Framery: Palkanlaskennan automaatio ja helpompi HR

Kun Framery käyttöönotti Sympa HR:n sekä palkkajärjestelmäksi Mepco HRM:n, luotiin pitävä pohja palkanlaskennan automaatiolle. Framery futureprooffaa palkkahallintoa. Tulevaisuudessa täysi automaatiotaso ei ehkä ole utopiaa.

Palkkahallintopalveluiden ja HR:n kokonaisratkaisu lyhyesti

Haaste

• Kasvun myötä modernin palkkahallinnon ja harmittoman HR:n tarve kasvoi.
• Palkanlaskentaa, jossa ei lasketa mitään? Vahva halu kehittää palkanlaskennan automaatiota nosti päätään.
• Miten minimoida manuaalityö? Eroon Exceleistä.

Ratkaisu

• Sympa HR ja Mepco HRM: Yrityskohtaisesti muotoillut HR:n ja palkkahallinnon järjestelmäratkaisut palvelevat vaivatta työnantajaa ja -tekijää.
• Palkka-automaatiota lisättiin asteittain. Arjen tärkeä toiminto tehostui.
• Automaation avulla verokortit frameryläisten puolesta palkanlaskentaan.

Tulokset

• Palkanlaskijan päivä muuttui moderniksi. Automaation avulla vapautui aikaa varsinaiseen palkkapalveluun: frameryläisten, esihenkilöiden ja HR:n avuksi.
• HR-arki helpottui myös liittymien lisäämisellä.
• Integratalaisten ratkaisukeskeisyys ja järkiperäiset järjestelmät paransivat palkanlaskentaa.

Pitävä pohja palkanlaskennan automaatiolle

Framery ottaa onnellisuuden vakavasti. Tämän voidaan ajatella toteutuvan myös yli 300 työntekijän HR:n ja palkanlaskennan parissa. Älykkäitä äänieristettyjä työtiloja valmistava tamperelainen Framery on pitänyt palkat ja henkilöstöhallinnon hyppysissään. Kasvun keskellä Integratan asiantuntijoiden apu palkkahallinnon perusprosessien kehittämisessä ja automatisoinnissa sekä helppo HR-järjestelmä ovat muuttaneet etenkin yrityksen palkkapalveluarjen:

– Ennen Excelissä saattoi vilistä satoja rivejä. Kasvun myötä kaikki manuaalityö kannatti minimoida, taustoittaa Frameryn Payroll Controller Joonas Alamettälä.

 – Nyt Mepcon ja Sympan liittymien avulla palkkapalveluun liittyvä tieto kulkee automaattisesti HR:n ja palkanlaskennan välillä. Työsuhdetietoja, lomia ja poissaoloja ei enää tehdä käsityönä. Manuaalityö palkkavarausten muodostamisessa on poissa.

”Mepcon ja Sympan liittymien avulla palkkapalveluun liittyvä tieto kulkee automaattisesti HR:n ja palkanlaskennan välillä.”

Frameryn Payroll Controller Joonas Alamettälä

Palkkahallinnon automaatio sekä Mepco muotoiltiin palvelemaan modernin palkanlaskennan tarpeita.

– Integratan kanssa on myös lisätty palkanlaskennan perusprosessien automaatiotasoa: rakennettu liittymiä, käyttöönotettu ajastuksia, kehitetty bonusvarauksia, kirjanpitoliittymiä ja tarkistusraportteja, Alamettälä taustoittaa.

– Verokorttien vienti automaattisesti Frameryn palkanlaskentaan vapauttaa myös HR:n aikaa, lisää integratalainen projekti- ja konsultointi-ihminen, järjestelmäasiantuntija Senna Lehtonen.

– Sparrailemme paljon. Integratan asiantuntijat ovat olleet apuna kehitystyössä. Kun minulla on idea, Integrata keksii keinot toteutukseen, Alamettälä kiittelee.

Huomisen henkilöstöhallintoa

Yhteistyö Integratan kanssa on inspiroinut myös toimialan tulevaisuudennäkymien tarkasteluun uudessa valossa. Alamettälä ei pidä mahdottomana, että tulevaisuudessa voitaisiin tavoitella jopa 100 % automaatiotasoa palkkapalvelussa.  

–  Näen, että 10 vuoden päästä ei enää nykyisellään lasketa palkkoja. Ihan lähitulevaisuudessa täysi automaatiotaso ei toteudu, mutta tärkeää on aloittaa jo nyt. Kun starttaa pienistä kokonaisuuksista, voi pikkuhiljaa siirtyä automatisoimaan isompia. Näin tulee ottaneeksi etumatkaa.

Palataan vielä lähihistoriaan.

Framery hankki Integratalta HR-järjestelmäksi Sympa HR:n vuonna 2018. Mepco HRM -käyttöönotto palkanlaskentajärjestelmäksi oli tehty jo 2017. Palkkahallinnon automaatiota alettiin virittää Alamettälän aloitettua Frameryllä vuonna 2018.

”Näen, että 10 vuoden päästä ei enää nykyisellään lasketa palkkoja. Ihan lähitulevaisuudessa täysi automaatiotaso ei toteudu, mutta tärkeää on aloittaa jo nyt.”

Joonas Alamettälän vinkki aloittamiseen

Tässä hetkessä ollaan tilanteessa, jossa voidaan sekä palkkahallinnon että HR:n osalta todeta, että frameryläiset tekevät huomisen henkilöstöhallintoa jo tänään.

– Yhteistyö palkkahallinnon ja HR:n välillä sekä frameryläisten kanssa toimii hyvin, kun koko palkka- ja HR-järjestelmäkokonaisuus on Integratan hoteissa, summaa myös integratalainen Sympa HR -projektien ja konsultoinnin parissa työskentelevä Mari Kuusela.

Saumattomuus Sympaan on olennaista etenkin suhteessa palkkapalveluun: työsuhdetiedot, lomat ja poissaolot liikkuvat liittymillä ja poissaolojen palkallisuuksien aikarajojen tulkkaus toimii Mepcon päässä. Kiitosta saavat myös Mepcoon muotoillut monipuoliset pääkäyttäjäominaisuudet sekä hakujen helppous ja raportoinnin rivakkuus. Ja tietenkin toteutetut sekä tulevaisuudessa siintävät automaatiot.

Kun robotit on valjastettu automaatioajoihin sekä tarkastamaan palkka-aineistoja, virheet eivät enää eksy palkanlaskentaan. Pienimmillään palkanlaskennan perusautomatisointi parantaa työpäiväkokemusta ja muuttaa palkanlaskijan työnkuvaa talon sisällä kohti palveluasiantuntijuutta:

– Työntekijä voi suoraan olla yhteydessä palkka-asioissa palvelevaan palkanlaskijaan, kun jokin askarruttaa. Kysymyksiä ei tarvitse kierrättää esihenkilön tai HR:n kautta, Alamettälä avaa.

Automaatiolla sujuvoitetaan arkea ja säästetään aikaa, mutta merkitystä syntyy myös matalan kynnyksen mahdollisuudesta kysyä.

Tulevaisuus on täällä

Huomisen HR:n suunnittelu alkaa aina asiakaskohtaisesti määrittelyistä tavoitteista kohti konkretiaa: Mitä tavoitellaan? Mitä aineistoa esihenkilöiden on tärkeää järjestelmistä saada? Entä HR:n? Palkanlaskijoiden? Miten helpottaa HR-ihmisen ja palkanlaskijan työtä?

Joonas Alamettälällä on mindset muutoksiin ja kehitysorientoituneena hän havittelee ihan tosissaan lähes täyttä automaatiotasoa palkkahallintoon. Nyt kun HR- ja palkkatietojen manuaalinen siirto ja säilytys ovat historiaa, on helppo tapailla tulevaa:

– Pienin askelin kuitenkin mennään. Seuraavaksi haaveilen sovelluspohjaisesta ratkaisusta, joka helpottaa työntekijän omaa poissaoloilmoitusta, Alamettälä miettii.

–  Integratan HumHum HR -appi voisi auttaa tässä, innostuu integratalainen Senna Lehtonen, joka on mukana myös Integratan HR- ja palkkahallintosovelluksen kehitystyössä.

Framery ottaa onnellisuuden vakavasti. Ja integratalaiset auttavat siinä.

Asiakas on yksi meistä

Frameryllä moni asia modernin HR:n ja robotisaation osalta on kuitenkin jo konkretisoitunut yhteistyön myötä. Yrityksen tarpeisiin muotoillut palvelut muuttivat palkanlaskennassa pyöritetyn Excel-jumpan automaatiomaratoniksi, jossa tärkeintä on matkan varrella luoda myös merkitystä.

Framery ottaa onnellisuuden vakavasti. Ja integratalaiset auttavat siinä.
Tosissaan, mutta ei vakavissaan.

Joonas Alamettälän vinkit palkkahallinnon automaation aloittamiseen ja helpompaa HR:ää hakevalle

1. Pienin askelin. Aloita pienten asioiden automatisoinnista. Quick fixit eivät koskaan toimi.
2. Älä tee omin päin. Valitse ratkaisukeskeinen kumppani. Integratan järjestelmäasiantuntijat kuuntelevat kehitysehdotukset ja kokemuksesta löytyy ratkaisu.
3. Automatisoi rohkeasti oma työsi. Muuta kärki asiakaspalvelukohtaamisiksi henkilöstön kanssa.

Huomisen hooärrää?

Mikäli vinkit huomisen hooärrästä kiinnostavat, liity Integratan Kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä uutiskirjeemme sekä kutsuja järjestämiimme webinaareihin ja häppeninkeihin.

Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle: