Plan International Suomen henkilöstöasioista vastaava Heidi Räsänen iloitsee tuliterästä henkilöstö- ja palkkahallinnon ulkoistuksen kokonaisratkaisusta ja sujuvasta tiimityöstä integratalaisten kanssa.
HR:n ja palkkahallinnon kokonaisratkaisu lyhyesti
Haaste
- HR:n käytössä vain puutteellinen, taloushallinnon tarpeisiin tehty järjestelmä
- Järjestelmät eivät tukeneet keskeisten kulujen seurantaa eikä työsuhteen kokonaiskuvaa saanut ulos järjestelmistä
- Tiedot olivat hajallaan eri paikoissa, osa mapeissa ja exceleissä
- Ainoan HR-ihmisen aikaa kului käsityöhön ja useiden yhteistyötahojen briefaamiseen
Ratkaisu
- Asiakkaan tarpeisiin muokkautuva henkilöstö- ja palkkahallinnon kokonaisratkaisu, jossa kaikki keskeiset HR-järjestelmät sekä ulkoistettu palkanlaskenta samassa paketissa
- Avoin pilvipalvelu, joka tarjoaa saman näkymän kaikille esimiehille ja myös työntekijöille mahdollisuuden päivittää ja seurata tietojaan ajantasaisesti
- Pysyvä tiimi, joka perehtynyt asiakkaan maailmaan ja tarpeisiin
- Nopea reagointi ja aktiivinen ratkaisujen etsiminen asiakkaan arjen helpottamiseksi
Tulokset
- Tietojen hallinnointi helpottunut ja läpinäkyvyys lisääntynyt merkittävästi
- Manuaalisen määrittelytyön ja kirjaamisen määrä vähentynyt huomattavasti
- Asiakkaalla tunne aidosta yhteistyöstä, jossa kumppani on arjessa apuna ja tukena
Aikaisemmin Planin henkilöstö- ja palkkahallinnon asioita hoidettiin järjestelmillä, jotka eivät keskustelleet keskenään. Kokonaisnäkymä työsuhteen tietoihin oli pirstalainen ja puutteellinen. Plan ja Integrata ryhtyivät tuumasta toimeen ja erilliset taloushallinnon ja työajanhallinnan prosessit ja järjestelmät yhtenäistettiin. Nyt HR-toimintoa johdetaan ajantasaiseen tietoon perustuen.
– Tavoitteenamme oli ensiksikin saada reaaliaikainen näkymä henkilöstöhallinnon, työajanhallinnan, matka- ja kuluhallinnan sekä palkkahallinnon prosesseihin. Toiseksi halusimme järjestelmän, joka helpottaa kaikkien planilaisten työhön liittyvien kirjausten tekemistä ja työsuhteen tietojen hallintaa, missä ikinä he ovatkin. Tänä päivänä ei voi olla niin, että raportointi onnistuu vain toimistolla tai että tietoja kerätään käsin eri järjestelmistä tai mapeista, Heidi kuvaa.
Planin 70-päisestä henkilöstöstä suurin osa matkustaa maailmalla jatkuvasti, myös eksoottisissa kohteissa.
– Toimivalla matkalaskujärjestelmällä on meille valtava merkitys. Matkustamiseen liittyvien tietojen sujuva siirtyminen samalla kertaa niin palkkahallintoon kuin kirjanpitoonkin helpottaa työtä ja parantaa taloudellista seurantaa.
Planin näköinen ratkaisu
Plan hankki Integratalta kokonaisratkaisun, joka sisälsi sekä prosessimuotoilun, järjestelmät että palkanlaskennan ulkoistuksen. Planin projektissa Integratan puolelta vetovastuussa olleiden palkkapalveluasiantuntija Jarno Luntan ja HR-konsultti Tytti Kososen mukaan ratkaisu sovitettiin juuri Planin tarpeisiin.
– Planilla on melko paljon huomioitavia erityispiirteitä. Matkustamisen paljous ei ole näistä vähäisin. Pyrimme koko ajan siihen, että kaikki työsuhteeseen liittyvät asiat voidaan helposti ja mahdollisimman automatisoidusti hoitaa missä ja milloin vain. Nyt jokainen planilainen voi esimerkiksi itse seurata lomasaldoaan. Tämä melko pieneltä kuulostava asia työllistää etenkin isommissa organisaatioissa yllättävän paljon.
Myös Heidi on Jarnon ja Tytin kanssa samoilla linjoilla.
– Integratalaiset ovat todella toteuttaneet ratkaisun, joka mukautuu meidän prosesseihimme, eikä toisinpäin. Arvostan sitä, että he ovat halunneet oppia tuntemaan maailmamme ja ehdottavat aktiivisesti meille sopivia ratkaisuja.
Yhdessä eteenpäin
Heidille parasta kaikessa onkin ollut asiantuntijatiimin aktiivisuus ja yhteistyö, joka on jatkunut hyvänä myös käyttöönottoprojektin jälkeen.
– Olen kokenut aidosti tekeväni töitä yhden kumppanin kanssa. Riittää, kun kerron toiveista ja vien muutokset palkanlaskentaan. Tieto kulkee integratalaisilla talon sisällä ilman, että pitää kertoa sama taas seuraavalle, Heidi kiittää tiimin keskinäistä kommunikointia.
Työn alla on myös uusia suunnitelmia.
– Uutta on tulossa muun muassa työvuorojen suunnitteluun liittyen. On ihanaa, kun voi luottaa siihen, että integratalaisilla on tulevaisuuden HR hallussa ja että kuulemme heiltä ensimmäisten joukossa uusista mahdollisuuksista.
Heidi Räsäsen vinkit HR- ja palkkahallinnon ulkoistuspalvelua etsivälle
- Varmista palvelun joustavuus. Selvitä tarkkaan, että palvelua pystyy muokkaamaan juuri teille sopivaksi. Jokaisella yrityksellä omat toimintatavat ja prosessit, joten on tärkeää, että palvelu ottaa omat tarpeet aidosti huomioon. Yrityksen ei pidä sopeutua palveluntuottajan malleihin vaan toisinpäin.
- Luo kirkas kuva tulevasta. Ennen järjestelmän valintaa kannattaa selkeyttää itselleen mitä tarvitsee, miksi ja mitä asioita palvelun pitää ratkaista. Visioida, miltä näyttää täydellinen maailma sitten palvelun käyttöönoton jälkeen. Järjestelmän tulee olla väline, jolla saavuttaa tavoite.
- Valitse aidosti auttava kumppani. Suosittelen lämpimästi kokonaisvaltaista kumppania, joka pystyy olemaan laajasti avuksi. Silloin välttää tilanteen, jossa on pieniä irrallisia osia sieltä täältä ja aika menee paletin koossa pitämiseen.
HR-ammattilaiset ovat liikkuvaista porukkaa: Heidi Räsänen on siirtynyt Planilta muihin tehtäviin marraskuussa 2018, samoin kuin Integratalla työskennellyt Tytti Kosonen. Ei asia kuitenkaan tästä happane – onnea molemmille uusiin haasteisiin!
Vinkkejä HR:n kehittämiseksi?
Mikäli vinkit huomisen hooärrästä kiinnostavat, liity Integratan kuppikuntaan. Saat kutsut Integratan järjestämiin round table -tapahtumiin, sekä kerran kuussa hyödyllisiä vinkkejä sisältävän uutiskirjeemme. Emme spämmää!
Tilaa uutiskirje jättämällä yhteystietosi alle:
Kelpaisiko vastaava ratkaisu teillekin? Ota yhteyttä.
