Miksi HR tai organisaation johto seuraa silmä tarkkana henkilöstöön liittyviä lukuja? Miksi asettaa erilaisia mittareita seurannan tueksi? Miksi on tärkeä olla kiinnostunut HR-raportoinnista ja -analytiikasta? Integratalainen HR-datan asiantuntija Hanna Hyytiäinen vastaa kolmiosaisessa blogisarjassa miksi-aiheisiin kysymyksiin.
Aloitetaan blogisarjan ensimmäisessä osassa vastaaminen yleisestä henkilöstörakenteesta.
Organisaatioissa seurataan jos jonkinlaisia lukuja. Osa luvuista liittyy muun muassa taloudellisten tai tuotannollisten lukujen seurantaan, mutta yhtä lailla henkilöstöön liittyvät luvut ovat avainasemassa yrityksen strategisessa johtamisessa. Henkilöstöön liittyvän raportoinnin tavoitteena on tarjota näkemyksiä liiketoiminnan johtamiseen ja tulevaisuuden suunnitteluun.
Luvut tarjoavat apua myös päätöksentekoon.
Yrityksen on tärkeää tietää, missä mennään ja millaisia toimenpiteitä tarvitaan, jotta pärjätään yritysten välisessä kilpailussa, ja jotta pystytään houkuttelemaan osaajia töihin omaan organisaatioon. Best case -skenaariossa voidaan säästyä niin johdon kuin henkilöstönkin turhautumiselta – sekä säästää aikaa ja euroja.
Yksinkertaisimmillaan ajateltuna kyse on kaiken sen henkilöstöön liittyvän datan raportoinnista, jota yrityksessä on saatavilla, ja tämän datan tuottamisesta eriasteisiksi näkemyksiksi. Dataa löytyykin usein rekrytoinneista, henkilöstön työsuhteista, palkanlaskentaan liittyvistä luvuista, poissaoloista, hyvinvoinnista, fiiliksistä, työajoista jne…
Kokonaisuudessa pääsee helposti liikkeelle vaikka näillä kollegani Mikko Kulmalan vinkeillä.
Mutta miksi henkilöstörakenteen luvut ovat tärkeitä?
Jo pelkästään työlainsäädäntö velvoittaa yrityksiä huolehtimaan erilaisista työnantajan velvollisuuksista (työnantajan tulee muun muassa huolehtia, että se kohtelee työntekijöitä tasavertaisesti). Lisäksi yritysten on tuotettava erilaisia henkilöstösuunnitelmia, yhdenvertaisuussuunnitelmia sekä koulutussuunnitelmia, joissa on mukana henkilöstöön liittyviä tietoja.
Organisaation henkilöstörakenne on tärkeässä asemassa laadittaessa henkilöstöbudjettia ja ihmisten oikeaa kohdentamista oikeille tehtäville. Lisäksi pörssiyhtiöt raportoivat toimintakertomuksissaan henkilöstön tunnuslukuja, joita toimitetaan yhtiöiden hallituksille ja osakkeenomistajille.
”Raporttien avulla voidaan havaita haasteita, joita ei välttämättä muutoin tunnistaisi.”
Miksi kiinnostua HR-raportoinnista ja -analytiikasta 💁🏼
Niin sanottujen virallisten velvoitteiden lisäksi HR-raportointi auttaa ruohonjuuritasolla olevia esihenkilöitä toimimaan ja tekemään työtään paremmin – tunnistaen tiedon kautta kipupisteitä. Raporttien avulla voidaan havaita haasteita, joita ei välttämättä muutoin tunnistaisi. Usein trendiperusteinen tieto antaa indikaatiota asioista, joihin on syytä puuttua nopeallakin aikataululla.
Kun organisaatiossa seurataan esimerkiksi yksinkertaisimmillaan henkilöstörakenteen muodostumista, voidaan vastata muun muassa seuraaviin kysymyksiin:
- Mikä on yrityksemme keski-ikä? Tai keskimääräinen työsuhteiden kesto?
- Millä tavalla yrityksemme ikäjakauma muodostuu ja jakautuu yksiköittäin?
- Millä tavalla meidän tulisi varautua henkilöstömme eläköitymiseen?
”HR-raportointi tarjoaa strategisen ikkunan yrityksen tärkeimpään voimavaraan – ihmisiin.”
Teet parempia päätöksiä HR-datalla.
Automatisoidulla, oikea-aikaisella ja kattavalla henkilöstörakenneraportoinnilla on mahdollista tarjota yrityksen johdolle tarvittavat luvut. HR-raportointi tarjoaa realistisen kuvan yrityksen henkilöstörakenteesta tuottaen näkemyksiä ja poistaen ajatusvinoumat (false bias) sekä subjektiivisuuden.
HR-raportointi tarjoaa strategisen ikkunan yrityksen tärkeimpään voimavaraan – ihmisiin.
Seuraavassa HR-raportointi ja -analytiikka-aiheisessa blogissani käyn läpi vaihtuvuuden lukujen seurannan merkitystä. Mikäli mielit kuulla aiheesta positiivista paahtoa, signaa mukaan kahvittelemaan kanssani heti ensi viikolla 👇🏻
☕️ Integratan iltapäiväkahvit: Parempia päätöksiä HR-datan avulla 15.4. klo 14
Integratan iltapäiväkahvit tuo vuoropuheluun integratalaiset asiantuntijat ja kiinnostuneet kahvittelijat. Torstaina 15.4. klo 14–15 pysähdytään datalähtöisen päätöksenteon äärelle, kun johdattelen kanssakahvittelijat HR-raportoinnin ja -analytiikan ihmeelliseen maailmaan. Ilmoittaudu mukaan kuulemaan ja keskustelemaan kanssani, miten teet tiedolla parempia päätöksiä!
Ja hei, mikäli HR-raportoinnin ja -analytiikan maailma tuntuu vieraalta, älä epäröi olla yhteydessä. Voimme kartoittaa nykytilanteenne ja arvioida kehitysroadmapin HR-raportoinnin ja -analytiikan osalta. Autamme myös mielellämme visualisoimaan HR-mittareita selkeäksi kokonaisuudeksi Microsoft Power BI -työkalun avulla. Käy ihmeessä myös lukemassa aikaisempi kirjoitus HR-analytiikan merkityksestä tiedolla johtamisen kulttuurissa.
