Ravintoloiden työvuorosuunnittelu on melkoista palapeliä, koska elämässä sattuu ja tapahtuu. Paperilistat tai WhatsApp-ryhmät eivät enää riitä kasvavan ketjun tarpeisiin. Naughty BRGR pilotoi yhdessä Integratan kanssa Quinyx-järjestelmää tavoitteenaan hallita kaikkien neljän ravintolan työvuoroja mobiilisti.

Kuten monissa ravintoloissa, myös Naughty BRGR:ssa työvuorojen suunnittelu on aikaisemmin hoitunut pitkälti ravintolan seinälle kiinnitettyjen listojen välityksellä.

– Sähköinen versio työvuorolistasta on ollut henkilöstön WhatsApp-ryhmään lähetetty kuva listasta. Ehdotetut muutokset, esimerkiksi lomatoiveet, on lähetetty erillisenä viestinä. Vuoronvaihdot on merkitty kynällä listaan, kuvaa ravintolapäällikkö Minna Heikkilä.

Syksyn aikana Heikkilä on päässyt pilotoimaan pian arkea helpottamaan tulevaa uutta, ravintolan tarpeisiin muokattua Quinyx-työajanhallintajärjestelmää. Ensimmäiset kokemukset ovat innostavia.

– Jokainen näkee jatkossa omat työvuoronsa omasta kännykästään ja voi kuitata esimerkiksi ehdotettujen työvuoromuutosten sopivuuden. Uskon, että järjestelmän avulla avoimuus paranee, asiat selviävät entistä nopeammin ja esimiehen stressi vähenee, Minna iloitsee.

Pilotin pohjalta työajanhallintajärjestelmä käyttöön kaikkiin ravintoloihin

Joulukuussa 2018 päättyvän pilottijakson jälkeen yhteinen työaikajärjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön kaikissa neljässä ravintolassa. Isolta tuntuneeseen järjestelmäprojektiin lähtö jännitti Minnaa.

– Me ravintola-ammattilaiset emme vielä ole niin tottuneet käyttämään sähköisiä järjestelmiä. Integratan asiantuntijat ovat olleet ihanan pitkäpinnaisia ja aina valmiita auttamaan. Heidän osaamisensa ja tukensa on valanut luottamusta itseenkin.

Pilotin aikana on keskitytty siihen, että järjestelmä soveltuu juuri ravintolan omiin työtapoihin.

– Parhaan avun järjestelmästä saa silloin, kun pilotissa panostetaan prosessien sujuvuuteen. Tästä syystä esimerkiksi kaikki näkymät ja käyttäjärajaukset on suunniteltu juuri Naughty BRGR:n tarpeisiin sopiviksi, sanoo määrittelytyötä Integratalla hoitanut työajanhallinnan asiantuntija Reetta Ahonen.

Integratan Reetta Ahonen ja Naughty BRGR:n Minna Heikkilä ottivat yhdessä käyttöön Quinyx-työajanhallintajärjestelmän Naughty BRGR:lle.

Ennakoiva työvuorosuunnittelu on kutkuttava mahdollisuus

Oikean porukan varaaminen töihin on välillä haastavaa, koska asiakasmäärää on ollut vaikea ennustaa. Helsingin ravintolaa vetävä Minna odottaakin järjestelmästä apua erityisesti tähän.

– Quinyxin kautta tulemme saamaan tietoa aiemmista myynneistä ja asiakasvirrasta. Jatkossa voimme hyödyntää tätä tietoa työvuorojen ennakoivassa suunnittelussa.

Minna on päässyt jo testaamaan järjestelmän ominaisuuksia ja uskoo sen helpottavan myös arkista esimiestyötä.

– Itselleni on ollut tärkeää, että järjestelmä auttaa vapauttamaan omaa kapasiteettiani suunnitteluun ja kehittämiseenkin, kun voin hyödyntää valmiita pohjia ja järjestelmä tekee osan töistä automaattisesti taustalla.

Minna kiittää erityisesti tiivistä yhteistyötä integratalaisten kanssa, mikä on tehnyt projektista lopulta jopa ennakko-odotuksia helpomman.

– Pilotin kautta eteneminen on ollut meille hyvä vaihtoehto. Uskon, että integratalaisten avulla saamme tästä mainion työkalun.

VARAA MAKSUTON JÄRJESTELMÄESITTELY

Ravintolapäällikkö Minna Heikkilän vinkit työaikajärjestelmää suunnittelevalle

  1. Selvitä järjestelmän mahdollisuudet ja kuinka hyvin se taipuu omiin tarpeisiin. Muokattavuus edellyttää myös hyvää kumppania, joka osaa auttaa rakentamaan toteutuksen omannäköiseksi.
  2. Varmista, että järjestelmän saa myös työntekijöiden käyttöön. Hyvään järjestelmään saa monta näkymää. Esimiehillä voi olla eri tietoja ja näkymiä, mutta kaikki toiminnot ovat samassa järjestelmässä.
  3. Projektille kannattaa antaa aikaa. Muokattavan järjestelmän tyhjää aloitustaulua ei kannata säikähtää. Omat tarpeet alkavat hyvän kumppanin kanssa sparraillessa hahmottua pikkuhiljaa.

Auttaisiko työajanhallinnan järjestelmä teitäkin? Ota yhteyttä!

Reetta Ahonen

Työaika reetta.ahonen@integrata.fi 0408222082

Tuomas Schwartz

Myynti tuomas.schwartz@integrata.fi 0505512931