Mitä roboteilla voi tehdä HR-järjestelmissä? ”Melkein mitä vaan”, vastaavat integratalaiset HR-automaatioasiantuntijat Joonas Soinila ja Juha-Matti Koljonen. Integrata Botti haastatteli heitä HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikasta.
Kirjoittaja on botti, jonka paras kaveri on robotti
Integrata Botti
Korporaation äänitorvi
moro@integrata.fi
Mitä robotti voi tehdä HR-järjestelmässä?
Robotin avulla voidaan käyttää HR-järjestelmiä kuin ihminen; yhdistellä tietoja, syöttää tietoa tai käsitellä toisteista työtä. Ainoa reunaehto on, että lähdeaineiston tulee olla koneelle ymmärrettävä.
Millaisiin hommiin robottia ei kannata käyttää?
Kerran vuodessa toistuvat työt on hyvä hoitaa vielä ihmisvoimin. Robottia ei myöskään kannata käyttää automaatioihin, jotka voi tehdä esimerkiksi suoraan rajapintojen kautta. Ohjelmistorobotin hyöty tulee esiin parhaiten usein toistuvassa työssä, jolloin se nopeuttaa työtä ja parantaa työpäiväkokemusta.
Onko robotti tarkempi kuin ihminen?
On. Robotti jaksaa painaa HR-järjestelmässä yötä myöten, siinä missä ihminen tarvitsee lepoa. Vaikka robotti voi tehdä työtä järjestelmissä kuin ihminen, ihmisen tulkintaa ja taitoja tarvitaan edelleen myös.
Mitä HR-järjestelmärobotteja Integratalla on luotu?
– Robotteja rakennetaan helpottamaan sekä asiakkaidemme että integratalaisten työtä, kertoo integratalainen ohjelmistorobotiikkaihminen Joonas Soinila.
Integratalainen HR-automaatioasiantuntija Juha-Matti Koljonen puolestaan listaa integratalaiset HR-robotit:
- sairauspoissaolotodistusten käsittelijä
- HR-arkistointi
- Tulorekisteri-täsmäytys
- automaattiraportointi
- lomalauantaitarkastelut
- TeliaSign-allekirjoitukset
- VismaSign-allekirjoitukset
- työsuhteen elinkaari -robotti (työsopimuksen lähetys allekirjoitukseen, työsuhderivien täydentäminen, työtodistuksen muodostaminen ja lähetys)
- uusien esihenkilöroolien käyttöoikeuksien antaja ja poistaja (oikeuksien lisääminen, poisto ja passivointi)
- sairauspoissaolotodistusten käsittelijä
- sijaistusrobotti (rivien päättäminen)
- käyttöoikeuksien raportointi
- taulukon arvojen täyttö
- liitteiden lisääjä -robotti (esim. hygieniapassit, liitteet rekrytointijärjestelmä TalentAdoresta jne.)
- esihenkilön/ylemmän esihenkilön muistutukset esim. oman yksikön puuttuvista rivihyväksynnistä
- autoetutietojen lisääjä
Sympa-roboteistamme syvemmin kirjoituksella Sympa HR ja automaatio: Mitä robotti voi tehdä Sympassa?
🤖 Robotit: Tiima
- liittymäajot
- saldoraportointi
- käyttäjämääräraportointi
- esihenkilö-muistuttelut puuttuvista hyväksynnistä
- palkka-aineiston muodostukset saman päivän aikana
- sairauspoissaolotodistuksen poissaolotulkinnan palkallisuuden vienti järjestelmään
🤖 Muut mahdollisuudet mm.
- M2-arkistointi
- Saapuvan palkka-aineiston esikäsittelyt
Robottiprosessiesimerkki 🤖
- Kun kello lyö x ja tarvittavien tiedostojen tiedetään olevan olemassa, robotti aloittaa työt
- Robotti kirjautuu kellonlyömällä HR-järjestelmään – kuin ihminen
- Robotti ajaa raportin tai tekee muun ihmisen määrittelemän toiminnon
- Robotti siirtyy toiseen HR-järjestelmään tekemään ihmisen toivomaa toimenpidettä
- Robotti tulkitsee löytämänsä raportin kaikki rivit ja toimii täsmälleen ohjeen mukaan, esim. muodostaa aineiston
- Kun robotti on valmis, se ilmoittaa onnistuneensa!
Etsitkö järkevää HR- tai palkkajärjestelmää, johon saa HR-automaation avuksi?
Pyydä esittely mistä tahansa tarjoamastamme HR-järjestelmästä – ja kysy lisää HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikasta!
Palkka-avoimuudesta tulee pian pakollista. EU:n uusi palkka-avoimuusdirektiivi parantaa palkkavertailua. Sen tavoitteena on tehdä näkyväksi mahdolliset sukupuolten väliset perusteettomat palkkaerot. Myös työpaikkailmoitusten tulee jatkossa olla sukupuolineutraaleja. Integratalainen Anna-Maija Marjakangas avaa palkka-avoimuutta ja teki tarkistuslistan: nämä 3️⃣ asiaa voit tehdä heti!
Palkkojen avoimuudesta on Suomessa käyty vilkasta keskustelua viimeisten vuosien aikana, ja Suomi onkin monessa mielessä edelläkävijä palkka-avoimuudessa. EU:n parlamentti hyväksyi maaliskuussa 2023 uuden palkka-avoimuutta koskevan direktiivin, jonka mukaan EU-alueen yritysten tulee parantaa palkka-avoimuutta muun muassa julkistamalla tietoja, joiden avulla työntekijöiden on helpompi vertailla palkkoja.
Direktiviin tavoitteena on myös tehdä näkyväksi mahdolliset sukupuolten väliset perusteettomat palkkaerot.
Suomen tulee implementoida direktiivi kansallisella lainsäädännöllä kolmen vuoden aikana, joten direktiivi tulee voimaan Suomessa kansallisen lainsäädännön kautta viimeistään vuonna 2026. Direktiivi koskee kaikkia työnantajia muilta osin kuin raportointivelvollisuuden osalta, mikä koskee vain yli 100 henkeä työllistäviä yrityksiä.
”Direktiviin tavoitteena on tehdä näkyväksi mahdolliset sukupuolten väliset perusteettomat palkkaerot.”
Palkka-avoimuudesta pakollista
Mitä palkka-avoimuusdirektiivi tuo mukanaan?
Palkka-avoimuus rekrytoinnissa
Työnhakijan on jatkossa saatava tieto tehtävän palkasta tai palkkahaitarista etukäteen ennen palkkaneuvottelua. Käytännössä tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi julkaisemalla tieto palkasta jo hakuilmoitukseen. Esimerkiksi rekryilmoituksiimme tutustumalla saat osviittaa, miten palkkahaitarin voi ilmoittaa. Integrata on avannut työtehtäviensä palkkahaitarin ilmoituksiin jo vuodesta 2021.
Rekrytointivaiheessa palkkaava työnantaja ei myöskään voi enää kysyä hakijan nykyistä palkkaa. Lisäksi työnhakijalle tulee oikeus tiedustella, minkälaista palkkaa hänen edeltäjänsä on saanut ja minkä suuruista palkkaa vastaavissa tehtävissä toimiville yrityksessä maksetaan.
Työpaikkailmoitusten tulee tulee olla sukupuolineutraaleja. Tämä tarkoittaa sitä, että myös tittelien tulee olla sukupuolineutraaleja. Lisäksi rekrytointiprosessin tulee kokonaisuudessaan tapahtua syrjimättömästi.
”Työpaikkailmoitusten tulee tulee olla sukupuolineutraaleja.”
💁🏻
Palkka-avoimuus työsuhteen aikana
Direktiivillä halutaan parantaa työntekijöiden tiedonsaantia tehtävänsä palkkatasosta. Työntekijällä tulee jatkossa olemaan oikeus saada tietoonsa samaa tai samanarvoista työtä tekevien työntekijöiden keskipalkat sukupuolen mukaan eriteltynä. Tämä tarkoittaa myös sitä, että työnantajilla tulee olla olemassa selkeät kriteeristöt erilaisten tehtävien vaativuudesta ja sisällöistä sekä niiden palkkauksen muodostumisesta. Näiden kriteeristöjen tulee olla vertailukelpoisia ja niiden tulee mahdollistaa palkan oikeellisuuden arviointi. On hyvinkin mahdollista, että kansallinen lainsäädäntö tulee vielä määrittämään tätä kokonaisuutta tarkemmin. Direktiivi ei kuitenkaan mahdollista yksittäisen kollegan palkasta tiedon saamista.
Työntekijöillä tulee olla helposti saatavilla tieto siitä, minkälaisia kriteerejä yrityksessä käytetään palkkoja ja palkankorotuksia määriteltäessä. Näiden kriteerien tulee olla objektiivisia ja sukupuolineutraaleja.
Työnantaja ei myöskään saa jatkossa kieltää esimerkiksi erilaisilla sopimuksilla tai työnjohdollisilla määräyksillä työntekijää kertomasta omaa palkkaansa muille.
”Työntekijöillä tulee olla helposti saatavilla tieto siitä, minkälaisia kriteerejä yrityksessä käytetään palkkoja ja palkankorotuksia määriteltäessä.”
Objektiivisesti ja sukupuolineutraalisti.
Palkka-avoimuus ja raportointivelvollisuus
Jo nykyisin Suomen lainsäädäntö, kuten tasa-arvolaki, yhteistoimintalaki sekä useat työehtosopimukset velvoittavat työnantajia raportoimaan palkoista ja palkkaeroista. Palkka-avoimuusdirektiivi tulee vaikuttamaan olennaisesti myös työnantajien raportointivelvollisuuksiin.
Direktiivin mukaan yli sata työntekijää työllistävien organisaatioiden tulee raportoida säännöllisesti organisaation sukupuolten välisistä palkkaeroista. Raportointivelvollisuuteen on kuitenkin tulossa pitkä siirtymäaika.
Jos palkkaraportoinnista ilmenee, että sukupuolten välinen palkkaero on vähintään 5 %, työnantajan on yhdessä työntekijöiden edustajien kanssa tehtävä palkka-arviointi ja ryhdyttävä toimiin tilanteen korjaamiseksi, jos erolle ei ole muuta perusteltua syytä kuin sukupuoli. Direktiivin mukaan velvollisuuden rikkomisesta tulee aiheutumaan myös sanktioita.
”Direktiivin mukaan yli sata työntekijää työllistävien organisaatioiden tulee raportoida säännöllisesti organisaation sukupuolten välisistä palkkaeroista.”
Direktiivin rikkomuksista seuraa sanktio.
Mitä yritykset voivat tehdä jo nyt palkkojen läpikäkyvyyden eteen?
Direktiivin voimaan tuloon on vielä aikaa, mutta palkkarakenteiden läpinäkyvyys ja palkkauksen avoimuus ovat asioita, joilla on merkittävä vaikutus työntekijäkokemukseen ja rekrytointiin. Asia on siis tärkeä ja sen olisi hyvä olla jokaisen yrityksen agendalla direktiivistä riippumatta. Jos yrityksessäsi palkitsemisen rakenteet ovat rempallaan eikä läpinäkyvyyttä palkitsemiseen (vielä) ole, tässä tärpit siihen, mistä voi aloittaa 👇🏻
Tarkistuslista palkka-avoimuuden aloittamiseen
- To do: tehtävänkuvat. Roolien, vastuiden ja niihin liittyvien tehtävien kuvaaminen on ensimmäinen askel kohti selkeyttä. Tärkeää on kuvata myös, mitä osaamista ja kykyjä tehtävän hoitaminen edellyttää. Muista huomioida mahdolliset työehtosopimusten vaativuusluokkamääräykset ja niiden vaikutus!
- Panosta palkkahaitareihin. Määritä jokaiselle tehtävänkuvalle palkkahaitarit ja kuvaa, minkä kriteerien kautta palkka määräytyy haitarin sisällä.
- Ruodi raportointia. Miten yrityksesi pystyisi luomaan läpinäkyvyyttä palkkaukseen? Minkälaiset raportit auttaisivat teidän henkilöstöyhteistyössänne parhaiten? Mitä pystyisimme tekemään perusteettomien palkkaerojen poistamiseksi?
Tarvitsetko asiassa apua?
Asiantuntijamme auttavat ja purkavat palkisemisen ja palkka-avoimuuden sinulle seesteiseksi selkeydeksi. Integratalaiset HR-palveluasiantuntijat auttavat myös mielellään palkitsemisen rakenteiden ja mallien kehittämisessä, joten ethän epäröi olla yhteydessä, jos tarvitset apua!
Uurramme uraa karsimalla kuraa. Tiedätkö, mitä kaikkea robotti voisi vaivatta tehdä puolestasi Sympa HR:ssä? Integratalainen robotti-ihminen Juha-Matti Koljonen avaa sovellusrobotiikan salat kertomalla konkreettisia esimerkkejä, millaisia robotteja olemme toteuttaneet asiakkaillemme Sympaan.
Sympa HR on ketterä HR-järjestelmä, joka joustaa jokaiseen tarpeeseen ja palvelee yrityksen koko henkilöstöä. Lisäksi se mahdollistaa ideoinnin ja automaation. Sympaa on esimerkiksi vaivaton konfiguroida ja saada se vaikkapa kirjautumaan – kuin ihminen.
Kokosin tähän kirjoitukseen kohokohdat, mitä robotti voi tehdä Sympassa ja millaisia toteutuksia olemme tehneet asiakkaillemme HR:n ohjelmistorobotiikan (RPA) avulla.
Mitä robotti voi tehdä Sympassa?
- lisätä rivejä
- päivittää tietoja
- päättää taulukoita
- passivoida henkilöitä
- viedä liitteitä
- muodostaa tiedostoja, kuten työsopimuksia, ja lähettää niitä.
Millaisia robotteja olemme toteuttaneet Sympaan?
- työsopimuksen lähetys allekirjoitukseen
- työsuhderivien täydentäminen
- rivien perustaminen
- työtodistuksen muodostaminen ja lähetys
- rivien päättäminen, oikeuksien poisto ja passivointi
- käyttöoikeuksien raportointi
- taulukon arvojen täyttö (lukee pdf-liitteestä tiedot ➡️ vie Sympa-taulukkoon)
- liitteiden tuonti rekrytointijärjestelmä TalentAdoreen ➡️ Sympa (kuva, sertifikaatit)
- esihenkilön/ylemmän esihenkilön muistutukset esim. oman yksikön puuttuvista rivihyväksynnistä.
Jos painat järjestelmässä jousi pohjassa ja haluaisit kuulla automaation mahdollisuuksista, ota yhteyttä 📲
Etsitkö järkevää HR-järjestelmää, johon saa automaation avuksi?
Varaa Sympa HR -demo tai pyydä esittely mistä tahansa tarjoamastamme HR-järjestelmästä – ja kysy myös HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikasta!
Meillä on palvelu, jonka nimi on HR-palvelu 🙃 Palvelu auttaa asiakkaitamme mitä moninaisimmissa HR-avun tarpeissa. Tyypillisesti Integratan HR-palvelu tulee apuun, kun asiakkaan oma HR-työpöytä on täynnä ja tarvitaan lisäkäsiä, tai kun asiakasyrityksen HR-tiimissä tapahtuu muutoksia. Integratalainen Anna-Maija Marjakangas kokosi artikkeliin tyypillisimpiä tarpeita – ja 4+4 ratkaisua.
Tyypillisesti asiakkaan tarve on kiireellinen. Joskus HR-palvelu on tilapäisapu, kun asiakkaan tiimissä tapahtuu muutoksia ja esimerkiksi uuden ihmisen rekrytoinnissa kestää pitkään, mutta useimmiten asiakas löytää toimivan ja pitkäaikaisen avun pysyvästä HR-asioiden ulkoistuksesta.
Esimerkiksi asiakkaamme Gofore tarvitsi ensin nopeasti apua mm. palkkayhteysasioihin. Integratan HR-palvelusta löytyi asiakkaan tarpeeseen nopeasti ratkaisu ja HR-toimintojen ulkoistus toi huojennusta.
HR-palvelumme auttaa asiakkaita muun muassa palkkayhteysasioissa, työsuhdeasioissa ja muissa HR:n operatiivisissa prosesseissa, joiden osalta toimimme, kuten lupaamme: uurramme uraa karsimalla kuraa. Tämä tarkoittaa sitä, että emme vain tee asioita asiakkaan puolesta, vaan sujuvoitamme prosessit ja automatisoimme turhat manuaaliset työvaiheet. Näin luomme kaikille helpompaa HR-huomista.
Kokosin oheen 4️⃣ kohtaa konkretiaa, eli missä asioissa HR-palvelu auttaa.
Miten HR-palvelu auttaa asiakasta?
- Hillitsemme henkilöriskit. Liian usein yrityksissä palkka- ja työsuhdeasiat ovat vain yhden ihmisen takana. Tästä aiheutuu merkittäviä riskejä, jos kyseinen henkilö joutuu äkillisesti jäämään pois töistä tai irtisanoutuu. Harvoin näissä tilanteissa ehditään rekrytoida uutta tekijää yritykseen niin, että tekijä myös saataisiin pikaisesti perehdytettyä. Integratalaisilla HR-palveluihmisillä on aina tieto ja valmis osaaminen asiakkaan kriittiseen HR-tekemiseen.
- Pidämme HR-pyörät pyörimässä. Integratan HR-palveluihmiset myös tuuraavat asiakkaan työntekijöitä heidän poissaolojensa ja lomiensa aikana 🏖️
- Automatisoimme autuuden. Palkkayhteys- ja työsuhdeasioihin liittyy paljon niin sanottua ”silppuista sälätekemistä” – mikä on välttämätöntä ja kriittistä työtä, jotta palkat saadaan maksettua oikein ja ajallaan, ja jotta työntekijäkokemuksesta pystytään pitämään huolta. Aivoja kuormittavien työvaiheiden automatisointi ja prosessien virtaviivaistaminen eivät ainoastaan lisää tehokkuutta (ja sitä kautta säästä rahaa), vaan myös poistavat pöydältä ihmistä kuormittavia tai turhia työvaiheita.
- Tilanteen mukaan täsmätarpeeseen. Integratan HR-palvelu skaalautuu aina asiakkaan kulloisenkin tarpeeseen. Kun tilanteet muuttuvat, voidaan tekemistä joko lisätä tai vähentää. Integratan HR-palvelutiimistä löytyy laajasti osaamista, jolloin asiakkaalle löydetään aina apu täsmätarpeeseen.
Toimiva työntekijäkokemus – ammenna asiakastarinasta
Olemme auttaneet useita asiakkaitamme parantamaan palkkayhteys- ja työsuhdeasioiden prosesseja. Julkaisimme aiemmin tänä vuonna Goforen asiakastarinan. Osana kokonaispalvelua olemme tuottaneet asiakkaalle myös HR-palvelua sekä palkkayhteys- että työsuhdeasioihin liittyen. Goforen Head of Digital Gofore Mikko Kattilakoski summasi asiakastarinassa HR:n ulkoistuksen hyötyjä:
”Ulkoistus huojentaa. Meillä on omistajuus ja ylätason ymmärrys, mutta tarvittaessa tuki tulee aina HR-alan ja tilanteen tasalla olevilta asiantuntijoilta. Tämä poistaa teknisemmän osaamisen tarpeen omasta tiimistä. Malli on osoittautunut järkeväksi ja kustannustehokkaaksi.”
Mikko Kattilakoski, Head of Digital Gofore, Gofore Oyj
Hyvin hoidetut työsuhdeasiat sekä oikein ja ongelmatta maksetut palkat ovat se perusta, jonka päälle on helppo pinota muita hyvän yrityskulttuurin ja työntekijäkokemuksen palikoita. Etenkin palkka-asiat ovat ytimessä: jos palkanmaksu ei toimi, on miltei mahdotonta rakentaa hyvää työntekijäkokemusta.
Onkin tärkeää muistaa, että palkkayhteystehtävät ovat palkanlaskennan lisäksi kriittinen osa palkanmaksun toimivuutta, ja myös näiden prosessien toiminnallisuuteen ja tehokkuuteen kannattaa kiinnittää huomiota. Erityisesti soisin huomiota kiinnitettävän siihen, että palkkayhteysasiat eivät olisi yrityksessä vain yhden ihmisen takana. Jos palkkayhteysihminen ei ole syystä tai toisesta töissä, voi poissaolo pahimmillaan lamauttaa koko palkanmaksun.
”Jos palkanmaksu ei toimi, on miltei mahdotonta rakentaa hyvää työntekijäkokemusta.”
Anna-Maija Marjakangas korostaa palkkayhteysihmisen merkitystä.
Tässä vielä toiset 4️⃣ vinkkiäni parempien palkkayhteys- ja työsuhdeprosessien kehittämiseen:
Miten turvata työntekijäkokemusta HR-, työsuhde- ja palkkaprosesseilla?
- Keskity käyttöönottoon. Tee palkka- ja HR-järjestelmien käyttöönotot kunnolla ja käytä siihen riittävästi aikaa.
- Turvaa tietämys. Älä jätä kriittisiä tekemisia vain yhden ihmisen varaan (äläkä ainakaan palkanlaskentaa).
- Ajattelu ennen ohjetta (mutta joskus ohjekin on paikallaan). Tee HR-hommista hyvät ohjeet ja luo tekemisistä toimivat prosessit. Resursoi aikaa ongelmien juurisyiden selvittämiseen ja lähde ratkomaan niitä yksi kerrallaan.
- Takaa tuki esihenkilöille. Muista myös tukea ja kouluttaa esihenkilöitä riittävästi. Heillä on paras tieto työntekijän asioihin liittyen.
Huomisen HR heti tai suoraan sähköpostiin?
Asiakkaanamme hankit verkkokaupastamme myös HR-rutiiniapua tai palkkayhteysihmisen 🔥 Myös myynti sekä asiantuntijamme ja asiakasliimamme auttavat aina – ota yhteyttä!
Mikäli mietit vielä ja haluat saada huomisen HR:n tärkeät tiedotteet sekä uutta ajateltavaa suoraan sähköpostiin, liity Integratan kuppikuntaan ja tilaa kuukausikirjeemme. Letterissä valikoituja viisauksia HR:n hiekkalaatikolta.
Jos et enää suorita sähköpostia, voit signata itsesi kuukausikirjeemme tilaajaksi myös LinkedInissä.
Olvi etsi kehityshaluista kumppania ja järkeviä järjestelmiä kokonaisratkaisuna. Palkanlaskenta pyörii Mepcon päällä ja HR-projektissa otettiin käyttöön Mepco Web. Myös HR-raportointi ja -analytiikka auttavat nyt esihenkilöiden arjessa. Miksi asiakas valitsi meidät?
Palvelumme pähkinänkuoressa
Haaste
- Palkanlaskennassa pari omaa olvilaista. Eläköitymisen myötä kokonaisratkaisu kysymykseen.
- Ajurina Mepco HRM ja halu digitalisoida HR-järjestelmiä. Mistä kehityshaluinen kumppani?
- Esihenkilöillä riittämättömät järjestelmänäkymät ja raportointiratkaisut.
Ratkaisu
- HR- ja palkkajärjestelmä Mepcon oheen pilvipalveluna toimiva työpöytä: Mepco Web.
- Kokonaispalveluna HR-järjestelmäprojekti kehitysotteella kuntoon.
- Manuaalityön minimointi mahdollistui järjestelmäintegraatioiden ja automaation avulla.
Tulokset
- Proaktiivisuutta palkanlaskentaan. Palkanlaskijoiksi integratalaiset palkka-asiantuntijat.
- HR-järjestelmien palveluympäristö pilveen. HR-toiminnot ja HR-data helposti.
- Hyvä HR-liitto. Kokonaisvaltainen kehitys käsikynkkää tutun toimijan kanssa.
Kokonaisratkaisuna hyvä HR-liitto
Olvi Oyj on vuonna 1878 perustettu suomalainen panimo- ja virvoitusjuomayhtiö, joka työllistää yli 2 000 ihmistä kuudessa eri maassa. Yhtiön henkilöstöpäällikkö Anne Mäntyaho muistelee vuosien takaisia tunnelmia:
– Olimme tehneet vuoteen 2020 asti palkanlaskentaa omana toimintona. Toinen laskijoistamme eläköityi ja lähdimme etsimään henkilöstöhallinnon ja palkkahallinnon kokonaisratkaisua. Myös halu digitalisoida HR-järjestelmiä toimi ajurina.
Olvilla jo käytössä ollut HR- ja palkkajärjestelmä Mepco HRM haluttiin hioa huomisen puolelle. Mepco-kanta siirrettiin meille ja samalla siirtyi Mepcon ylläpitovastuu. Paremman henkilöstöhallinto-, esihenkilö- ja palkka-arjen pakettiin pantiin pilvipalveluna toimiva työpöytä Mepco Web. HR-automaatio, HR-raportointi ja -analytiikka otettiin niin ikään avuksi ja ajansäästöksi.
– Päädyimme palkkahallinnon ulkoistukseen ja Integrataan, sillä he pystyivät tarjoamaan toivomallamme tavalla meille Mepcon.
”Päädyimme palkkahallinnon ulkoistukseen ja Integrataan, sillä he pystyivät tarjoamaan toivomallamme tavalla meille Mepcon.”
Anne Mäntyaho, henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
Mutta se ei suinkaan ollut ainoa tekijä. Mäntyaho pitää meitä hetken jännityksessä. Mepcon nimittäin saa muualtakin. No, miksi valitsitte integratalaiset?
– Ennen kaikkea meille tuli tunne, että tarvettamme kuunneltiin. Tulimme siis kuulluiksi ja ymmärretyiksi. Alusta asti yhteistyömme tuntui luontevalta ja edelleen meille tuli tunne, että tähän kumppaniin pystymme luottamaan läpiviennissä ja arjessa. Oli myös kykyä ja näyttöä siitä, että tällaisia toteutuksia ja automaatioita on ennenkin tehty. Kun vielä saatiin taloudellisessakin mielessä järkevä yhteistyösopimus syntymään, oli erittäin helppo luottaa tunteeseen, Mäntyaho muistelee.
Hyppäsimme palkkakelkkaan. Samalla hiottiin heti HR-toimintoja Olvin tulevaisuustoiveiden suuntaan.
HR-arki ja palkanlaskenta pantiin pyörimään paremmin Mepcon päälle. Mepco Web toi esihenkilöille työpöytänäkymän tärkeisiin tiiminsä tietoihin. Samoin HR-automaatio ja HR-raportointi ja -analytiikka huojentavat henkilöstöhallinnossa säästäen sekä HR:n että esihenkilöiden työtunteja.
”HR-automaatio ja HR-raportointi ja -analytiikka huojentavat henkilöstöhallinnossa säästäen sekä HR:n että esihenkilöiden työtunteja.”
Anne Mäntyaho, henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
– Halusimme, että meillä on sellaiset järjestelmät, jotka tukevat esihenkilöitä. Mepco Webin myötä tämä toteutui.
Integratan HR-raportointi Maksimin raportointityökalun avulla myös esihenkilöt pääsevät seuraamaan dataa. Integraation ja automaation tuoma oikeellisuus huojentaa:
– Kun tieto tulee suoraan palkkajärjestelmästä, voi olla varma, että se on oikein. Integratan HR-dataratkaisussa myös graafit ovat parempia ja tiedon saanti sekä hakeminen helpompaa.
Vasta kokonaisratkaisun käyttöönoton jälkeen oli kehityksen vuoro.
– HR-dataan liittyviä kehitystarpeita on työstetty ja kehitystä jatketaan. On myös otettu käyttöön erinäisiä esihenkilöiden työtä helpottavia sähköisiä lomakkeita sekä sähköinen allekirjoitus.
Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto nousee etenkin kesäkausien korvalla Olvissa arvoon arvaamattomaan: Yritys palkkaa tänäkin vuonna 90 kesätyöntekijää ja sähköisen allekirjoituksen avulla kausityöntekijöiden sopimukset sekä työtodistusten toimitus sujuvat sukkelaan ilman manuaalisia manööverejä tai turhaa tallennustilan tarvetta.
”Sähköisen allekirjoituksen avulla 90 kesätyöntekijän sopimukset sekä työtodistusten toimitus sujuvat sukkelaan ilman manuaalisia manööverejä tai turhaa tallennustilan tarvetta.”
HR-automaatiosta apua arkeen.
Läpinäkyvyyden liitto
Palataan vielä palkkoihin. Miltä kulttuurimuutos tuntui, kun palkanlaskentaan tulikin ulkopuolinen toimija?
– Kyllä me jännitimme, kun Integrata laski ensimmäiset palkkamme silloin siinä muutosvaiheessa, mutta se menikin äärettömän kivuttomasti, Mäntyaho muistaa.
Olvin pöytään jäi palkkayhteysihminen, joka tuntee yrityksen ympäristön ja ihmiset. Hyvässä yhteistyössä saman pöydän äärellä toteutuu Integratan asiakas on yksi meistä -ajattelu.
Avoimuus asiakkaan suuntaan on myös arvoasetelmiemme ytimessä. Olvin integratalainen asiakasliima Pirjo Reunanen, onko mikään koskaan mennyt mönkään?
– Kyllä me olemme mokanneet. Meille on sattunut inhimillinen erhe palkanmaksussa, mutta hyvän kumppanuuden vuoksi kaikki saatiin sovittua erittäin hyvässä yhteishengessä. Mepconkin me saamme täällä taipumaan moniin toiveisiin HR-automaation avulla.
Mäntyaho komppaa:
– Totta, ja tässä yhteistyössä ylipäätään läpinäkyvyys on korostunut. Kuvaisin itsekin tätä kumppanuudeksi ostaja-toimittajasuhteen sijaan. Tekemisemme ovat hioutuneet siten, että mietitään yhteisesti yhteisiä ratkaisuja. Myös haasteisiin.
”Kuvaisin tätä kumppanuudeksi ostaja-toimittajasuhteen sijaan. Tekemisemme ovat hioutuneet siten, että mietitään yhteisesti yhteisiä ratkaisuja.”
Asiakas on yksi meistä.
– Integratalaiset asiantuntijat ovat asiantuntevia ja meillä on toimiva kokonaisratkaisu. Tämä on ollut iso muutos ja yhteistyössä tavoitteet ovat täyttyneet.
Loppuun HR-päällikkö antaa vielä ajateltavaa sopivan kumppanin valintaan:
– Kyllä sen vaistoaa – tulee se tunne – että tämä on nyt sellainen kumppani, jonka kanssa haluat tehdä työtä tulevaisuudessakin. Sillä kyllähän tässä tosi naimisiin mennään, Mäntyaho naurahtaa.
”Kyllä sen vaistoaa – tulee se tunne – että tämä on nyt sellainen kumppani, jonka kanssa haluat tehdä työtä tulevaisuudessakin.”
Anne Mäntyaho, henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
Tiivistettäköön, että hyvässä HR-liitossa suhteen ensimetrit sujuvat kuin siivillä ja kumppanivalinnassa kannattaa luottaa tunteeseen. Kun HR- ja palkkakumppani kuuntelee, on kehityshaluinen ja -kykyinen sekä luotettava ja rehellinen, yhteinen tulevaisuus todennäköisemmin toimii.
HR-päällikkö Anne Mäntyahon vinkit valintaan ja parempaan projektiin:
- Pitäydy projektissa. Kirkasta tavoite ja erota kehitysasiat. Näin teet projektin aikana oikeita asioita ja pysyt aikataulussa.
- Kerro kuviot kumppanille. Avaa heti avoimesti, mihin ja millaisiin prosesseihin etsit apua. Kumppanilla voi olla oivia ratkaisuja. Pidä siis mieli avoimena.
- Varmista valinta tulevaisuusajattelulla. Kysy itseltäsi ”onko tämä sellainen toimija, jonka ajattelen panostavan jatkossakin kehittämiseen?”
Huomisen HR:ää? ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme webinaareihin ja häppeninkeihin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua ertityisesti kiinnostaa:
