Palkanlaskenta on yksi tärkeimpiä yrityksen työntekijätyytyväisyyteen vaikuttavia prosesseja. Se on juttu, jonka tulee toimia!

Kun haluat varmistaa, että henkilöstön palkat lasketaan ajallaan ja oikein, on palkanlaskennan ja palkkahallinnon ulkoistaminen mainio mahdollisuus. Palkanlaskennan ulkoistamisella varmistat myös palkkahallinnon jatkuvan kehittymisen. Lue tästä kirjoituksesta integratalaiset vinkit palkanlaskennan ulkoistukseen.

Lukupaketti pitää sisällään:

  • Mitä palkkahallinnon ulkoistaminen meidän mielestämme tarkoittaa?
  • Milloin palkkahallinnon ulkoistus kannattaa? 6 + 1 tilannetta
  • Miten liikkeelle palkkahallinnon ulkoistuksessa?
  • Mokata saa. Mutta nämä mokat haluat välttää palkkahallinnon ulkoistuksessa: 6 keinoa sössiä
  • Miten palkkahallinnon käyttöönottoprojekti etenee? 
  • Kokemuksia palkkahallinnon ulkoistuksista.

Mitä palkkahallinnon ulkoistaminen meidän mielestämme tarkoittaa?

Toimiva palkanlaskenta on yksi yrityksen liiketoiminnan tärkeistä osa-alueista. Palkkahallinnon ulkoistuksen avulla siirrät vastuun palkanmaksuprosessista osaavalle kumppanille.

Sinun ei tarvitse huolehtia, maksetaanko palkat ja joulukuun kinkkurahat henkilöstön tilille oikein tai vastaako palkanmaksu olemassa olevia ja alati päivittyviä säädöksiä. Integratalaiset vastaavat palkanlaskennan toimivuudesta sekä jatkuvasta kehittämisestä.

Palkkahallinnon ulkoistuksen sisältö on aina yrityskohtainen. Toisille sopii kokoulkoistus, kun taas joillekin riittää palkanlaskennan prosessien tehostaminen ja modernin palkanlaskentajärjestelmän käyttöönotto.

Kun otat integratalaiset apuun missä mittakaavassa tahansa, palkanlaskenta ja palkkahallinnon muut tehtävät hoituvat tiiviissä yhteistyössä. Integratalaiset ja yrityksesi asiantuntijat toimivat yhtenä tiiminä, saman tavoitteen eteen. Saat nimetyt integratalaiset hoitamaan palkanlaskennan tehtäviä ja antamaan arjen tulitukea. Vastaamme kaikkiin mahdollisiin ja mahdottomiin kysymyksiinne koskien palkanlaskennan eri puolia.

Palkanlaskennan ulkoistaminen ei siis mielestämme tarkoita sitä, että teemme tynnyrissä yksin hommia, vaan koko ajan kehittyvää arjen yhteistyötä yrityksesi ja asiantuntijoidesi kanssa.

Milloin palkkahallinnon ulkoistus kannattaa? 6 + 1 tilannetta

Jos et halua olla palkanlaskennan syväosaaja, eikä se ole ydinliiketoimintaanne, on palkkojen ulkoistus oikea peliliike. Palkkahallinnon ulkoistusta kannattaa harkita myös seuraavissa tilanteissa:

  1. Kun haluat räjäyttää paperit pöydältäsi, eli päästä eroon palkkahallinnon käsin pyöritettävistä rutiineista, paperimapeista ja Exceleistä. Tai kun toteat, että homman pitäisi myös kehittyä ja palkanlaskennan kehittäminen ilman hyvää kumppania on hankalaa.
  2. Nykyiset palkanlaskennan järjestelmät, raportointimahdollisuudet ja tekemisen tavat eivät tue tavoitteitanne, eivätkä ne ole täydessä hyötykäytössä. Tai niitä ei ole olemassa vielä lainkaan.
  3. Mikäli olet jo ulkoistanut palkanlaskennan, mutta homma sakkaa; Ulkoistetun palkkapalvelun ei kuulu aiheuttaa kuukaudesta toiseen valtavasti lisätyötä ja palkkojen oikeellisuuden varmistelua talon sisällä.
  4. Jos palkanlaskenta on liian riskialttiilla pohjalla (yhden henkilön vastuulla…👀) tai jos palkanlaskentaa tekevässä henkilöstössä on tulossa muutoksia, esimerkiksi palkanlaskijanne on saavuttamassa emeritus-statuksen.
  5. Yrityskaupat, joiden myötä palkkahallinto pitää järjestellä uudelleen.
  6. Yrityksen kasvu: kun palkkahallinnon kädet eivät enää riitä.
  7. Maailma muuttuu koko ajan ja muutoksessa täytyy pysyä mukana. Välillä lakien ja säädöksien sisäistäminen ja tarvittaviin muutoksiin reagointi voi tuntua turhan työläältä itse hoidettavaksi. Tiedätkö esimerkiksi mitä kaikkea tulorekisteri on syönyt? Anna meidän auttaa.

Miten liikkeelle palkkahallinnon ulkoistuksessa? 3 tehotipsiä

Palkanlaskennan ulkoistaminen on yrityksellesi tärkeä päätös. Mieti rauhassa. Integratalaisten tähtäin on tehdä palkkahallintoarjestasi niin mutkatonta, ettet edes huomaa palkkojesi olevan ulkoistettu!

Samalla kun mietiskelet, muistathan varata myös riittävästi aikaa ulkoistusprosessin pohdintaan. On parempi keskustella asioista hyvissä ajoin – jopa kuukausia etukäteen – kuin huomata viime minuutilla, että nyt on jo hoppu hoitaa uusi kumppani.

Voit lähteä liikkeelle selkeyttämällä tavoitetilaa. Mieti, mitä vastaisit seuraaviin kysymyksiin:

1️⃣ Mikä on tavoitetila verrattuna nykyhetkeen?

Mitä muutoksella halutaan saada aikaan? Miten palkanlaskenta pyörii nyt? Millainen on kokonaistilanne nyt – entä millainen muutos halutaan saavuttaa?

2️⃣ Mitkä ovat roolit ja vastuut selkeytettynä?

Mitä yrityksessäsi ollaan valmiita tekemään itse? Mitkä roolit ja vastuut siirretään kumppanille? Onhan kokonaisuus selkeä; vastuita ei unohdu ja oikeat ihmiset tekevät oikeita töitä? Millainen on esihenkilön rooli työsuhteen tietoihin ja työajan oikeellisuuteen liittyen? Entä millainen on ulkoistamisen laajuus? Löytyykö organisaatiosta ihminen hoitamaan palkkayhteyshenkilön tehtäviä, vai kuuluisivatko myös nämä tehtävät ulkoistuskumppanille? Haluatko ulkoistaa vain palkkahallinnon vai myös HR:n muita tehtäviä?

3️⃣ Millaiset ovat prosessit ja järjestelmät tulevaisuudessa?

Ovatko prosessit ja järjestelmät jo kunnossa vai olisiko niitä syytä tarkastella? Palkkahallintoa on toki mahdollista pyörittää manuaalisena copy-paste-työnä. Mutta suosittelemme luonnollisesti palkanlaskentaa, jossa ei lasketa mitään: Pääset eroon manuaalisista rutiineista, virhealttiista tekemisestä ja mappirivistöistä! Puhumattakaan moninkertaisesta työstä, jos palkkatietoja tarkistetaan ja korjataan jälkikäteen 🙅🏻‍♀️

Kun palkkahallinto rakennetaan modernisti, prosessit ja järjestelmät laitetaan heti kalkkiviivoilla kuntoon. Kun prosessit suoraviivaistetaan ja kuvataan muutoksen yhteydessä, päästään turhista työvaiheista eroon. Samalla roolit ja vastuut selkeytyvät. Tällöin palkanlaskennan tiedonkeruu on sähköistä, järjestelmät tukevat työntekijöiden ja esimiesten työtä ja data liikkuu integraatioiden kautta ilman manuaalisia tallennusvaiheita. Moderni palkkahallinto hyödyntää myös ohjelmistorobotiikkaa aiemmin manuaalisten työvaiheiden automatisoinnissa – tämä parantaa sekä tiedon oikeellisuutta että asiakaspalvelun laatua.

Kun järjestelmät ovat jiirissä, myös HR:n raportointi helpottuu merkittävästi. Alussa kannattaa myös miettiä, mitä vaatimuksia raportoinnille on. Palveleeko Excelrumba edelleen, vai olisiko yrityksen johtamisen kannalta kriittistä saada HR:n ja palkanlaskennan numeroista visuaalista raportointitietoa helposti käyttöön?

Mietittäviä asioita on monta. Mutta yksin niitä ei kannata hautoa. Jatka lukemista tai kysy lisää jo tässä kohtaa!

Haluatko lukea eteenpäin?

Kiinnostaisivatko vielä seuraavat kirjoitukset?

  • Miten palkkahallinnon käyttöönottoprojekti etenee? 
  • Mokata saa. Mutta nämä mokat haluat välttää palkkahallinnon ulkoistuksessa: 6 keinoa sössiä
  • Kokemuksia palkkahallinnon ulkoistuksista

Jatka lukemista jättämällä sähköpostiosoitteesi alle: