Palkka-avoimuudesta tulee pian pakollista. EU:n uusi palkka-avoimuusdirektiivi parantaa palkkavertailua. Sen tavoitteena on tehdä näkyväksi mahdolliset sukupuolten väliset perusteettomat palkkaerot. Myös työpaikkailmoitusten tulee jatkossa olla sukupuolineutraaleja. Integratalainen Anna-Maija Marjakangas avaa palkka-avoimuutta ja teki tarkistuslistan: nämä 3️⃣ asiaa voit tehdä heti!
Palkkojen avoimuudesta on Suomessa käyty vilkasta keskustelua viimeisten vuosien aikana, ja Suomi onkin monessa mielessä edelläkävijä palkka-avoimuudessa. EU:n parlamentti hyväksyi maaliskuussa 2023 uuden palkka-avoimuutta koskevan direktiivin, jonka mukaan EU-alueen yritysten tulee parantaa palkka-avoimuutta muun muassa julkistamalla tietoja, joiden avulla työntekijöiden on helpompi vertailla palkkoja.
Direktiviin tavoitteena on myös tehdä näkyväksi mahdolliset sukupuolten väliset perusteettomat palkkaerot.
Suomen tulee implementoida direktiivi kansallisella lainsäädännöllä kolmen vuoden aikana, joten direktiivi tulee voimaan Suomessa kansallisen lainsäädännön kautta viimeistään vuonna 2026. Direktiivi koskee kaikkia työnantajia muilta osin kuin raportointivelvollisuuden osalta, mikä koskee vain yli 100 henkeä työllistäviä yrityksiä.
”Direktiviin tavoitteena on tehdä näkyväksi mahdolliset sukupuolten väliset perusteettomat palkkaerot.”
Palkka-avoimuudesta pakollista
Mitä palkka-avoimuusdirektiivi tuo mukanaan?
Palkka-avoimuus rekrytoinnissa
Työnhakijan on jatkossa saatava tieto tehtävän palkasta tai palkkahaitarista etukäteen ennen palkkaneuvottelua. Käytännössä tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi julkaisemalla tieto palkasta jo hakuilmoitukseen. Esimerkiksi rekryilmoituksiimme tutustumalla saat osviittaa, miten palkkahaitarin voi ilmoittaa. Integrata on avannut työtehtäviensä palkkahaitarin ilmoituksiin jo vuodesta 2021.
Rekrytointivaiheessa palkkaava työnantaja ei myöskään voi enää kysyä hakijan nykyistä palkkaa. Lisäksi työnhakijalle tulee oikeus tiedustella, minkälaista palkkaa hänen edeltäjänsä on saanut ja minkä suuruista palkkaa vastaavissa tehtävissä toimiville yrityksessä maksetaan.
Työpaikkailmoitusten tulee tulee olla sukupuolineutraaleja. Tämä tarkoittaa sitä, että myös tittelien tulee olla sukupuolineutraaleja. Lisäksi rekrytointiprosessin tulee kokonaisuudessaan tapahtua syrjimättömästi.
”Työpaikkailmoitusten tulee tulee olla sukupuolineutraaleja.”
💁🏻
Palkka-avoimuus työsuhteen aikana
Direktiivillä halutaan parantaa työntekijöiden tiedonsaantia tehtävänsä palkkatasosta. Työntekijällä tulee jatkossa olemaan oikeus saada tietoonsa samaa tai samanarvoista työtä tekevien työntekijöiden keskipalkat sukupuolen mukaan eriteltynä. Tämä tarkoittaa myös sitä, että työnantajilla tulee olla olemassa selkeät kriteeristöt erilaisten tehtävien vaativuudesta ja sisällöistä sekä niiden palkkauksen muodostumisesta. Näiden kriteeristöjen tulee olla vertailukelpoisia ja niiden tulee mahdollistaa palkan oikeellisuuden arviointi. On hyvinkin mahdollista, että kansallinen lainsäädäntö tulee vielä määrittämään tätä kokonaisuutta tarkemmin. Direktiivi ei kuitenkaan mahdollista yksittäisen kollegan palkasta tiedon saamista.
Työntekijöillä tulee olla helposti saatavilla tieto siitä, minkälaisia kriteerejä yrityksessä käytetään palkkoja ja palkankorotuksia määriteltäessä. Näiden kriteerien tulee olla objektiivisia ja sukupuolineutraaleja.
Työnantaja ei myöskään saa jatkossa kieltää esimerkiksi erilaisilla sopimuksilla tai työnjohdollisilla määräyksillä työntekijää kertomasta omaa palkkaansa muille.
”Työntekijöillä tulee olla helposti saatavilla tieto siitä, minkälaisia kriteerejä yrityksessä käytetään palkkoja ja palkankorotuksia määriteltäessä.”
Objektiivisesti ja sukupuolineutraalisti.
Palkka-avoimuus ja raportointivelvollisuus
Jo nykyisin Suomen lainsäädäntö, kuten tasa-arvolaki, yhteistoimintalaki sekä useat työehtosopimukset velvoittavat työnantajia raportoimaan palkoista ja palkkaeroista. Palkka-avoimuusdirektiivi tulee vaikuttamaan olennaisesti myös työnantajien raportointivelvollisuuksiin.
Direktiivin mukaan yli sata työntekijää työllistävien organisaatioiden tulee raportoida säännöllisesti organisaation sukupuolten välisistä palkkaeroista. Raportointivelvollisuuteen on kuitenkin tulossa pitkä siirtymäaika.
Jos palkkaraportoinnista ilmenee, että sukupuolten välinen palkkaero on vähintään 5 %, työnantajan on yhdessä työntekijöiden edustajien kanssa tehtävä palkka-arviointi ja ryhdyttävä toimiin tilanteen korjaamiseksi, jos erolle ei ole muuta perusteltua syytä kuin sukupuoli. Direktiivin mukaan velvollisuuden rikkomisesta tulee aiheutumaan myös sanktioita.
”Direktiivin mukaan yli sata työntekijää työllistävien organisaatioiden tulee raportoida säännöllisesti organisaation sukupuolten välisistä palkkaeroista.”
Direktiivin rikkomuksista seuraa sanktio.
Mitä yritykset voivat tehdä jo nyt palkkojen läpikäkyvyyden eteen?
Direktiivin voimaan tuloon on vielä aikaa, mutta palkkarakenteiden läpinäkyvyys ja palkkauksen avoimuus ovat asioita, joilla on merkittävä vaikutus työntekijäkokemukseen ja rekrytointiin. Asia on siis tärkeä ja sen olisi hyvä olla jokaisen yrityksen agendalla direktiivistä riippumatta. Jos yrityksessäsi palkitsemisen rakenteet ovat rempallaan eikä läpinäkyvyyttä palkitsemiseen (vielä) ole, tässä tärpit siihen, mistä voi aloittaa 👇🏻
Tarkistuslista palkka-avoimuuden aloittamiseen
To do: tehtävänkuvat. Roolien, vastuiden ja niihin liittyvien tehtävien kuvaaminen on ensimmäinen askel kohti selkeyttä. Tärkeää on kuvata myös, mitä osaamista ja kykyjä tehtävän hoitaminen edellyttää. Muista huomioida mahdolliset työehtosopimusten vaativuusluokkamääräykset ja niiden vaikutus!
Panosta palkkahaitareihin. Määritä jokaiselle tehtävänkuvalle palkkahaitarit ja kuvaa, minkä kriteerien kautta palkka määräytyy haitarin sisällä.
Ruodi raportointia. Miten yrityksesi pystyisi luomaan läpinäkyvyyttä palkkaukseen? Minkälaiset raportit auttaisivat teidän henkilöstöyhteistyössänne parhaiten? Mitä pystyisimme tekemään perusteettomien palkkaerojen poistamiseksi?
Tarvitsetko asiassa apua?
Asiantuntijamme auttavat ja purkavat palkisemisen ja palkka-avoimuuden sinulle seesteiseksi selkeydeksi. Integratalaiset HR-palveluasiantuntijat auttavat myös mielellään palkitsemisen rakenteiden ja mallien kehittämisessä, joten ethän epäröi olla yhteydessä, jos tarvitset apua!
Helenin HR otti harppauksen huomiseen. Yhdistämällä voimat integratalaisten HR-raportoinnin ja -analytiikan asiantuntijoiden kanssa, tiedot saatiin siirtymään sujuvasti, mikä mahdollisti ajankäytön suuntaamiseen strategisiin HR-hommiin. Projektissa paketoitiin palvelut ja järjestelmät myös palkkahallintoon ja HR:ään sekä helpotettiin hommia ohjelmistorobotiikalla.
HR-raportoinnin ja -analytiikan ratkaisu sekä kokonaispalvelu pähkinänkuoressa
Haaste
Käsityötä tehtiin erillisissä järjestelmissä. Ihmiset keskustelivat, tiedot eivät.
HR-raportointi oli hidasta. Esihenkilöidenkin oli tyytyminen Exceleihin.
Automaation ja robotiikan hyödyntäminen useisiin järjestelmiin oli utopiaa.
HR-raportointitarve toi palkkajärjestelmäksi ja työsuhteen elinkaaren hallintaan Mepcon, rekrytoinnin ja osaamisen kehittämisen kulmakiveksi Cornerstonen.
Raportointiin ja analytiikkaan avuksi Microsoft Power BI.
HR-palvelu ja ohjelmistorobotiikka tukemaan HR-raportoinnin kokonaisuutta.
Tulokset
Automaatiosta auvo. Tavoite kirjata tiedot vain yhteen järjestelmään toteutui.
Säästöä samalla pääluvulla: HR:n työaika ja tarmo liiketoimintojen tukemiseen.
Esihenkilöillä kaikki HR-tiedot yhdellä luukulla – raportit valmiina ja aina saatavilla.
Helen Oy halusi järkeistää HR-järjestelmäkokonaisuuttaan ja henkilöstöhallinnon toimintaa sekä mahdollistaa helpon HR-raportoinnin. Ohjelmistorobotiikan mahdollisuudet tunnettiin ja aikaa vievät työt haluttiin antaa roboteille. Ensin oli kuitenkin annettava kyytiä esteille.
Tavoitetilan hahmottamisen haettiin näkemystä huomisen HR:stä. Helen luotti hahmottamisessa integratalaisten palkkahallinnon ja HR:n ohjelmistorobotiikan sekä HR-raportoinnin ja -analytiikan ammattilaisiin. Alkusysäystä avaa Helenin työsuhdepäällikkö Minna Kammonen:
– Olimme juuri nykyaikaistaneet työajanhallinnan prosessimme. Automaatiotason nostaminen ja robotiikan lisääminen kiinnostivat, samoin heti alusta alkaen HR-raportoinnin sujuvoittaminen. Olin vastikään kuullut integratalaista HR:n ohjelmistorobotiikan asiantuntija Riku Honkasta puhujana ja vakuutuin osaamisesta.
Konsultoivan käsienheiluttelun sijaan hihat laitettiin ihan oikeasti heilumaan.
– Lähdimme yhdessä integratalaisten kanssa ensin järkeistämään HR-prosessikokonaisuutta, etenkin automaatiotason lisäämisen sekä HR-raportoinnin näkökulmista. Valitsimme alkuun prosessikartoituksen. Tämä osoittautui myöhemmin kullanarvoiseksi valinnaksi.
”Valitsimme alkuun prosessikartoituksen. Tämä osoittautui myöhemmin kullanarvoiseksi valinnaksi.”
Helenin työsuhdepäällikkö Minna Kammonen kiittelee alkukartoitusta.
Lähtötilannetta luonnikkaammaksi
Helen halusi mahdollistaa helpomman HR-raportoinnin etenkin esihenkilöille. Lähtötilanne ei ollut luonnikas:
– HR:n käytössä oli useita toisistaan irrallisia järjestelmiä. Tieto kulki, mutta ei joka suuntaan. Raportit koostettiin eri järjestelmistä ja yhdistettiin käsipelillä. Kokonaisnäkymää ei ollut. Excelit olivat esihenkilöille erittäinkin tuttuja, luettelee lähtötilanteen tunnelmia Helenin HR-päällikkö Rolf Karlsson.
– Yhden ihmisen sormiluku ei riitä kertomaan, miten moneen paikkaan syötimme hajanaisia tietoja, myöntää Karlsson.
”Yhden ihmisen sormiluku ei riitä kertomaan, miten moneen paikkaan syötimme hajanaisia tietoja. Nyt asia kirjataan yhden ainoan kerran.”
Helenin HR-päällikkö Rolf Karlsson.
Yli 10 eri systeemin sijaan käyttöön otettiin järkiperäiset järjestelmät ja paremmin muotoiltu prosessi. Helenin ja Integratan ATK-ihmisten avulla laitettiin tiedot liikkumaan järjestelmästä toiseen. Montako sormea nousee nyt, Rolf Karlsson?
– Yksi. Asia kirjataan yhden ainoan kerran ja se kulkee koko HR-ketjun läpi! Osassa tiedoissa on päästy jopa siihen, että emme edes itse lisää tietoa, vaan sen tekee jo työnhakija.
Tässä tukee rekrytoinnin ja osaamisen kehittämisen järjestelmä Cornerstone. HR-järjestelmäkokonaisuuden alkukartoitus sysäsi tavoitteen mukaisesti myös automaation syliin. Lopulta palkkajärjestelmäkin vaihdettiin vaiheittain Mepco HRM:ään.
– Mepco mahdollisti sen, että saimme käyttöön kaikki ne moninaiset integraatiot, joiden kautta koko moderni HR-raportointi oli ylipäätään mahdollinen. Siitä muodostui koko asian sydän, vaikka järki oli ensin sanonut, että palkkajärjestelmää emme ainakaan ehdi alkaa vaihtaa, nauraa Kammonen nyt.
”Mepco mahdollisti sen, että saimme käyttöön kaikki ne moninaiset integraatiot, joiden kautta koko moderni HR-raportointi oli mahdollinen.”
Minna Kammonen kommentoi Mepcon käyttöönottoa.
HR-raportointi mahdollistui kirkastamalla kokonaisuus ja ottamalla käyttöön automaatiotason noston kannalta järkevimmät järjestelmät.
Tavoitteista totta
Ulkopuolinen näkökulma HR-kokonaisuuden hahmottamiseen auttoi. Eniten iloa tuotti HR-raportoinnissa tapahtunut koko organisaatiota läpileikkaava helpotus:
– Kaikki tarvitsijat, kuten HR, esihenkilöt tai talous, saavat tarvitsemansa datan nyt nopeasti ja aina ajantasaisena, Rolf Karlsson iloitsee.
”Kaikki tarvitsijat saavat tarvitsemansa datan nyt nopeasti ja aina ajantasaisena.”
Karlsson kiittää.
HR-raportointi tuo Helenille suorat näkymät mm. henkilöstörakenteeseen, palkkaraportointiin ja -kehitykseen, palkka-tasa-arvoon, liukumasaldoihin ja eläköitymiseen. Automaatio tuli avuksi myös sairauslomatodistusten ja verokorttien toimittamiseen.
– HR-raportointi toi henkilöstöbudjetointiinkin huomattavaa helpotusta. Meillä on nyt välitön näkymä keskiarvopalkkoihin ja tasa-arvoon. Eläkeikähaitarikin on upea uudistus! Lomapalkkavaraukset ovat juuri työn alla, lisää luetteloon Minna Kammonen.
”Meillä on nyt välitön näkymä keskiarvopalkkoihin ja tasa-arvoon. Eläkeikähaitarikin on upea uudistus!”
Kammonenkin on kiitollinen.
Helenin HR Business Partnereiden on nyt helppo manifestoida muutosta, kehittää kokonaisuutta ja viedä valmiit raportit johtoryhmään.
– Tavoitteet saavutettiin ja etenkin esihenkilöiltä tulee paljon positiivista palautetta: ”Meneekö tämä näin helposti?” Kyllä menee! Automaation ansiosta ei tarvitse koluta arkistoja tai kysellä perään.
Tavoitteiden toteutumista tervehtii ilolla projektissa mukana ollut integratalainen HR-raportoinnin ja -analytiikan asiantuntija Hanna Hyytiäinenkin:
– Olette pystyneet kohdistamaan asiantuntijatyön ihan oikeasti liiketoiminnan avuksi. Yhteistyö on motivoinut myös meitä haastamaan itseämme aina uudestaan.
Kehityskulku ei katkea
Yhdessä partnereiden ja HR-järjestelmien pääkäyttäjien kanssa myös kehitetään koko ajan HR-raportointia ja otetaan HR-analytiikkaa avuksi.
Kammonen kertoo, että kentältä tulee myös paljon kehitysehdotuksia.
– Se on myös yksi syy, miksi olemme onnistuneet. Otimme organisaatiomme ihmiset mukaan.
”Olemme onnistuneet, koska otimme organisaatiomme ihmiset mukaan.”
Moniammatillinen tiimi ja kehitysryhmä kehittävät kokonaisuutta.
Onnistumisen tunteesta osansa saavat myös integratalaiset asiantuntijat ja työkulttuuri. Karlsson ja Kammonen kiittävät kulttuuria ja tekemisen meininkiä:
– Integratalaisten kanssa on äärimmäisen helppo toimia. Tuotte esiin sellaisiakin asioita, joita emme ole edes ajatelleet.
– Yhteistyö on ollut saumatonta, niin palkkahallinnon kuin HR-raportoinninkin osalta. Yhteistyökulttuuri on suorastaan upealla tasolla.
”Yhteistyö on ollut saumatonta, niin palkkahallinnon kuin HR-raportoinninkin osalta. Yhteistyökulttuuri on suorastaan upealla tasolla.”
Kammonen ja Karlsson tekemisen tavasta ja työkulttuurista.
Integratalainen Hyytiäinenkin käy kiittelemään koko tiimin puolesta:
– Helenillä on aito kiinnostus HR-tietoon ja halu hyödyntää sitä. Kun asiakas on avoin uudelle ja kiinnostunut sekä automaatiosta että raportoinnin moninaisista mahdollisuuksista, on lopputulema väistämättä tuloksekas.
– Ja ajatella, että kaikki tämä tehtiin automaatiotason nostoineen päivineen pelkästään etänä, tiivistää Kammonen vielä vuoden 2021 tunnot.
– Ollaan kauhean tyytyväisiä. Nyt huolehditaan, että kehityskulku jatkuu.
Minna Kammosen ja Rolf Karlssonin vinkit HR-raportointiin ja automaatioon
Katso helikopteriperspektiivistä ja kartoita.Se prosessoi sisäisesti ajattelua. Tavoitetilaakaan ei tule katsoneeksi liian pienestä reiästä. Näet, mitä kaikkea on oikeasti mahdollista tehdä!
Älä kaada karhua kerralla.Kellistä kokonaisuus sen kokoisissa palasissa, kuin on järkevää.
Ota muut mukaan.Moniammatillisen kehitysryhmän sekä pääkäyttäjien ja esihenkilöiden kanssa prosessi ja priot paranevat. Osaavan kumppanin kanssa villitkin ideat voidaan saada toteutettua.
Huomisen hooärrää ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan Kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme webinaareihin ja häppeninkeihin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua ertityisesti kiinnostaa:
Lassila & TikanojanKiinteistöpalveluiden liiketoiminta-alueen siivouspalvelulinjan henkilöstöarki pidettiin pyörimässä HR:n henkilövaihdoksesta huolimatta. Integratalainen työoikeuden ja henkilöstöjohtamisen asiantuntija toimi L&T:llä väliaikaisena HR-päällikkönä ja tarjosi tarvittavan henkilöstöjohtamisen tilapäistuen myös johtoryhmätasolla.
HR-päällikköpalvelu pähkinänkuoressa
Haaste
Palvelulinjan HR Business Partner siirtyi toisiin tehtäviin. Noin 4 000 tekijän arki tuli turvata.
Vakituisen henkilön haku tiiviillä aikataululla tarkoittaisi taukoa tärkeissä HR-toiminnoissa.
Tuli tarve täyttää tehtävä tilapäisesti. HR-taitajalta odotettiin myös työoikeudellista osaamista.
Tilapäisen HR-homman avulla arjen tärkeät toiminnot turvattiin.
HR-osaamisesta ja johtoryhmätyöskentelystä tarvittavaa tukea liiketoiminnalle ja HR-tiimille.
100 % luottamus tilapäistekijän osaamiseen vapautti energiaa vakituiseen rekrytointiin.
Pestin päätyttyä täysi tyytyväisyys.
Tilapäistuki työsuhdeasioihin
Miten toimia, kun noin 4 000 tekijän siivouspalvelulinja on jäämässä ilman HR-päällikköroolia? Millaisin edellytyksin voidaan tehokkaasti tilapäisratkaisulla turvata liiketoiminta-alueen suurimman palvelulinjan HR-arki?
– Vakituiseen tehtävään kiireellä rekrytoiminen suljettiin heti pois. Pohdimme paljon, minkä tyyppinen ihminen tilapäistehtävään tarvitaan, ja millainen toimintatyyli hänellä tulisi substanssiosaamisen lisäksi olla.
– Olin törmännyt Integratan markkinointiviestintään. Tästä ja koko toimintakulttuurista syntynyt mielikuva vahvisti ajatustani siitä, millaista ajattelua ja toimintatyyliä tarvitsisimme tehtävään. Toimintatyyli on äärimmäisen tärkeä asia, kun sovitetaan yhteen kahta eri yrityskulttuuria tilapäisessä tehtävässä.
L&T:n tavoitteena oli välitilavaiheessa ennen kaikkea turvata operatiivisen arjen jatkuminen nopeassa ja dynaamisessa toimintaympäristössä: liiketoiminta pyöri ja arjen pyörityksessä tarvittiin jatkuvasti tukea ja ohjausta. Integratan työoikeuden asiantuntija tarjosi tuen sekä liiketoiminnalle että HR-tiimille.
”Toimintatyyli on äärimmäisen tärkeä asia, kun sovitetaan yhteen kahta eri yrityskulttuuria tilapäisessä tehtävässä.”
Jami Pohja, henkilöstöjohtaja, Lassila & Tikanoja
Aikajaksolla keskityttiin hoitamaan arjen henkilöstötilanteita.
– Liiketoiminta-alueen palvelulinjan johtoryhmässä oli tärkeää, että läsnä oli työoikeudellisesti painottunut HR-asiantuntija, joka osasi jalkauttaa HR-asioita liiketoimintaan ja tarvittaessa tuoda johtoryhmästä syötteitä HR-tiimiin.
– Tavoitteet täyttyivät, summaa Pohja.
Kulttuurikurkistus kiertotalouskonserniin
Lassila & Tikanoja Oyj on kiertotalouteen, ympäristöhuollon ja kiinteistöjen sekä laitosten tukipalvelujen tuottamiseen keskittynyt kotimainen palveluyrityskonserni, jonka konsernirakenne saattaa näyttäytyä tulokkaalle kompleksisena.
Käytännössä yhtiön Kiinteistöpalveluiden siivouspalvelulinjan HR-päällikkörooliin tuli sujahtaa ”pystymetsästä”. Tehokas tarttuminen tehtävään taklattiin täsmäosaamisella ja yrityskulttuurien yhteensopivuudella.
Väliaikaisessa toimeksiannossa asiantuntijan aiempi kokemus vastaavista toimintaympäristöistä koettiin keskeisenä, sillä se auttoi asettumaan pikaisesti puikkoihin.
Myös Integratan asiantuntijan kulttuurinen yhteensopivuus saa kiitosta:
– Tilapäistekijän tuli olla vahva HR-osaaja, joka sopii toimintatyyliltään organisaatioomme, ja jolta löytyisi sekä substanssiosaamista että oikeustieteen tutkinto. Anna-Maija oli perfect match, valottaa valintaa Jami Pohja.
”Kulttuurinen vastaavuus oli tärkeää tehtävässä onnistumisen kannalta.”
Yrityskulttuurien yhteensopivuuden puolesta puhuu myös tehtävässä toiminut integratalainen juristi Anna-Maija Marjakangas:
– Kulttuurinen vastaavuus oli tärkeää tehtävässä onnistumisen kannalta. Työskentely L&T:n tiimissä vahvisti ajatusta siitä, että yrityskulttuurilla on hirveän tärkeä merkitys – se edesauttaa yhteisten tavoitteiden saavuttamista.
– Integrata ja Anna-Maija olivat kulttuurifittejä, Pohja päättää.
Toimialan suunnannäyttäjät
Henkilöstöjohtaja Jami Pohja pitää hetkellisen HR-päällikön hankintaa onnistuneena.
– Yhteistyö sujui mainiosti. Pystyimme luottamaan siihen, että kokemus ja osaaminen työsuhdeasioista ovat kunnossa. Osaamista täydensi yhteinen tapa toimia, hän kuvailee kanssakäymistä.
Ulkoistetun HR-asiantuntijan tilapäistehtävä poisti välittömän rekrypaineen ja antoi aikaa tehdä vakituisen HR Business Partnerin rekrytointia rauhassa.
– Integrata tarjoaa omassa toimintatavassaan ja jopa viestinnässään vastinetta sille, millaista tyyliä ja ajattelua tarvitsemme tulevaisuudessakin.
Yhteistyö vahvisti ajattelua ja helpotti pysyvän osaajan palkkaamista. Molempien toimialan suunnannäyttäjien on helppo hymyillä (vaikkei nyt kerrota edes vitsejä).
Jami Pohjan vinkit tilapäistä HR-helpotusta hakevalle
Älä idolisoi identtistä. Muista, että kyse on väliaikaistilanteesta. HR-kehittäjäprofiilia ei kannata määritellä vaatimukseksi lyhyessä toimeksiannossa. Painota tiukkaa osaamista tarvittaviin lyhyen aikavälin tehtäviin.
Tarkastele toimintatyyliä ja yrityskulttuuria. Millainen osaaja tulisi löytää, jotta ei tule kitkaa?
Valitse tunteella ja taidolla. Tutustu tarjoajiin kaikissa kanavissa ja varmista, että tarjoajankin viestinnällinen imago vaikuttaa sopivalta. Luota viestinnän vetovoimaan ja yrityskuvaan. Usein tällöin yrityksestä löytyy myös tekijätasolla sopiva mätsi.
Varaa 30 min jutteluaika – asiantuntija auttaa
Haluatko tietää tarinasta lisää? Vai onko teillä työoikeudellinen tai henkilöstöasioihin liittyvä haaste, josta haluaisit sparrailla työoikeuden ja henkilöstöjohtamisen asiantuntijan kanssa? Varaa ohesta aikasi Anna-Maijan kalenterista. Paineeton puolituntinen auttaa alkuun 👇🏻
Huomisen hooärrää ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan Kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme webinaareihin ja häppeninkeihin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua ertityisesti kiinnostaa:
Glaston kunnosti HR:n tietojärjestelmät ja prosessit puolessa vuodessa. 400 työntekijän tiedot ja 13 toimintamaan prosessit yhdistävä HR-järjestelmä toi valtavasti helpotusta arkeen.
Glastonin HR:n muutos lyhyesti
Haaste
Henkilöstöhallinnon tiedot olivat Exceleillä ja lomakkeita oli tallessa ihmisten omilla koneilla.
13 maassa toimivassa yrityksessä oli käytössä erilaisia toimintatapoja ja lomakeversioita.
HR:ssä tehtiin paljon käsityötä raportoinnissa ja tietojen kirjaamisessa.
Ratkaisu
Koko konserni otti samanaikaisesti käyttöön yhteisen Sympa HR -järjestelmän.
Prosessit määriteltiin ja vietiin järjestelmään yhdessä asiantuntevan kumppanin kanssa.
Hyvin integroitavissa olevasta järjestelmästä luodaan liittymät myös muihin järjestelmiin.
Tulokset
Kaikki HR-prosessit voi hoitaa ja koko konsernin tiedot löytyvät yhdestä paikasta.
Yhtenäiset toimintamallit ja lomakkeet ovat lisänneet tasapuolisuutta ja läpinäkyvyyttä.
Henkilöstö on kokenut HR:ään liittyvät tehtävät ja raportoinnin helpottuneen merkittävästi.
Glastonilla businesskoordinaattorina toimivaa Mari Kuuselaa hymyilyttää hänen verratessaan tätä hetkeä puolen vuoden takaiseen.
– Elimme Excel-maailmassa. Pitkään talossa olleiden työntekijöiden työsuhdetiedot saattoivat olla hajallaan eri ihmisten tietokoneilla. Eri lomakkeista liikkui monia versioita ja kullakin maalla oli omat käytäntönsä. Halusimme päästä tästä eroon ja samalla luoda perustan sille, miten voimme kehittää HR:n toimintaa jatkuvasti.
Nyt kaikki työsuhteisiin liittyvät tiedot ja lomakkeet kulkevat Sympa-järjestelmän kautta, ja HR-prosessit ovat yhtenäiset eri puolilla maailmaa.
– Integratalaisten kokemus, osaaminen ja ymmärrys monikansallisen yrityksen HR-prosessien yhdistämisestä oli avainasemassa, jotta tämän kokoluokan hanke saatiin onnistuneesti maaliin näin nopeasti.
Kiitosta yhden tietopankin politiikasta
Ennen projektiin lähtöä organisaatiossa oli epäröintiä siitä, mahdetaanko uuden järjestelmän myötä saavuttaa muuta kuin lisätyötä. Käyttöönoton jälkeen Mari on kuitenkin saanut niin esimiehiltä kuin omat työsuhdetietonsa järjestelmästä näkeviltä työntekijöiltäkin pelkkää positiivista palautetta.
– Moni on kiittänyt sitä, että järjestelmässä todella saa nyt tehtyä ihan kaikki. Kirjattua kehityskeskustelut, tehtyä työsopimukset ja tulostettua vaikka oman tiimin lomakalenterit. Ei tullut pelättyä lisätyötä, vaan päinvastoin paljon helpompi arki.
Sympa on todettu myös erittäin helppokäyttöiseksi ja muokkautuvaksi.
– Toimin järjestelmän pääkäyttäjänä. Sympa on todella helppokäyttöinen ja hyvin muokattavissa. Kun uusia tarpeita tulee, järjestelmä ohjaa käyttäjäänsä hyvin. Uusien lomakkeiden luonti on todella helppoa.
Glastonin Mari Kuusela ja Integratan Laura Paronen pohtivat yhdessä Glastonin HR-kehityksen jatkoa.
Kehityssilmällä alustaasti
Isot järjestelmähankkeet kannattaa toteuttaa vaiheittain ja heti alusta asti on syytä pitää katse myös tulevaisuuden tarpeissa.
– Teknologiavalinnoissa ja arkkitehtuurin suunnittelussa on tärkeää pitää silmällä tulevaisuuden kehittämistarpeet. Järjestelmäksi valittu Sympa on hyvin integroitavissa muihin järjestelmiin. Ensimmäiseksi kannattaa toteuttaa liittymä Glastonin nykyiseen palkkahallintojärjestelmään, jotta tiedot kulkevat suoraan järjestelmien välillä, Integratan puolella Glastonin maailmaan syvimmälle sukeltanut Laura Paronen sanoo.
Järjestelmien vuoropuhelun lisäksi yhdessä on ideoitu myös rekrytoinnin tuomista samaan pakettiin. Mari onkin ollut tyytyväinen Integratan aktiivisuuteen ja siihen, etteivät konsultin perävalot vilahtaneet, kun järjestelmä oli pystyssä.
– On ollut hienoa, että meidän prosessit jo tunteva Laura on jatkanut yhteyshenkilönämme ja häneltä saa aina tarvittaessa apua.
Business Coordinator Mari Kuuselan vinkit HR-järjestelmän hankkijalle
Panosta järjestelmän käyttöönottoon. Projektin läpiviemiseen on tärkeä löytää yrityksen sisältä työhön motivoitunut ja sitoutunut tiimi, jonka yhteistyö toimii ja työnjako on selkeä. Järjestelmä kannattaa hankkia kumppanilta, joka aidosti auttaa matkan varrella.
Varaa projektiin kunnolla aikaa. Isossa yrityksessä on hyvä, että joku voi keskittyä pelkästään projektiin ja ehtii pohtia ja paneutua määrittelyihin kunnolla. Toteutuksen suunnittelu ja määrittelytyö vie aikaa, mutta se kannattaa tehdä hyvin.
Valitse kumppani, joka vastaa projektinhallinnasta. Kun projektin aikataulutus ja muu strukturointi on osaavan yhteistyökumppanin vastuulla, voi itse keskittyä tekemään edellisessä työpajassa sovittuja asioita. Projektilla kannattaa myös olla oma projektinhallinnan työkalu, johon tehtäviä kirjataan.
Joskus käy näinkin: tarinassa Glastonin edustaja Mari Kuusela siirtyi Integratan tiimiin alkuvuodesta 2019 auttamaan asiakkaitamme Sympa HR:n käyttöönottoprojekteissa.
Vinkkejä HR:n kehittämiseksi?
Mikäli vinkit huomisen hooärrästä kiinnostavat, liity Integratan kuppikuntaan. Saat kutsut Integratan järjestämiin round table -tapahtumiin, sekä kerran kuussa hyödyllisiä vinkkejä sisältävän uutiskirjeemme. Emme spämmää!
Kun kaipaat suuntaa henkilöstö- tai palkkahallintoon, integratalainen aivotyö avustaa. Konsulttia emme lupaa kotiinviemisiksi, mutta muutoin olemme tiukasti tukenasi.
Saammeko auttaa?
Paremmat prosessit ja rivakat rutiinit. Työnkulut kannattaa virittää viisaiksi. Säästät kaikkien aikaa. Ja hermoja. Kun prosessit ovat priimaa, sujuu myös uuden järjestelmän käyttöönotto kevyemmin.
Järjestelmät jiiriin. Etkö tiedä, millainen järjestelmä tukisi tekemistänne timanttisesti? Selvitetään se yhdessä.
Automatisoidaan manuaaliset manööverit. Annetaan maineeltaan kuivat hommat robottien tehtäväksi ja integraatioiden siirrellä tietoja hallitusti itsekseen.
Pro-meininkiä projektijohtoon. Kun kaipaat luotettavaa läpivientiä HR-projektillesi, anna integratalaisen hoitaa homma.
Mikäli HR:n, palkkahallinnon, työajanhallinnan tai johtamisen kenttä vaikuttaa vaikealta etkä oikein tiedä mistä aloittaa muutos, kutsu kylkeesi integratalainen ihmiskonsultti. Kehitämme, autamme hankinnoissa, piirrämme HR:n strategisen tiekartan ja palastelemme projektit.
Koska vetäisin konsulttikortin?
Konsultointi pelastaa pakan erityisesti silloin, kun suunnittelette muutoksia toimintaanne.
Tuomme ässänä hihasta asiakastyöstä kertyneen osaamisemme korttipöytään, jotta sinun ei tarvitse tuskailla tiimittä tai pelata pasianssia perjantai-iltapäivisin. Koska olemme HR:n ja palkkahallinnon syväosaajia, ovat ne haasteet harvassa, joissa jäisimme vain käsienheiluttelijoiksi.
