Hoiva-alan työajanhallintaa leimaa suuri joukko muuttuvia tekijöitä. Monimutkainen palapeli ei ratkea itsestään nappia painamalla (*), mutta solmuja saadaan avattua toimivilla työkaluilla.
Hoiva-alan toimintaympäristö haastaa työajanhallinnan järjestelmän
Hoiva-alan yritysten moniosaava henkilökunta ja erilaiset työaikamuodot ovat yritykselle suuri voimavara, koska ne mahdollistavat joustavan käytön erilaisiin tehtäviin.
Hoivatalon normaaliin työpäivään kuuluu niin vakituisia työntekijöitä kuin tuuraajia, yö- ja päivävuoroa, omaa työpistettä kuin jatkuvasti vaihtuvaa työn suorituspaikkaa sekä toimistotyötä kuin eritysosaajien vaihtuvia työpisteitä.
Hoivatalon sisäisen kirjavuuden lisäksi suomalainen hoiva-alan toimintaympäristö on jatkuvassa murroksessa. Tämä näkyy paitsi mediassa, myös työajan hallinnassa ja työvuorojen suunnittelussa päivittäin.
Hoiva-alan yritysten moniosaava henkilökunta ja erilaiset työaikamuodot ovat yritykselle suuri voimavara.
Työajanhallinnan järjestelmä mukautuu tarpeisiin, ei toisin päin
Modernin hoivatalon työaikapaletin pyörittämiseen tarvitaankin työkaluja, joihin kuuluu ainakin Exceliä erikoistuneempi työajanhallintajärjestelmä.
Järjestelmä on tässä palapelissä suureksi eduksi erityisesti, kun se vastaa seuraaviin tarpeisiin:
- Resurssien läpinäkyvyys kaikille organisaatiotasoille mobiilisti ja reaaliajassa
- Muokattavissa erilaisiin työaikamuotoihin ja työtapoihin
- Skaalautuvuus, jolloin esimerkiksi organisaatiomuutokset eivät aiheuta harmia
- Viestintä sujuu myös mobiilisti osana työajanhallintaa
Työajanhallinta kehittyy organisaation mukana
Mikään järjestelmä ei kuitenkaan tee autuaaksi yksinään, vaan sen kyljessä kulkee mukautuvat ja avoimin mielin suunnitellut prosessit sekä osaavat käyttäjät.
Koska hoivatalon jo valmiiksi monimutkainen toimintaympäristö ja sitä myöten järjestelmä muuttuu jatkuvasti, on tärkeää, että järjestelmää ylläpitävä taho muokkaa aktiivisesti työnkulkuja. Pääkäyttäjä muokkaa, lisää ja poistaa järjestelmän toimintoja tarpeen mukaan.
Kehittyvän järjestelmän käyttäjän onkin tärkeämpää ymmärtää toiminnon ja prosessin merkitys, kuin muistaa järjestelmän painikkeen teksti. Jos merkitys on tiedossa, erilaisia toimintoja vaativat tilanteet on helpompi huomata ja niihin osataan reagoida.
On tietenkin myös hyvä muistaa viestiä muutoksista ja niiden syy-seuraus-suhteista esimiehille ja muille käyttäjille. Näin järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti!
Mikään järjestelmä ei tee autuaaksi yksinään.
Kiinnostaako sujuvampi työajanhallinta?
Tutustu myös esimerkkeihin yrityksistä, joissa hyödynnetään tämän päivän työajanhallintajärjestelmää: aloita tutustumalla Naughty BRGR:n tapaan käyttää Quinyxiä.
*) Ainakaan vielä. Nähtäväksi jää kuinka pian botti ottaa kopin kaikesta tästä 🙂
