Jyväskylän Energian henkilöstötoiminnoista vastaava kehitysjohtaja Tiina Mikkola on tyytyväinen löydettyään palkkahallinnon kumppaniksi Integratan kaltaisen aktiivisen kehittäjän, jolla riittää asiantuntemusta ja ideoita jatkuvasti parantaa energiayhtiön henkilöstön arkea.

Jyväskylän Energian HR:n ja palkkahallinnon ratkaisu lyhyesti

Haaste

  • Henkilöstöhallinnon järjestelmistä ja prosesseista puuttui kaivattu kehittämisorientaatio
  • Palkkahallinto oli ulkoistettu toimijalle, jonka osaaminen oli vahvemmin taloushallinnossa
  • HR-ammattilaisten työajasta iso osa meni rutiinien hoitamiseen ja raportointiin

Ratkaisu

  • Valittiin henkilöstöhallinnon järjestelmäkumppaniksi palkkahallintoon ja HR-prosesseihin erikoistunut osaaja
  • Painotettiin valinnassa palkkahallinnon asiaosaamista ja kiinnostusta jatkuvaan kehittämiseen
  • Lähdetty alusta alkaen edelleen kehittämään henkilöstöhallinnon prosesseja ja järjestelmiä jatkuvana projektina  

Tulokset

  • Henkilöstöhallinnon tietojen kirjaaminen ja tiedonhaku on yksinkertaistunut ja helpottunut
  • Kumppanin kanssa vuorovaikutus toimii ja yhteiseltä kehittämislistalta on viety asioita aktiivisesti eteenpäin
  • Helppokäyttöisestä ja visuaalisesti ohjaavasta järjestelmästä esimiesten on vaivaton itse hankkia tietoa

– Lähdimme kilpailuttamaan palkkahallinnon palveluita tavoitteenamme löytää jatkuvaan kehittämiseen orientoitunut kumppani. Aiemmin hankimme palkkahallinnon samalta palveluntuottajalta muun taloushallinnon kanssa. Halusimme kumppaniksemme palkkahallintoon erikoistuneen osaajan, jonka kanssa voimme kehittää henkilöstöhallinnon prosesseja laajemminkin, Tiina taustoittaa.

Integratalaiset tekivät Tiinaan vaikutuksen vahvalla asiaosaamisellaan sekä avoimella ja aktiivisella tavallaan tarttua asiakkaansa asiaan.

– Koen hyvän keskusteluyhteyden avaintekijäksi siinä, että kumppani pystyy aidosti kehittämään toimintaamme. Integratalaisilla on ollut loistavat valmiudet ottaa vastaan palautetta ja hakea toimivinta ratkaisua.

Toimivat HR:n perusprosessit mahdollistavat laajemman kehittämisen

Jotta henkilöstöhallintoa pystyy kehittämään laajamittaisemmin, Tiinan mukaan perusasiat pitää ensin laittaa kuntoon.

– Palkkahallinto on henkilöstöhallinnon keskeinen osa, johon sisältyy paljon työsuhdetietojen ylläpitoa ja raportointia. Pitkän tähtäimen tavoitteemme on kohdistaa omien HR-ammattilaistemme tarmo vahvemmin henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja työhyvinvointiin. Jotta tämä voi toteutua, järjestelmien ja prosessien tulee olla kunnossa

Tätä tavoitetta silmällä pitäen integratalaiset rakensivat juuri Jyväskylän Energian tarpeisiin sopivan palvelukokonaisuuden, johon kuului ulkoistettu palkkahallinto, matka- ja kuluhallintajärjestelmä sekä työsuhteen elinkaaren hallintaan keskittyvä HR-järjestelmä.

Uuden palvelukokonaisuuden suurimpana etuna Tiina pitää selkeyttä ja itseohjautuvuutta.

– Moni asia hoituu samalla kirjautumisella ja visuaalinen käyttöliittymä ohjaa niin, että järjestelmiä on ollut alusta asti helppo käyttää.

Yhteinen visio tulevaisuudesta

Tulevaisuutta rakennetaan yhdessä, eivätkä integratalaisten hanskat ole tippuneet, vaikka järjestelmät jo käyvät ja kukkuvat.

– Työ- ja kehittämislistat ovat jatkuvasti aktiivisia ja käymme niitä läpi yhdessä ideoiden. Meidän tehtävämme on saada hommat toimimaan niin, että asiakkaan arki on mahdollisimman helppoa. Se edellyttää, että meillä on yhteiset tavoitteet, tiivistävät Integratan päässä asioista vastaava Veli-Ville Kasurinen ja palveluasiantuntija Iina Lehtinen.

Tiina näkee, että juuri tässä ollaan kumppanuuden ytimessä.

– Olemme hyvällä matkalla kohti isompaa tavoitettamme. Rutiinit sujuvat ja integratalaiset ovat lunastaneet lupauksensa myös kehittämishalusta ja -kyvystä. Parhaillaan kehitämme esimiesten työkaluja niin, että he voivat itse hakea järjestelmästä tarvitsemiaan tietoja. Tämä säästää kaikkien aikaa.

Kehitysjohtaja Tiina Mikkolan vinkit palkkahallinnon ulkoistusta kilpailuttavalle

  1. Kartoita ja määrittele tarve tarkkaan. Luo selkeä näkemys siitä, mitä halutaan muuttaa ja mitä omassa tekemisessä pitää saada kuntoon. Haasteista kannattaa olla rehellinen.
  2. Mieti millaista yhteistyötä haluat. Palkkahallinnon palveluja tarjotaan hyvin erilaisista lähtökohdista. On tärkeää tiedostaa, hakeeko teknisen palvelun toteuttajaa, palkanlaskijaa vai kehittämiskumppania.
  3. Laadi painotukset huolella. Kilpailutuksissa helposti hinta painottuu liikaa, vaikka laadulla on merkitystä, erityisesti jos etsii kehittämisestä kiinnostunutta kumppania. Neuvottelumenettely on hyvä tapa tutustua etukäteen vaihtoehtoihin. Se helpottaa kriteeristön rakentamista.

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä!

Veli-Ville (Vellu) Kasurinen

Myynti veli-ville.kasurinen@integrata.fi 0503541960