Moni asiakkaamme pohtii parhaillaan perehdytysprosessin kirkastamista. Onko hyvä perehdytysprosessi kiinni perehdyttäjästä? Näin ei saisi olla, sillä hyvä perehdytys kuuluu kaikille. Miten tuoda perehdytykseen elementtejä ja automaatiota, jolloin koko perehdytysprosessista tulee tasalaatuisempi? Millainen rooli on HR-järjestelmillä ja osaamisen kehittämisellä? Integratalaiset HR-asiantuntija Mari Kuusela ja HRD-asiantuntija Tiina Alho pureutuvat parempaan perehdytykseen.

Miksi hyvä perehdytys on sitten jäänyt liian vähälle huomiolle? Se on hyvä kysymys. Ehkä ajatellaan vähän vinoutuneesti, että kun uusi henkilö on aloittanut meillä työskentelyn, niin hän on joka tapauksessa innoissaan uudesta tehtävästään ja tyytyväinen yritykseemme.

Alun innostus ei kanna kuitenkaan pitkälle, jos ihminen ei saa työlleen tukea. Olisi toivottavaa, että perehdytys miellettäisiin osana osaamisen kehittämistä, koska sitähän se on. Yksinkertaistettuna, perehdytyksen aikana yksilölle karttuu tietoja ja taitoja, jotka auttavat häntä onnistumaan uudessa roolissaan.

Mitään autuaaksi tekevää perehdytysmallia ei valitettavasti ole, koska jos olisi, niin meillähän ei olisi puutteellisen perehdytyksen haastetta. Alla on kuitenkin koonti yleisistä asioista, joita olisi mielestämme hyvä pohtia perehdytysprosessia kirkastaessa. Perehdytykseen on tuotavissa myös paljon automaatiota – esimerkiksi Mepco HRM:n tai Sympa HR:n avulla – mikä kannattaa muistaa, sillä se vapauttaa kapasiteettia muihin tärkeisiin asioihin.

Perehdytysprosessin palastelu

Tulee muistaa, että perehtyminen ei pääty koeajan päättymiseen.

Perehdytysprosessin palastelu eri osioihin helpottaa hahmottamista

  1. Mitä tapahtuu ennen työntekijän aloitusta?
  2. Mitä tapahtuu varsinaisen vastaanoton ja perehtymisen yhteydessä?
  3. Mitä tapahtuu koeajan päättymisen jälkeen?

Ennen työsuhteen aloitusta tarvittavia tehtäviä ja toimenpiteitä voi tukea HR-järjestelmän avulla erilaisin tsekkilistoin tai muistutusviestein. Esimerkiksi uuden työntekijän perehdyttäjillä voi olla järjestelmässä valmis tsekkilista asioista, joita pitää hoitaa ja muistaa tehdä. Tämän jälkeen perehdyttäjä voi kuitata järjestelmään tehtävän tehdyksi.

””Tulee muistaa, että perehtyminen ei pääty koeajan päättymiseen.”

Parempi perehdytys on pitkä prosessi.

Lisäksi järjestelmästä voidaan asettaa lähtemään viestit esimerkiksi IT:lle tai aulapalveluille, jotta he osaavat tilata tarvittavat työvälineet ja avaimet työntekijälle valmiiksi. Näin varmistutaan, että mikään ei unohdu, kun yleiset ja tehtäväkohtaiset asiat on mietitty valmiiksi.

Ihminen ei koskaan unohda ’ensimmäisiä’ asioita. Sitä ensimmäistä kontaktia tulevaan työnantajaan, tai sitä, mitä tapahtuu sopparin allekirjoituksen ja aloituspäivän välillä. Tunne siitä, että on odotettu, on tärkeä. Meillä on esimerkiksi sellainen käytäntö, että jokainen uusi työntekijä saa oman ’Mukavan Seijan’ (joka nimestään huolimatta voi olla mitä sukupuolta tahansa), jonka tarkoituksena on varmistaa, että uusi työntekijä pääsee hyvin sisään Integratan kulttuuriin. Mukava Seija käy esimerkiksi uuden työntekijän kanssa kahvilla tai lounaalla ennen varsinaista töiden aloitusta. Tämä on ollut tosi tykätty juttu! 🍽

Kun ensimmäinen työpäivä koittaa, voidaan HR-järjestelmästä asettaa lähtemään uudelle työntekijälle tervetuloviesti ja liittää mukaan tarvittavat linkit ja ohjeet perehtymistä varten.

Ketkä vastaavat perehdytyksestä?

Perinteisesti ajatellaan, että perehdytys on esihenkilön tai HR:n vastuulla. Mutta kun tarkemmin miettii, niin perehtyminen voi (ja kannattaa) olla useamman ihmisen vastuulla. Tällä tavoin uusi ihminen pääsee tutustumaan useampaan työkaveriin ja näin perehdyttämisen kuorma ei kasaannu vain yhdelle ihmiselle.

”Perehtyminen voi (ja kannattaa) olla useamman ihmisen vastuulla.”

Kuorma ei kasaannu vain yhdelle.

Iso osa perehtymistä on toki myös uuden työntekijän omalla vastuulla, mutta keitä muita perehdyttäjäjoukkoon pitäisi kuulua? Minkälaisiin sisäisiin verkostoihin uuden työntekijän olisi hyvä hakeutua?

Integratalla perehdytysohjelmaan on sisällytetty myös yhteisiä, yleisiä perehdytyksiä. Nämä perehdytykset voisi toki tallentaa ja jokainen voisi katsoa ne omalla ajallaan, mutta tällöin niistä jäisi kaikki vuorovaikutus puuttumaan. Tästä syystä olemme edelleen halunneet pitää näitä perehdytyssessioita, koska haluamme tutustua ihmisiin puolin ja toisin. Meillä toimarikin pitää näitä perehdytyssessioita. Jokaisella integratalaisella on myös mahdollisuus osallistua Integratalaisuustaidot-valmennukseen, joka kokoaa yhteen tärkeimmiksi katsomamme työelämätaidot.

Onko perehdyttämistieto keskitetysti jossain?

Edelleen kuulee ihan liikaa sitä, että perehdyttämiseen tarvittavat tiedot on siellä sun täällä. Mitä jos kaikki tieto vietäisiin yhteen paikkaan, missä se olisi kaikkien tarvittavien ihmisten nähtävillä?

HR-järjestelmän avulla voidaan tukea loistavasti perehdytysprosessia. Järjestelmässä sekä uudella työntekijällä että perehdyttäjällä on näkyvyys perehdytyksen kulkuun. Esimerkiksi tsekkilistojen avulla uusi työntekijä näkee, miten hänen perehdytysprosessinsa yrityksessä rakentuu. Näin pysyy myös näkyvyys siihen, mitä asioita on jo kuitattu tehdyksi ja mitä vielä on läpikäymättä.

”HR-järjestelmän avulla voidaan tukea loistavasti perehdytysprosessia.”

Mepco tai Sympa varmistavat näkyvyyden perehdytyksen kulkuun.

Onnistunut perehdytysjärjestelmä ilmentää hyvin yrityskulttuuria. Sieltä välittyy henki ja arvot, joita yrityksessä eletään todeksi. Se sisältää materiaalia lähtien yrityksen strategiasta aina mahdollisiin WhatsApp-ryhmiin saakka, ja kaikkea siltä väliltä. Mikä ikinä onkaan juuri siihen yrityskulttuuriin sopivaa!

Perehdytyksen ympärillä käydään työntekijän kanssa erilaisia perehdytys- ja palautekeskusteluja perehdyttäjien kanssa. Myös näille keskusteluille voidaan rakentaa runko HR-järjestelmään. Keskustelun pohjalta HR saa raportoitua arvokasta tietoa yrityksen perehdytyksen tilasta, jota voidaan käyttää edelleen perehdytyksen kehittämisessä. Keskusteluiden tueksi voidaan rakentaa myös järjestelmään erilaisia muistutusviestejä, jotta keskustelu muistetaan varata esimerkiksi tietyn ajan kuluttua työsuhteen alusta tai koeajan päättymisen lähestyessä.

Perehdytyksen tavoite ja odotukset puolin ja toisin

Niin yksinkertainen, mutta tärkeä asia sanoittaa. Mitä perehdytyksellä tavoitellaan? Mitä henkilöltä odotetaan 30/60/90 päivän aikana ja siitä eteenpäin? Mistä tietää, että tekeminen on oikeasuuntaista? Tässä kohtaa korostuu keskustelun merkitys, jota ei voi olla koskaan liikaa (ainakaan suomalaisessa kulttuurissa 🤐).

Kun käydään läpi, minkälaista henkilökohtaista tukea uusi työntekijä tarvitsee ja miten hän oppii parhaiten, niin ollaan luotu jo hyvä perusta onnistuneelle perehdytysprosessille. Erilaiset keskustelupohjat, palautekyselyt ja tsekkilistat voi ja kannattaakin räätälöidä järjestelmään oman yrityksen näköiseksi, jotta perehdytys ei jää irralliseksi kokonaisuudeksi. Näin perehdytysprosessista saadaan kaikki irti myös kehittämisen näkökulmasta.

Ja aina voi tehdä myös oman perehdytyspelin, joka vie vitsillä sisään ja tutustuttaa uuden ihmisen kulttuuriin jokaisella heitolla 🎲

Integrata Perehdytyspeli
Integrata Perehdytyspeli tutustuttaa uudet ihmiset kulttuuriin (ja gateihin).