Palkkahallinnon ja HR:n ohjelmistorobotiikkaan tehty investointi maksaa itsensä takaisin nopeasti. Robotiikalla säästetään työaikaa, kunhan käyttökohde on valittu hyvin. Alkuun pääsee jo pienellä investoinnilla.
Ohjelmistorobotiikan (robotic process automation, RPA) avulla voidaan automatisoida manuaalisesti suoritettavia rutiinitehtäviä. Näin voidaan säästää esimerkiksi henkilöstöhallinnon tai palkanlaskennan työkustannuksia. Samalla parannetaan toistuvien prosessien laatua.
Robotiikkaa, eli automatisoituja prosesseja, voi ostaa suoraan avaimet käteen -palveluna. Alla on kaksi HR-maailman käytännön esimerkkiä siitä, millaisia säästöjä robotiikalla saadaan jo yksittäisissä, simppeleissä tapauksissa.
Esimerkki 1: Lomien ja poissaolojen hyväksyntä
Henkilöstön lomien ja poissaolojen hyväksyntä on usein toistuvaa tekemistä. Se kuormittaa sekä palkkahallintoa, että esimiehiä.
Suurin osa loma- ja poissaolohyväksynnöistä voidaan tehdä automatisoidusti robotilla. Vain poikkeustilanteet ohjataan ihmiselle käsiteltäviksi.
Esimerkki ROI-laskennasta keskisuurelle organisaatiolle:
- 200 loma- tai poissaolohyväksyntää / kk. Hyväksyntään käytetään tällä hetkellä 10 minuuttia per hyväksyntä. Sisäisen työn kustannus on laskelmassa 50 € / h.
- Sääntöihin pohjautuen robotti hyväksyy 90% loma- ja poissaolohyväksynnöistä. Loput ohjataan edelleen ihmisille käsiteltäviksi.
- Kyseisten hyväksyntöjen robotisoinnin käyttöönotto maksaa n. 2 000 €. Hinta koostuu määrittely- ja toteutustyöstä. Robotin jatkuva käyttökustannus on 200 € / kk.
Kolmen vuoden investointina tämä tarkoittaisi siis n. 40 000 € ROI:ta. Työstä, jonka kustannukset olivat 50 000 €, päästään vain 10 000 € kustannukseen.
Esimerkki 2: Työsuhdetietojen ylläpito
Työsuhdetietojen ylläpito edellyttää HR:ltä tietojen päivittämistä useisiin eri järjestelmiin sekä vaihtelevia oikeellisuustarkistuksia. Uusista ja päättyvistä työsuhteista voidaan joutua viemään tietoja esim. työaikajärjestelmään tai lounaskorttien hallintajärjestelmään.
Tietojen virheettömyyttä valvotaan esimerkiksi tarkistamalla, ettei samalla henkilöllä ole useita päällekkäisiä työsuhteita tai että henkilön työaikamuoto ja työaika-% tiedot vastaavat toisiaan.
Työsuhdetietojen ylläpidon tarpeet riippuvat paljon käytössä olevista HR-järjestelmistä ja prosesseista. Esimerkin ROI-laskelma on tehty seuraavilla olettamuksilla:
- Työsuhdetietoja siirretään HR-järjestelmästä manuaalisesti kahteen muuhun järjestelmään. Volyymi on 40 muuttunutta työsuhdetta / kk. Aikaa yhden muutoksen käsittelyyn käytetään 30 minuuttia.
- Lisäksi työsuhteiden oikeellisuustarkistuksiin käytetään HR:n työaikaa 20 tuntia / kk.
- Sisäisen työvoiman kustannus on laskelmassa 50 € / h.
- Vastaavien päivitysten ja tarkistusten automatisointi robotilla tai liittymillä kustantaa 3 000 € alkuinvestoinnin. Jatkuva kustannus on 300 € / kk.
Nykyisestä 72 000 € työkustannuksesta kolmen vuoden tarkastelujaksolla päästään siis 14 000 € kustannustasoon, jolloin ROI on 58 000 € tälle ajalle.
Robotiikka mukaan kustannustalkoisiin teilläkin?
Robotiikan käyttöönotto lähtee liikkeelle potentiaalisen prosessin tai käyttötapauksen tunnistamisesta. Tämän jälkeen saavutettavat säästöt ja laadulliset hyödyt ovat nopeasti pääteltävissä.
Mikäli haluat päästä helpolla, ota meihin yhteyttä! Käymme kanssasi läpi, millainen robotisoinnin potentiaali omissa HR-prosesseissanne muhii.
