Parannamme asiakkaidemme työpäiväkokemusta laittamalla robotit tekemään toistuvia tehtäviä HR-järjestelmiin. Integratalainen HR:n ja palkkahallinnon ohjelmistorobotiikka-asiantuntija Juha-Matti Koljonen avaa, miten HR-automaatio voi avittaa ja millaisia robotteja olemme luoneet asiakkaidemme avuksi.

Uurramme uraa karsimalla kuraa, eli hyödynnämme ohjelmistorobotteja asiakkaidemme auttamiseen ja manuaalisen työn tuskan poistamiseen. Kuin ihminen. Tavoitteena on kuitenkin tehdä HR:n ja palkkahallinnon työpäivistä parempia antamalla koneen hoitaa ne hommat, joissa se voittaa ihmisen.

Robotiikkaa käytetään yleisesti korvaamaan joko vaarallista, toistuvaa, työlästä tai muuten aikaa vievää toimintaa. Integratalla roboteilla tehdään siis asiakkaidemme työpäiväkokemusten parantamiseksi toistuvia operaatioita HR-järjestelmiin, joista ei saada siirrettyä samaa tietoa muilla menetelmillä tai halutulla käyttäjäkokemuksella.

Seuraavassa on vain joitakin esimerkkejä erilaisista integratalaisista robottitoteutuksista.

Ohjelmistorobotiikka HR-järjestelmien jouhevoittajana ja palkkapalvelun parantajana

Näin integratalaiset robotit toimivat HR- ja palkkajärjestelmien parissa työskentelevien työpäiväkokemuksen parantamiseksi:

Työsuhteen elinkaarirobotti kuuluu niin kutsuttuihin valmisrobotteihin ja se voidaan sellaisenaan integroida HR-järjestelmä Sympa HR:ään. Elinkaarirobotti huolehtii puolestasi henkilöstön työsuhteen elinkaaren toistuvista toiminnoista: uuden henkilön rivien avaus, työsuhderivien päättäminen ja lopuksi passivointi.

Asiakkaillemme on toteutettu myös esimerkiksi henkilöiden käyttöoikeuksien lisäys- ja poistorobotteja esihenkilöroolien mukaan. Näissä toteutuksissa kaikki lisäklikkaukset hoituvat pari kertaa viikossa robotin toimesta!

”Robotti huolehtii HR- ja palkkajärjestelmissä esimerkiksi toistuvista toiminnoista ja lisäklikkauksista, raportoinnista ja täsmäytyksistä, dokumenttien toimituksista tai tarkastuksista. Lisäksi robotti tuottaa helpommin haettavaa ja luettavaa aineistoa.”

Integratalainen HR-automaatioasiantuntija Juha-Matti Koljonen.

Mepco HRM:n osalta robotit parsivat sisään saapuvaa aineistoa loma- ja poissaolojaksoista sekä raportoivat asiakkuuden tasolla lomaraportteja mm. merkityistä lauantaivapaista, pitämättömistä lomista ja peräkkäisistä sairauspoissaoloista.  

Samaten robotilla täsmäytetään Tulorekisterin raporttia tapahtuma-aineistoa vastaan ja tuotetaan helpommin tarkastettavaa aineistoa palkanlaskentaan.  

Myös Mepco Webissä sairauspoissaolotodistusten toimitus lomakkeen ja robotin yhteistyöllä on helppoa – ja yleistä. Yhteistyö robotin kanssa tuottaa aineistoa, joka on helpompaa hakea ja tarkastaa joko asiakkaamme tai palkkapalvelumme toimesta. 

Ohjelmistorobotti ei katso kelloa 

Robotit eivät välitä työajoista, vaan jaksavat raataa väsymättä. Ohessa esimerkkejä kellon ympäri painavista työaikaroboteista:

Tiima-työaikajärjestelmän kanssa robotit hoitavat kuukausittain mm. mallipohjien ajamista valituilla parametreilla (koko kuukauden tiedot tai esimerkiksi 1.–15. päivän kirjausaineiston siirto). Lisäksi osalla asiakkaistamme on integraatioita muihin järjestelmiin, joita varten Tiiman tuntikirjausaineistoa koostetaan näihin järjestelmiin sopivampaan muotoon – jotta asiakkaamme työ helpottuisi.  

Quinyx-työajanhallintajärjestelmässä robottimme voi käydä muistuttelemassa esihenkilöitä hyväksymättömistä tunneista ja tehdä jopa palkka-ajon! Vaikka palkka-ajo on automatisoitavissa, muistutukset pari kertaa ennen ajon suoritusta parantavat poikkeuksetta saapuvan palkka-aineiston laatua ja näin kaikkien tyytyväisyyttä käytössä oleviin järjestelmiin.  

RPA matka- ja kuluhallinnassa

Voiko ohjelmistorobotiikka sujuvoittaa matka- ja kuluhallintaa?

M2-maksatusaineistoja käsitellään meillä myös RPA:n (Robotic Process Automation) avulla. M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmässä robottimme voi kirjautua järjestelmään, ilmoittaa hyväksyntävaihetta varten eteenpäin asiakkaallemme hyväksyttävät summat sekä muut sovitut lisätiedot. Kun hyväksyntä on saatu, robotti hoitaa järjestelmässä vaiheet itsenäisesti eteenpäin.

Matka- ja kuluhallinnan modernin Acubiz-sovelluksen ympärille on mahdollista esimerkiksi tuottaa automaattista raportointia käyttäjärooleista ja -määristä.

Ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt

Mahdollisuudet käyttää ja hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa palkkahallinnon ja HR:n arjen apurina ovat laajat. Robotit taipuvat myös uusien asioiden kehitykseen (toki myös minut tulee taivutella) 🙃

Esimerkkinä robotti voisi vaikka lukea tarvittavan pdf-tiedoston, poimia siitä tiettyjen kenttien arvot ja täyttää tiedot toisessa paikassa helpommin selattavaan ja raportoitavaan muotoon.

Ohjelmistorobotiikkaa voidaan käyttää jopa konversioissa ja kertaluontoisissa tapahtumissa, jos lähdejärjestelmä tuottaa aineistoa, jonka konversiossa menisi paljon aikaa ja virheet ovat käsin tehdessä helposti syntyviä.

Esimerkkinä jälleen vaikkapa satasivuinen pdf-tuloste, josta tarvitaan kirjanpitolukuja konversioaineistoksi: kertarobotti saattaa olla tässä tehokkaampi (ja kustannustehokkaampi), kuin monta päivää konsultin työaikaa!

”Saamme robotit liikkumaan HR-järjestelmästä toiseen.”  

Robotit eivät ole sidottuja järjestelmäympäristöön.

Robotit eivät ole voimakkaasti sidottuja mihinkään ympäristöön ja saamme ne liikkumaan HR:n järjestelmästä toiseen. Lisäksi robotilla voidaan tehdä vaikeampaakin tulkitaa ohjaustaulujen perusteella. Pisimmälle vietynä esimerkiksi lomakkeella ilmoitettu poissaolo ja väliaikaisesti lomakkeelle tallentunut ICD-koodi hyvillä ohjaustauluilla voi tuottaa palkallisuustiedon selvissä tapauksissa ilman henkilön tulkintaa ja valuttaa palkallisuustiedon suoraan palkka- tai työaikajärjestelmään.

”Ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt ja robotti hoitaa helpot tai toisteiset tapaukset.”

Uurramme uraa karsimalla kuraa.

Ja kuten aina, epäselvät tapaukset voidaan ohjata ihmiselle päätökseen. Tällöin molemmille on edelleen työpäivässä tekemistä, mutta jokainen voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa: ihminen saa tulkintaa tarvitsevat työt ja robotti hoitaa helpot tai toisteiset tapaukset.  

Ohjelmistorobotiikka kiinnostaa – miten alkuun?

Robotiikan käyttöönotto lähtee liikkeelle potentiaalisen prosessin tai käyttötapauksen tunnistamisesta. Mikäli siis haluat päästä helpolla, ota meihin yhteyttä! Käymme kanssasi läpi, millainen robotisoinnin potentiaali omissa HR-prosesseissanne tai -järjestelmissänne muhii.