Plan: Yhden tarjoajan taktiikka säästi työaikaa (ja hermoja)

Kukaan ei jäänyt kaipaamaan Excel-rumbaa, kun työajanhallintajärjestelmä Quinyx ja matkareskontrapalvelu helpottivat kertaheitolla Plan International Suomen ihmisten arjen.

Tutustu taustaksi myös aiempaan case-tarinaan Planin henkilöstö- ja palkkahallinnon ulkoistuksen kokonaisratkaisusta.

Quinyx-työajanhallintajärjestelmän ja matkareskontran kokonaisratkaisut lyhyesti

Haaste

• Miten helpottaa feissareiden työaikaseurantaa?
• Tietoa oli siellä täällä. Tarve yhdelle kätevälle järjestelmälle.
• Eroon tunti-ilmoituksista. Työaikatietojen välittyminen palkanmaksuun samassa järjestelmässä.

Ratkaisu

• Moderni työajanhallintajärjestelmä, joka helpottaa työntekijän ja esihenkilön* työarkea vapauttamalla aikaa olennaiseen.
• Sujuva kommunikointi. Kanava sisäiselle viestinnälle, sairauslomailmoituksille, lomasaldokyselyille ja työvuorojen vaihdoille.
• Integroitu työajanhallintajärjestelmä, palkkahallinto ja matkareskontra palvelee vaivatta työnantajaa ja -tekijää.

Tulokset

• Aikaa säästyi ja työ sujuvoitui. Tietojen syöttö yhteen järjestelmään riittää.
• Ulkoistettu matkareskontra vapautti kolmanneksen planilaisten työajasta.
• Työajan suunnittelu helpottui. Tiiminvetäjät ovat koko ajan kartalla työntekijöiden työtunneista.
• Resursointi kehittyi. Muuttuvissa tilanteissa järjestelmä auttaa työvuorojen uudelleensuunnittelussa.
• Helppokäyttöisyys sai feissareilta ison kiitoksen. Vaivaton käyttö vaikuttaa työssä viihtymiseen.

Kun feissari aloittaa työpäivänsä varainkeruutehtävissä, klikkaa hän itsensä töihin mobiilisovelluksessa. Integratan tarjoama Quinyx-työajanhallintajärjestelmä on kuin tehty liikkuvan työn tarpeisiin sujuvoittamaan niin työntekijän kuin tiiminvetäjänkin työarkea.

– Ennen työajat syötettiin manuaalisesti taulukoihin. Nyt kaikki työaikaan liittyvä tieto on keskitetty yhteen paikkaan, jossa sitä on helppo tarpeen tullen muokata, iloitsee Plan International Suomen HR-koordinaattori Kirsi Tuovinen.

Projekti- ja hallintotyöntekijöiden työaikakirjaustarpeet poikkeavat kovastikin toisistaan. Quinyx suunniteltiin palvelemaan juuri Planin yksilöllisiä tarpeita.

– Päivittäiset työajat ja tuntimäärät vaihtelevat meillä paljon työntekijäryhmittäin, mikä asettaa haasteita työvuorosuunnitteluun. Lähdimmekin yhdessä Integratan kanssa miettimään parempaa ratkaisua nimenomaan varainkeruuta tekevien työntekijöiden työajanhallintaan.

Sitoutuneesti säästöä

Quinyxin suunnittelu Planille alkoi yhteisistä työpajoista, joissa hahmotettiin Planin tarpeita: millaisia käyttäjäryhmiä on, kuinka monille palkkalajeille on tarve ja mitä aineistoa esihenkilöiden on tärkeää järjestelmästä saada. Planilaiset saivat järjestelmän käyttöönsä noin viidessä kuukaudessa.

– Mobiilius oli Planille tärkeää. Työntekijöille mobiilisovellus suunniteltiinkin pääasialliseksi käyttöliittymäksi, Quinyxin käyttöönottoprojektista vastannut Simo Jaatinen Integratalta sanoo.

Planin palkkahallinto oli jo aiemmin ulkoistettu Integratan osaaviin käsiin.

– Palkkahallinto ja Quinyx muodostavat yhdessä tiiviin kimpan. Katsoimme tiimissä kokonaisuutta ja molempia järjestelmiä muokkailtiin vastaamaan asiakkaan tarpeita niin, ettei asiakkaan itse tarvinnut käyttää kehitystyöhön omia resurssejaan, Jaatinen huomauttaa.

Plan valitsi palvelukokonaisuuteensa myös matkareskontrapalvelun.

– Palvelu rakennetaan kattamaan jokaisen asiakasyrityksen tarpeet siten, että matka- ja kuluhallinnan prosessista tulee mahdollisimman sujuva ja tehokas kaikille osapuolille. Matkareskontrapalvelumme laadun ytimen muodostavat tarkastuksia päätyökseen tekevät asiantuntijamme. Myös jatkuva kehitys on tärkeää; pidämme yllä avointa viestintää asiakkaan kanssa ja tätä kautta on mutkatonta tunnistaa tekijöitä, joiden avulla palvelua pystytään kehittämään myös matkan varrella, avaa integratalainen Paula Piili, joka palveli Plania matkareskontran tehokkaassa toteutuksessa.

Yhteistyön jatkuminen tuntui luontevalta.

– Moni integratalainen tunsi meidät ja työmme ennalta. Arvostimme sitä, että ihmiset eri tiimeistä keskustelivat keskenään ja etsivät meille parasta ratkaisua yhdessä, Tuovinen iloitsee.

Ääreishelppoa kahteen suuntaan

Planin tiiminvetäjät tekevät nyt Quinyx:ssä työvuorosuunnitelmat ja julkaisevat ne työntekijöille.  Entistä varmemman työajanhallinnan avulla palkat saadaan varainhankkijoille takuuvarmasti oikeina ja oikea-aikaisesti maksuun.

– Reaaliaikainen ja tarkka tieto työajoista helpottaa merkittävästi omaa työtä ja säästää työaikaa, Tuovinen toteaa järjestelmän kiistattomista hyödyistä.

Tiiminvetäjät tekivät ennen työajoista excel-seurantaa. Manuaalinen tietojen siirto ja säilytys on nyt historiaa ja helpotus suuri.

– Feissareilla on eri tuntisopimuksia. Palkanmaksu helpottui huomattavasti, kun kone laskee oikeat työaikatoteumat, Tuovinen kiittää.

Mobiilisovellus on saanut myös feissareilta itseltään valtavan kiitoksen.

– Apin käyttäminen on heille niin luontaista ja helppoa. Ennen piti kirjautua HR-järjestelmään työnantajan tabletin tai tietokoneen kautta. Nyt tuntien kirjaus mobiilisti oman puhelimen kautta helpottaa ja nopeuttaa feissareiden työtä.

Kirsi Tuovisen vinkit ulkoista työajanhallintajärjestelmää ja matkareskontraa etsivälle

1. Hanki apua helposti yhdeltä toimijalta. Kun palvelut ovat saman katon alla, niin ratkaisujen etsimisessä on mukana parhaimmillaan moniammatillinen tiimi.
2. Valitse ratkaisukeskeinen kumppani. Integrata kuuntelee kehitysehdotukset ja ratkaisuja etsitään aktiivisesti.
3. Arvosta omaa työaikaasi. Itselle jää työaikaa olennaiseen, kun HR-asiantuntijat raivaavat sille tietä omalla osaamisellaan.
   

* esihenkilö = esimies-sanan sijasta suosittava, sukupuolineutraali työelämätermi.

Vinkkejä HR-hommiin?

Mikäli vinkit huomisen hooärrästä kiinnostavat, liity Integratan Kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä uutiskirjeemme sekä kutsuja järjestämiimme tapahtumiin.

Tilaa uutiskirje jättämällä yhteystietosi alle: