Pirte työterveys ja lääkärikeskus uudisti työaikakulttuuriaan ja korvasi samalla viisi erilaista työaikajärjestelmää yhdellä. Eri työroolien toimintaan mukautettu ja entistä avoimempi toimintatapa on ylittänyt odotukset.
Pirten työaikajärjestelmän uudistus lyhyesti
Haaste
- Monta järjestelmää, jotka eivät tukeneet lääkärikeskuksen ja terveydenhuoltoalan henkilöstöhallinnon tarpeita.
- Työntekijöillä ei ollut näkymää työsuhteensa tietoihin, työtunteihinsa, saldokertymiinsä ja lomatietoihinsa.
- Kirjauksiin tarvittavat muutokset, saldo- tai lomakyselyt työllistivät HR:ää.
Ratkaisu
- Moderni työajanhallintajärjestelmä, joka on muokattavissa täysin oman toiminnan tarpeisiin.
- Mobiilissa tai omalta tietokoneelta tapahtuva työajankirjaus. Helpottaa kaikkien työajan kirjaamista!
- Oikeus itse tehdä kirjaukset ja korjaukset järjestelmässä.
Tulokset
- Arki on helpompaa ja tiedonkulku varmempaa ja yksinkertaisempaa. Järjestelmä ohjaa omalle yritykselle tehtyjen määrittelyjen pohjalta esimerkiksi työvuorosuunnittelua.
- Koko henkilökunta ollut tyytyväinen läpinäkyvään ja luottamukseen pohjaavaan kirjauskäytäntöön. Jokainen näkee kaikki työaikaan ja työvuoroihin liittyvät tietonsa reaaliajassa.
- HR:llä on enemmän aikaa kehittämiseen.
– Aiemmin henkilöstöllämme ei ollut mahdollisuutta itse seurata tai muokata työaikakirjauksiaan. Halusimme järjestelmän, joka tarjoaa kaikille oikeuden päästä omiin työtunteihinsa, saldokertymäänsä, lomiinsa ja poissaoloihinsa, Pirten HR:stä vastaava Susanna Lehtinen kuvaa uudistukselle asetettua tavoitetta.
Yhtenäisiä kirjauskäytäntöjä ja työaikajärjestelmää epäiltiin aluksi. Epäilyt osoittautuivat kuitenkin turhiksi, ja uusi toimintamalli on saanut kiitosta kaikista henkilöstöryhmistä.
– Ei tullut kuukausipalkkaisten pelkäämää lisätyötä ja valvontaa, eikä esimiesten pelkäämää työaikojen vallatonta merkitsemistä. Päinvastoin, nyt kun ihmiset ovat itse vastuussa kirjauksistaan, niistä ollaan todella tarkkoja.
Yhdellä työajanhallinnan järjestelmällä hoituu kaikki
Uudistuksessa aiemmat viisi eri järjestelmää korvattiin yhdellä ketterällä järjestelmällä, jossa hoituu niin työajanhallinta kuin työvuorojen suunnittelukin.
– Quinyx on ollut vastaus toiveisiimme. Järjestelmä mukautuu tarpeisiimme ja toimintaamme. Enää meidän ei tarvitse toimia järjestelmien ehdoilla. Voin tehdä itse muutoksia pyytämättä keneltäkään. Kun esimerkiksi uusi toimipiste avataan, voin itse lisätä kaiken tarvittavan, Pirten Quinyxin pääkäyttäjänä toimiva Susanna iloitsee.
Pirte tekee Integratan kanssa yhteistyötä myös palkkahallinnon osalta, mikä sujuvoittaa Susannan mielestä asioita entisestään. Kaikki tieto kulkee keskitetysti.
– Tuntuu aika mielettömältä, että sama järjestelmä, johon kirjaamme poissaolot, toimii työvuorosuunnitelmien teossa ja kerää tiedot tunneista, ylitöistä ja vuorolisistä suoraan palkanlaskentaan. Mutta totta se on ja meidän arkeamme nykyään, hän iloitsee.
Monta sopivaa tapaa tehdä työaikakirjauksia
Pirteläisten arjen helpottaminen ja yksinkertaistaminen on ollut Integratan Laura Tiitsin mukaan tärkein yhteistyötä ohjaava periaate.
– Työaikojen kirjaaminen on tehty järjestelmään mahdollisimman käteväksi ottamalla huomioon työn ja tehtävien monipuolisuus. Työajan voi kirjata sisään ja ulos omalla kännykällä tai työtietokoneella.
Susannan mukaan helppous leimaa koko yhteistyötä Integratan kanssa.
– Heidän kanssaan kaikki sujuu ihanan luontevasti. Kun tavataan, voidaan halata, ja arjessa voin luottaa siihen, että tarvittaessa tuki on aina lähellä ja tiimi tekee parhaansa auttaakseen.
HR:n uudistus on vapauttanut monista ennen paljon työllistäneistä rutiineista, kuten työaikakirjauksiin liittyvistä muutospyynnöistä ja osa-aikatyötä tekevien saldokertymien laskemisesta Excelissä.
– Nykyään kaikki on paljon simppelimpää! Jokaisella on näkymä ja pääsy omiin työaikakirjauksiinsa ja jokainen voi itse korjata kirjauksiaan tarpeen mukaan. Samoin kukin voi itse katsoa poissaolonsa ja lomakertymänsä järjestelmästä reaaliaikaisesti. En enää palaisi entiseen mistään hinnasta, Susanna päättää.
Susanna Lehtisen vinkit työaikajärjestelmän uudistajalle
- Varmista, että saat itse hallinnoida järjestelmää. Pääkäyttäjäoikeuksien saaminen itselle antaa aivan erilaiset mahdollisuudet ja vapauden tehdä työtä. Myös tekijöillä pitää olla mahdollisuus hallinnoida järjestelmää. Kun työntekijä on itse vastuussa kirjauksistaan, hän saa myös näkyvyyden omiin leimauksiinsa, poissaoloihinsa ja lomasaldoonsa.
- Selvitä järjestelmän mahdollisuudet omiin tarpeisiin. Jokaisen toimialan ja organisaation tarpeet ovat omanlaisensa. Omiin tarpeisiin muokkautuva järjestelmä helpottaa työtä mielettömästi. Itselle on ollut suuri apu, että samassa järjestelmässä voi hakea poissaolot ja myös palkkaan vaikuttavat tiedot siirtyvät suoraan kirjausten perusteella palkanlaskentaan.
- Keskitä kaikki järjestelmät samalle yhteistyökumppanille. Meistä oli erityisen mielekästä, että samalta toimittajalta löytyi ratkaisu sekä työajanhallintaan että palkkapalveluun. Kaikkien osapuolten työ helpottuu, kun nämä on keskitetty samalle toimittajalle ja kaikki keskustelee keskenään.
Auttaisiko moderni työvoimanhallinnan järjestelmä teitäkin? Ota yhteyttä!
