Kuinka varmistetaan, että yrityksen uusi HR-järjestelmä tuo oikeasti apua arjen työhön? HR-järjestelmä kannattaa lanseerata järkikäyttöön koko organisaatiolle, ei vain henkilöstöhallinnolle. Näin investoinnista saadaan otettua kaikki irti. Lue kirjoituksesta kolme tapaa hyödyntää HR-järjestelmää yrityksen eri tasoilla.
1. HR-järjestelmä henkilöstön käytössä
HR-järjestelmä ajatellaan usein vain henkilöstöhallinnon työskentelyä helpottavana työkaluna. Tänä päivänä se on kuitenkin väline, josta hyötyy koko henkilöstö!
Jokainen voi päivittää omia tietojaan itse, jolloin tärkeät tiedot pysyvät ajantasalla. Myös läpinäkyvyys lisääntyy, kun henkilö pääsee tarkastelemaan, mitä tietoja hänestä on tallennettuna.
HR-järjestelmän avulla ajantasaisina pysyvät esimerkiksi
- yhteystiedot
- tili- ja pankkitiedot
- tieto loma- ja poissaolopäivien määrästä
- tieto osaamisesta: CV, sertifikaatit ja käydyt koulutukset
- tiedot kehityskeskusteluista.
HR-järjestelmässä voidaan myös ylläpitää yrityksen koulutuskalenteria, ja koulutuksiin ilmoittautumiset voidaan hoitaa järjestelmän kautta. Tieto käydyistä koulutuksista jää järjestelmään, ja oman koulutushistorian lisäksi voidaan hakea ja nähdä myös muiden osaamisprofiileja tai erityisosaamisia. Koko yrityksen yhteinen ymmärrys osaamisesta lisääntyy!
HR-järjestelmään voidaan tuoda erilaisia HR-prosessiin liittyviä lomakepohjia, kuten perehdytyslomakkeet, lähtöprosessilomakkeet tai työväline- ja järjestelmätilauslomakkeet. Kaikki lomakkeet ja hakemukset löytyvät näin yhdestä paikasta, josta ne voi suoraan laittaa hyväksyntään esihenkilölle tai tiedoksi HR:lle. Enää ei tarvitse etsiskellä oikeaa Excel-versiota intran uumenista tai kiikuttaa paperisia hakemuksia esihenkilön allekirjoittamisen kautta HR:n arkistoihin.
Yksi suosituimpia HR-järjestelmän toiminnallisuuksia henkilöstön keskuudessa on tulevien lomien suunnittelu.
Ja ainahan se on mielessä: loma. Siksi yksi suosituimpia HR-järjestelmän toiminnallisuuksia on tulevien lomien suunnittelu. Työntekijä näkee suoraan järjestelmästä, paljonko lomapäiviä hänellä on pitämättä. Lomahakemuksen (tai poissaoloilmoituksen) saa lähetettyä esihenkilölle hyväksyttäväksi järjestelmän kautta. Ei enää paperisia tai Excelissä pyöriteltyjä lomalistoja!
2. HR-järjestelmä esihenkilöiden ja johdon työn helpottajana
HR-järjestelmä auttaa esihenkilöitä pitämään huolta työntekijöistään ilman, että tarvitsee toimia muistin, paperilomakkeiden tai erilaisten Excelien varassa. Se helpottaa etenkin työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyviä asioita.
Järjestelmä helpottaa esihenkilöiden osalta esimerkiksi
- ylitöiden, poissaolojen ja lomien hallintaa
- koeajan, vanhempainvapaan tai määräaikaisuuden seurantaa: järjestelmä muistuttaa, kun määräaika lähenee
- työsopimusten ja työtodistusten käsittelyä: ne voi tulostaa suoraan järjestelmästä
- palkanmuutosilmoitusten tekemistä: palkanmuutosilmoitus voi kiertää esihenkilön oman esihenkilön kautta palkanlaskentaan ja siitä tilintarkastukseen
- osaamiseen ja kehityskeskusteluihin liittyvien tietojen hallintaa
- hakijoiden seurantaa ja rekrytoitavan työsuhteen aloitukseen liittyvää tiedonkäsittelyä.
Lisäksi helpottuu kaikkien näiden edellä mainittujen raportointi ja seuranta. Oman tiimin lomat saa suoraan lomakalenteriin ja osaamisprofiileja voidaan raportoida ja verrata toisiinsa. Esihenkilö pystyy järjestelmässä seuraamaan tiiminsä käymiä koulutuksia (tai ilmoittautumisia) sekä seuraamaan, onko esimerkiksi kaikki osa-alueet käyty perehdytyksessä läpi kaikkien tiimiläisten kanssa.
HR-järjestelmän käyttöönoton tulee tukea esihenkilö, ei haitata sitä.
HR-järjestelmän käyttöönoton tulee tukea esihenkilötyötä, ei haitata sitä. Siksi käyttöönottoprojektissa kannattaa ottaa jo aikaisessa vaiheessa esihenkilöitä mukaan projektiin, jotta heidänkin näkökulmansa tulee huomioitua riittävästi ja järjestelmästä saadaan esihenkilötyötä helpottava työväline.
3. HR-järjestelmä henkilöstöhallinnon tukena
Ei liene yllättävää, että henkilöstöhallinto on eniten HR-järjestelmää arjessaan käyttävä ryhmä. Isoin etu on kaiken HR-tiedon johdettavuus: järjestelmän kautta hallitaan koko yrityksen HR-tietoa keskitetysti ja yhtenäisin menetelmin. Kaikki työsuhteisiin ja osaamiseen liittyvät tiedot ja lomakkeet kulkevat HR-järjestelmän kautta, yhtenäisten prosessien mukaisesti.
HR-järjestelmä helpottaa myös HR-tiedolla johtamista: tietojen raportointi ja koostaminen eri näkökulmista hoituu järjestelmällä. Tietoja voidaan myös yhdistää muuhun liiketoimintatietoon. Palkkahallintokin kiittää: ajantasainen henkilöstön työsuhde- ja palkkatietojen ilmoittaminen hoituu sähköisesti palkanlaskentaan ilman manuaalista työtä.
Parhaimmillaan HR-henkilöiden raportointi helpottuu, manuaaliset työvaiheet vähenevät ja aikaa vapautuu vaikkapa työn ja prosessien kehittämiseen.
Moni on kiittänyt sitä, että järjestelmässä todella saa nyt tehtyä ihan kaikki. Kirjattua kehityskeskustelut, tehtyä työsopimukset ja tulostettua vaikka oman tiimin lomakalenterit. Ei tullut pelättyä lisätyötä, vaan päinvastoin paljon helpompi arki.
Lue tarina, miten Glaston otti käyttöönsä Sympa HR -järjestelmän!
HR-järjestelmän hyödyntäminen – tallenna kuva työsi tueksi
Nappaa oheinen kuva käyttöösi! Siihen on tiivistetty, miten HR-järjestelmää voi hyödyntää eri tasoilla. Kuva avautuu isommaksi, kun klikkaat sitä.
Helpottaisiko HR-järjestelmä yrityksesi arkea? Varaa maksuton järjestelmäesittely
Pohditko, mikä HR-järjestelmä olisi juuri teidän yrityksenne tilanteeseen paras? Varaa maksuton demo, jossa käymme läpi eri HR-järjestelmien hyötyjä ja sitä, millaista hyötyä juuri teidän yrityksenne saisi modernista HR-järjestelmästä. Tarjoamamme HR-järjestelmät ovat Mepco HRM sekä Sympa HR.
