HR-raportointi HR:n näkökulmasta? Integratalainen HR-raportoinnin ja -analytiikan asiantuntija Susanna Kunttu antaa ajattelemisen aihetta: Parhaat KPI-mittarit eivät aina ole niitä, joihin tarvittava data on helpoiten saatavissa. Millaisista mittareista HR hyötyy eniten? Katsasta knopit.

Tunnusluvuilla tarkoitetaan lukua, joka tiivistää käsiteltävän asian yhdeksi luvuksi. Henkilöstöhallinnossa kaikille tuttuja tunnuslukuja ovat mm. yrityksen henkilömäärä, työntekijöiden keski-ikä tai vaihtuvuus-%, joilla kuvataan yrityksen kokoa, henkilöstön ikää tai henkilöstön pysyvyyttä. Nämä tunnusluvut ovat usein olemassa olevan tilanteen toteavia eikä niille aseteta erityisiä tavoitearvoja.

Niin sanottujen toteavien tunnuslukujen lisäksi on mittareita eli KPI (Key Performance Indicator, jolle ei ole vakiintunutta suomenkielistä vastinetta) lukuja, joille on määritelty tavoitearvot ja joiden toteutumista seurataan. Henkilöstöön liittyviä KPI mittareita on iso joukko, mm. sairauspoissaolo-%, kehityskeskustelun käyneiden työntekijöiden osuus henkilöstöstä tai koeajalla irtisanoutuneiden osuus uusista työntekijöistä.

”Tuotantoon ja talouteen liittyvät KPI-mittarit ovat jo tuttu juttu, mutta henkilöstöhallinnon puolella mittareita on vierastettu.”

Osuvat mittarit ohjaavat toimintaa ja työntekijäkokemusta.

Tuotantoon ja talouteen liittyvät KPI-mittarit ovat jo tuttu juttu, mutta henkilöstöhallinnon puolella mittareita on vierastettu. Eikä ihan syyttä, onhan tunnusluvun tavoite tiivistää käsiteltävä asia yhdeksi lukuarvoksi, jolloin monia asioita jää taustalle pimentoon.

Ihmisistä puhuttaessa mutkien liika suoristaminen voi johtaa suoranaisiin vääryyksiin. Esimerkiksi työntekijöiden tehokkuuden seurannassa toisinaan käytetty ns. laskutettavan työn osuus kokonaistyöajasta voi tosiasiassa kertoa enemmän myyntiorganisaation kyvystä myydä työntekijän osaamista kuin työntekijästä itsestään.

”Viisaasti määriteltyinä ja käytettyinä tunnusluvuilla on paikkansa myös henkilöstöhallinnon puolella.”

HR hyötyy oikein määritellyistä mittareista.

Viisaasti määriteltyinä ja käytettyinä tunnusluvuilla on paikkansa myös henkilöstöhallinnon puolella. Osuvilla mittareilla voidaan aidosti ohjata yrityksen toimintaa kohti hyvää työympäristöä ja työntekijäkokemusta, joka auttaa pitämään osaajat talossa ja toimii kilpailuvalttina uusia työntekijöitä rekrytoitaessa.

Sitä saa mitä mittaa

Mittareiden tavoitteena on ohjata toimintaa ja näin ne tyypillisesti toimivatkin. Toisin sanoen sitä saa mitä mittaa.

Mittareita ja niiden sisältöä määriteltäessä, onkin hyvä hetkeksi pysähtyä miettimään, minkä asian halutaan toteutuvan ja miten ajateltu mittari asiaa kuvaa. Esimerkiksi kehityskeskusteluja käydään monessa yrityksessä ja lähes yhtä monessa on keskusteluja niiden tarpeellisuudesta. Tyypillinen tunnusluku kehityskeskusteluihin liittyen on keskustelun käyneiden työntekijöiden %-osuus. Onko oikea tavoite pohjimmiltaan se, että 85 % työntekijöistä on käynyt kehityskeskustelun esihenkilönsä kanssa? Entä jos tunnuslukuna olisikin HYÖDYLLISEN kehityskeskustelun käyneiden %-osuus?

”Entä jos tunnuslukuna olisikin HYÖDYLLISEN kehityskeskustelun käyneiden %-osuus?”

Integratalainen Susanna Kunttu haastaa HR-mittareista.

Parhaat KPI-mittarit eivät aina ole niitä, joihin tarvittava data on helpoiten saatavissa. Esimerkiksi hyödyllisten kehityskeskustelujen määrän laskeminen on selvästi vaativampaa, kuin käytyjen kehityskeskustelujen määrän laskeminen. Ensin on määriteltävä, mitä yrityksessä tarkoittaa hyödyllinen kehityskeskustelu, ja sen jälkeen on todennäköisesti edessä tiedonkeruun kehittäminen.

Edelliset muutamat esimerkit KPI-mittareista liittyvät yleisesti henkilöstöön ja niiden ensisijainen tavoite on ylläpitää ja parantaa henkilöstön työhyvinvointia.

Toinen näkökulma HR:n tunnuslukuihin on HR:n oman toiminnan kehittäminen, johon osittain voidaan käyttää samoja tunnuslukuja, mutta tähän tarkoitukseen voi olla tarpeen määritellä myös uusia. Esimerkiksi kustannus/rekrytointi on usein käytetty esimerkki HR:n toiminnan tehokkuudesta, mutta joka ei vaikuta työntekijöiden työhyvinvointiin.

Ideaalitilanteessa henkilöstöhallinnossa käytetyt KPI-mittarit on johdettu yrityksen henkilöstöstrategiasta. Eikä mittareiden määrittelyssä ole menty sieltä, mistä aita on matalin ja tyydytty niihin mittareihin, joiden seuraamiseksi data on valmiiksi saatavilla.

Mittareiden sisällön määrittelyn lisäksi olennaista on mittareihin liittyvän datan keruu, datan laatu sekä välineet, joilla toteumaa voidaan helposti ilman turhaa manuaalista työtä seurata asetettuun tavoitteeseen.  

Haluatko helpompaa HR-raportointia?

HR-raportointi kerää henkilöstön tunnusluvut automatisoidusti yhteen. Automatisointi poistaa tiedon keräämiseen, yhdistelemiseen, laatuun ja jakamiseen liittyvän tuskan. Tiedon tarvitsijat saavat ehtaa dataa henkilöstöstä aina, kun aiheellista. Tutustu HR-raportointi ja -analytiikka -palveluumme ja kysy lisää asiantuntijoiltamme!

Myös asiantuntijapalveluiden verkkokaupassamme on valmiiksi paketoituja HR-raportointiratkaisuja: HR-raportointi Optimi ja HR-raportointi Eksakti 🛒