Ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation eli RPA) on tällä hetkellä puhutuin tietotyön automaation väline. Robotit jaksavat raataa väsymättä vuorokauden ympäri, eikä niiden työn laatu tästä heikkene. Mitä ohjelmistorobotiikka tarkoittaa palkanlaskennalle?
Rutiinityöstä asiakkaan palveluun
Palkanlaskijoiden tehtävät sisältävät paljon rutiininomaisia tehtäviä, jotka toistuvat päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Tällaiset jatkuvat ja säännönmukaiset tehtävät, kuten esimerkiksi täsmäytykset, ovat yleensä helposti robotille opetettavia tehtäviä.
Kun rutiinit siirretään robotin tehtäväksi, vapautuu palkka-asiantuntijan työaikaa asiakaspalvelulle – ja samalla työn mielekkyys lisääntyy.
Laadunvalvonta vaivattomaksi ohjelmistorobotiikalla
Palkanlaskenta sisältää paljon tarkistustehtäviä, joilla varmistetaan maksettavien palkkojen virheettömyys ja maksu ajallaan. Esimerkiksi henkilötietojen oikeellisuutta voidaan tarkistaa vertaamalla niitä toiseen HR-järjestelmään, tai halutaan varmistaa ylityötuntien laskennan menneen varmasti oikein.
Robottien avulla tällaista laadunvalvontaa voidaan tehdä aiempaa tehokkaammin. Ne voivat esimerkiksi tehdä sellaisen tarkistuksen päivittäin, joka ihmisille on ollut mielekästä tehdä vain viikoittain. Roboteille kannattaa antaa myös sellaisia tarkastustehtäviä, joita on aiemmin ollut aikaa tehdä vain pistokokeina.
Robotti muistaa harvoinkin hoidettavat hommat
Sopivat palkanlaskennan automaation käyttökohteet eivät aina ole niitä useimmin toistuvia. Esimerkiksi vuosi-ilmoitukset tai poissaolevan henkilön sijaistaminen ovat harvinaisia tehtäviä, joiden muistaminen on ihmiselle haastavaa. Robotti muistaa tehdä nämäkin tehtävät kaikkien sille opetettujen sääntöjen mukaan.
Käytännön esimerkkejä automatisoitavista palkanlaskennan rutiineista
Ohjelmistorobotiikalla voi automatisoida esimerkiksi seuraavia palkkahallinnon tehtäviä:
- Täsmäytykset: kirjanpito, vertailut eri järjestelmien tietojen välillä…
- Tarkistukset: poissaolot, henkilötietojen muutokset, maksatus…
- Ilmoitukset: verottajalle, työterveyteen…
- Tietojen siirto järjestelmien välillä: integraatiot, silloin kun muut integraatiotavat ovat hankalia
Kiinnostaako palkanlaskennan ja HR:n rutiinien automatisointi ohjelmistorobotiikalla?
Mikäli kaipaat apua ja näkemystä palkanlaskennan tai muiden HR:n rutiinien automatisoimiseksi, lisää minut LinkedIn-verkostoosi! Julkaisen säännöllisesti näkemyksiä ja vinkkejä ohjelmistorobotiikasta sekä muista HR:n digitalisaatioon liittyvistä teemoista.
