Energia-alan ohjelmistoratkaisuja kehittävä Hansen Technologies kaipasi lisää potkua yrityksen palkkahallinnon kehittämiseen Suomessa ja Ruotsissa. Palkkahallinnon ulkoistus Integratalle toi tehokkuutta ja parhaita käytäntöjä palkkaprosesseihin ja antoi Hansenin HR:lle aikaa keskittyä ydinosaamiseen, liiketoiminnan tukemiseen.
– Samalla pystyimme pienentämään riskejä ja varmistamaan palkanlaskennan jatkuvuuden ja joustavuuden. Aikaisemmin kaikki oli yhden henkilön varassa. Nyt palkat eivät jää maksamatta tai myöhästy, jos palkanlaskija onkin sairaana, vaan hänelle löytyy osaava varahenkilö. Tämä on merkittävä etu, kertoo Hansen Technologiesin (ent. Enoro) Head of Group HR Katja Duncan.
Hansen Technologies etsi ennen kaikkea hyvää yhteistyökumppania, jonka kanssa palkkahallintoa ja siihen liittyviä toimintoja voitaisiin kehittää kokonaisvaltaisesti eteenpäin.
– Integratasta välittyi alusta lähtien aito halu toimia tällaisena kumppanina, ei vain ulkoistettuna palkanlaskijana. He ymmärsivät kokonaisuuden missä toimimme ja pystyivät tunnistamaan ja nostamaan keskusteluun jo neuvotteluvaiheessa prosesseistamme kohtia, joihin kannattaisi tarttua.
Kollegoiden huonot kokemukset ulkoistuksista saivat Duncanin kuitenkin pohtimaan, vastaako käytännön todellisuus neuvottelupöydissä luvattua. Pelko huonontuvasta palkkapalvelusta haihtui nopeasti.
– Olen ollut erittäin tyytyväinen. Integratalla on asenne kohdallaan, he vievät asioita napakasti eteenpäin ja heidän tapansa toimia on sekä ammattimainen että rento, ja hyvin ratkaisuhakuinen. Yhteistyömme on suorastaan ilahduttavaa: minulle on tärkeää, että vastapuolellakin on nimenomaan ihminen.
Integratalla on asenne kohdallaan. Heidän tapansa toimia on sekä ammattimainen että rento, ja hyvin ratkaisuhakuinen.
Katja Duncan, Hansen Technologies Finland
Pitkän linjan palkanlaskentaa
Integrata on vastannut Hansenin työntekijöiden palkkapusseista Suomessa ja Ruotsissa jo syksystä 2016 lähtien. Palkanlaskusta vastaava palveluasiantuntija Pia Parviainen Integratalta oli mukana jo ulkoistusprojektissa ja saumattoman siirtymän varmistamiseksi ensimmäiset palkat laskettiin yhdessä Hansenin poisjäävän palkanlaskijan kanssa. Järjestelmäuudistusta ei tarvittu, vaan käytössä olleen Mepco-järjestelmän tietokanta siirrettiin Integratan ympäristöön.
Hansenin HR Partner Terhi Rutanen toteaa, että henkilöstöltä muutoksesta ei ole tullut palautetta – niin kuin ei pitäisikään.
– Palkkapalvelu on toiminut alusta asti moitteettomasti. Nyt kehitämme esihenkilöiden roolia palkkaprosessissa. Integratalla on hyvä näkemys siihen, miten palkkahallintoon liittyviä prosesseja talon sisällä voi sujuvoittaa.
Esihenkilöt saavat verkkoratkaisun kautta entistä paremman näkyvyyden henkilöstön tietoihin sekä toimivat työkalut poissaolojen ja muiden palkkaan vaikuttavien asioiden kirjaamiseen suoraan järjestelmään.
– Henkilöstöhallinnon ei tarvitse enää toimia viestinviejänä, vaan aikaa jää entistä enemmän proaktiiviseen työhön, joka kehittää liiketoimintaa ja tukee sekä esihenkilöitä että henkilöstöä, Katja Duncan sanoo.
Terhi Rutanen kiittää Integratan asiantuntijoiden oma-aloitteista ja positiivista tapaa kohdata asiakkaansa ja toteaa, että Pian hymyn kuulee puhelimessakin.
– Pidän tärkeänä, että palvelu ei ole kasvotonta, vaan meillä on oma palkanlaskija, jolta saan vastauksen kysymyksiini. Asiantuntemusta vahvistaa Integratan toimintatapa: taustalla on tukena koko palkka-asiantuntijoiden verkosto, jonka laajasta osaamisesta voimme myös hyötyä.
Kiinnostaako palkkahallinnon ulkoistaminen? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme.
