automaatiota toivottiin. - Tapahtuma-alan tekijöiden matkalaskuralliin hamuttiin helpotusta.
Ratkaisu
- Kumppanimme Accountorin järjestelmät Mepco ja Velho integroitiin integratalaisten avulla.
- Integraatioilla ja automaatiolla HR:n ja tekijöiden työ tähän päivään.
- Kankea käyttötapa päivitettiin selainpohjaiseen Mepco Webiin.
- Matka- ja kuluhallinta tuotiin taskuun Acubizilla.
Tulokset
- Työpäivistä poistui manuaalisen työn tuska. Muistettavan määrä väheni.
- Toimivat työkalut kuuluvat kaikille. Työ kohdistuu nyt oikeisiin asioihin.
- Yhteistyöllä tähdättiin tulevaan. Kulttuurimuutoksesta pitävä pohja kasvulle.
HR:n automaatio avuksi
Tamperelainen tapahtuma-alan toimija Akun Tehdas käytti niin kutsutut koronavuodet kehitykseen. Se kannatti. Yhtiön työntekijämäärä tuplaantui, ja kun tapahtumantekijät lähtivät takaisin tien päälle ja tositoimiin, toimivat myös koko organisaatiolle oleelliset HR-toiminnot.
Miten HR:n, palkkahallinnon ja työajan integraatio, automaatio sekä järkiperäinen järjestelmä matka- ja kuluhallintaan tekivät tulevaisuutta? Akun Tehtaan toimitusjohtaja Aku Syrjä avaa alkutilannetta:
– Tiesimme, että kun areenat aukeavat taas, toimintamme kasvaa. Silloisella systeemillä ei ollut edellytyksiä enää, kun tulossa oli lisää liikkuvia osia. Päätettiin ratkaista asia.
Lähtötilanteena oli paljon Post It -lappuja, paperia ja pdf:iä sekä muistinvaraista manuaalityötä. Kaikki kura haluttiin karsia. Yhtiön talous- ja HR-päällikkö Leena Ristolaisen tahtotila oli myös ratkaista:
– Lähdimme kartoittamaan ensin olemassa olevien järjestelmiemme integraatio- ja automaatiomahdollisuuksia. Löytyi Integrata.
Akun Tehtaan HR- ja palkkajärjestelmänä toimi Accountorin Mepco HRM. Työajan ja palkkojen yhteyttä tiivisti saman ohjelmistotalon työaikajärjestelmä Velho. Integratan apu asiassa oli panna teknologiakumppanimme tuotteet pilvipalveluineen asiakkaalle parhaaseen mahdolliseen pakettiin; puhumaan keskenään sekä tuottaa helpompi HR-arki.
”Tiedon liikuttaminen automaattisesti järjestelmästä toiseen ei ole jokapäiväistä työtä. Paitsi integratalaisille.”
Tahto vei Akun Tehtaan tavoitetilaan.
Tiedon liikuttaminen automaattisesti järjestelmästä toiseen ei ole jokapäiväistä työtä. Paitsi integratalaisille. Tahto vei Akun Tehtaan tavoitetilaan, kun HR-järjestelmäintegraatiot ja palkkahallinnon automaatio pantiin täytäntöön. Mitä asiakas ajattelee yhteistyöstä?
– Jos järjestelmät eivät juttele keskenään, lopputuloksena on lähes aina mieletön määrä manuaalityötä, mikä ei ole järkevää. Tässä yhteistyössä onneksi nähtiin ja löydettiin tällaiset integraatio- ja yhteistyömahdollisuudet. Myös Accountor oli isoksi avuksi, kiittelevät sekä Ristolainen että Akun Tehtaan taloushallinnon assistentti Outi Korpela.
– Ilman integratalaisten asiantuntija- ja automaatioapua, meidän olisi pitänyt palkata taloushallintoonkin lisää tekijöitä. Tekemään lisää sitä käsityötä, Aku Syrjä naurahtaa nyt.
Projektissa on toki muutenkin naurettu:
”Integratalaisilla rentous ja huumori ovat mukana työn tekemisessä, tinkimättä kuitenkaan yhtään ammattitaidosta tai työn laadusta!”
Akun Tehtaan talous- ja HR-päällikkö Leena Ristolainen.
– Minulla on tosi vahva tunne siitä, että työkulttuurimme ovat tosi samanlaiset. Puhumme samaa kieltä, palautteenannossakin. Siksi yhteistyömme on ollut varsin mutkatonta. Integratalaisilla rentous ja huumori ovat mukana työn tekemisessä, tinkimättä kuitenkaan yhtään ammattitaidosta tai työn laadusta! Ammattiylpeyteen saa liittää huumoria, summaa Ristolainen yhteistyötä.
– Kyllä, esimerkiksi integratalaiset palkanlaskijat ovat todella tarkkana, lisää Korpela.
Tärkeät toiminnot tekijöille
Tätä projektia ei tehty vain HR:lle, vaan työntekijälähtöisesti koko tapahtumatalolle. Tekijöiden työpäivistä haluttiin deletoida manuaalisen työn tuska ja minimoida muistettavien asioiden määrä. Tässä kohtaa kuvaan tuli myös tarve uudistaa matka- ja kuluhallinta.
Akun Tehtaan taloushallintoa tekevä Outi Korpela ammentaa arkista Acubiz-auvoa:
– Työntekijöiden on kätevä käyttää Acubizia mobiilisovelluksena. Olemme saaneet siitä kyllä kovasti kiitosta. Alallamme ajetaan paljon, joten tallentava GPS on tervetullut helpotus matkojen kirjaamiseen.
Tarinan mukaan muuan työntekijä kävi jopa kädestä pitäen kiittämässä, kun tärkeät toiminnot tulivat taskuun eikä Excel-erittelyjä enää tarvita. Myös HR:n homma helpottui, kun kuluja käsitellään apin avulla oikea-aikaisesti (eikä käsityönä kerran vuodessa).
– Tiukoissa tilanteissa tukea on ollut tarjolla, kaikkiin käyttämiimme järjestelmiin. Kaiken kaikkiaan olemme olleet todella tyytyväisiä tähän kokonaispalveluun. Projektissa myös pysyttiin aikataulussa. Ja budjetissa, pointtaa Ristolainen.
Akun Tehtaalla asenne ei ole ollut ongelma. Kulttuurimuutos on otettu arkeen avoimena. Lopputulemana kaikkien työ kohdistuu nyt oikeisiin asioihin. Mitä mieltä on ”tehtaanjohtaja”?
– Olen todella tyytyväinen, kun nämä meidän ihmiset ovat tyytyväisiä, sanoo Syrjä.
”Olen todella tyytyväinen, kun nämä meidän ihmiset ovat tyytyväisiä.”
Akun Tehtaan toimitusjohtaja Aku Syrjä.
Leena Ristolaisen ja Outi Korpelan vinkit HR:n kulttuurimuutokseen:
- Katso kokonaiskuvaa. Mieti, miten työntekijöiden taakkaa voisi helpottaa automaation avulla. Ratkaisu ei ole vain HR:n käyttöön, vaan toimivat työkalut kuuluvat kaikille.
- Kysy ja kartoita. Kaikkea ei tarvitse tietää itse. Mukavuusalueella vain välttelee muutosta. Etsi ennakkoluulottomasti uusia ratkaisuja.
- Älä murehdi muuttujista. Huoli pois, vaikket olisi etukäteen osannut ottaa kaikkia muuttujia huomioon. Yllätyksiä tulee väistämättä, mutta niihinkin löytyy ratkaisu. Hyvin se menee!
Huomisen hooärrää ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan Kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme webinaareihin ja häppeninkeihin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua ertityisesti kiinnostaa:
