Olvietsi kehityshaluista kumppania ja järkeviä järjestelmiä kokonaisratkaisuna. Palkanlaskenta pyörii Mepcon päällä ja HR-projektissa otettiin käyttöön Mepco Web. Myös HR-raportointi ja -analytiikka auttavat nyt esihenkilöiden arjessa. Miksi asiakas valitsi meidät?
Palvelumme pähkinänkuoressa
Haaste
Palkanlaskennassa pari omaa olvilaista. Eläköitymisen myötä kokonaisratkaisu kysymykseen.
Ajurina Mepco HRM ja halu digitalisoida HR-järjestelmiä. Mistä kehityshaluinen kumppani?
Esihenkilöillä riittämättömät järjestelmänäkymät ja raportointiratkaisut.
Ratkaisu
HR- ja palkkajärjestelmä Mepcon oheen pilvipalveluna toimiva työpöytä: Mepco Web.
HR-järjestelmien palveluympäristö pilveen. HR-toiminnot ja HR-data helposti.
Hyvä HR-liitto. Kokonaisvaltainen kehitys käsikynkkää tutun toimijan kanssa.
Kokonaisratkaisuna hyvä HR-liitto
Olvi Oyj on vuonna 1878 perustettu suomalainen panimo- ja virvoitusjuomayhtiö, joka työllistää yli 2 000 ihmistä kuudessa eri maassa. Yhtiön henkilöstöpäällikkö Anne Mäntyaho muistelee vuosien takaisia tunnelmia:
– Olimme tehneet vuoteen 2020 asti palkanlaskentaa omana toimintona. Toinen laskijoistamme eläköityi ja lähdimme etsimään henkilöstöhallinnon ja palkkahallinnon kokonaisratkaisua. Myös halu digitalisoida HR-järjestelmiä toimi ajurina.
Olvilla jo käytössä ollut HR- ja palkkajärjestelmä Mepco HRM haluttiin hioa huomisen puolelle. Mepco-kanta siirrettiin meille ja samalla siirtyi Mepcon ylläpitovastuu. Paremman henkilöstöhallinto-, esihenkilö- ja palkka-arjen pakettiin pantiin pilvipalveluna toimiva työpöytä Mepco Web. HR-automaatio, HR-raportointi ja -analytiikka otettiin niin ikään avuksi ja ajansäästöksi.
– Päädyimme palkkahallinnon ulkoistukseen ja Integrataan, sillä he pystyivät tarjoamaan toivomallamme tavalla meille Mepcon.
”Päädyimme palkkahallinnon ulkoistukseen ja Integrataan, sillä he pystyivät tarjoamaan toivomallamme tavalla meille Mepcon.”
Anne Mäntyaho, henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
Mutta se ei suinkaan ollut ainoa tekijä. Mäntyaho pitää meitä hetken jännityksessä. Mepcon nimittäin saa muualtakin. No, miksi valitsitte integratalaiset?
– Ennen kaikkea meille tuli tunne, että tarvettamme kuunneltiin. Tulimme siis kuulluiksi ja ymmärretyiksi. Alusta asti yhteistyömme tuntui luontevalta ja edelleen meille tuli tunne, että tähän kumppaniin pystymme luottamaan läpiviennissä ja arjessa. Oli myös kykyä ja näyttöä siitä, että tällaisia toteutuksia ja automaatioita on ennenkin tehty. Kun vielä saatiin taloudellisessakin mielessä järkevä yhteistyösopimus syntymään, oli erittäin helppo luottaa tunteeseen, Mäntyaho muistelee.
Hyppäsimme palkkakelkkaan. Samalla hiottiin heti HR-toimintoja Olvin tulevaisuustoiveiden suuntaan.
HR-arki ja palkanlaskenta pantiin pyörimään paremmin Mepcon päälle. Mepco Web toi esihenkilöille työpöytänäkymän tärkeisiin tiiminsä tietoihin. Samoin HR-automaatio ja HR-raportointi ja -analytiikka huojentavat henkilöstöhallinnossa säästäen sekä HR:n että esihenkilöiden työtunteja.
– Halusimme, että meillä on sellaiset järjestelmät, jotka tukevat esihenkilöitä. Mepco Webin myötä tämä toteutui.
Integratan HR-raportointi Maksimin raportointityökalun avulla myös esihenkilöt pääsevät seuraamaan dataa. Integraation ja automaation tuoma oikeellisuus huojentaa:
– Kun tieto tulee suoraan palkkajärjestelmästä, voi olla varma, että se on oikein. Integratan HR-dataratkaisussa myös graafit ovat parempia ja tiedon saanti sekä hakeminen helpompaa.
Vasta kokonaisratkaisun käyttöönoton jälkeen oli kehityksen vuoro.
– HR-dataan liittyviä kehitystarpeita on työstetty ja kehitystä jatketaan. On myös otettu käyttöön erinäisiä esihenkilöiden työtä helpottavia sähköisiä lomakkeita sekä sähköinen allekirjoitus.
Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto nousee etenkin kesäkausien korvalla Olvissa arvoon arvaamattomaan: Yritys palkkaa tänäkin vuonna 90 kesätyöntekijää ja sähköisen allekirjoituksen avulla kausityöntekijöiden sopimukset sekä työtodistusten toimitus sujuvat sukkelaan ilman manuaalisia manööverejä tai turhaa tallennustilan tarvetta.
”Sähköisen allekirjoituksen avulla 90 kesätyöntekijän sopimukset sekä työtodistusten toimitus sujuvat sukkelaan ilman manuaalisia manööverejä tai turhaa tallennustilan tarvetta.”
HR-automaatiosta apua arkeen.
Läpinäkyvyyden liitto
Palataan vielä palkkoihin. Miltä kulttuurimuutos tuntui, kun palkanlaskentaan tulikin ulkopuolinen toimija?
– Kyllä me jännitimme, kun Integrata laski ensimmäiset palkkamme silloin siinä muutosvaiheessa, mutta se menikin äärettömän kivuttomasti, Mäntyaho muistaa.
Olvin pöytään jäi palkkayhteysihminen, joka tuntee yrityksen ympäristön ja ihmiset. Hyvässä yhteistyössä saman pöydän äärellä toteutuu Integratan asiakas on yksi meistä -ajattelu.
Avoimuus asiakkaan suuntaan on myös arvoasetelmiemme ytimessä. Olvin integratalainen asiakasliima Pirjo Reunanen, onko mikään koskaan mennyt mönkään?
– Kyllä me olemme mokanneet. Meille on sattunut inhimillinen erhe palkanmaksussa, mutta hyvän kumppanuuden vuoksi kaikki saatiin sovittua erittäin hyvässä yhteishengessä. Mepconkin me saamme täällä taipumaan moniin toiveisiin HR-automaation avulla.
Mäntyaho komppaa:
– Totta, ja tässä yhteistyössä ylipäätään läpinäkyvyys on korostunut. Kuvaisin itsekin tätä kumppanuudeksi ostaja-toimittajasuhteen sijaan. Tekemisemme ovat hioutuneet siten, että mietitään yhteisesti yhteisiä ratkaisuja. Myös haasteisiin.
”Kuvaisin tätä kumppanuudeksi ostaja-toimittajasuhteen sijaan. Tekemisemme ovat hioutuneet siten, että mietitään yhteisesti yhteisiä ratkaisuja.”
Asiakas on yksi meistä.
– Integratalaiset asiantuntijat ovat asiantuntevia ja meillä on toimiva kokonaisratkaisu. Tämä on ollut iso muutos ja yhteistyössä tavoitteet ovat täyttyneet.
Loppuun HR-päällikkö antaa vielä ajateltavaa sopivan kumppanin valintaan:
– Kyllä sen vaistoaa – tulee se tunne – että tämä on nyt sellainen kumppani, jonka kanssa haluat tehdä työtä tulevaisuudessakin. Sillä kyllähän tässä tosi naimisiin mennään, Mäntyaho naurahtaa.
”Kyllä sen vaistoaa – tulee se tunne – että tämä on nyt sellainen kumppani, jonka kanssa haluat tehdä työtä tulevaisuudessakin.”
Anne Mäntyaho, henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
Tiivistettäköön, että hyvässä HR-liitossa suhteen ensimetrit sujuvat kuin siivillä ja kumppanivalinnassa kannattaa luottaa tunteeseen. Kun HR- ja palkkakumppani kuuntelee, on kehityshaluinen ja -kykyinen sekä luotettava ja rehellinen, yhteinen tulevaisuus todennäköisemmin toimii.
HR-päällikkö Anne Mäntyahon vinkit valintaan ja parempaan projektiin:
Pitäydy projektissa. Kirkasta tavoite ja erota kehitysasiat. Näin teet projektin aikana oikeita asioita ja pysyt aikataulussa.
Kerro kuviot kumppanille. Avaa heti avoimesti, mihin ja millaisiin prosesseihin etsit apua. Kumppanilla voi olla oivia ratkaisuja. Pidä siis mieli avoimena.
Varmista valinta tulevaisuusajattelulla. Kysy itseltäsi ”onko tämä sellainen toimija, jonka ajattelen panostavan jatkossakin kehittämiseen?”
Huomisen HR:ää? ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme webinaareihin ja häppeninkeihin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua ertityisesti kiinnostaa:
Palkkaneuvottelu tulossa?Onko käytössäsi selkeät periaatteet ja työkalut, joilla palkkaneuvottelu sujuu sulavasti? Vai saavatko häämöttävät palkkakeskustelut hikikarpalot pintaan? Tai tuliko eteen paikallinen sopiminen aikaisemmin käytössä olleen TES:in sijaan? HR-raportoinnin ja -analytiikan asiantuntijammeSusanna Kunttu sekä HR-palveluihminenKaisa Stranderkirkastavat kirjoituksessa sekä palkkaneuvotteluihin tarvittavan tiedon että selkeän prosessin merkitystä – niin palkansaajalle kuin työnantajallekin.
Kirjoittaja on HR-raportoinnin ja -analytiikan asiantuntija
Palkka itsessään ei ole kovin motivoiva osa työelämää, mutta palkan puute on taatusti demotivoivaa. Mikäli työntekijä kokee tulleensa kohdelluksi epäoikeudenmukaisesti joko sillä perusteella, että hän ei mielestään saa samasta työstä samaa korvausta kuin työkaveri, tai hän mieltää oman työpanoksensa suuremmaksi kuin kollegan, on suurella todennäköisyydellä ilmassa epätyytyväisyyttä, kyynisyyttä ja pahimmassa tapauksessa hakeutuminen uuden työnantajan palkkalistoille.
Työntekijän kokemus epäoikeudenmukaisesta palkkauksesta voi olla todellinen asiantila tai perustua oletuksiin ja huhuihin. Oli kokemuksen syy kumpi tahansa asiaan kannattaa puuttua ennen kuin edessä on irtisanoutumisilmoitus.
”Työntekijän kokemus epäoikeudenmukaisesta palkkauksesta voi olla todellinen asiantila tai perustua oletuksiin ja huhuihin.”
Palkkadata perustuu tietoon.
Ensimmäiseksi on hyvä pysähtyä pohtimaan mikä palkkauksen nykytila tosiasiassa on. Onko meillä selkeästi kuvattuna palkanmuodostumisen ja palkankorotusten perusteet? Avoimuus palkkojen suhteen ei suinkaan tarkoita sitä, että työkaverit tietävät toistensa palkat, vaan läpinäkyvyyttä palkan muodostumisessa.
Entä toteutuuko meillä oikeudenmukainen palkkaus? Olemassa olevan palkkadatan analysointi antaa hyviä eväitä tämän selvittämiseen. Kun palkkapolitiikka on linjassa organisaation arvojen ja toiminnan kanssa sekä viestitty koko henkilöstölle ja aidosti käytössä, ei jää tilaa epäilyksille epätasa-arvoisesta palkkauksesta. Tämän ansiosta saattaa myös palkkaneuvotteluja käyvän esihenkilön unenlaatu parantua…😌
Miten selkiyttää palkkaprosessia?
Palkkaprosessia saadaan näkyväksi jo pelkästään sillä, että luodaan yhteinen tilaisuus puhua palkasta, eli yrityksen vuosikelloon varataan ajankohta palkkakeskusteluille.
💰 Palkansaaja, käydäänkö kanssasi keskustelua siitä, mikä on työnvaativuusluokkasi ja mitä se tarkoittaa tai onko osaamisesi lisääntynyt viime vuosina? Ja mitkä näiden asioiden vaikutukset ovat tai pitäisi olla palkkaasi?
📉 Työnantaja, saatko tuotua luotettavaa dataa esim. mediaanipalkan ja sukupuolijakauman kautta henkilöstölle?
Prosessi selkiytyy, kun sovitaan yhdessä (paikallisen sopimuksen tai työehtosopimuksen perusteella), mistä ja miten palkitaan, miten asetetaan tavoitteita, miten tavoitteiden saavuttamista seurataan ja kuinka työsuoritus tehdään näkyväksi.
Faktoina palkkaneuvottelun pohjaksi voidaan käyttää organisaation sisällä valmiina olevaa dataa.
Palkkaneuvottelu pohjaa palkkadataan:
Linjaus palkka-avoimuudesta on muodostettu ja viestitty
Palkka perustuu työehtosopimukseen ja/tai työnvaativuusluokkiin, työsopimukseen tai paikalliseen sopimukseen
Palkka määritellään ajan, tuloksen tai suorituksen perusteella
Palkka koostuu peruspalkasta, lisistä, ylitöistä, urakoista
Palkka muuttuu pätevyyden karttuessa, työtehtävien muuttuessa (ja joskus palvelusvuosien lisääntyessä)
Palkkatasa-arvo toteutuu maksamalla samasta työstä sama palkka riippumatta työntekijän sukupuolesta.
Toimivan palkkausprosessin lopputuloksena on työntekijöiden oikeudenmukainen palkka.
Analysoimalla työntekijöiden kuukausi-/tuntipalkkoja voidaan selvittää, kuinka hyvin tavoite tasapuolisesta palkkauksesta on saavutettu. Palkkavertailun pohjana on eri työntekijäryhmien palkanmuodostumisen perusteet ja data löytyy palkkajärjestelmään tallennetuista palkkaperusteista tai maksetuista palkoista.
”Toimivan palkkausprosessin lopputuloksena on työntekijöiden oikeudenmukainen palkka.”
Analysoimalla palkkadataa voi vaikuttaa.
Yksinkertaisimmillaan työntekijöiden säännöllinen ansio muodostuu kuukausi- tai tuntipalkasta, jolloin vertailuluku saadaan joko täyden työajan kuukausipalkasta tai perustuntipalkasta. Mikäli palkkamalli sisältää lisiä tai työsuoritukseen perustuvia provisioita, niin palkkavertailussa käytettävän ansiotason laskenta kannattaa pohtia rauhassa kuntoon.
Huolellisesti tehty vertailu, joka ottaa huomioon käytössä olevat palkanmääräytymisen perusteet lisää työntekijöiden luottamusta oikeudenmukaisuuden toteutumisesta ja kestää kriittisemmänkin keskustelun palkkojen ympärillä.
”Huolellisesti tehty vertailu lisää työntekijöiden luottamusta oikeudenmukaisuuden toteutumisesta ja kestää kriittisemmänkin keskustelun palkkojen ympärillä.”
Perustana palkanmääräytymisen perusteet.
Palkkaneuvottelu tulossa?Palkkatasa-arvodata Integratan HR-raportointi ja -analytiikka -palvelun PowerBI:llä tuotetussa Numerot-alustassa.
Jos jokin palkkauksen osa-alueista on organisaatiossa jäänyt vaille huomiota tai jopa osoittautuu heikoksi kohdaksi, voi se ilmentyä vaikeutena saada osaavaa henkilöstöä sitoutumaan työnantajaan, vaikeina palavereina luottamushenkilöstön kanssa tai työyhteisön energiaa vievänä kyräilynä ja kadehtimisena toisiaan kohtaan.
Ja kaikki tämä vain siksi, ettei valmista dataa ole hoksattu kerätä, yhdistellä ja analysoida!
Integratalaisina arvostamme sitä, että valmiina oleva data ei makaa laakereillaan, vaan se laitetaan töihin ja dataa hyödynnetään mahdollisimman laaja-alaisesti. Datan kerääminen on meille tuttua ja yhdessä asiakasorganisaation kanssa se muotoillaan sellaiseen muotoon, että siitä hyötyvät sekä työntekijät ja johto – ja samalla huolehditaan henkilöstön sitouttamisesta sekä työnantajakuvan kirkastamisesta.
Kohti parempaa palkkaprosessia
HR-raportointi ja HR-analytiikka avittavat kohti parempaa johtamista ja päätöksentekoa. Autamme asiakkaitamme tarjoamalla raportoinnin lisäksi myös konsultaatiota yrityksen palkkaprosessin kirkastamiseksi sekä palkkausperusteiden läpinäkyvyyden parantamiseen. Konsultaation yhteydessä myös HR-asiantuntijamme viitoittaa tietä tiedolla johtamiseen.
Eli miten alkuun HR-raportoinnissa ja analytiikassa? Startti HR-raportointiin sujuu sutjakasti. Määrittelemme yhdessä kanssasi raportoinnin perustarpeet ja määränpään. Tuotamme teknisen ratkaisun, jonka pohjalta saadaan aikaan ajantasainen ja luotettava raportointi käyttöönne.
HR-raportoinnin tekninen ympäristö perustuu Microsoft Azuren palveluihin ja raportointityökaluna käytetään Microsoftin Power BI:tä. Myös muiden raportointityökalujen käyttö on mahdollista. Yllä esimerkki alustastamme, jossa palkkatasa-arvodata on muotoiltu selkeästi silmäiltäväksi päätöksenteon pohjaksi.
Ota yhteyttä ja mietitään yhdessä, mikä olisi paras etenemistapa juuri teidän tilanteessanne.
ICT-alan kasvuyhtiö Gofore kaipasi kumppania, joka ottaa kokonaisvaltaisen kopin HR-kentän arjen toiminnoista ja kehityksestä. Asiantunteva apu tuli tiimiin tarvelähtöisesti. Integratalaiset HR:n, HR-raportoinnin, palkkahallinnon sekä matka- ja kuluhallinnan asiantuntijat ja automaatio ovat apuna goforelaisten arjessa.
Palvelumme pähkinänkuoressa
Haaste
Kasvu konkretisoi kehitystarpeet: HR-hallintoon ja -raportointiin asiantuntijatuki, palkanlaskentaan järkevä järjestelmä ja proaktiivista palvelua.
Myös matkakulukokonaisuus mietitytti.
HR Specialistin perhevapaasijaisuus pisti pohtimaan: palkkaus vai ulkoistus?
HR-omistajuus itsellä, apu alan parhaista asiantuntijoista.
Analytiikasta ja automaatiosta arvoa. Työ kohdistuu olennaiseen.
Matkalaskutus mielekästä modernisti.
Konepellin alla kaikki kunnossa. Paras prosessiosaaminen hävitti hikat.
HR-ulkoistuksella helpotusta
Gofore Groupon kansainvälinen digitaalisten palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen keskittynyt kasvuyhtiö. Kulttuuristaan ja mm. alansa ensimmäisestä omasta työehtosopimuksestaan tunnettu yritys kaipasi HR-hommiin näköistään laaja-alaista tukea ja kyseli kyliltä. Kartoitus kannatti. Alkoi asiakassuhde, josta on ollut aidosti apua.
Miksi Gofore valitsi Integratan? Head of HR, Laura Tero, avaa pelin:
– Olemme aina olleet arvojohdettu yritys. Kulttuuri on meille tosi tärkeä. Haimme HR-kumppaniksi firmaa, jossa kulttuuri, työtavat ja tietty kellotaajuus ovat samanlaiset.
Bingo.
”Olemme aina olleet arvojohdettu yritys. Kulttuuri on meille tosi tärkeä. Haimme HR-kumppaniksi firmaa, jossa kulttuuri, työtavat ja tietty kellotaajuus ovat samanlaiset.”
Laura Tero, Head of HR, Gofore.
Vaikka bingo onkin onnenpeli, pelkkään tuuriin ei yhteistyössä totisesti luotettu. Goforella oli tahtotila saada tehokkaasti ja asiantuntevin voimin aikaan oikeat asiat. HR-hallintoa ei haluttu kasvattaa.
Sysäyksen kartoittaa ulkoista kumppania antoi alun perin voimakas kasvu sekä halu kehittää ja kehittyä muutoksessa. Ulkomaisten tytäryhtiöiden tulo laittoi hakemaan helpotusta erityisesti palkanlaskennan ja HR:n prosesseihin sekä HR-raportointiin.
– Painottamamme osaamisen lisäksi, kumppanin tuli olla tietyllä resilienssillä varustettu, koska kanssamme mikään ei ole niin varmaa, kuin muutos, Laura Tero nauraa.
– Mutta tosissaan, onnistuimme kulttuurisessa kumppanivalinnassa. Palvelu on asiantuntevaa ja yhteistyö integratalaisten kanssa jouhevaa ja rentoa. Goforella asiat etenevät nopeissa sykleissä. Integrata pysyy mukana muutoksessa ja osaa ehdottaa aina ajantasaisia ratkaisuja, tiivistää Tero.
Kasvu, kokeilu, kehitys
Head of Digital Gofore, Mikko Kattilakoski, mieli myös hioa parasta mahdollista pilvipalvelupalettia sekä niin ikään kasvun myötä matkaan tarttuneita matka- ja kuluhallinnan haasteita:
– Yli 1 000 ihmisen organisaatiossa tämän päivän digitaaliset HR-ratkaisut helpottavat huomattavasti. Acubiz oli meillä mukana hankinnassa alusta asti. Mepcon käyttöönotto mahdollisti ulkoistetun palkkahallinnon lisäksi Acubiz-pääkäyttäjäpalvelun sekä ulkomaan yhtiöidemme matkareskontrapalvelun.
Goforen HR- ja palkkajärjestelmänä pyörii siis Mepco HRM. Palkka- sekä matka- ja kuluhallinnan asiantuntijoiden lisäksi tiimissä toimii Integratan HR-palvelusta ulkoistettu palkkayhteysihminen. Integraatiot, automaatio ja konsultointi ovat olleet apuna kokonaisuuden hallinnassa ilman oman HR-hallinnon kasvattamista.
– Ulkoistus huojentaa. Meillä on omistajuus ja ylätason ymmärrys, mutta tarvittaessa tuki tulee aina HR-alan ja tilanteen tasalla olevilta asiantuntijoilta. Tämä poistaa teknisemmän osaamisen tarpeen omasta tiimistä. Malli on osoittautunut järkeväksi ja kustannustehokkaaksi, summaa Kattilakoski.
”Ulkoistus huojentaa. Meillä on omistajuus ja ylätason ymmärrys, mutta tarvittaessa tuki tulee aina HR-alan ja tilanteen tasalla olevilta asiantuntijoilta.”
Mikko Kattilakoski, Head of Digital Gofore, Gofore.
Kysyttäessä kumppanuuden kulmakiviä, vastaus tulee haastateltavilta kuin yhdestä suusta:
– Kasvu. Kokeilu. Kehitys.
Laura Tero ja Mikko Kattilakoski jatkavat pohdintaa yhteistyön perustasta:
– Yhteisiä käytänteitä on voitu kasvun ja tilanteiden muuttuessa muuttaa. Joustavuus olosuhteiden mukaan on ollut meille tärkeää, eli se ettei jumiteta “näin on aina tehty” -tunnelmissa, vaan tuodaan ratkaisuehdotuksia, Tero täsmentää.
– Voimme luottaa siihen, että Integrata pystyy hyvin itsenäisesti kehittämään ja viemään asioita eteenpäin, Kattilakoski kiittelee.
Asiakaslähtöistä arvoa
Harvassa yrityksessä on HR:n ja palkkahallinnon resursseja rajattomasti. Goforella HR:n kokonaispalvelupalettia on alusta asti rakennettu tarvelähtöisesti. Toimintojen ulkoistaminen ja järkiperäiset järjestelmät mahdollistavat kaikkien keskittymisen omaan osaamiseen – olennaiseen.
Kumppanuus on kasvanut HRM-järjestelmän käyttöönotosta HR:n ja palkkahallinnon kokonaispalveluun. Onko Integrata onnistunut tuomaan kaivattua rakennetta HR:n hallintaan?
– Kyllä on. Integratalla osataan myös heti reagoida. Se on juuri sitä palvelua, jota ostamme, eli tarvittava tuki ja tämän ajan toiminnot, tiivistää Tero.
Kuuleman mukaan kumppanuus kantaa myös oman kuplan ulkopuolelle:
– Tulee tarpeellisia kehitysehdotuksia. Sen sijaan, että tehdään manuaalisesti, kehitetäänkin työn tekemiseksi automaatio. Asiakkaan auttaminen näkyy hyvänä palveluna ja oikeiden asioiden painottamisena, Kattilakoski kiittää.
”Sen sijaan, että tehdään manuaalisesti, kehitetäänkin työn tekemiseksi automaatio. Asiakkaan auttaminen näkyy hyvänä palveluna ja oikeiden asioiden painottamisena.”
Mikko Kattilakoski, Head of Digital Gofore, Gofore.
Goforella esimerkiksi lomien ja poissaolojen integraatio Mepcoon virtaa aiempaa virtaviivaisemmin. Automaatio helpottaa HR:n lisäksi etenkin palkkayhteyshenkilöä sekä palkanlaskentaa.
– Integratan ulkoistuksessa ajatusmalli on lähellä loppukäyttäjää. Asioita tehdään asiakas- ja käyttäjälähtöisesti, ei hallintolähtöisesti. Tämä toimii meillä erityisesti, sillä työntekijäkokemusta arvotetaan korkealle Goforella, Laura Tero tiivistää tilaajan tunnot.
”Integratan ulkoistuksessa ajatusmalli on lähellä loppukäyttäjää. Asioita tehdään asiakas- ja käyttäjälähtöisesti, ei hallintolähtöisesti.”
Laura Tero, Head of HR, Gofore.
Laura Teron ja Mikko Kattilakosken vinkit ulkoistaa uskaliaasti tarvittavia HR-toimintoja:
Uskalla ulkoistaa. Harvalla on HR- tai palkkaresursseja rajattomasti. Ulkoistamalla johdat työkykyä, työssä viihtymistä ja työhyvinvointia, kun vapautat osaamista olennaiseen.
Osta sijaisuus. Palvelu jatkuu poissaolon ajan tasavahvana. Ulkoistettu tekijä tulee tiimiin, mutta poistaa tarpeen turvautua määräaikaisiin työsuhteisiin.
Tee arvopohjainen valinta. Asiantunteva kumppani pitää aina ajassa – ja poissa kuplasta. Yrityskulttuurien yhteneväisyys yhteistyön ytimessä.
Huomisen hooärrää ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan Kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme webinaareihin ja häppeninkeihin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua ertityisesti kiinnostaa:
HR-raportointi HR:n näkökulmasta? Integratalainen HR-raportoinnin ja -analytiikan asiantuntija Susanna Kunttu antaa ajattelemisen aihetta: Parhaat KPI-mittarit eivät aina ole niitä, joihin tarvittava data on helpoiten saatavissa. Millaisista mittareista HR hyötyy eniten? Katsasta knopit.
Kirjoittaja on HR-raportoinnin ja -analytiikan asiantuntija
Tunnusluvuilla tarkoitetaan lukua, joka tiivistää käsiteltävän asian yhdeksi luvuksi. Henkilöstöhallinnossa kaikille tuttuja tunnuslukuja ovat mm. yrityksen henkilömäärä, työntekijöiden keski-ikä tai vaihtuvuus-%, joilla kuvataan yrityksen kokoa, henkilöstön ikää tai henkilöstön pysyvyyttä. Nämä tunnusluvut ovat usein olemassa olevan tilanteen toteavia eikä niille aseteta erityisiä tavoitearvoja.
Niin sanottujen toteavien tunnuslukujen lisäksi on mittareita eli KPI (Key Performance Indicator, jolle ei ole vakiintunutta suomenkielistä vastinetta) lukuja, joille on määritelty tavoitearvot ja joiden toteutumista seurataan. Henkilöstöön liittyviä KPI mittareita on iso joukko, mm. sairauspoissaolo-%, kehityskeskustelun käyneiden työntekijöiden osuus henkilöstöstä tai koeajalla irtisanoutuneiden osuus uusista työntekijöistä.
”Tuotantoon ja talouteen liittyvät KPI-mittarit ovat jo tuttu juttu, mutta henkilöstöhallinnon puolella mittareita on vierastettu.”
Osuvat mittarit ohjaavat toimintaa ja työntekijäkokemusta.
Tuotantoon ja talouteen liittyvät KPI-mittarit ovat jo tuttu juttu, mutta henkilöstöhallinnon puolella mittareita on vierastettu. Eikä ihan syyttä, onhan tunnusluvun tavoite tiivistää käsiteltävä asia yhdeksi lukuarvoksi, jolloin monia asioita jää taustalle pimentoon.
Ihmisistä puhuttaessa mutkien liika suoristaminen voi johtaa suoranaisiin vääryyksiin. Esimerkiksi työntekijöiden tehokkuuden seurannassa toisinaan käytetty ns. laskutettavan työn osuus kokonaistyöajasta voi tosiasiassa kertoa enemmän myyntiorganisaation kyvystä myydä työntekijän osaamista kuin työntekijästä itsestään.
”Viisaasti määriteltyinä ja käytettyinä tunnusluvuilla on paikkansa myös henkilöstöhallinnon puolella.”
HR hyötyy oikein määritellyistä mittareista.
Viisaasti määriteltyinä ja käytettyinä tunnusluvuilla on paikkansa myös henkilöstöhallinnon puolella. Osuvilla mittareilla voidaan aidosti ohjata yrityksen toimintaa kohti hyvää työympäristöä ja työntekijäkokemusta, joka auttaa pitämään osaajat talossa ja toimii kilpailuvalttina uusia työntekijöitä rekrytoitaessa.
Sitä saa mitä mittaa
Mittareiden tavoitteena on ohjata toimintaa ja näin ne tyypillisesti toimivatkin. Toisin sanoen sitä saa mitä mittaa.
Mittareita ja niiden sisältöä määriteltäessä, onkin hyvä hetkeksi pysähtyä miettimään, minkä asian halutaan toteutuvan ja miten ajateltu mittari asiaa kuvaa. Esimerkiksi kehityskeskusteluja käydään monessa yrityksessä ja lähes yhtä monessa on keskusteluja niiden tarpeellisuudesta. Tyypillinen tunnusluku kehityskeskusteluihin liittyen on keskustelun käyneiden työntekijöiden %-osuus. Onko oikea tavoite pohjimmiltaan se, että 85 % työntekijöistä on käynyt kehityskeskustelun esihenkilönsä kanssa? Entä jos tunnuslukuna olisikin HYÖDYLLISEN kehityskeskustelun käyneiden %-osuus?
”Entä jos tunnuslukuna olisikin HYÖDYLLISEN kehityskeskustelun käyneiden %-osuus?”
Parhaat KPI-mittarit eivät aina ole niitä, joihin tarvittava data on helpoiten saatavissa. Esimerkiksi hyödyllisten kehityskeskustelujen määrän laskeminen on selvästi vaativampaa, kuin käytyjen kehityskeskustelujen määrän laskeminen. Ensin on määriteltävä, mitä yrityksessä tarkoittaa hyödyllinen kehityskeskustelu, ja sen jälkeen on todennäköisesti edessä tiedonkeruun kehittäminen.
Edelliset muutamat esimerkit KPI-mittareista liittyvät yleisesti henkilöstöön ja niiden ensisijainen tavoite on ylläpitää ja parantaa henkilöstön työhyvinvointia.
Toinen näkökulma HR:n tunnuslukuihin on HR:n oman toiminnan kehittäminen, johon osittain voidaan käyttää samoja tunnuslukuja, mutta tähän tarkoitukseen voi olla tarpeen määritellä myös uusia. Esimerkiksi kustannus/rekrytointi on usein käytetty esimerkki HR:n toiminnan tehokkuudesta, mutta joka ei vaikuta työntekijöiden työhyvinvointiin.
Ideaalitilanteessa henkilöstöhallinnossa käytetyt KPI-mittarit on johdettu yrityksen henkilöstöstrategiasta. Eikä mittareiden määrittelyssä ole menty sieltä, mistä aita on matalin ja tyydytty niihin mittareihin, joiden seuraamiseksi data on valmiiksi saatavilla.
Mittareiden sisällön määrittelyn lisäksi olennaista on mittareihin liittyvän datan keruu, datan laatu sekä välineet, joilla toteumaa voidaan helposti ilman turhaa manuaalista työtä seurata asetettuun tavoitteeseen.
Haluatko helpompaa HR-raportointia?
HR-raportointi kerää henkilöstön tunnusluvut automatisoidusti yhteen. Automatisointi poistaa tiedon keräämiseen, yhdistelemiseen, laatuun ja jakamiseen liittyvän tuskan. Tiedon tarvitsijat saavat ehtaa dataa henkilöstöstä aina, kun aiheellista. Tutustu HR-raportointi ja -analytiikka -palveluumme ja kysy lisää asiantuntijoiltamme!
Tiedätkö, millainen on HR-toimintojesi nykytilanne, millä tavalla HR:n toiminta istuu yksiin yritykselle asetetun strategian kanssa ja mitä odotuksia esimerkiksi HR-funktiolle on organisaation muilta tahoilta? Granon henkilöstöjohtaja Marit Telin halusi ottaa selvää, ja pyysi integratalaisilta asiantuntijoilta apuja ulkopuolisen, objektiivisen näkökulman kautta.Integratalainen tiedolla johtamisen asiantuntija Hanna Hyytiäinen korostaa HR-kartoituksen merkityksellisyyttä.
HR on usein erittäin vahvassa keskiössä, kun puhutaan yrityksen tärkeimmistä voimavaroista, eli työntekijöistä. Samaan aikaan HR:n työ ei kuitenkaan ole samalla tavalla välttämättä näkyvää, kuten esimerkiksi myynnin tai tuotannon.
Myynnin tulokset näkyvät konkreettisesti uusina kauppoina ja tuotannon toiminta esimerkiksi uutena tuotteena. HR:n päivittäinen ja arjen pyörittäminen on usein taka-alalla olevaa hiljaista ja näkymätöntäkin toimintaa, mutta ehkä yksi tärkeimmistä funktioista organisaatiossa. HR toimii mahdollistajana yrityksen strategisten tavoitteiden saavuttamisessa; onhan kyseessä usein ihmisen kautta tapahtuva toiminta.
Tiedätkö, millä tavalla organisaatiosi HR liittyy yrityksen strategisten tavoitteiden saavuttamiseen?
Tiedätkö, mitkä ovat ne kompastuskivet, joihin strategian toteutuminen voi kaatua HR:n toiminnan osalta?
Tiedätkö, mitä yrityksen työntekijät, esihenkilöt, liiketoiminnan johto ja hallitus odottavat HR-toiminnalta?
Tiedätkö, millaista on oman HR-tiimisi osaaminen ja millä tavalla se on osa yrityksen strategisten osaamisten kehittämistä?
Jos vastasit ’ei’, voisiko ulkopuolisen toteuttama HR-kartoitus auttaa selkeyttämään HR:n olemassaolon nykytilaa tai odotuksia HR-toiminnalle? Tai kenties kirkastaa HR-tiimin osaamisten merkitystä tulevaisuuden saavuttamisessa sekä pohtimaan tulevaisuuden tarvetta ja roolia organisaatiossa?
Asiantuntija-avulla rikastusta HR-toimintaan
Asiakkaamme Granon henkilöstöjohtaja Marit Telin halusi ulkopuolisen asiantuntijan näkemyksen oman organisaationsa HR-toiminnan tilanteesta tiimin osaamisen, organisaation eri liiketoimintayksiköiden odotusten sekä tulevaisuuden tarpeiden näkökulmasta.
Projektissa tavoitteena oli pohtia HR:n nykytilaa ja tulevaisuutta liiketoiminnan tavoitteiden, toimintaympäristön muutosten sekä johtamiskulttuurin näkökulmasta. Projektissa pureuduttiin HR:n eri prosesseihin, järjestelmiin, osaamiseen sekä resursointiin.
Projektissa haluttiin siis kirkastaa HR:n tavoitetilaa tulevaisuuden liiketoiminnan tukijana, saada selkeys asioihin sekä HR:n tulevaisuuden toiminnan prioriteettilista.
”Projektissa haluttiin siis kirkastaa HR:n tavoitetilaa tulevaisuuden liiketoiminnan tukijana, saada selkeys asioihin sekä HR:n tulevaisuuden toiminnan prioriteettilista.”
Integratalainen Hanna Hyytiäinen
Projekti aloitettiin yhteisellä kick-offilla HR-tiimin kanssa, jonka aikana keskusteltiin yhteisesti tavoitteet projektille. Kick-offissa keskusteltiin myös yleisesti HR-tiimin tehtävistä ja kartoitettiin ymmärrystä olemassa olevasta tilanteesta. Lisätietoa kerättiin myös ennakkoon Asiakkaan Teams-kanavan sekä Intran kautta.
Koska tavoitteena oli ymmärtää kokonaisvaltaisesti liiketoiminnan tarpeita, haastateltiin HR-tiimin lisäksi liiketoiminnan vetäjiä, työntekijöiden edustajaa, toimitusjohtajaa sekä hallituksen jäsen. Haastatteluiden tavoitteena oli kerätä tietoa kyseisten tahojen käsityksistä HR-funktiosta sekä konkreettisia tarpeita, joita kohdataan päivittäisessä arjessa, mutta myös tulevaisuuteen katsoen.
Esihenkilötasolle järjestettiin yhteinen workshop, johon valittiin sovitut esihenkilöt. Työpajassa pyrittiin luomaan avoin luottamuksen ilmapiiri, jotta jokainen esihenkilö koki voivansa vastata rehellisesti esitettyihin kysymyksiin. Lisäksi HR-tiimille pidettiin samankaltainen workshop, jossa pyrittiin kartoittamaan jokaisen ajatuksia eri liiketoiminnan tasojen tukemisesta.
Loppusilauksena loppusummaus
Haastatteluiden jälkeen oli aika loppusummaukselle. Integratalaiset asiantuntijat laativat raportin, jossa oli kuvattuna havainnot teemakohtaisesti toimenpide-ehdotusten kera. Loppuraportti esiteltiin asiakkaan henkilöstöjohtajalle sekä toimitusjohtajalle. Asiakkaan henkilöstöjohtaja esitteli loppuraportin myös hallitukselle.
Miten onnistuimme? Annetaan puheenvuoro asiakkaalle:
– Grano on vuosien varrella muodostunut ympäri Suomea sijaitsevista useammista pienemmistä yhtiöistä. Henkilöstöjohtamisen näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että meidän tulee entisestään panostaa yhtenäisen yrityskulttuurin ja yhteneväisten toimintatapojen luomiseen. Integratan osaavien asiantuntijoiden johdolla määrittelimme yhtiömme henkilöstöjohtamisen lähtötilan ja lopputulemana saimme monipuolisia työkaluja tavoitteidemme saavuttamiseksi, kertoo Marit Telin, henkilöstöjohtaja, Grano Group Oy.
”Integratan osaavien asiantuntijoiden johdolla määrittelimme yhtiömme henkilöstöjohtamisen lähtötilan ja lopputulemana saimme monipuolisia työkaluja tavoitteidemme saavuttamiseksi.”
Marit Telin, henkilöstöjohtaja, Grano Group Oy
HR-palvelu hahmottaa hommat
Usein sokeudumme omalle toiminnallemme, koska olemme tiiviisti läsnä arjessa. Aivomme urautuvat ajattelemaan asioita samalla kaavalla, eikä meille välttämättä tule edes mieleen toisenlainen ajatuspolku. Ulkopuolisen toteuttama HR-auditointi mahdollistaa organisaatiolle täysin objektiivisen näkökulman tarkastella omaa toimintaa uusien linssien läpi.
