Miten henkilönumerointi kannattaa toteuttaa HR- ja palkkajärjestelmiin? Lue oivalluttavat ohjeet alta.
Nykyaikaisissa HR- ja palkkajärjestelmissä henkilö identifioidaan henkilönumerolla. Samoin järjestelmien välillä tapahtuva tiedonsiirto nojaa henkilönumeroon viedessään tietoja järjestelmästä toiselle myös mm. toiminnanohjausjärjestelmään. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta todellisuudessa historian ja erilaisten järjestelmävaatimusten vuoksi numerointi on hankalaa.
Tässä ehdotus henkilönumeroinnin hyväksi käytännöksi:
- Anna numeroiden generointi jollekin järjestelmälle, joka osaa ottaa numerosarjasta seuraavan vapaan numeron ja huolehtii, että kahta samaa numeroa ei voi olla olemassa.
- Pidä huoli, että henkilönumero on kaikissa järjestelmissä sama.
- Älä aloita numeroa nollalla (esim. 010100). Tämä muotoilu on monille järjestelmille mahdoton ja tiedonsiirrossakin hankala.
- Älä mausta numeroa kirjaimilla tai merkeillä (esim. FI20001 tai 20-001). Monissa järjestelmissä henkilönumerokentät ottavat vastaan vain numeroita.
- Pituudella on merkitystä. Viidellä numerolla saat rakentaa jo 100 000 hengen organisaation.
- Muista ettei henkilönumero ole osasto tai liiketoimintayksikön tunniste (esim. 40-alkuiset myyntiä ja 60-alkuiset tuotantoa). Ihmisillä on tapana vaihtaa sijoitustaan organisaatiossa ja johtajilla on tapana muuttaa organisaatiota.
Oletko samaa mieltä? Jatketaan keskustelua vaikkapa LinkedInissä!
PS. Pisteen tai välilyönnin käyttäminen tuhaterottimena ei ole hyvä idea.
