Pirkanmaan Voimia halusi luoda pitävän pohjan tiedolla johtamiselle. Sirpaleiseen tietoon saatiin selkeys HR-raportoinnilla ja -analytiikalla. Järkevät järjestelmät – Mepco Pro, Quinyx ja M2 – mahdollistavat tiedolla johtamisen tunteella.

Palvelumme pähkinänkuoressa

Haaste

  • Koottu data karvalakkimallista. Hajanainen HR-tieto teetti toisteista työtä.
  • Suora näkymä henkilöstötietoihin kiven takana. Läpinäkyvyys loisti poissaololla.
  • HR:llä ja esihenkilöillä riittämättömät HR-raportointiratkaisut.

Ratkaisu

  • Tiedon omistajuus HR:lle. Työntekijöille näkymä omiin tietoihin.
  • HR-raportointiratkaisuun data automaatiolla suoraan HR-järjestelmistä.
  • Mepco Pro, Quinyx, M2 ja HR-raportoinnin teknologiaosaaminen mahdollistamassa tiedolla johtamista.

      Tulokset

      • Vanhakantaisuus sai väistyä tiedolla johtamisen tieltä.
      • HR ja esihenkilöt voivat nyt keskittyä suuriin linjoihin ja suitsutuksiin.
      • Muistinvaraisuus ja lippulaput poissa: esihenkilötyö helpottui, työntekijäkokemus kohentui.

      Pirkanmaan Voimia Oy on Tampereen, Nokian, Virtain ja Ylöjärven kaupunkien, Vesilahden kunnan sekä Pirkanmaan hyvinvointialueen omistama yhtiö, joka tuottaa toimialueellaan ateria- ja puhtauspalveluita monituottajamallilla. Voimialaisia on 1 100. Yhtiön henkilöstö- ja lakiasioiden johtaja Satu Ollikainen palaa aikaan ennen toimivaa HR-raportointialustaa:

      – Lähdimme liikkeelle tyypillisestä tilanteesta, jossa tieto oli hajanaista: sirpaleista, piilossa, useassa eri paikassa… Koottu data oli vain vähäisessä määrin käytettävissä ja suoraa näkymää henkilöstötietoihin oli vaikea saada. Saatavilla oli yksittäisiä raportteja, jotka HR:n ja talouden toimesta koottiin käsityönä.

      Myös yhtiön henkilöstöpäällikkö Katriina Bergmann täydentää lähtötilannelistaa:

      – Vanhakantaisessa järjestelmässä oli vain perustiedot henkilöstä. Esihenkilöillä ei ollut näkyvyyttä, saati sitten työntekijöillä itsellään näkymää omiin tietoihinsa.

      Koska läpinäkyvyys loisti poissaolollaan, integratalaisten kanssa Pirkanmaan Voimia asetti tavoitteita tiedolla johtamiseen ja lähti siitä, että järkevät järjestelmät kokonaispalveluna helpottavat huomisen HR-raportointia koko organisaation kannalta.

      Kuntapuolen HR- ja palkkajärjestelmä Mepco Pro sekä moderni työaikajärjestelmä Quinyx meiltä mahdollistivat moitteetta HR-raportoinnin ja -analytiikan ottamisen avuksi ja ajansäästöksi. Pirkanmaan Voimia on myös Integratan matka- ja kuluhallinnan M2-asiakas.

      ”Kuntapuolen HR- ja palkkajärjestelmä Mepco Pro sekä moderni työaikajärjestelmä Quinyx meiltä mahdollistivat moitteetta HR-raportoinnin ja -analytiikan ottamisen avuksi ja ajansäästöksi.”

      Kokonaispalvelulla helpompi HR.

      Uusien järjestelmien omaksuminen ja manuaalisten prosessien muuttaminen automatisoiduiksi ottaa aina aikansa. Mikä projektissa on haastanut eniten?

      – Yleisesti on haastanut konversiodatan lähtötiedon oikeanlainen muoto. Koska data otettiin vanhoista järjestelmistä, se ei keskustellut uusien järjestelmien kanssa, vastaa Satu Ollikainen.

      – Tekemistä on ollut paljon ja projekti on ollut valtava muutosmatka normaalin HR-arjen pyörittämisen rinnalla, kuuluu Katriina Bergmannin vastaus.

      Seuraavaksi haluamme tietää, missä on erityisesti onnistuttu kaikkien voimialaisten arjen kannalta. Vuoropuhelun valtikka siirtyy Pirkanmaan Voimian henkilöstöasiantuntija Emmi Kujalalle:

      – Esihenkilöt ovat päässeet irti muistinvaraisuudesta ja lippulapuista! Nyt näkee heti, missä asia menee, mitä sille on jo tehty ja mitä se mahdollisesti vielä odottaa. Eli esihenkilötyön helpottaminen työntekijäkokemuksen näkökulmasta on onnistuminen.

      Myös HR-järjestelmäintegraatioiden ja automaation tuoma oikeellisuus huojentaa. Palkkoja ei enää makseta titaanien ajassa. Työvuorosuunnittelukin on siirtynyt seinältä sovellukseen. HR-tieto on aina ajan tasalla ja sen saanti sekä hakeminen on helpompaa kautta koko organisaation.

      ”Palkkoja ei enää makseta titaanien ajassa. Työvuorosuunnittelukin on siirtynyt seinältä sovellukseen.”

      HR-tieto on aina ajan tasalla.

      – Tiedon käsittelyä ja tulkintaa on vastuutettu myös esihenkilöille. Työntekijät näkevät omat henkilöstötietonsa sekä kattavilta palkkalaskelmilta aiempaa enemmän tietoja. Näkyvyys edistää etunojassa myös palkka-avoimuutta.

      – Työvuorosuunnittelunkin näkökulmasta muutos oli ihmisille iso, mutta modernista tavasta tehdä on tullut pelkkää positiivista.

      Puhutaan projektista

      Pilkotaanpa vielä projekti. Mutta ei palasiin, vaan tunteisiin ja tuloksiin.

      Kehityksestä ja projekteista Voimialla vastaava Sari Vilmunen sekä henkilöstö- ja lakiasioiden johtaja Satu Ollikainen ja henkilöstön kehittämispäällikkö Katriina Bergmann, millä tunneskaalalla tätä tiedolla johtamisen projektia on teillä tehty?

      – Yhden projektin aikana – ja tosi nopeasti – on alettu kerätä poikkeuksellisen paljon dataa. Loikka on totisesti ollut iso. Yhteisestä palkkaulkoistusprojektista lähtien dataa on otettu myös HRD-puolelta. Päällimmäinen tunne on ollut hämmästys; miten valtava määrä perusdataa tiedolla johtamisen projekti toi meille, Vilmunen vastaa.

      – Pidimme scopessa skaalautuvuuden ja tulevaisuuden tiedon hyödynnettävyyden. Emme naulanneet myöhempää kehitystä estäviä ratkaisuja. Vire oli voimakkaan positiivinen, Ollikainen muotoilee.

      –  Suurin tunnereaktio syntyy siitä, miten hienosti muutos on otettu organisaatiossa vastaan. Kaikki lähtivät nopeasti ja rohkeasti käyttämään järjestelmiä! Se osoittaa, että on haluttu ottaa ne omaksi ja oppia käyttämään järjestelmiä oikein, Bergmann kiittelee.

      – Ajattelemme samoin kuin Integrata, että hyvinvoiva henkilöstö näkyy hyvänä palveluna asiakkaillekin. Vaikka siis olemmekin nyt kehittämässä sisäisiä prosessejamme, pidämme koko ajan mielessämme loppuasiakkaamme, jonka toivomme kohtaavan jatkossakin iloisia, palvelualttiita ja hyvinvoivia voimialaiaisia, maalailee Ollikainen.

      ”Ajattelemme samoin kuin Integrata, että hyvinvoiva henkilöstö näkyy hyvänä palveluna asiakkaille.”

      Satu Ollikainen, henkilöstö- ja lakiasioiden johtaja, Pirkanmaan Voimia Oy

      Tiedolla johtamisen tieltä ei ole paluuta. Työkykyjohtamisenkin näkökulmasta tieto siirtyy sujuvasti ja mahdollistaa myös siltä osin myöhemmän kehityksen:

      – Raportoinnin ja reflektoinnin sijaan siirrytään seuraavaksi ennakointiin. Datan avulla halutaan päästä analyysiin ja etukenossa kiinni oikeisiin asioihin, Bergmann kertoo kehityssuunnasta.

      On huomionarvoista, että maailman ei tarvinnut tulla valmiiksi tässä projektissa. Tiedolla johtamisen loikka oli vasta ponnahduslauta.

      Sinä, minä, me

      Tiedon läpinäkyväksi tekeminen on aina haastavaa, mutta asiakkaan mukaan se kannattaa. Vaikka hiki on kuulemma tullut, usko yhteiseen tekemiseen ei ole horjunut. Pirkanmaan Voimian asiakastiimin mielipiteet integratalaisten asiantuntemuksesta ovat yhteneviä:

      – Integratalaisten kanssa on kiva tehdä töitä. Luotettiin toinen toisiimme jaetulla vastuulla. Ja uskallettiin tehdä päätöksiä!

      – Tavoitteet täyttyivät kumppanin osalta. Saimme sparrausta ja proaktiivisia ehdotuksia toimiala- ja HR-osaamisen avulla. On helpompi tehdä päätöksiä, kun tieto on selkeänä saatavilla.

      ”Tavoitteet täyttyivät kumppanin osalta. Saimme sparrausta ja proaktiivisia ehdotuksia toimiala- ja HR-osaamisen avulla.”

      Asiakas on yksi meistä.

      – Parempaa kumppania emme olisi voineet toivoa tälle muutosmatkalle!

      Tässähän alkaa jo punastuttaa, sillä tapaamme pitää asiakkaan keskustelun keskipisteenä. Hetken hiljaisuuden jälkeen tulee vielä viimeinen kommentti, joka alkaa ripauksella HR-huumoria, mutta päättyy olennaiseen tiivistykseen:

      – Merkityksellisin asia – että mekin olemme tähän kaikkeen suostuneet – on ollut hyvä yhteistyö. Teimme töitä hullunrohkeasti samoilla tavoitteilla, tiiminä. Ajattelimme oikeasti, että teemme yhdessä töitä, Ollikainen päättää.

      Niin. Asiakas on yksi meistä 💯

      Voimialaisten vinkit kumppanivalintaan ja parempaan projektiin

      1. Tee tulevaisuuslähtöisesti. Tiedolla johtamisen takamatkalta on mahdollista loikata etumatkalle, kun keskittyy kehitykseen.
      2. Rauhoita resurssit. Monta muutosta vaatii kapasiteettia. Älä aja mopolla moottoritietä, vaan suunnittele organisaatio- ja liiketoiminnan muutoksia riittävillä resursseilla.
      3. Tee päätöksiä. Ja pidä ne. Älä enää jarruttele.

      Huomisen HR:ää? ✉️

      Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme tilaisuuksiin.

      Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua erityisesti kiinnostaa: