KATRE – tutummin Kansallinen Tulorekisteri – sittemmin pelkkä Tulorekisteri, tuli Suomessa käyttöön vuoden 2019 alusta. Tulorekisteri on koko Suomen kattava sähköinen tietokanta yksilötason palkkatiedoille. Mitä KATRE-hankkeen tuotoksena syntyneelle Tulorekisterille kuuluu nyt, puolitoista vuotta voimaantulon jälkeen?
Niina Vuorikkinen
niina.vuorikkinen@integrata.fi 040 843 7203
Vuonna 2019 harva palkansaaja tiesi mistä oikeastaan on kyse, kun Tulorekisteri-uudistuksen taustalla järjestelmäasiantuntijat ja ohjelmistotalot tekivät laajoja testauksia ja toimia KATRE-ilmoitusten käyttöönottoa varten. Kyseessä oli iso ponnistus ja uudistuksella oli merkittäviä vaikutuksia palkkahallinnon alalla – sidosryhmiä ja heidän järjestelmiään unohtamatta.
Tuolloin oli tiedossa, että tulossa on uudistus, jossa aiempi vuosikohtainen ilmoitustapa jää historiaan ja tiedot ilmoitettaisiin jokaisesta palkanmaksuerästä reaaliajassa Tulorekisteriin.
Kirjoituksessa avaamme, mitä tapahtui käyttöönoton jälkeen ja miten Tulorekisteri toimii palkka-asiantuntijoiden sekä Mepco-osaajien arjessa.
Mitä Tulorekisteriin ilmoitetaan ja ketkä sitä käyttävät?
- Mitä tietoja Tulorekisteriin ilmoitetaan?
📌 Palkkatiedot viiden (5) kalenteripäivän sisällä palkan tai suorituksen maksupäivästä
📌 Erillisilmoituksena työnantajan sairausvakuutusmaksujen tiedot kerran kuussa, vaikka palkkoja ei olisi maksettu, viiden kalenteripäivän sisällä kuukauden päättymisestä
📌 Matkakuluihin liittyen päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset viiden päivän sisällä maksusta - Mitä ”KATRE-ilmoitus” pitää sisällään?
📌 Palkan- ja suorituksensaajille maksetut palkat, palkkiot, luontoisedut, työkorvaukset ja kustannustenkorvaukset tulolajeittain
📌 Pidätetyt ennakonpidätykset ja muut vähennykset
📌 Palkansaajaa ja työnantajaa koskevat pakolliset tiedot
📌 Kansainvälisiin tilanteisiin liittyvät tiedot - Ketkä käyttävät Tulorekisteriä?
📌 Verohallinto
📌 Kela
📌 Työllisyysrahasto (entinen Työttömyysvakuutusrahasto)
📌 Työeläkelaitokset.
Mitä Tulorekisteri toi mukanaan?
Koska kyse oli mittavasta uudistuksesta, määriteltiin ennalta eri palkanlaskenta- ja matkalaskuohjelmiin tulolajit suorituslajeittain ja varmistettiin myös, että esimerkiksi palkanlaskentaohjelma pystyy myös toimittamaan tiedot eteenpäin Tulorekisterin suuntaan mahdollisimman automaattisesti.
Tulolajeja löytyy reilu sata kappaletta ja koska jokaiselle suoritukselle tuli ennalta määritellä tulolajit, vei työ huomattavan suuren osan asiantuntijoiden työaikaa jo ennen tammikuun 1.1.2019 määräaikaa. Tuolloin viimeistään jokaisessa yrityksessä havahduttiin siihen, miten erilaisia tapoja on maksaa palkat ja miten monta erilaista korvaus- ja palkkiotapaa Suomessa onkaan käytössä!
Palkkojen korjaamisessakin tuli nyt ottaa huomioon aiempaan verrattuna useampia asioita. Myös esihenkilöiden toimintaan ja tietojen ilmoittamisen ajantasaisuuteen tuli kiinnittää uudistuksen yhteydessä huomiota, jotta muutos tapahtuisi mahdollisimman saumattomasti.
Mepcossa palkkatietojen ilmoittaminen Tulorekisteriin on tehty mahdollisimman kattavaksi ja sujuvaksi.
Mepco tukee järjestelmänä Tulorekisteri-ilmoittamista.
Tulorekisteri toi mukanaan uusia askelia: jotta elämä Tulorekisterin kanssa sujuisi kuin tanssi, vaati tilanne erityistä osaamista paitsi itse Tulorekisteristä, myös palkanlaskentajärjestelmästä. Mepco tuli saada tukemaan Tulorekisteriä. Myllerryksestä huolimatta kaikki saatiin sujuvasti soittamaan samaa säveltä:
Mepco HRM:ssä palkkatietojen ilmoittaminen viranomaisten yhteiseen Tulorekisteriin on pyritty tekemään mahdollisimman kattavaksi ja sujuvaksi. KATRE-toimintoja myös kehitetään edelleen, jotta tiedot Mepcosta Tulorekisteriin saadaan ilmoitettua mahdollisimman käyttäjäystävällisesti. Palkanlaskennassa tämä tiesi ja tietää yhä uusien toimintojen opettelua sekä omaksumista aina versiopäivitysten jälkeen.
Opit Tulorekisteri-haasteista?
Nyt kun Tulorekisteri on ollut käytössä jo yli vuoden, on kaikille sen parissa toimiville muodostunut hyvä näkemys haasteista, joita sen käyttöönotto on aiheuttanut ja aiheuttaa osittain edelleen. Esimerkiksi palkka-asiantuntijan päivässä voi Tulorekisteri-asioissa ilmetä seuraavia haasteita:
- Takautuvat palkankorjaukset: Hankala toteuttaa helposti, automaattisesti ja oikein. Rutiininomaisiin korjauksiin menee moninkertainen aika entiseen verrattuna.
- Uusien toimintatapojen ja rutiinien opettelu: Jokaisesta lisäerästä tai palkanmaksuerästä täytyy tehdä ilmoitukset erikseen ja viiden kalenteripäivän sisällä suorituksen maksupäivästä.
- Palkkaohjelman ja Tulorekisterin tietojen täsmäyttäminen: Täsmäytystyökalujen puutteet Tulorekisterissä. Tulorekisterin ja palkkaohjelman erilainen tapa käsitellä tietoja.
- Tulorekisterin yhteysongelmat: Varsinkin alussa yhteysongelmia oli huomattavasti, nykyisin yhteysongelmat vähentyneet. Tulorekisterin lähettämät virheelliset palautteet myös ongelmana.
- Kansainvälisten tilanteiden tietojen ilmoittamisen ongelmat: Palkkaohjelmat eivät välttämättä taivu kaikenlaisiin erilaisiin tilanteisiin. Epäselvyys, miten tietyt tilanteet pitää ilmoittaa Tulorekisteriin. Ilmoitusten yleiset lähetysongelmat.
Suurimpia haasteita ilmoittamiseen aiheuttavat yhä edelleen takautuvat palkankorjaukset. Niiden tekeminen Tulorekisteriin on tehty työlääksi. Vaikka Mepcosta löytyy ominaisuudet korjausten tekemiseen, menee pienen rutiininomaisen korjauksen tekemiseen nykyisin moninkertainen aika entiseen verrattuna:
Kun aiemmin liikaa maksetun palkan vähennys tehtiin tallentamalla henkilölle korjaava palkkatapahtuma, pitää nyt tämän lisäksi tehdä ilmoitus perusteettomasta edusta ja lähettää korvaavat palkkatieto- ja erillisilmoitukset. Puhumattakaan luontoisetujen omasta erilaisesta korjausprosessista.
Mepco tukee kuitenkin järjestelmänä Tulorekisteri-ilmoittamista, mikä on tietysti meille ja asiakkaillemme onnenpotku, sillä olemme kuulleet haasteista, joita Tulorekisteri on saattanut aiheuttaa muiden palkkajärjestelmien osalta.
Suurimpia haasteita ilmoittamiseen aiheuttavat yhä edelleen takautuvat palkankorjaukset.
Palkankorjaukset ovat Tulorekisterissä työläitä. Tarvitsetko apua?
Korjausten hankaluus on myös saattanut saada palkanlaskijat paikoin pohtimaan, onko Tulorekisterin suunnittelussa otettu tarpeeksi huomioon palkkahallinnon ammattilaisten näkemystä tai palkkapalveluasiantuntijan arjen asiantuntemusta? Käyttökokemusten pohjalta toiveena olisi, että tulevaisuudessa palkankorjausprosessia helpotettaisiin.
Alkuun myös tietojen täsmäyttäminen oli haastavaa; palkanlaskija kun ei koskaan tyydy siihen, että tiedot on ilmoitettu melkein oikein, vaan niiden on oltava sentilleen paikkansapitävät – ja tämä on pystyttävä myös todentamaan tietoja täsmäyttämällä. Kuluneen vuoden aikana täsmäyttämiseenkin on onneksi saatu luotua toimiva prosessi: Tulorekisteristä tilattavissa olevien raporttien ja Mepcon toimintojen avulla täsmäyttäminen pystytään tekemään luotettavasti.
Haasteista huolimatta (tai niiden vuoksi) Tulorekisteri onkin tehnyt meistä KATRE-kuvioiden asiantuntijoita!
Autamme mielellämme – ota yhteyttä!
Haasteista huolimatta (tai niiden vuoksi) Tulorekisteri onkin tehnyt meistä KATRE-kuvioiden asiantuntijoita! Integratalaiseen Mepco-osaamiseen kuuluu myös automatisoida Mepcon manuaalityötä. Tätä voisi olla kiinnostava kokeilla, jos Mepco-osaamisen tai Tulorekisterin kanssa kaivataan apuja? Mepco-konsulttitiimimme auttaa mielellään uusien ominaisuuksien käyttöönotossa, jotta sinäkin saisit Mepcosta kaiken hyödyn irti.
Tulorekisterin plussat
Vaikka Tulorekisterin käyttöönoton yhteydessä onkin ollut haasteita, on sen osalta myös paljon todettuja hyötyjä! Kun tietoja käytetään oikein, ovat tiedot reaaliaikaisesti saatavilla useilla eri tahoilla ja täten prosesseja saadaan tehostettua sekä pidettyä tiedot aina ajan tasalla.
Kuka hyötyy Tulorekisteristä ja mikä on pelkkää plussaa?
- Viranomaiset saavat tiedot ajantasaisesti. Vaikutus esimerkiksi reaaliaikaiseen laskutukseen työnantajakulujen osalta.
- Vuosi-ilmoituksien poistuminen. Tämä ei kuitenkaan poista täsmäytyksien osuutta palkkahallinnossa; asiantunteva palkkahallinnon ammattilainen täsmäyttää omat lähettämänsä tiedot, jotta ne ovat oikein niin Tulorekisterissä kuin palkkaohjelmassakin.
- Poissaolojaksojen ilmoittamiset sidosryhmien käyttöön.
- Palkkatodistuksien lähettämisen poistuminen tietyissä tilanteissa, jos Tulorekisteriin ilmoitetaan myös laajat tiedot.
- Tulonsaajat näkevät tietonsa ajantasaisesti Tulorekisteristä. Helpompi tilata muutosverokorttia, kun näkee kaikki ansionsa koko vuodelta samasta paikasta, jos on esimerkiksi useampi työnantaja.
- Tilastointien helpottaminen, kun tilastoitavat tiedot saadaan suoraan Tulorekisteristä käyttöön.
Tulorekisterin tulevaisuus
Mitä muutoksia tulevaisuus tuo Tulorekisteriin? Rekisterin käytön oli alun perin tarkoitus laajentua jo vuoden 2020 alusta koskemaan myös eläkkeiden ja etuuksien ilmoittamista, mutta muutos siirtyi vuodella. Eläkkeet ja etuudet ilmoitetaan Tulorekisteriin 1.1.2021 alkaen.
Vuonna 2021 kansalainen näkee Tulorekisteristä omat palkka- ja etuustulotietonsa kokonaisuutena reaaliajassa. Myös tiedonkäyttäjiä tulee vuoden 2021 alusta lisää, kun esimerkiksi ulosottoviranomaiset alkavat saada tietoja Tulorekisteristä.
Mielenkiinnolla odotamme myös, miten ennakonpidätysten käsittely tulee tulevaisuudessa muuttumaan. Suunnitteilla on tehdä Tulorekisterin mahdollistama rajapintaratkaisu, jolla palkansaajien ennakonpidätystiedot saadaan noudettua suoraan palkkahallinnon järjestelmiin.
Ja kaikkihan me olemme varmasti ainakin yhtä mieltä siitä, että paperisten tai edes sähköisten verokorttien perään ei jää kukaan haikailemaan…😅
Onhan KATRE-kuviot kunnossa?
Mepco- ja Tulorekisteri-osaamisemme on huippuluokkaa. Kokonaisuus on laaja ja vaatii sekä Tulorekisteri-tietämystä että terävää Mepco-tajua.
Onko teillä ollut ongelmia esimerkiksi takautuvien korjausten tekemisessä Tulorekisteriin tai haasteita ilmoitusten kanssa? Haluatko kysyä tai hankkia apua? 🙇🏻 Autamme mielellämme!
Jos taas pohdinnassa on vaihtaa palkanlaskentajärjestelmä uuteen ja samalla käydä HR:n ja palkkahallinnon prosesseja läpi, voimme auttaa löytämään oikeat ja nykyaikaiset palkkahallinnon ratkaisut.
