Hienoa, valitsit lukea lisää vinkkejä palkkahallinnon ulkoistuksesta. Olet oikeassa paikassa. Ensimmäiset vinkit löydät tästä kirjoituksesta. Seuraavassa pääset lukemaan vielä seuraavista aiheista:
- Mokata saa. Mutta nämä mokat haluat välttää palkkahallinnon ulkoistuksessa: 6 keinoa sössiä
- Miten palkkahallinnon käyttöönottoprojekti etenee?
- Kokemuksia palkkahallinnon ulkoistuksista
Jatka siis lukemista ja otathan yhteyttä, jos voimme auttaa! 👇🏻
Mokata saa. Mutta nämä mokat haluat välttää palkkahallinnon ulkoistuksessa: 6 keinoa sössiä
Tiedämme, että joillain on huonoja kokemuksia palkanlaskennan ulkoistuksesta. Mutta huonot kokemukset eivät tee kaikista ulkoistusratkaisuista huonoja. Eihän yksi huono ravintolakaan estä meitä nauttimasta hyvää illallista toisaalla…🍽
Olemme analysoineet syitä toimimattomuuteen (ja ratkaisseet nämä ongelmat). Olemme löytäneet ainakin kuusi keinoa sössiä palkkahallinnon ulkoistus:
1️⃣ Tavoitteet ja odotukset ovat väärät
Jos ulkoistaja tavoittelee vain säästöä ja palvelutarjoaja vain voittoja, niin pitkäaikaiselle yhteistyölle on aika heikko alku tarjolla. Homma menee pieleen myös silloin, jos tavoitteeksi laitetaan säästöt, mutta samalla ulkoistajan odotuksissa on, että ulkoistus korjaa kaikki organisaation ongelmat helpottaen työntekijöiden arkea ja parantaen esimiestyön laatua.
Jos haluat, että palkanlaskija ei vaihdu parin kuukauden välein, mutta valitset kumppanin silti pelkästään hinnan perusteella, ei lopputulos välttämättä ole toivomasi.
Eri suuntiin ajavien tavoitteiden sijaan me Integratalla pyrimme aitoon kumppanuuteen, johon liittyy yhteistyö, proaktiivisuus ja erinomainen asiakaspalvelu. Siksi me myös haluamme jutella tavoitteista ja odotuksista avoimesti alusta asti.
2️⃣ Epäselvä prosessi ja työnjako
Palkanlaskenta on prosessi, jossa tiedon tuotanto, laskenta ja raportointi lyövät parhaimmillaan saumattomasti kättä. Jos joku näistä sakkaa, ollaan ongelmissa.
Palkkaulkoistuksessa kokonaisedullisuus syntyy siitä, kun kokonaisuus mietitään kerralla fiksusti kuntoon ja automatisoidaan kaikki, mikä kannattaa automatisoida. Tällöin HR voi keskittyä liiketoiminnan tukemiseen, esihenkilöt johtamiseen ja ammattilaiset työhönsä omien asiakkaiden eteen. Vaivataan heitä vain pakkopullalla.
3️⃣ Puutteellinen viestintä
Viestintä (tai oikeammin sen puute) on varmasti se yleisin syy epäonnistumiseen, jos tavoitteet ja työnjako ovat kunnossa.
Me lähdemme siitä, että viestinnän perusta on se, että yhteistyötä tekevät ihmiset ovat tavanneet toisensa – simppeliä. Panostamme kasvokkain kohtaamisiin, mutta haluamme viestiä tiiviisti ja tavata usein myös etänä. Erityisesti palkanlaskennassa tärkeää on myös se, että asioista jää jälki; tämän vuoksi iso osa viestinnästä tapahtuu meidän ja asiakkaidemme välillä kirjallisesti.
4️⃣ Väärät välineet
Jos järjestelmät ja työkalut eivät ole kunnossa, aikaa tuhraantuu aivan vääriin asioihin. Hyvät työkalut auttavat varmistamaan tiedon laadun jo syöttöhetkestä lähtien ja mahdollistavat kaikille osapuolille näkymän reaaliaikaiseen raportointitietoon.
5️⃣ Ihmiset eivät muista olla ihmisiä toisilleen
Lopulta vain ihmisillä on merkitystä. Meille asiakas on yksi meistä; osa tiimiä ja aina tervetullut kahville tai ihan asiallakin kyläilemään. Jokainen meillä tekee tätä työtä asiakkaita varten. Tämän varmistaa myös yrityskulttuurimme, joka ohjaa innostumaan asiakkaista työn tekemisen tavoilla.
6️⃣ Kehittäminen unohtuu
Valitettavan usein kehittäminen unohtuu. Ajatellaan, että kerran tehty ratkaisu palvelee aina, vaikka todellisuudessa aika saattaa ajaa sen ohi. Kun edelliset viisi kohtaa ovat kunnossa ja palveluntarjoajan sisäiset kehityshalut valtavia, niin kehitystyö tapahtuu takuulla. Proaktiivisuus onkin asia, josta me saamme usein kiitosta asiakkailtamme.
Entäs kun integratalaiset mokaavat?
Myös me mokaamme tavalla tai toisella jossain vaiheessa, olemme kuitenkin vain ihmisiä. Onneksi meillä saa mokata (ja toivottavasti teilläkin). Silloin kerromme asiasta, olemme aidosti pahoillamme, ja pyrimme varmistamaan, ettei sama toistu.
Korjaamme kuitenkin enemmän virheitä kuin teemme niitä. Siitä on hyvä ponnistaa. Oleellisinta meille on, että asiakas on yhteiseen tekemiseemme tyytyväinen.
Miten palkkahallinnon käyttöönottoprojekti etenee?
Kun päätät ulkoistaa palkkahallinnon, aikaa siirtoprojektille on hyvä varata pienelle organisaatiolle vähintään pari kuukautta ja suurelle puolisen vuotta, ennen kuin lyödään homma liveksi. Käyttöönotossa ei kannatta hoppuilla, vaan tärkeintä on työn jäljen laadukkuus. Seuraavassa kerromme tarkemmin, mihin se aika kuluu.
Perinteiseen malliin muovailtuna projekti etenee neljässä vaiheessa:
- Käynnistys. Yhteistyö Integratan kanssa alkaa aina sillä, että käymme vielä koko tiimillä läpi palkkahallinnon ulkoistuksen tavoitteet. Yhdessä muotoilemme teille sopivat palkkahallinnon prosessit niin, että homma toimii kokonaisuudessaan järkevästi. Automatisoinnilla vapautamme teidän aikaanne manuaalihommista ydinliiketoiminnan tukemiseen. Käynnistysvaihe on kaikkein tärkein, koska silloin aloitamme tutustumisen toisiimme ja luomme yhteistyön perustan. Ensimmäisessä vaiheessa määrittelemme myös liittymät.
⏰ Aikaa menee noin 4–8 viikkoa. - Toteutus. Toteutusvaiheessa laitamme konepellin alusen kuntoon. Tässä vaiheessa tehdään määrittelyiden pohjalta järjestelmän parametrointi, toteutetaan liittymät ja varmistetaan konversiot. Konsultit vastaavat järjestelmän viilaamisesta. Samalla palveluasiantuntijat rakentavat työohjeita ja tehtävälistoja palkanlaskennan käytännön elämän pyörittämistä varten. Kohtaamme myös talousosaston, jotta saamme kirjanpitoa varten tarvittavat aineistot tuotettua kerralla oikein.
⏰ Vaihe kestää 2 viikkoa – pari kuukautta. - Testaus ja koulutus. Huolehdimme yhdessä siitä, että kaikki on valmista arkea varten. Testaamme liittymät, toteutamme aineistojen konversiot ja varmistamme rinnakkaisajojen kautta, että pääsemme samaan lopputulokseen, kuin edellinen palkanlaskennasta vastannut taho. Koulutuksessa selvennetään järjestelmän ja uusien toimintatapojen tuomat arjen muutokset.
⏰ Tähän vaiheeseen on hyvä varata vähintään parin viikon kalenteriaika, isoissa yrityksissä enemmän. Sen jälkeen kaikki on valmista palkkapalvelun käynnistykseen! - Paremman arjen aloittaminen. Palkkapalvelu on nyt ensimmäisessä versiossaan valmis. Homma käy ja kukkuu. Alkuvaiheessa yhteydenpito on erityisen tiivistä ja ensimmäisten kuukausien aikana aina palkkojen maksun jälkeen katsotaan yhdessä, että kaikki meni niin kuin pitikin.
☎️ Siihenhän ei tietenkään yhteydenpito ja yhteinen kehittyminen lopu, vaan jatkamme proaktiivista kehittymistä yhdessä asiakkaan kanssa. Palkkapalvelu kasvaa, kehittyy ja muuttuu organisaation tarpeiden mukaisesti.
Kokemuksia palkkahallinnon ulkoistuksista
Palkkahallinnon ulkoistus ei ole teille ihan jokapäiväinen hanke. Meille on. Siksi nojaamme palkkahallinnon ulkoistuksissa lukuisia kertoja koeteltuihin keinoihin.
Vaikka meillä on selkeä toimintamalli, tärkeintä on kuitenkin asiakkaidemme ainutlaatuinen kokemus siitä, että teemme yhdessä rintamassa töitä ison muutoksen eteen. Asiakastyytyväisyys on asia, josta emme tingi.
Lue case-tarinat esimerkiksi seuraavista asiakkaistamme:
⚡️ Alva (Jyväskylän Energia): Palkkahallinnon ulkoistuksella HR:n tarmo henkilöstön osaamisen kehittämiseen
🔗 Hansen Technologies (ent. Enoro): Palkkahallinnon ulkoistuksella aikaa liiketoiminnan kehittämiseen
💙 Plan International Suomi: Onnistunut palkkahallinnon ulkoistus saa tiedon kulkemaan kerrasta
Palkkalaskelmat puhelimeen ja työsuhdetiedot taskuun?
HumHum HR on integratalaisten uranuurtajien ihmisläheinen sovellus, joka helpottaa työsuhteen hallintaa ja HR-viestintää. Apin avulla palkat myös maksatetaan tietoturvallisesti tässä päivässä. Hanki heti verkkokaupasta tai varaa demo!
Mitä seuraavaksi?
Mikäli kaipaat sparrausapua pohdintoihin palkkahallinnon ulkoistuksesta, ota yhteyttä! Jutellaan ja mietitään teille sopivin etenemistapa.
Liity Kuppikuntaan!
Mikäli pidit tästä kirjoituksesta, liity Integratan Kuppikuntaan: saat säännöllisesti vinkkejä parempaan palkkahallintoon ja helpompaan HR:ään. Kuulet myös, miten Integratan HR- ja palkkahallintosovellus HumHum HR kehittyy.