Tuomi laittoi HR-tiedot liikkumaan. Yhteisessä arjessa integratalaisten HR:n, palkkahallinnon, työajan, matka- ja kuluhallinnan sekä HR-raportoinnin ja -analytiikan asiantuntijoiden sekä järkevien järjestelmien kanssa ammennettiin asiakaslähtöisyydestä sekä helpotettiin HR-hommia. Luottamuksen kehässä oli turvallista myös mokata.
HR-hankinta pähkinänkuoressa
Haaste
- Palvelulähtöinen ajattelu oli jumittunut järjestelmäviidakkoon.
- Pistemäinen pujottelu järjestelmien, mailien ja Exceleiden välillä ei palvellut.
- HR-raportointi oli hidasta. Excel-jumppa kävi kokopäivätyöstä.
Ratkaisu
- Järkevät järjestelmät: Palkkajärjestelmäksi Mepco HRM. HR-järjestelmäksi Mepco Web. Matka- ja kuluhallintaan M2. Työaikaan Quinyx. HR-raportointiin ja -analytiikkaan avuksi Microsoft Power BI.
- Kokonaispalvelussa karsittiin käsityötä ja tehtiin tieto näkyväksi.
Tulokset
- Palvelunäkökulma, prosessit sekä tietoturva ja riskienhallinta paranivat, kun järjestelmät päivitettiin ja tieto liikkui turvatusti.
- Työn luonne muuttui. HR:n tarmo taustafunktioiden tukemiseen ja työntekijäkokemukseen.
- Läpinäkyvyys lisääntyi. HR-tiedot saatavilla kaikille tarvitsijoille.
Julkisella puolella toimiva hankinta- ja logistiikkayhtiö Tuomi Logistiikka Oy hamusi helpompaa HR-arkea. Hankinnassa haluttiin keskittyä olennaiseen. Alkutilannetta avaa Tuomi Logistiikan HRD asiantuntija Heidi Heinonen:
– Julkisessa hankinnassa ennakkovalmistautuminen on todella tärkeää. Mietimme ja erittelimme todella tarkkaan meille tärkeät asiat: ehdottomat edellytykset, laatuvaatimukset sekä nice to have -tason asiat.
Pieteetillä tehdyn pohjatyön ja kilpailutusprosessin tuloksena tuleviksi työkavereiksi valikoituivat integratalaiset HR-alan asiantuntijat.
– Pakko heti sanoa, että onhan teillä nyt ihan parhaat ihmiset töissä! Tuntui, kuin olisi tullut uusia työkavereita, Heinonen huikkaa.
”Onhan teillä nyt ihan parhaat ihmiset töissä! Tuntui, kuin olisi tullut uusia työkavereita.”
Yhteistyö integratalaisten kanssa saa kiitosta
Tuomi Logistiikan HR:n helpotukseksi sekä työntekijöiden tueksi paketoitiin paremmat palvelut ja järkevät järjestelmät henkilöstöhallintoon, palkkahallintoon, työajanhallintaan sekä matka- ja kuluhallintaan. HR-raportoinnilla ja -analytiikalla minimoitiin manuaalityö ja varmistettiin koko organisaation läpileikkaava tiedon läpinäkyvyys. Miten arki muuttui useamman uuden järjestelmän myötä?
– Helpottaa hirveästi, kun ei enää ole niin monta järjestelmää. Eikä Exceleitä. Tiedon läpinäkyvyys toi HR-raportointiin huojennusta, kun kaikkea ei enää tarvitse erikseen kysyä HR:stä, listaa Tuomi Logistiikan henkilöstöassistentti Soile Riikonen.
Samoilla linjoilla on myös Heidi Heinonen:
– HR-järjestelmä Mepcon käyttöönotto toi meille isoja muutoksia. HR-prosessien uudelleenpohdinnassa oli hommaa, mutta kaikki se työ kannatti. Pitkälle hiotut prosessit toivat lopulta käytön helppoutta ja Mepco Webissä on intuitiivisuutta käyttäjänäkökulmasta.
”HR-järjestelmä Mepcon käyttöönotto toi meille isoja muutoksia. Prosessien uudelleenpohdinnassa oli hommaa, mutta kaikki se työ kannatti.”
Tuomi Logistiikan HRD asiantuntija Heidi Heinonen
Myös moderni työajanhallintajärjestelmä Quinyx saa suitsutusta työntekijälähtöisyydestään:
– Quinyxissäkin parasta on läpinäkyvyys. Valta ja vastuu jakautuvat eri käyttäjien kesken nyt oikealla tavalla ja ylimääräisiä prosesseja ei esimerkiksi työvuorosuunnitteluun tarvita. Quinyxin mobiilitoimintoja kiittävät myös työntekijät, tiivistää Heinonen.
Mokatkin mahdollistavalla maaperällä
Kokonaisvaltaisessa HR:n palvelu- ja järjestelmäprojektissa tulee väistämättä vastaan haasteita. Millaista oli yhteistyö integratalaisten asiantuntijoiden kanssa? Miten ratkottiin ongelmia? Voiko kumppanien kesken suvaita mokia?
– Yhteistyö integratalaisten kanssa sujui saumattomasti. Tahtotila ja päämäärä oli yhteinen. Palo löytää ratkaisut vakuutti, vaikkei kaikki aina mennytkään täydellisesti, valottaa Heidi Heinonen.
Integratalaiseen kulttuuriin kuuluu vahvasti se, että meillä saa mokata (Integrata Manifesto). Saattaapa olla jopa ennenkuulumatonta kertoa se asiakastarinassa. Mutta jutun juoni tuleekin tässä: Miksi täydellisyys on huono tavoite monipalveluprojektissa ja mitä mokista voi oppia?
– Isoissa HR-projekteissa pitää pystyä varautumaan virheisiin. Arvostimme integratalaisten inhimillistä näkökulmaa, ja se, että kaikki ei mennyt täydellisesti, vain alleviivasi ihmisyyttä. Yhteinen tahtotila toi näissäkin tilanteissa työkaluja löytää yhteistyössä ne ratkaisut, Heinonen aloittaa.
”Täydellisyys on huono tavoite.”
Integratalainen asiantuntija Reetta Laukkanen
Integratalainen projektiasiantuntija Reetta Laukkanen tarttuu topikkiin tarmolla. Tosissaan, mutta ei vakavissaan hän lainaa lasten ikisuosikki My Little Ponya:
– ”Täydellisyys on huono tavoite.”
– Tätä yhteistyötä tehtiin sellaisella maaperällä, että oli helppo myöntää virheet. Luottamus, hyvä yhteistyö ja avoin keskustelukulttuuri kumppanien kesken on usein avain kokonaisuuden onnistumiseen, Laukkanen tiivistää palveluntuottajan tuntoja.
– Meillä on tosi samanlainen arvopohja. Se on iso asia yhteistyössä, sillä arvot ja toimintatavat ohjaavat toimintaa. Kun arvot kohtaavat, yhteistyö sujuu, päättää Heidi Heinonen.
Kokonaisvaltaisessa hankinta- ja palveluprojektissa kumpikin toimija tiedosti oman vastuunsa. Ja aivan kuten My Little Pony -piirretyssä, monista kiperistä tilanteista selvittiin vain saumattoman yhteistyön voimin!
Heidi Heinosen ja Soile Riikosen vinkit julkiseen HR-hankintaan:
- Kaikkea ei voi saada. Ponnista prioriteettilista: mitkä ovat tärkeimmät saavutettavat asiat, mikä on plussaa?
- Tee pohjatyö pieteetillä. Määrittele tarkkaan oma tarve ja pisteytyksen painotukset.
- Varaa tarpeeksi aikaa ja ole realisti. Idealismi pois aikataulutuksesta.
Artikkeliin haastateltu Tuomi Logistiikan HRD asiantuntija Heidi Heinonen ei ole sukua Integratan toimitusjohtaja Riku Heinoselle, eikä artikkelin kirjoittaneelle integratalaiselle täysnimikaimalleen Heidi Heinoselle.
Huomisen hooärrää ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan Kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme webinaareihin ja häppeninkeihin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua ertityisesti kiinnostaa:
