DB Schenker halusi holistisempaa HR:ää. Nyt HR järjestelmineen, palkkahallinto, työaika sekä matka- ja kuluhallinta kulkevat taskussa. Järjestelmäintegraatioiden, automaation sekä asiantuntijoidemme avulla ollaan yhteisellä laadun ladulla. Miten kokonaispalvelu auttoi asiakasta?
Kokonaispalvelu pähkinänkuoressa
Haaste
- Resurssien varmistaminen palkanlaskennassa pisti puhaltamaan.
- Palkanmaksatus maaliin manuaalisesti. HR-järjestelmäintegraatioista voitiin vain haaveilla.
- Työaikajärjestelmäviidakossa oli lukuisia eri järjestelmiä ja kosolti käsityötä.
Ratkaisu
- HR- ja palkkajärjestelmäksi Mepco HRM ja sen pilvipalvelut.
- Työaikaan kaveriksi Quinyx ja matka- ja kuluhallintaan M2.
- Kokonaispalvelussa karsittiin käsityötä ja tuotiin työaika tekijöiden taskuun.
- Mobiili ja manuaalityön minimointi mahdollistui integraatioiden avulla.
Tulokset
- Kokonaispalvelu poisti kaislat potkurista. Holistinen HR toi helppoutta.
- Palkanlaskenta ja prosessit paranivat. Työaika riittää työaikaankin.
- Kokonaisvaltainen kehitys kulkee käsikynkkää tutun toimijan kanssa.
Tekeminen toiselle tasolle
Maailmanlaajuinen logistiikkapalvelujen tarjoaja DB Schenker halusi holistisempaa HR:ää. Logistiikkayhtiön Suomen HR:ssä työskentelevä Chief People Officer Cluster Finland Maija Westerlund kuvaa lähtötilannetta jopa kaoottiseksi:
– Lähtökohta oli haastava. Palkanmaksun resursointi haluttiin varmistaa ja korvata vanhentuneet järjestelmät sekä integraatioiden puute tämän päivän ratkaisulla, Westerlund kertaa alun tilannetta.
Palkat pantiin ensin pakettiin. Palkkajärjestelmäksi valittu Mepco HRM toi pilvipalvelut parempaan HR- ja palkka-arkeen. Automaatio mahdollistaa kiinteän yhteistyön ja lisäpalvelut aina HR-raportoinnin ja -analytiikan parantamisesta sähköisiin allekirjoituksiin.
”Mepcon siirto sekä Quinyxin käyttöönotto meni todella hienosti.”
DB Schenkerin CPO Maija Westerlund
– Palkanlaskennan palvelun aloituksen aikataulu oli tiukka, mutta Mepcon siirto sekä Quinyxin käyttöönotto meni todella hienosti. Jatkuva prosessien ja yhteisen toiminnan kehitys on ollut projektissa parasta. Integratalaisilta on vaatinut paljon panostaa parhaisiin käytäntöihin ja automaatioon, mutta kaikki työ on kannattanut.
HR, palkkahallinto, työaika sekä matka- ja kuluhallinta on nyt viritetty tämän päivän tarpeisiin, ja kehitys jatkuu edelleen. Mepco rakennettiin ratkaisemaan HR- ja palkkahallintohaasteita. Työaikajärjestelmänkin käyttöönotto vaati vaivannäköä:
– Quinyxin käyttöönottoa edelsi perinpohjainen selvitystyö vaihtoehdoista. Viisi eri TESiä taklattavana toivat omat haasteensa. Koska yhteistyö integratalaisten kanssa oli sujunut Mepcon ja M2:n osalta, ”kolmas pyörä” tuntui turhalta. Tarjouskierrosten jälkeen valitsimme myös työaikaratkaisun samalta toimijalta.
Laadun ladulla
Kokonaispalveluprojekti on kuin yhdistetty viestihiihto ja padel-peli: se vaatii yhteisellä ladulla sekä kapulanvaihtoa että pallottelua. Miten sukset on pidetty suorassa ja pallot ilmassa? 🎿🎾
– Yhteistyö integratalaisten kanssa on ollut hyvää ja ratkaisuhakuista. Mutta ei tässä laiskistumaan pääse, sillä kehitettävää löytyy edelleen. Asiakas ei aina ehkä itse ymmärrä, mitä tarvitsee, ja tässä Integrata voi auttaa, Maija Westerlund nauraa.
”Asiakas ei aina ehkä itse ymmärrä, mitä tarvitsee, ja tässä Integrata voi auttaa.”
DB Schenkerin CPO Maija Westerlund vinkkaa
Avoimuus uusille ratkaisuille on asiakkaan mukaan avainasemassa. Helppo HR ei saa tuntua hiekassa hiihtämiseltä:
– Kaikkia ei koskaan voi saada rakastumaan uusiin järjestelmiin, mutta ihmisläheinen käyttöönotto ja kehityksen varmistaminen vievät aina eteenpäin. Määränpäänä meillä on helppo ja arvoa tuottava HR. Laatu etenkin on saatava kuntoon automaatiolla, joka pienentää inhimillisen virheen mahdollisuutta.
Entä mitä asiakas ja integratalaiset asiantuntijat ajattelevat automaation sekä laadun ladusta osana kokonaisvaltaista kehitystä?
– Kyllä kokonaistilanne pitää ymmärtää ennen kuin voidaan edes lähteä tekemään kehitystä. Näin vältetään osaoptimointi ja väärät yksittäiset valinnat, Westerlund vinkkaa.
Integratalaiset asiantuntijat Tiina Jussila sekä Elisa Alasaukko-oja jatkavat palveluntuottajan tunnoista ja yhteisistä kehityskohteista:
– Yleisfiilis ja yhteistyö on ollut mieletöntä! Vaikka meillä on ollut todella hauskaa, se ei ole vaikuttanut töiden etenemiseen, vitsailee Jussila ja jatkaa:
– Monen työaikaprosessin kanssa pääsimme automaatiota lisäämällä vähentämään palkanlaskennan manuaalisen työn määrää. Prosessimuotoilua tapahtui myös monen käytännön asian parissa. Viikoittaisissa kehityspalavereissa viedään edelleen yhdessä DB Schenkerin maailmaa kohti Quinyxin täyttä potentiaalia.
”Vaikka meillä on ollut todella hauskaa, se ei ole vaikuttanut töiden etenemiseen.”
Integratalainen Tiina Jussila tapailee tunnelmia
Integratalainen Alasaukko-oja on samoilla linjoilla:
– Projekti paransi työn tehokkuutta ja mahdollisti yksittäisten järjestelmien siirtämisen yhteen kokonaispalveluun; kehitämme palvelua, emme yksittäisiä järjestelmiä. Läpinäkyvyyden kasvaessa kokonaisuuksien hallinta ja kehitystyö helpottuivat. Myös palkanlaskenta tuotiin tehokkaasti nykyaikaan.
DB Schenkerin Maija Westerlund tiivistää tämän vuoropuhelun:
– Lukuisat asiat ovat yksi kokonaisuus. Laaja yhteistyö mahdollistaa kokonaispalvelussa onnistumisen.
Maija Westerlundin vinkit holistiseen HR-projektiin:
- Kristallisoi kokonaiskuva. Näin vältät osaoptimoinnin ja väärät yksittäiset valinnat.
- Mieti määrittely. Ja jätä joustovaraa. Älä roiku väkisin alkuperäisessä aikataulussa, vaan varmista laadukas livetys.
- Ole avoin uudelle. Omia toimintatapoja pitää voida (ja kannattaa) tarkastella toistamiseen. Kuuntele ja pohdi, voisiko jokin muu tapa toimia (jopa paremmin).
Huomisen hooärrää ✉️
Mikäli huomisen HR kiinnostaa, liity Integratan Kuppikuntaan. Ei spämmiä, vaan hyödyllistä sisältöä: kerran kuussa HR-vinkkejä sisältävä letterimme sekä kutsuja järjestämiimme webinaareihin ja häppeninkeihin.
Tilaa kuukausikirje jättämällä yhteystietosi alle ja kerro samalla, mikä sinua ertityisesti kiinnostaa:
