Sympa HR -järjestelmä tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet raportoida ja analysoida henkilöstötietoa. Nappaa tästä syvälliset käyttövinkit oman työsi tueksi!
Sympan raportointityökalulla voi raportoida reaaliaikaisesti kaikkea HR-dataa. Raportoinnin kautta hoituvat näppärästi henkilömäärän ja henkilötyövuoden raportointi. Lisäksi esimerkiksi palkkatiedoista, lomista ja poissaoloista sekä koulutuksista voi ajaa raportteja erilaisiin tarpeisiin. Kaikkea Sympaan syötettyä tietoa pystyy raportoimaan. Raportit saa kätevästi napattua Exceliin, ja niistä voi tehdä erilaisia kuvaajia.
Sympa HR -raportointi helpottaa HR:n rutiineita
HR voi helposti raportoinnin avulla seurata, että tarvittavat tiedot on viety Sympaan ja että ne on hyväksytty. Rajauksien avulla voi määritellä, että raportti näyttää ne tiedot, joissa jokin määritelty kenttä on tyhjä tai ne tiedot, jotka ovat tilassa odottaa hyväksyntää. Raporteilla HR pääsee nopeasti kiinni siihen, miksi prosessi ei etene tai ehtii reagoida, jos Sympasta puuttuu esimerkiksi liittymän kannalta tärkeä tieto.
Tapahtumia järjestäessä HR voi raportoida koko henkilöstön ruoka-aineallergiat, jos henkilöstö ylläpitää tietoa järjestelmässä. Merkkipäivälaskennoista HR voi ottaa esimerkiksi vuoden alussa raportin tulevista merkkipäivistä ja laittaa esihenkilöille tiedoksi. Merkkipäivähälytykset voi myös kokonaan automatisoida Sympan tarjoamalla liittymällä. Jos käytössä on Sympan rekrytointiominaisuus, voi raportoinnin kautta tarkastella hakijoiden rekrytointistatusta ja muita työnhakijatietoja.
Muita HR:n hyödyntämiä raportteja voi olla esimerkiksi perehdytyksen tilan seuranta, kehityskeskusteluiden seuranta, osaamisiin liittyvät vertailut ja osaamisvajeiden kartoitus, joilla tuetaan organisaation koulutussuunnittelua ja koulutustarvetta. Raportoinnin avulla monet eri kokonaisuudet pysyvät hallinnassa.
Sympa HR tekee henkilöstötiedon näkyväksi johdolle ja esihenkilöille
Esihenkilö voi raportoinnin kautta seurata oman tiiminsä tietoja. Esimerkiksi lomat ja poissaolot saa otettua lomakaavioon, jossa hyväksytyt, hylätyt ja hyväksyntää odottavat lomajaksot näkyvät selkeinä aikajanoina. Raportin voi asettaa suosikkiraportiksi, jolloin oman tiimin lomat näkyvät suoraan esihenkilö etusivun näkymässä. Lomien lisäksi esihenkilö voi raportoida tiiminsä poissaoloja ja varhaisen tuen laskentoja, palkkakehitystä ja osaamista.
Toimitusjohtaja näkee esihenkilöpuurakenteen mukaisesti koko organisaation tiedot ja voi seurata Sympassa esimerkiksi palkka-asioita, FTE:tä tai henkilöstömäärän kehitystä. Hakuoikeuksien avulla voidaan antaa esimerkiksi talousosastolle lisäoikeuksia henkilöstön työsuhde- ja palkkatietoihin, ja tätä kautta voidaan seurata vastaavia raportteja tai vaikka kuukausittain tulleita ja lähteneitä työntekijöitä.
Kuinka Sympa HR -raportteja rajataan ja jaetaan?
Raportteja voi rajata monipuolisesti Sympan eri kentillä. Esimerkiksi työsuhdetietojen kautta voidaan tehdä yhtiö-, osasto- tai henkilöstöryhmäkohtaisia rajauksia, jos näitä tietoja ylläpidetään Sympassa. Lisäksi voi raportoida erikseen aktiivisia ja passiivisia henkilöitä tai kaikkia yhdessä.
Langat on helppo pitää käsissä raportoinnin avulla, kun saa vaivatta kokonaiskuvan eri prosesseista.
Raportteja voidaan rajata myös ajankohtien mukaan. Ajankohtarajauksilla voi tarkastella tiettyä ajanjaksoa, tiettyä päivää tai tätä päivää. Aikavälitietoja raportoitaessa Sympa hakee tiedot rivien voimassaolokentistä. Aikarajauksella voidaan hakea esimerkiksi vuoden vaihteessa työsuhteessa olleet henkilöt tai henkilöt, joilla on ollut poissaoloja viime kuussa.
Kerran valmiiksi tehtyä raporttia ei tarvitse joka kuun päätteessä rakentaa uusiksi, vaan raportit voidaan tallentaa, jakaa ja kansioida. Esimerkiksi kaikille taloudelle tärkeille raporteille voidaan tehdä oma kansio ja tehdä raportista jaettu raportti. Jaettujen raporttien sisältö näkyy vaan niille, joilla on oikeuksia raportilla oleviin tietoihin, joten tietojen näkymistä koko henkilöstölle ei tarvitse pelätä. Myös omia raportteja pystyy kansioimaan ja ryhmittelemään.
Visualisoi tietoa Sympa HR:n raportoinnin avulla
Jo datapuolen näkymästä saa kätevästi esiin jakaumatiedon, kuten vaikka sukupuolijakauman tai työsuhdemuotojakauman. Raportista saa vielä enemmän irti esitystapa-välilehdellä. Raportille voi valita useita kenttiä, joiden mukaan tietoja voi ryhmitellä, kuten yhtiö, lokaatio, työntekijäryhmä, työsuhteen muoto ja osasto. Kun lisätään vielä esimerkiksi poissaolot, saadaan luotua graafinen raportti, jossa näkyy osastoittain tai yhtiöittäin poissaolojen määrä kuluvan vuoden aikana.
Kun Sympa HR -raportointi ei riitä
Sympan raportointi taipuu jo itsessään moneen, mutta jos kaipaat Sympasta tulevan tiedon yhdistelyä muista järjestelmistä tulevaan tietoon sekä raportoinnin automatisointia ja analysointia, Integratan RPA-tiimi voi tulla avuksi. Raportit toteutetaan PowerBI-työkalun avulla, ja ne räätälöidään yhdessä yrityksen tarpeiden mukaan. Toteutuksesta ei tarvitse huolehtia, sillä RPA-tiimi hoitaa sen puolen. Voit lukea lisää täältä.
Raportointikoulutuksen avulla tehot irti
Jos Sympan raportointi tuntuu vaikealta, älä jää yksin! Tarjoamme erillistä raportointikoulutuspakettia, jossa käydään Sympa-raportointia läpi teidän järjestelmänne ja tarpeidenne mukaan sekä räätälöidään teille valmiita raportteja järjestelmään.
Koulutus kestää 1,5–2 tuntia, ja koulutuksen jälkeen teillä on valmiina raporttipohjia sekä osaamista luoda niitä lisää myös itse!
Jos koulutusmahdollisuus kiinnostaa, laita viestiä mari.kuusela@integrata.fi. Voit lähestyä myös LinkedInissä, kerron mielelläni lisää!
