Järjestelmähankkeilla on maine projekteina, joissa hyvin moni asia voi mennä pieleen. Ja niin todella voi käydäkin, mikäli projektiin valmistautuminen on puutteellista tai jos läpivienti tehdään vasemmalla kädellä. Millainen sitten on järjestelmäprojekti, joka ei ole tuomittu epäonnistumaan?
Yleisimpiä sudenkuoppia järjestelmäprojekteissa ovat epäselvä projektin tavoite, sitoutumisen ja vastuuhenkilöiden puute tai muu resurssivajaus, riittämätön viestintä sekä loppukäyttäjien unohtaminen.
Me puolestamme pyrimme välttämään nämä sudenkuopat. Haluamme varmistaa onnistuneen sekä aidosti asiakaslähtöisen Sympa HR -projektitoimituksen ketterien ja käytännössä hyviksi todettujen menetelmien avulla, osaavien ja innostavien asiantuntijoiden johdolla.
Integratan pelastava projektityötapa
Jo ennen projektin alkua asiakas on todennäköisesti määrittänyt vaatimuksia tulevalle järjestelmälle ja vertaillut eri järjestelmiä sekä niiden ominaisuuksia.
Tämän lisäksi on kullanarvoista kerätä myös asiakkaan muulta henkilöstöltä, esimerkiksi esimiehiltä, kokemuksia HR-prosesseista sekä toiveita järjestelmään liittyen. Mitä haasteita järjestelmän pitäisi ratkaista? Mikäli tätä ei ole tehty, autamme alkukartoituksen tekemisessä ja tarvittaessa myös järjestelmien kilpailuttamisessa objektiivisena kumppanina.
Sen lisäksi, että käyttöönoton tavoitteena on luonnollisesti ottaa käyttöön toimiva ja tarvetta vastaava HR-järjestelmä, määrittelemme asiakkaan kanssa aloituspalaverissa projektille tarkemmat tavoitteet sekä pohdimme sitä, mitkä asiat mahdollistavat ja rajoittavat projektin onnistumista, keitä meidän on projektissa huomioitava ja miten voimme arvioida projektin onnistumista. Näiden pohdintojen avulla voimme vielä tarkentaa jo aiemmin tekemäämme projektisuunnitelmaa ja aikataulua.
Mitä haasteita järjestelmän pitäisi ratkaista? Alkukartoitus on tärkeä osa järjestelmäprojektia.
Kun projekti pääsee aloituspalaverin jälkeen kunnolla vauhtiin, nivoutuvat tapaamiset yhteisten määrittelytyöpajojen ympärille. Työpajoja ennen asiakas on saanut ennakkotehtäviä, kuten materiaalin kerääminen sekä prosessien alustavaa kuvaaminen. Työpajoissa pääsemme yhdessä käymään prosessit vielä läpi sekä määrittelemään itse järjestelmän sisältöä. Tämä vaihe on asiakkaankin näkökulmasta oikein mielenkiintoinen; pitkä suunnittelu konkretisoituu vihdoin, kun järjestelmä alkaa rakentua omien silmien edessä.
Järjestelmän testaamista tehdään määrittelytyöpajojen väleissä niin asiakkaan kuin meidänkin toimestamme.
Pitkä suunnittelu konkretisoituu vihdoin, kun järjestelmä alkaa rakentua omien silmien edessä.
Projektia hallinnoidaan paljon asiakkailtammekin kiitosta keränneen Trello-projektinhallintatyökalun avulla. Trello-taululle viedään projektipalaverien agendat ja muistiot, ja sen avulla seurataan tehtäviä ja projektin etenemistä. Taulu lisää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä antaa selkeän kokonaiskuvan projektin tilanteesta ja avoimista tehtävistä. Ja mikä parasta, taulun ansiosta sähköpostia ei tarvitse lähetellä ollenkaan! Taulu kyllä muistuttaa avoimista tehtävistä, jos niin halutaan.
Projektin loppua kohden työtahti yleensä kiihtyy, kun samalla määritellään integraatioita sekä viimeisiä määrityksiä, kuten käyttöoikeuksia, automaattisia muistutusviestejä sekä tehdään viimeisiä testauksia ennen julkaisua.
Lisäksi yhtenä suurena työkokonaisuutena on henkilödatan siirtäminen (konvertointi) uuteen järjestelmään. Projektin loppuvaiheilla on kuitenkin tärkeää saada projektin pääkäyttäjät koulutettua siten, että heillä on valmiudet vastata loppukäyttäjiltä tuleviin järjestelmään liittyviin kysymyksiin ja myös kouluttaa heitä itse.
Porrastetulla käyttöönotolla panostetaan pääkäyttäjien käyttövarmuuteen.
Useimmiten käyttöönotto on järkevää tehdä porrastetusti; aloittaa avainkäyttäjistä (esim. HR- ja taloustiimi) ja edetä esimiesten kautta kohti käyttöönottoa koko henkilöstölle. Näin järjestelmän pääkäyttäjät ovat jo saaneet käyttövarmuutta, kun muut alkavat käyttää järjestelmää.
Kun sovitun mukaiset projektisisällöt on saatu hyväksytysti määriteltyä ja järjestelmä saatettu käyttökuntoon, on aika päättää projekti.
Päätöspalaverissa on hyvä palata tarkastelemaan projektisuunnitelmaa ja järjestelmäprojektin aloituspalaverissa asetettuja tavoitteita sekä pohtia, mitä on tehty ja miten projektissa on onnistuttu. Lisäksi palaverin tarkoituksena on saattaa asiakas turvallisesti ja saumattomasti palvelunhallintamallin ja asiakaspalvelun piiriin.
Kumppanuus projektin jatkumona
Emme myöskään epäröi haastaa asiakasta ja itseämme ajattelemaan asioista uudella tavalla. Pyrimme minimoimaan ylimääräisen hallinnoinnin ja dokumentoinnin, keskittyen sen sijaan rakentamaan asiakkaiden tarpeisiin parhaiten sopivaa HR-ratkaisua. (Pystyisiköhän robotti hoitamaan jäljelle jääneistä rutiineista loputkin😉?)
Keräämme myös palautetta ja reagoimme siihen – haluamme parantaa toimintaamme jatkuvasti.
Ennen kaikkea haluamme jäädä asiakkaamme aktiiviseksi kumppaniksi ja tukea asiakasta järjestelmän jatkokehityksessä. Meille on kunnia-asia, että järjestelmä on aktiivisessa käytössä ja että se muuttuu maailman mukana.
Onnistuneen järjestelmäprojektin askelmerkit
- Alkukartoitus
- Projektisuunnitelma
- Aloituspalaveri
- Tavoitteiden määrittely
- Määrittelytyöpajat ja testaus
- Koulutus
- Päätöspalaveri
Kysy lisää ja liity Kuppikuntaan!
Kiinnostaako onnistunut HR-järjestelmäprojekti? Klikkaa kirjoituksen yläosasta yhteystietoihimme tai huhuile meitä – Iiristä tai Lauraa –LinkedInissä!
Jääthän myös seuraamaan blogejamme: Tulemme myöhemmin avaamaan lisäksi palvelunhallintamalliamme paremmin blogin muodossa.
Jos Integratan kuulumiset ja työnteon tavat kiinnostavat jatkossakin, liity ihmeessä Integratan Kuppikuntaan. Spämmin sijaan saat kerran kuussa hyödyllisiä HR-vinkkejä sisältävän uutiskirjeemme.
Liity Kuppikuntaan jättämällä yhteystietosi alle:
