Glaston kunnosti HR:n tietojärjestelmät ja prosessit puolessa vuodessa. 400 työntekijän tiedot ja 13 toimintamaan prosessit yhdistävä HR-järjestelmä toi valtavasti helpotusta arkeen.

Glastonin HR:n muutos lyhyesti

Haaste

  • Henkilöstöhallinnon tiedot olivat Exceleillä ja lomakkeita oli tallessa ihmisten omilla koneilla.
  • 13 maassa toimivassa yrityksessä oli käytössä erilaisia toimintatapoja ja lomakeversioita.
  • HR:ssä tehtiin paljon käsityötä raportoinnissa ja tietojen kirjaamisessa.

Ratkaisu

  • Koko konserni otti samanaikaisesti käyttöön yhteisen Sympa HR -järjestelmän.
  • Prosessit määriteltiin ja vietiin järjestelmään yhdessä asiantuntevan kumppanin kanssa.
  • Hyvin integroitavissa olevasta järjestelmästä luodaan liittymät myös muihin järjestelmiin.

Tulokset

  • Kaikki HR-prosessit voi hoitaa ja koko konsernin tiedot löytyvät yhdestä paikasta. 
  • Yhtenäiset toimintamallit ja lomakkeet ovat lisänneet tasapuolisuutta ja läpinäkyvyyttä.
  • Henkilöstö on kokenut HR:ään liittyvät tehtävät ja raportoinnin helpottuneen merkittävästi.

Glastonilla businesskoordinaattorina toimivaa Mari Kuuselaa hymyilyttää hänen verratessaan tätä hetkeä puolen vuoden takaiseen.

– Elimme Excel-maailmassa. Pitkään talossa olleiden työntekijöiden työsuhdetiedot saattoivat olla hajallaan eri ihmisten tietokoneilla. Eri lomakkeista liikkui monia versioita ja kullakin maalla oli omat käytäntönsä. Halusimme päästä tästä eroon ja samalla luoda perustan sille, miten voimme kehittää HR:n toimintaa jatkuvasti.

Nyt kaikki työsuhteisiin liittyvät tiedot ja lomakkeet kulkevat Sympa-järjestelmän kautta, ja HR-prosessit ovat yhtenäiset eri puolilla maailmaa.

Integratalaisten kokemus, osaaminen ja ymmärrys monikansallisen yrityksen HR-prosessien yhdistämisestä oli avainasemassa, jotta tämän kokoluokan hanke saatiin onnistuneesti maaliin näin nopeasti.

Kiitosta yhden tietopankin politiikasta

Ennen projektiin lähtöä organisaatiossa oli epäröintiä siitä, mahdetaanko uuden järjestelmän myötä saavuttaa muuta kuin lisätyötä. Käyttöönoton jälkeen Mari on kuitenkin saanut niin esimiehiltä kuin omat työsuhdetietonsa järjestelmästä näkeviltä työntekijöiltäkin pelkkää positiivista palautetta.

– Moni on kiittänyt sitä, että järjestelmässä todella saa nyt tehtyä ihan kaikki. Kirjattua kehityskeskustelut, tehtyä työsopimukset ja tulostettua vaikka oman tiimin lomakalenterit. Ei tullut pelättyä lisätyötä, vaan päinvastoin paljon helpompi arki.

Sympa on todettu myös erittäin helppokäyttöiseksi ja muokkautuvaksi.

– Toimin järjestelmän pääkäyttäjänä. Sympa on todella helppokäyttöinen ja hyvin muokattavissa. Kun uusia tarpeita tulee, järjestelmä ohjaa käyttäjäänsä hyvin. Uusien lomakkeiden luonti on todella helppoa.

Glastonin Mari Kuusela ja Integratan Laura Paronen pohtivat yhdessä Glastonin HR-kehityksen jatkoa.

Kehityssilmällä alusta asti

Isot järjestelmähankkeet kannattaa toteuttaa vaiheittain ja heti alusta asti on syytä pitää katse myös tulevaisuuden tarpeissa.

– Teknologiavalinnoissa ja arkkitehtuurin suunnittelussa on tärkeää pitää silmällä tulevaisuuden kehittämistarpeet. Järjestelmäksi valittu Sympa on hyvin integroitavissa muihin järjestelmiin. Ensimmäiseksi kannattaa toteuttaa liittymä Glastonin nykyiseen palkkahallintojärjestelmään, jotta tiedot kulkevat suoraan järjestelmien välillä, Integratan puolella Glastonin maailmaan syvimmälle sukeltanut Laura Paronen sanoo.

Järjestelmien vuoropuhelun lisäksi yhdessä on ideoitu myös rekrytoinnin tuomista samaan pakettiin. Mari onkin ollut tyytyväinen Integratan aktiivisuuteen ja siihen, etteivät konsultin perävalot vilahtaneet, kun järjestelmä oli pystyssä.  

– On ollut hienoa, että meidän prosessit jo tunteva Laura on jatkanut yhteyshenkilönämme ja häneltä saa aina tarvittaessa apua.

Business Coordinator Mari Kuuselan vinkit HR-järjestelmän hankkijalle

  1. Panosta järjestelmän käyttöönottoon. Projektin läpiviemiseen on tärkeä löytää yrityksen sisältä työhön motivoitunut ja sitoutunut tiimi, jonka yhteistyö toimii ja työnjako on selkeä. Järjestelmä kannattaa hankkia kumppanilta, joka aidosti auttaa matkan varrella.
  2. Varaa projektiin kunnolla aikaa. Isossa yrityksessä on hyvä, että joku voi keskittyä pelkästään projektiin ja ehtii pohtia ja paneutua määrittelyihin kunnolla. Toteutuksen suunnittelu ja määrittelytyö vie aikaa, mutta se kannattaa tehdä hyvin.
  3. Valitse kumppani, joka vastaa projektinhallinnasta. Kun projektin aikataulutus ja muu strukturointi on osaavan yhteistyökumppanin vastuulla, voi itse keskittyä tekemään edellisessä työpajassa sovittuja asioita. Projektilla kannattaa myös olla oma projektinhallinnan työkalu, johon tehtäviä kirjataan.

Kiinnostuitko? Autamme mielellämme sinuakin. Ota yhteyttä!

Laura Paronen

Projektit ja konsultointi, HR laura.paronen@integrata.fi 0406473722

Veli-Ville (Vellu) Kasurinen

Myynti veli-ville.kasurinen@integrata.fi 0503541960

Palkkahallinnon ulkoistus kiinnostaa? Tilaa tapahtumakutsut ja kirjoitukset aiheesta.