Integratalainen Hanna Hyytiäinen valotti tammikuussa 2020, että Integrata on mukana Tampereen yliopiston tutkimushankkeessa NewBI5 – Uutta kilpailukykyä älystä, intuitiosta, interaktiosta sekä tiedon integraatiosta. Millaista oppia jäi käteen projektin päätyttyä?
NewBI5-projekti lähti käyntiin halusta ymmärtää analytiikan vaikuttavuutta päätöksenteossa ja johtamisessa.
Virallisesti projekti polkaistiin käyntiin 2019 alkuvuodesta kartoittamalla projektiin sopivia pilottiasiakkaita. Kokonaistavoite oli selvittää analytiikan vaikuttavuus johtamiseen ja samalla toteuttaa tuotteistettu tuote HR-raportoinnin osalta. Integratan osalta halusimme myös selvittää olemassa olevan markkinan tilannetta sekä kartoittaa erilaisia organisaatioiden raportointitarpeita liittyen HR-analytiikkaan.
Lisäksi kävimme useita keskusteluita eri kokoisten yritysten kanssa selvittäen, millaisia ajatuksia data herättää, millainen on maturiteetti datan ymmärtämisen suhteen, ja miten dataa hyödynnetään organisaatioissa päätöksenteon tukena lähtötilanteessa.
Projekti saatiin päätökseen syksyllä 2021. Nyt avaamme opit asiakasnäkökulmasta:
Mitä tehtiin?
Valittujen asiakkaiden kanssa käytiin läpi asiakkaan olemassa oleva HR-data sekä mahdollisuudet hyödyntää tätä dataa HR-raportoinnissa. Lisäksi yhdessä käytiin läpi asiakkaan olemassa oleva raportointi ja sen toteuttaminen automatisoituun HR-raportoinnin tuotteeseen. Rakennettava tietosisältö perustui asiakkaan tarpeisiin raportoida HR- ja palkkajärjestelmän tietoa johdon päätöksenteon tueksi.
Jotta voitiin ymmärtää laajemmassa mittakaavassa HR-tiedon merkitystä päätöksenteossa, toteutettiin mm. yhden asiakkaan kanssa laajempi analyysi datasta. Asiakkaan kanssa käytiin läpi asiakaskohtaiset haasteet yrityksen toiminnassa. Asiakas esitti olettamat omasta liiketoiminnastaan, joiden pohjalta tuotettiin analyysiä varten hypoteesit. Hypoteesit testattiin ulkoisen kumppanin avustuksella ja tuotettiin asiakkaalle loppuanalyysi.
Mitä opittiin?
Projektin aikana onnistuttiin kartoittamaan hyvinkin laajalla skaalalla suomalaisten organisaatioiden maturiteettia koskien HR-analytiikan hyödyntämistä omassa toiminnassaan ja päätöksenteossa.
”Projektin aikana onnistuttiin kartoittamaan hyvinkin laajalla skaalalla suomalaisten organisaatioiden maturiteettia HR-analytiikkaan.”
HR-analytiikka on päätöksenteon ja toiminnan tukena.
Havaittiin, että jo perusraportointi saattaa olla haasteellista ja hyvin aikaa vievää. Raportteja tuotetaan käsin, ajaen Excel-tiedostoja useista järjestelmistä. Tietoa yhdistellään manuaalisesti, luottaen ihmisen muistikapasiteettiin siitä, millä kaavalla ja parametreillä tietoa on aikaisemman kuukauden aikana raportoitu.
Raportointi on selkeästi inhimillisen riskin varassa.
”Raportointi on selkeästi inhimillisen riskin varassa.”
Raportteja tuotetaan monissa yrityksissä manuaalisesti.
Kun ajatellaan henkilöstöön liittyvää data-analytiikan hyödyntämistä, kaikki lähtee olemassa olevasta datasta. Vaikka asiakkaat käyttäisivät samaa järjestelmää, voidaan dataa kerätä usealla eri tavalla. Jokaisella yrityksellä on omanlaisensa liiketoiminta ja siellä toimivat ihmiset. Jokaisessa yrityksessä ja sen liiketoimintayksiköissä on erilaiset haasteet, joita ei voida tasapäistää – monistaa – toisten organisaatioiden kanssa.
Jokainen organisaatio ja sen liiketoiminta on erilaista myös, kun halutaan hyödyntää data-analytiikkaa. HR-analytiikka perustuu siihen, että pyritään datalla vastaamaan asiakasta mietityttäviin (esim. ongelma yrityksessä) kysymyksiin.
Yrityksen sisällä voi olla erilaisia hypoteeseja, riippuen toiminnasta; jokaisessa yrityksessä ongelma on erilainen. Kun kysymys on erilainen, on myös siihen liitettävä data erilaista. Tällöin valmista monistettavaa, eli useita yrityksiä hyödyntävää mallia on melkein mahdotonta toteuttaa edistyneemmän HR-analytiikan osalta, jos oikeasti halutaan tuottaa yritystä hyödyttävää analyysiä.
”Useita yrityksiä hyödyntävää mallia on melkein mahdotonta toteuttaa, jos oikeasti halutaan tuottaa yritystä hyödyttävää analyysiä.”
Aidosti hyödyllinen HR-analytiikka ei skaalaudu.
Usein yrityksissä tuotetaan HR-raportointia henkilöstöosaston tietoon ja joissain yrityksissä johtoryhmätasolle saakka, mutta monesti lukujen jatkoseuranta ja toimenpiteet lukuihin perustuen jäävät hyvin minimaalisiksi. Lisäksi yrityksissä ei välttämättä aseteta selkeitä, oikeasti yrityksen toiminnan kannalta tärkeitä seurattavia mittareita, joihin analytiikan avulla olisi mahdollista vastata.
Tärkeä huomio analytiikan projektien onnistumisessa on myös datan laatu. Se ei välttämättä ole täysin puhdasta, jotta laadukas data-analyysi voitaisiin toteuttaa. Lähtökohta lienee se, että usein mennään data edellä, eikä välttämättä mietitä, mihin datalla halutaan saada vastauksia.
Asiantuntija ammentaa
Mitä siis on hyvä ottaa lopulta huomioon oman yrityksen HR-raportoinnin ja -analytiikan kokonaisuutta pohtiessa?
Jos HR-datasta haluaa saada kaiken hyödyn irti, kannattaa asiakasyrityksen kiinnittää erityisesti huomiota datan laatuun jo lähtötilanteessa. Suosittelemme miettimään ja rajaamaan, mihin kysymyksiin datan avulla halutaan saada vastauksia?
Vain riittävällä rajauksella, muistinvaraisuutta ja manuaalityötä minimoimalla sekä kulloisellekin asiakasyritykselle kustomoidulla ratkaisulla voidaan yhdessä saavuttaa aidosti mitattavaa lisäarvoa liiketoiminnassa.
Tekoälyllä voi johtaa. Kun se tehdään yhdessä älykkäästi.
Kerron mielelläni lisää – löydät yhteystietoni Kirjoittaja-boxista 📞
Kolmen kohdan knopit
- HR-raportoinnilla voidaan saavuttaa mittavaa lisäarvoa organisaation liiketoiminnassa.
- HR-analytiikka ja -raportointi ei ole universaalia, vaan yrityskohtaista. Jokainen asiakas on uniikki. ”One Size Fits All” -ajattelu ei tuota asiakkaalle lisäarvoa, vaan summittaista tietoa, joka pahimmassa tapauksessa hukkaa asiakkaan euroja.
- HR-raportointi ja -analytiikka auttaa yrityksiä päivittäisessä johtamisessa ja päätöksenteossa. Kun ratkaisu toteutetaan asiakasyrityksen tarpeeseen, ei hukata aikaa eikä euroja.
