Julkinen HR-hankinta helposti
Tuomi laittoi HR-tiedot liikkumaan. Yhteisessä arjessa integratalaisten henkilöstö– ja palkkahallinnon, työajan, matka- ja kuluhallinnan sekä analytiikan asiantuntijoiden sekä järkevien järjestelmien kanssa ammennettiin asiakaslähtöisyydestä sekä helpotettiin hommia. Luottamuksen kehässä oli turvallista myös mokata.
Palvelumme pähkinänkuoressa
Asiakkaan tarve
- Palvelulähtöinen ajattelu oli jumittunut järjestelmäviidakkoon.
- Pistemäinen pujottelu järjestelmien, mailien ja Exceleiden välillä ei palvellut.
- HR-raportointi oli hidasta. Taulukkolaskenta kävi kokopäivätyöstä.
Ratkaisu
- Järki järjestelmiin: Palkkajärjestelmäksi Mepco HRM. HR-järjestelmäksi Mepco Web. Matka- ja kuluhallintaan M2. Työaikaan Quinyx. Integratan Analytiikka-alusta avuksi.
- Kokonaispalvelussa karsittiin käsityötä ja tehtiin tieto näkyväksi.
Tulokset
- Palvelunäkökulma, prosessit sekä tietoturva ja riskienhallinta paranivat, kun järjestelmät päivitettiin ja tieto liikkui turvatusti.
- Työn luonne muuttui. Tarmo taustafunktioiden tukemiseen ja työntekijäkokemukseen.
- Läpinäkyvyys lisääntyi. HR-tiedot saatavilla kaikille tarvitsijoille.
Julkishallinnon HR-hankinta helposti
Julkisella puolella toimiva hankinta- ja logistiikkayhtiö Tuomi hamusi helpompaa HR-arkea. Hankinnassa haluttiin keskittyä olennaiseen. Alkutilannetta avaa Tuomen HRD asiantuntija Heidi Heinonen:
– Julkisessa hankinnassa ennakkovalmistautuminen on todella tärkeää. Mietimme ja erittelimme todella tarkkaan meille tärkeät asiat: ehdottomat edellytykset, laatuvaatimukset sekä nice to have -tason asiat.
Pieteetillä tehdyn pohjatyön ja kilpailutusprosessin tuloksena tuleviksi työkavereiksi valikoituivat integratalaiset HR-alan asiantuntijat.
– Pakko heti sanoa, että onhan teillä nyt ihan parhaat ihmiset töissä! Tuntui, kuin olisi tullut uusia työkavereita, Heinonen huikkaa.
”Onhan teillä nyt ihan parhaat ihmiset töissä! Tuntui, kuin olisi tullut uusia työkavereita.”
Heidi Heinonen
HRD-asiantuntija, Tuomi
Henkilöstöhallinnon helpotukseksi ja työntekijöiden tueksi
Tuomen HR:n helpotukseksi sekä työntekijöiden tueksi paketoitiin paremmat palvelut ja järkevät järjestelmät henkilöstöhallintoon, palkkahallintoon, työajanhallintaan sekä matka- ja kuluhallintaan. Analytiikalla minimoitiin manuaalityö ja varmistettiin koko organisaation läpileikkaava tiedon läpinäkyvyys. Miten arki muuttui useamman uuden järjestelmän myötä?
– Helpottaa hirveästi, kun ei enää ole niin monta järjestelmää. Eikä Exceleitä. Tiedon läpinäkyvyys toi HR-raportointiin huojennusta, kun kaikkea ei enää tarvitse erikseen kysyä HR:stä, listaa Tuomen henkilöstöassistentti Soile Riikonen.
Samoilla linjoilla on myös Heidi Heinonen:
– HR-järjestelmä Mepcon käyttöönotto toi meille isoja muutoksia. HR-prosessien uudelleenpohdinnassa oli hommaa, mutta kaikki se työ kannatti. Pitkälle hiotut prosessit toivat lopulta käytön helppoutta ja Mepco Webissä on intuitiivisuutta käyttäjänäkökulmasta.
Myös moderni työajanhallintajärjestelmä Quinyx saa suitsutusta työntekijälähtöisyydestään:
– Parasta on läpinäkyvyys. Valta ja vastuu jakautuvat eri käyttäjien kesken nyt oikealla tavalla ja ylimääräisiä prosesseja ei esimerkiksi työvuorosuunnitteluun tarvita. Quinyxin mobiilitoimintoja kiittävät myös työntekijät, tiivistää Heinonen.
”HR-järjestelmä Mepcon käyttöönotto toi meille isoja muutoksia. Prosessien uudelleenpohdinnassa oli hommaa, mutta kaikki se työ kannatti.”
Heidi Heinonen
HRD-asiantuntija, Tuomi
Kokonaisvaltaisessa HR:n palvelu- ja järjestelmäprojektissa tulee väistämättä vastaan haasteita. Millaista oli yhteistyö integratalaisten asiantuntijoiden kanssa? Miten ratkottiin ongelmia? Voiko kumppanien kesken suvaita mokia?
– Yhteistyö integratalaisten kanssa sujui saumattomasti. Tahtotila ja päämäärä oli yhteinen. Palo löytää ratkaisut vakuutti, vaikkei kaikki aina mennytkään täydellisesti, valottaa Heidi Heinonen.
Integratalaiseen kulttuuriin kuuluu vahvasti se, että meillä saa mokata (Integrata Manifesti). Saattaapa olla jopa ennenkuulumatonta kertoa se asiakastarinassa. Mutta jutun juoni tuleekin tässä: Miksi täydellisyys on huono tavoite monipalveluprojektissa ja mitä mokista voi oppia?
– Isoissa HR-projekteissa pitää pystyä varautumaan virheisiin. Arvostimme integratalaisten inhimillistä näkökulmaa, ja se, että kaikki ei mennyt täydellisesti, vain alleviivasi ihmisyyttä. Yhteinen tahtotila toi näissäkin tilanteissa työkaluja löytää yhteistyössä ne ratkaisut, Heinonen aloittaa.
Tunneälyä tarvitaan.
– Meillä on tosi samanlainen arvopohja. Se on iso asia yhteistyössä, sillä arvot ja toimintatavat ohjaavat toimintaa. Kun arvot kohtaavat, yhteistyö sujuu, päättää Heidi Heinonen.
Kokonaisvaltaisessa hankinta- ja palveluprojektissa kumpikin toimija tiedosti oman vastuunsa. Monista kiperistä tilanteista selvittiin vain saumattoman yhteistyön voimin.
”Helpottaa hirveästi, kun ei enää ole niin monta järjestelmää. Eikä Exceleitä.”
Soile Riikonen
henkilöstöassistentti, Tuomi
Tuomilaisten vinkit julkiseen HR-hankintaan
01
Kaikkea ei voi saada
Ponnista prioriteettilista: mitkä ovat tärkeimmät saavutettavat asiat, mikä on plussaa?
02
Tee pohjatyö pieteetillä
Määrittele tarkkaan oma tarve ja pisteytyksen painotukset.
03
Varaa tarpeeksi aikaa
Idealismi pois aikataulutuksesta.
Liity kuppikuntaan – tilaa uutiskirje
Tiedolla johtaminen ja työntekijäkokemus
Pirkanmaan Voimia halusi luoda pitävän pohjan tiedolla johtamiselle. Analytiikka ja järkevät järjestelmät – Mepco Pro, Quinyx ja M2 – mahdollistavat tiedolla johtamisen.
HR-integraatiot ja automaatio apuna
Asiakkaamme Akun Tehdas kaipasi kumppania, joka saa järjestelmäpumpun soittamaan samaa säveltä. Apu löytyi Integratan integraatioista.
Palkanlaskennan automaatio ja helpompi HR
Framery futureprooffaa palkkahallintoa – integratalaisten avulla.
Helppo henkilöstöhallinto
Helen harppasi huomiseen. Mitä saatiin aikaan yhdistämällä voimat integratalaisten asiantuntijoiden kanssa?